關(guān)于OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題及解決措施

李慧

摘 要：經(jīng)過對OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的詳細(xì)研究之后，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在許多的問題，主要包括：管理人員的素質(zhì)和能力較差、管理意識薄弱以及平臺的建設(shè)不完善等，所以應(yīng)加大對OA系統(tǒng)的調(diào)整力度，并安排專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)和管理，以完善平臺的建設(shè)，給OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用帶來促進(jìn)作用，同時促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展下去。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用問題;解決措施

1 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的成效

現(xiàn)階段OA系統(tǒng)主要是用來多方面進(jìn)行日常管理的一種系統(tǒng)，其具有很多的優(yōu)點(diǎn)，如便捷、安全以及充分實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的目的，所以在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中被大量應(yīng)用，并取得了很好的管理成效。通常OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的成效主要表現(xiàn)在如下的幾個方面：1）信息采集快。OA系統(tǒng)所配置的掃描裝置能夠迅速把醫(yī)院需要輸入系統(tǒng)里的信息資料全部掃描到系統(tǒng)當(dāng)中，這便在很大程度上縮短了人工錄入的時間，充分提升了工作的效率和質(zhì)量。2）完全實(shí)現(xiàn)了信息化辦公。通過OA系統(tǒng)能夠讓所有的數(shù)據(jù)都成為電子形式然后儲存，構(gòu)成了一個非常完善的信息數(shù)據(jù)庫，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)多用戶、多設(shè)備一起檢索，而且還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。3）實(shí)現(xiàn)了信息化的管理目的。因?yàn)镺A系統(tǒng)具備良好的管理功能，所以被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，不僅很大程度的實(shí)現(xiàn)了工作流程的信息化管理，而且還充分避免了人為因素的干擾，因此OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中非常的關(guān)鍵，能夠有效地減少不必要的人力、物力和財(cái)力，并全面增強(qiáng)工作的效率。另外，OA系統(tǒng)還能夠全面促使醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化和嚴(yán)格化，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息共享、數(shù)字化建設(shè)以及信息化發(fā)展。

2 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題

2.1 管理人員的素質(zhì)和能力不高

如今醫(yī)院檔案管理大多數(shù)都使用了OA系統(tǒng)，雖然能夠全面提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是此系統(tǒng)的操作水平以及技術(shù)要求均比較高，而醫(yī)院卻沒有相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)管理人員，所以這就嚴(yán)重的抑制了OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的效果。另外，很多管理OA系統(tǒng)的檔案管理人員都是從別的部門臨時調(diào)過來的，所以根本沒有專業(yè)的檔案管理能力和計(jì)算機(jī)操作水平，這便也嚴(yán)重抑制了OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用效果。

2.2 對OA系統(tǒng)的重視程度不夠

OA系統(tǒng)屬于一種日常的管理系統(tǒng)，其檔案管理部分就是把電子檔案統(tǒng)一輸入OA系統(tǒng)當(dāng)中，以便于用戶查閱和瀏覽檔案，同時還有效的增強(qiáng)了工作效率和質(zhì)量。不過，醫(yī)院受傳統(tǒng)觀念影響很嚴(yán)重，普遍會覺得紙質(zhì)文件更具有保存的價值和意義，這便造成了很多醫(yī)院既使用了OA系統(tǒng)，又使用了紙質(zhì)文件。另外，還有些醫(yī)院根本不認(rèn)可OA系統(tǒng)，只采用了紙質(zhì)文件，這就使OA系統(tǒng)對醫(yī)院各種檔案的收集和整理工作受到了很大的阻礙，同時還影響了OA系統(tǒng)的應(yīng)用效率。

2.3 平臺的建設(shè)不完善

OA系統(tǒng)的電子文件都是依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)?，所以簽批、發(fā)布和閱讀等方面的使用都需要網(wǎng)絡(luò)，但因?yàn)獒t(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)范圍較小，所以就造成了OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性和使用性較小，從而會使許多的重要文件在傳輸過程中發(fā)生丟失、缺損或簽批失敗等情況，進(jìn)而導(dǎo)致OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用受到了嚴(yán)重的影響。

2.4 OA系統(tǒng)電子歸檔不健全

即便OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已獲得了大量的應(yīng)用，但電子歸檔制度仍未完善和健全，并且在醫(yī)院檔案管理過程中也未全面使用電子歸檔方法進(jìn)行分類管理，很多醫(yī)院還是應(yīng)用的紙質(zhì)方式進(jìn)行保存，而紙質(zhì)方式很容易使檔案發(fā)生丟失、變潮和損壞等情況，在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中具有很大的安全隱患。

3 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中對存在問題的解決措施

3.1 加強(qiáng)醫(yī)院所有人員對OA系統(tǒng)的重視程度

如今隨著時代的快速發(fā)展和變化，使得電子檔案變得越來越重要，因此我國便頒布了很多與電子檔案有關(guān)的管理措施，所以醫(yī)院也為滿足國家的規(guī)定和要求，便對檔案管理方面實(shí)施了調(diào)整和改善，加大了對醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化和信息化建設(shè)。另外，要想顯著提高醫(yī)院對OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的重視程度，就必須多開展一些OA系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，以提高醫(yī)療人員對OA系統(tǒng)的認(rèn)知程度，逐漸意識到OA系統(tǒng)的重要性，同時在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中應(yīng)多提倡采用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子歸檔和辦公，以使OA系統(tǒng)在檔案管理應(yīng)用當(dāng)中真正的發(fā)揮出作用。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)化的OA系統(tǒng)管理和維護(hù)人員

醫(yī)院在應(yīng)用OA系統(tǒng)時，還應(yīng)安排專業(yè)的技術(shù)人員管理和維護(hù)OA系統(tǒng)，以提高檔案管理的工作效率。在實(shí)際使用當(dāng)中，應(yīng)先對網(wǎng)絡(luò)工程師開展醫(yī)療方面的知識培訓(xùn)，使管理和維護(hù)醫(yī)院檔案的人員能夠全面了解檔案，并培養(yǎng)出兼?zhèn)溽t(yī)療知識和檔案管理能力的綜合型人才。另外，醫(yī)院還應(yīng)該定期對管理和維護(hù)OA系統(tǒng)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，以增強(qiáng)管理人員的素質(zhì)和能力，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。

3.3 加大網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)力度，這樣才能確保OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的安全性和穩(wěn)定性。因?yàn)镺A系統(tǒng)的共享和傳輸需要網(wǎng)絡(luò)，所以網(wǎng)絡(luò)平臺的穩(wěn)定性對OA系統(tǒng)的信息傳輸、保存以及檢索等方面均有著很大的影響，應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)平臺穩(wěn)定性和可靠性的建設(shè)力度，從而保證OA系統(tǒng)的運(yùn)用安全和穩(wěn)定。

4 總結(jié)

通過上述內(nèi)容我們可知： OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用非常關(guān)鍵，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，而且還能顯著提升醫(yī)院檔案管理的效率，因此必須加大研究的力度，給予高度重視。

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