高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理的問題與對策

摘 要：基于資產(chǎn)管理的工作流程，梳理了高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理存在的問題，并提出了對策。

關(guān)鍵詞：資產(chǎn)管理;圖書資料;高校圖書館

高校圖書館資產(chǎn)一般可分為圖書資料、數(shù)字資源、設(shè)備及家具四大類。圖書資料類資產(chǎn)是高校圖書館工作正常運行和圖書館事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)保障。隨著近年來高校圖書館圖書資料類資產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，其問題逐漸凸顯。本文將基于從購置、驗收與入賬、日常管理到處置的工作流程梳理高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理存在的問題，并提出對策。

1 高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理存在的問題

1.1圖書資料采購資金不足且全校調(diào)配難度大，采訪工作不到位

圖書資料采購經(jīng)費達(dá)不到教育部要求，只能在評估時突擊購買。缺乏對圖書資料資產(chǎn)購置過程的監(jiān)督，導(dǎo)致部分圖書資料無法滿足實際需求。資產(chǎn)購置人員在購置過程中具有隨意性，采訪工作不到位，缺乏訂購查重等調(diào)查研究和全校的整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，有使用不足和重復(fù)購置的現(xiàn)象。

1.2驗收與入賬程序不規(guī)范

圖書資料資產(chǎn)驗收與入賬程序不規(guī)范，缺乏必要的監(jiān)督管理。驗收時把關(guān)不嚴(yán)，圖書難以精確到冊，只是以冊數(shù)和總金額為驗收指標(biāo)。

圖書資料采購普遍打折，而采用實洋記入財務(wù)賬和資產(chǎn)臺賬，碼洋記入圖書管理系統(tǒng)，造成二者的記賬標(biāo)準(zhǔn)不一致。隨著圖書數(shù)量越來越大，圖書管理系統(tǒng)與財務(wù)賬、資產(chǎn)臺賬的差異也越來越大，賬實不符、賬賬不符的現(xiàn)象越來越突出。

1.3日常管理中存在的問題

1.3.1資產(chǎn)管理意識淡薄

圖書資料資產(chǎn)的管理者、利用者缺乏應(yīng)有的產(chǎn)權(quán)意識，資產(chǎn)管理意識淡薄。高校國有資產(chǎn)管理者往往忽視占據(jù)金額比重小的圖書資料資產(chǎn)。長期以來，圖書館界對圖書資料資產(chǎn)管理的認(rèn)識模糊，通常將其與館藏管理同等看待。

1.3.2圖書資料資產(chǎn)的定期盤點、基礎(chǔ)臺賬、修補、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查制度不健全

（1）定期盤點制度不健全

定期盤點制度不健全，圖書資料資產(chǎn)賬賬不符、賬實不符現(xiàn)象突出。存在讀者能夠檢索到卻找不到所需圖書的現(xiàn)象。圖書典藏到閱覽室后沒有定期盤點圖書資料，不能及時發(fā)現(xiàn)損耗并據(jù)實修改資產(chǎn)狀態(tài)，導(dǎo)致館藏數(shù)量與書庫藏書量不符。

圖書資料的盤點工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)院資料室圖書資料統(tǒng)計數(shù)據(jù)不全，統(tǒng)計協(xié)調(diào)有困難，導(dǎo)致圖書資料資產(chǎn)的實際狀況似清而實不清。

（2）基礎(chǔ)臺賬制度不健全

圖書資料資產(chǎn)的領(lǐng)用、保管沒有健全的臺賬，或財務(wù)賬、資產(chǎn)臺賬和實物不符。不少圖書館的圖書資料購置、典藏、流通賬簿登記不規(guī)范、不及時。圖書資料移交、接收與管理手續(xù)不規(guī)范，入庫文獻(xiàn)不進(jìn)行正常的清點，沒有嚴(yán)格的交接手續(xù)，致使每批圖書資料入庫數(shù)量和質(zhì)量無法得到保證。圖書資料資產(chǎn)變更時沒有及時辦理手續(xù)，已報廢和盤虧的圖書資料資產(chǎn)核銷賬目不及時，造成賬實不符。

