事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理策略探索

李恒利

摘 要：事業(yè)單位文書檔案記錄的是單位的各項重要信息（如國家政策法規(guī)，指示資料、工作執(zhí)行情況等），可為領導層決策提供參考依據(jù)，關系到單位的穩(wěn)步良性發(fā)展。但隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位日常工作中產(chǎn)生的文件數(shù)量越來越多，做好這些資料的規(guī)范妥善管理很有必要。故而本文結合實際，總結出幾點可行舉措。

關鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理;策略

檔案管理屬于機關事業(yè)單位內(nèi)的一項基礎性工作，規(guī)范的檔案管理為單位良性發(fā)展的奠基石。在信息化發(fā)展步伐加快的背景下，很多工作的開展都已建構在信息化之上，故而傳統(tǒng)手工檔案管理模式已慢慢被現(xiàn)代檔案管理理念取代，所以在大數(shù)據(jù)時代需明確事業(yè)單位文書檔案管理的不足，結合不足探索出可行的文書檔案科學管理策略。

1 事業(yè)單位文書檔案管理的不足

當前事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展還存在如下幾點不足，總結起來即：1）部分事業(yè)單位內(nèi)部管理層對檔案管理工作的重要性存在錯誤認識，認為其和單位發(fā)展的經(jīng)濟與社會效益并沒有直接關聯(lián)，不用投入過多人力、財力與物力資源，認知的缺失讓事業(yè)單位實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理帶來了難度，檔案資源也不能得到科學利用[1];2）事業(yè)單位內(nèi)部仍缺乏具體的、詳細的檔案規(guī)范化管理體系，在人員職責劃分、資料收集、統(tǒng)計、整理等具體工作開展中的要求不明確，這對檔案規(guī)范化管理工作的開展不力;3）檔案安全保密工作落實不到位，可能導致重要資料丟失，威脅單位的發(fā)展，甚至為國家穩(wěn)定性造成影響;4）相關工作人員素質較低，部分檔案管理人員專業(yè)知識和業(yè)務素質不高，管理理念與方法已與檔案管理需求不相符[2];5）現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設整體狀況仍不夠理想，僅少部分流程做到了信息化管理，信息化建設水平有待提升。

2 事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理方法

2.1 提高檔規(guī)范化管理重視度

單位領導者需轉變觀念，對文書檔案規(guī)范化管理的重要性引起高度重視，在單位內(nèi)部積極推進加強檔案管理工作必要性的宣傳，營造人人重視檔案管理的良好氛圍[3]。同時單位需加大資金投入力度來加強檔案管理過程中的基礎設施建設，增添防潮箱、滅火器、除濕機等設備，為檔案規(guī)范化管理工作的開展提供有利條件。

2.2 檔案規(guī)范化管理體系構建

所制定的管理體系需和單位檔案管理工作開展的具體需求相符，包括需嚴格遵守的內(nèi)容，又包括能夠靈活調整的內(nèi)容，使得管理體系可結合內(nèi)外部環(huán)境變化給予升級與完善。文書檔案規(guī)范化管理體系需涉及檔案管理工作執(zhí)行標準、人員職責劃分等多項，要求單位所有人員均按照管理體系辦事。同時管理體系還需對檔案管理人員做好資料整理、收集、分類、編輯、存檔與統(tǒng)計工作各個細節(jié)流程的要求進行明確（如要求機關檔案管理人員按照檔案標準化管理相關要求填寫好案宗封面列出的多個項目，用毛筆或鋼筆填寫齊全，書本應工整無誤，并填上整理日期。隨著現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術的應用，機關檔案內(nèi)部各項資料整理結束后需根據(jù)其類別做好目錄錄入工作，讓后續(xù)資源檢索更方便，更利于實現(xiàn)檔案信息資源利用最大化），對檔案借閱、調取、查詢、保密等牽涉到第三方人員的檔案應用過程給予規(guī)范，要求非檔案管理部門配合做好檔案管理工作[4]。