（3）使用、修補管理制度不健全

沒有修補經(jīng)費，圖書資料資產(chǎn)缺少日常的修補，帶病流通，使用壽命縮短，對資產(chǎn)折舊又不能及時核算，造成賬面價值和實際價值不符。

（4）監(jiān)督檢查制度不健全

缺乏對圖書資料資產(chǎn)的整個工作流程全過程的監(jiān)督檢查。各部門各崗位之間相互監(jiān)督不足。圖書資料購置時，審批、驗收等程序比較嚴(yán)格，但編目、典藏和流通過程便出現(xiàn)手續(xù)簡化、交接不嚴(yán)的問題。防竊堵漏措施不力，被盜、損壞、離校攜書、病故欠書、內(nèi)部私藏等問題時有發(fā)生。

1.3.3圖書資料資產(chǎn)管理缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實不到位

圖書資料管理工作由圖書館負(fù)責(zé)，但需上報學(xué)校的財務(wù)部門和后勤管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)。由于財務(wù)部門和圖書館是分別從經(jīng)費和業(yè)務(wù)的角度管理圖書資料，所以會出現(xiàn)財務(wù)賬目與圖書館圖書資料資產(chǎn)不符的情況。

高校圖書館特別是學(xué)院資料室的資產(chǎn)管理員人數(shù)不多，大多數(shù)為兼職，普遍缺少專業(yè)人員，且更換頻繁，圖書資料資產(chǎn)的管理水平不高，統(tǒng)計數(shù)據(jù)不規(guī)范，使全校圖書資料資產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性下降。而且圖書資料資產(chǎn)管理工作涉及面廣，政策性強，審批程序嚴(yán)格，專業(yè)技術(shù)復(fù)雜，資產(chǎn)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)難以滿足快速發(fā)展的資產(chǎn)管理工作的需要。

1.3.4全校圖書資料非一體化管理

圖書館業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏權(quán)威地位支撐，使圖書館對學(xué)院資料室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)形同虛設(shè)，雙方從圖書資料采購方式、財會手續(xù)到編目典藏等方面都存在很大差異。

1.3.5無法通過圖書館管理系統(tǒng)實現(xiàn)圖書資料資產(chǎn)管理

圖書館管理系統(tǒng)側(cè)重于業(yè)務(wù)管理，與圖書資料資產(chǎn)管理的需求不相適應(yīng)，使得圖書館圖書資料資產(chǎn)的管理手段落后，管理難度加大。圖書館管理系統(tǒng)不能對圖書在流通、閱覽過程中引起的資產(chǎn)變更情況進(jìn)行及時有效的處理，而高校圖書館的開放率較高，很難開展經(jīng)常性的圖書資料資產(chǎn)清查工作，所以存在圖書資料資產(chǎn)賬目與實際數(shù)目不相符的現(xiàn)象。

1.3.6高校圖書館立法滯后

高校圖書館立法相對滯后。圖書館文獻(xiàn)資產(chǎn)的流失和報廢問題缺乏法律、法規(guī)保障。只有對人為造成資產(chǎn)流失的個人行為和部門行為追究其責(zé)任，才能使文獻(xiàn)資產(chǎn)的管理工作走上法制化道路。

1.4處置制度不規(guī)范完整

圖書資料剔舊及處置制度不健全，處置程序不規(guī)范完整。缺乏必要的、正規(guī)的注銷程序，或者只注銷實物而不從資產(chǎn)帳中剔除，工作隨意性較大，不經(jīng)資產(chǎn)管理部門登記，隨報隨銷的現(xiàn)象時有發(fā)生。造成資產(chǎn)帳目與實物不符。

2 高校圖書館資產(chǎn)管理的解決對策

2.1保證圖書資料資產(chǎn)購置資金并進(jìn)行全校調(diào)配，做好圖書資料采訪工作

學(xué)校應(yīng)將圖書館圖書資料類資產(chǎn)購置經(jīng)費納入統(tǒng)籌考慮，并對全校的購書經(jīng)費進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，并根據(jù)學(xué)校重點學(xué)科和新設(shè)專業(yè)的需要，合理采購圖書資料，避免和各學(xué)院資料室重復(fù)訂購。

做好圖書購置的采訪工作。成立圖書情報委員會，讓其負(fù)責(zé)審查征訂書刊資料目錄，參與指導(dǎo)文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。

2.2規(guī)范資產(chǎn)驗收與入賬程序

驗收時核實數(shù)量、檢驗質(zhì)量，把好圖書資料資產(chǎn)驗收關(guān)。入賬時將資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息仔細(xì)錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，便于后期在龐大的資產(chǎn)數(shù)量下區(qū)分相近資產(chǎn)。

用碼洋入圖書管理系統(tǒng)和財務(wù)賬、資產(chǎn)臺賬。同時，設(shè)立資產(chǎn)類的備抵科目（固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備——圖書折扣）登記圖書的折扣金額，以真實反映圖書的市場價值和賬面價值。

2.3日常管理方面的對策

2.3.1加強宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識

加強圖書資料資產(chǎn)管理，要不斷強化資產(chǎn)管理的認(rèn)識，充分認(rèn)識到圖書資料資產(chǎn)管理的重要性，樹立資產(chǎn)管理效益意識。因此要加大圖書資料資產(chǎn)管理的宣傳和培訓(xùn)力度，使從館領(lǐng)導(dǎo)到圖書資料資產(chǎn)的管理者、使用者都從思想上認(rèn)識到強化管理能消除混亂、保證效益，讓資產(chǎn)管理觀念滲入到每一個員工和師生的工作、學(xué)習(xí)中，增強主人翁意識，強化圖書資料資產(chǎn)管理認(rèn)識，真正實現(xiàn)對圖書資料資產(chǎn)的有效監(jiān)管。

2.3.2建立健全并落實資產(chǎn)的定期盤點、基礎(chǔ)臺賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度

建立健全圖書館資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，要根據(jù)學(xué)校資產(chǎn)管理實施辦法，結(jié)合本館實際，建立一整套包括圖書資料資產(chǎn)的預(yù)算審批、購置、驗收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒痰馁Y產(chǎn)管理制度，明確每一個環(huán)節(jié)的責(zé)任部門、責(zé)任人、工作時點、工作內(nèi)容等，做到各個管理環(huán)節(jié)之間有機協(xié)調(diào)，為管好用好圖書資料提供制度保證。

（1）建立健全定期盤點制度

每年至少盤點一次，認(rèn)真核對圖書資料資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況及完好程度等重要信息，以保證資產(chǎn)的賬實相符，及時與財務(wù)部門對賬，及時上報審批資產(chǎn)盤盈或盤虧，做到賬實相符、賬賬相符。

（2）健全圖書資料資產(chǎn)管理基礎(chǔ)臺賬制度

使資產(chǎn)總賬、明細(xì)賬和實物相符。細(xì)化資產(chǎn)出、入庫的核算與管理，規(guī)范資產(chǎn)預(yù)算審批、購置、驗收與入賬、典藏、變更、處置手續(xù)，確保資產(chǎn)安全。通過圖書總括登錄體現(xiàn)圖書資產(chǎn)增減，將資產(chǎn)管理和館藏管理結(jié)合起來。帶光盤的圖書資料在明細(xì)賬中做好記錄。

（3）健全圖書資料資產(chǎn)使用、修補管理制度

充分有效地使用圖書資料，要避免其帶病流通。及時修補破損圖書資料，使其保持良好狀態(tài)，以有效降低圖書資料利用成本。

（4）健全圖書資料資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度

有計劃、有步驟地對高校圖書館圖書資料資產(chǎn)從預(yù)算審批、購置、驗收與入賬、典藏、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒倘^程進(jìn)行跟蹤檢查，加大監(jiān)督管理力度，確保資產(chǎn)安全。注重各部門各崗位之間的相互監(jiān)督。規(guī)范編目、典藏和流通交接手續(xù)。強化防竊堵漏措施，整治被盜、損壞、離校攜書、病故欠書、內(nèi)部私藏等問題。

2.3.3健全資產(chǎn)管理機構(gòu)，加強管理人員隊伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實管理責(zé)任