2.3 落實檔案文書管理安全保密工作

檔案保密工作的開展同樣屬于當前事業(yè)單位檔案管理工作的一項核心任務，可以說直接關系到國家安危。故而事業(yè)單位應定期組織工作人員進行相關法規(guī)學習（如《保密法》等），使工作人員的保密意識增強，以法律為引導主動約束自身行為。同時，事業(yè)單位內(nèi)部人員在沒有征得同意的情況下不得抄錄、復制、翻拍原始文件資料，檔案管理人員應該明確檔案出借范圍、主體、時間期限等，不可在公共場合里交流和檔案相關的內(nèi)容，或隨意使用儲存了檔案信息的通訊工具，否則可能會導致重要信息資料丟失。并且，檔案管理室應進行防盜門安裝，做好遮光、防潮、防鼠工作，進行防火器配置，預防檔案資料遭受破壞，保障檔案的安全性與完整性，促檔案管理工作能規(guī)范化進行。

此外，需在計算機設備中安裝可全面監(jiān)控系統(tǒng)運行的攔截軟件，篩選、辨別各種信息，發(fā)現(xiàn)有異常信息存在時立刻發(fā)出攔截警告，同時告知管理人員盡快解決?，F(xiàn)今病毒和黑客技術也獲得了相應的進步與更新，那么殺毒軟件和防火墻技術也應在過去的基礎上進行提升，并且將數(shù)字化管理中的信息備份工作嚴格落實，以免出現(xiàn)信息失真或被篡改等情況時為單位帶來無法挽救的損失。

2.4 多措并促促檔案管理人員素質提升

1）制定激勵體制，激發(fā)人員工作積極性。有效激勵是確保員工能力得到發(fā)揮的助推器，利于員工工作質量的提升，也能增強工作人員的工作積極性。故而單位內(nèi)領導層需對現(xiàn)有激勵機制進行分析，不斷完善其中的不足，將文書檔案管理的各方面均納入考評指標中，對于表現(xiàn)優(yōu)異的人員可為其供給相應的資金、物質激勵，以及晉升機會，如此可讓管理人員更好的在崗位上履行職責，以更強的榮譽感、責任感與歸屬感來確保檔案管理工作水平得到提升;2）提供發(fā)展機會，加大培訓力度。針對剛進入事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案管理部門進行工作開展的人員在正式進入崗位前需進行全面培訓，促其認真了解檔案管理各項規(guī)章制度，掌握相應的專業(yè)技能，明確自己的應盡職責與任務，更好的滿足崗位為工作者提出的需求;同時事業(yè)單位應為已在崗人員提供相應的培訓學習和進修深造機會，促其接受新的管理理念，學習新的管理方法，促其整體水平增強;3）事業(yè)單位內(nèi)部還應定期進行知識技能競賽活動開展，而在活動里獲勝的人員能夠得到流動紅旗，一個月開展1次，年底獲得流動紅旗最多的人員則能得到相應的獎勵，如此可讓檔案管理人員在活動中意識到自身能力上的不足，并不斷學習他人的優(yōu)秀做法與理念，從而通過取長補短的方式來實現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)的提升。

2.5 加強檔案管理信息化建設

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來使得各行各業(yè)的工作模式均出現(xiàn)了變化，基于這種形勢事業(yè)單位文書檔案管理部門同樣需緊跟時代發(fā)展步伐加強檔案管理信息系統(tǒng)建設，將相關工作開展流程整合至同一平臺，以圖像、文字儲存、視頻等形式實現(xiàn)對資料的分類保存，使人工管理時間成本得到控制，讓檔案查閱、調取等更加便捷，在制定的檔案信息化系統(tǒng)平臺完成對原始檔案信息資料的掃描、錄入、上傳等環(huán)節(jié)，備份后再把紙質檔案進行留存。同時應加強信息化風險防范舉措探索（如使用漏洞掃描技術，增設高新能防火墻、殺毒軟件等），進行安全性檔案管理環(huán)境創(chuàng)設，減少信息非法泄露、盜取風險事件的發(fā)生。

3 結論

事業(yè)單位文書檔案管理的開展并非一項簡單的任務，而是長遠的、任重道遠的工作，應在明確當前檔案管理方面存在不足的情況下，不斷完善現(xiàn)有的各項制度，注重管理人員綜合技能與素養(yǎng)的提升，做好檔案信息的安全保密工作，真正將檔案收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)落實到位，讓機關檔案準確反映出事業(yè)單位內(nèi)部工作開展情況，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作改革，在促機關穩(wěn)步發(fā)展中發(fā)揮

作用。

參考文獻

[1]陳佳杰，姚培雯.試論基層事業(yè)單位文書材料歸檔存在問題與對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（20）：120.

[2]梁威.新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

[3]馮治霞.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討[J].中國管理信息化，2018（15）：148-149.

[4]徐柳.新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（04：69-70.