健全資產(chǎn)管理機構(gòu)，明確分工和職責(zé)?？v向上，校級資產(chǎn)管理部門要實行在校長領(lǐng)導(dǎo)下的分級負(fù)責(zé)制，全面管理學(xué)校圖書資料資產(chǎn)。將責(zé)任落實到具體部門、使用人和管理人，做到資產(chǎn)購置、驗收、使用、變更、處置各環(huán)節(jié)均有相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)，使資產(chǎn)管理工作在管理部門、使用部門、使用人之間權(quán)責(zé)分明，最終將資產(chǎn)管理的責(zé)任落到實處。

重視和加強圖書館資產(chǎn)管理人員隊伍建設(shè)，提高資產(chǎn)管理人員隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以實現(xiàn)對資產(chǎn)的規(guī)范化和科學(xué)化管理。適當(dāng)充實和配備資產(chǎn)管理人員，并加強對資產(chǎn)管理人員在資產(chǎn)管理法律法規(guī)、政策和會計、財務(wù)等業(yè)務(wù)知識方面的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力，在日常的管理中依法辦事，依準(zhǔn)則辦事，順利開展資產(chǎn)管理工作。

2.3.4全校圖書資料管理一體化

圖書館負(fù)責(zé)全校圖書資料資產(chǎn)的管理與核算，將全校各類經(jīng)費所購置的圖書資料統(tǒng)一納入圖書館資產(chǎn)管理體系之中，并由其負(fù)責(zé)與學(xué)校財務(wù)部門、國有資產(chǎn)管理部門的數(shù)據(jù)上報和核對工作。

2.3.5圖書資料資產(chǎn)管理系統(tǒng)化

改進(jìn)圖書館管理系統(tǒng)，增加圖書資產(chǎn)管理這個項目，實現(xiàn)一套系統(tǒng)完成兩項工作。并明確資產(chǎn)使用保管人、使用保管部門、和實際存放地點等使用屬性，實行資產(chǎn)信息化管理。

2.3.6推動高校圖書館立法

丟失或損壞圖書資料應(yīng)負(fù)法律責(zé)任。全體高校圖書館人需共同努力，推動高校圖書館立法，使圖書資料資產(chǎn)處置和賠償有法可依。

2.4嚴(yán)格履行圖書資料資產(chǎn)處置程序

加強圖書資料資產(chǎn)處置（包括剔舊、報廢、盤虧）管理，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。圖書資料確實不能滿足使用需求而無法再修復(fù)的，應(yīng)按規(guī)定予以剔舊或報廢。資產(chǎn)報廢和盤虧時嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置報批程序，并做好賬目核銷工作。

3 結(jié)語

本文基于資產(chǎn)管理工作流程，梳理了高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理存在的問題，并提出了對策。高校圖書館圖書資料資產(chǎn)管理存在的問題主要有：采購資金不足且全校調(diào)配難度大，采訪工作不到位;驗收和入賬程序不規(guī)范;日常管理中存在管理意識淡薄，定期盤點、基礎(chǔ)臺賬、使用、修補管理、監(jiān)督檢查管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實不到位，全校圖書資料非一體化管理，無法通過圖書館管理系統(tǒng)實現(xiàn)圖書資料資產(chǎn)管理，立法滯后問題;處置制度不規(guī)范完整。與之對應(yīng)的對策是：保證圖書資料資產(chǎn)購置資金并進(jìn)行全校調(diào)配，做好圖書資料采訪工作;規(guī)范資產(chǎn)驗收與入賬程序;在日常管理中加強宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識，建立健全并落實資產(chǎn)定期盤點、基礎(chǔ)臺賬、使用、修補、監(jiān)督檢查管理制度，健全資產(chǎn)管理機構(gòu)，加強資產(chǎn)管理人員隊伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實管理責(zé)任，全校圖書資料管理一體化，圖書資料資產(chǎn)管理系統(tǒng)化，推動高校圖書館立法;嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置程序。以推動高校圖書館圖書資產(chǎn)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化發(fā)展。

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作者簡介：許澤明（1988.10～），男，云南華坪人，碩士，助理館員，主要從事信息服務(wù)和資產(chǎn)管理工作。

（作者單位：青海師范大學(xué)圖書館）