淺談如何把好高校后勤人事管理的“三關(guān)”

王舒婷

淺談如何把好高校后勤人事管理的“三關(guān)”

王舒婷

[哈爾濱工業(yè)大學總務處/后勤集團]

高校后勤人事管理切忌以不變應萬變，應隨著社會的發(fā)展不斷增加新的內(nèi)容。隨著高校信息化建設(shè)進程的推進，如何在高校后勤社會化的大環(huán)境下利用新技術(shù)手段和傳統(tǒng)管理方法相結(jié)合的方式做好高校后勤人事管理，以及后勤人事管理做什么、如何做、如何做好都需要后勤人事部門深入思考。人事部門在制定各項規(guī)章制度時需嚴謹求實、總結(jié)創(chuàng)新、換位思考、堅守初心，以維護后勤和諧穩(wěn)定為出發(fā)點，以為師生提供優(yōu)質(zhì)服務為目的，以保障后勤員工基本利益為基礎(chǔ)，制定出規(guī)范合理的人事管理制度，維護好后勤員工間的平衡。通過“人事”這條紐帶將后勤各部門之間“擰”在一起，打破后勤各部門之間溝通少、相互間工作缺乏了解的狀況，幫助各部門之間互通有無，從而實現(xiàn)智能化、精細化、貼心化的新型高校后勤人事管理機制。

人事系統(tǒng)；培訓考核；員工發(fā)展

隨著高校后勤社會化進程進一步深化，后勤正式職工陸續(xù)退休，外聘人員比重日益增大，但由于高校后勤又不同于社會營利性企業(yè)，既需要適應市場經(jīng)濟的發(fā)展又要滿足服務高校的需求，這就要求高校后勤人事部門通過對人員的管理來維系好這其中的平衡，把好高校后勤人事管理的“三關(guān)”——即“入門關(guān)”、“培訓關(guān)”、“發(fā)展關(guān)”，推動后勤工作和諧高效發(fā)展。

一、“入門關(guān)”

面試是考察應聘者的工作能力與綜合素質(zhì)的重要手段，后勤人事部門可通過“人工+系統(tǒng)”和“初試+復試”的雙重面試守好員工“入門關(guān)”。應聘者初試合格后只是有進入后勤工作的資格，而復試合格后才是真正融入后勤文化，成為后勤人。

人工面試一般由招聘者直接與應聘者進行交流，招聘者通過應聘者的語言、神態(tài)、表情、動作等進行判斷，面試時間短，次數(shù)有限。系統(tǒng)面試是在人工面試合格后，通過在后勤人事系統(tǒng)內(nèi)錄入人員信息來進一步判斷，這是系統(tǒng)初試；根據(jù)系統(tǒng)中設(shè)定員工評分與獎懲標準對人員進行長期考察，這是系統(tǒng)復試。系統(tǒng)面試的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在“提示”與“約束”兩個方面。

（一）提示

提示分為內(nèi)部提示和外部提示，內(nèi)部提示主要指對曾存在于后勤系統(tǒng)內(nèi)的人員進行提示。由于高校后勤服務項目廣，內(nèi)部組織機構(gòu)中部門及崗位較多，除后勤機關(guān)的人事專員外很多下屬部門也設(shè)有人事專員，就易出現(xiàn)這種現(xiàn)象：某員工因個人不良行為被食堂辭退后前往公寓應聘，但隱瞞了其在食堂的工作經(jīng)歷和離職原因，公寓人事專員因人員短缺又不了解此情況而將該員工錄用，從而造成隱患。當人事專員在系統(tǒng)內(nèi)錄入應聘人員身份證號后，系統(tǒng)自動提示人事專員該應聘者是否曾在后勤任職及離職原因，從而減少此類安全隱患。

外部提示主要指的是在保證安全、符合國家法律法規(guī)和學校允許的前提下將后勤人事系統(tǒng)與其他高校后勤信息系統(tǒng)、社會相關(guān)信息系統(tǒng)等相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)間基礎(chǔ)信息互通共享、互為提示。如將后勤人事系統(tǒng)與社會征信系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，輸入應聘者身份證號即可顯示其信用情況，信用評分未達到標準者系統(tǒng)予以提示；將本校后勤人事系統(tǒng)與本地區(qū)其他高校后勤人事系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，建立高校后勤員工“黑名單”制度，將因惡意工傷騙取賠償、習慣性盜竊、打架斗毆致使他人傷害嚴重等不良行為被其辭退的人員列入黑名單，黑名單內(nèi)人員在各高校后勤系統(tǒng)內(nèi)均無法錄用。

（二）約束

系統(tǒng)約束作用主要指人員約束和薪資約束。

1.人員約束：一是約束人事干事，指在人事系統(tǒng)內(nèi)嚴格限定人員錄入標準，人事干事在錄入員工信息時如出現(xiàn)超齡、身份證號碼無法識別、崗位編制已滿、合同信息不全等情況，系統(tǒng)均無法生成該員工信息；二是約束員工出勤，在人事系統(tǒng)中加入定位打卡模塊，根據(jù)員工打卡情況，系統(tǒng)每月自動生成考勤表，無故曠工或超出規(guī)定請假次數(shù)者，依規(guī)定扣除工資或予以辭退；三是約束員工服務，將后勤人事系統(tǒng)與后勤服務監(jiān)察系統(tǒng)對接，師生對某個部門或某名員工的有效投訴，監(jiān)察系統(tǒng)會自動推送至人事系統(tǒng)，人事系統(tǒng)對該部門或員工扣除服務評分，服務評分低于標準值時，系統(tǒng)會進行預警，人事部門再依規(guī)定進行處罰。

2.薪資約束：由于歷史原因高校后勤“同工不同酬”現(xiàn)象一直存在，一方面后勤正式職工與聘用制職工之間薪酬差距較大，另一方面由于經(jīng)營性部門與服務性部門性質(zhì)不同導致部門間歷史定崗工資不一致等原因所導致；“同工不同酬”易造成員工心理落差，滋生員工不滿情緒，并導致高薪崗位趨之若鶩、低薪崗位招工困難，崗位人員配置不平衡；在人事系統(tǒng)中創(chuàng)建工資管理模塊，固定各崗位薪酬標準，禁止各部門人事干事私自進行調(diào)整，特殊津貼、加班或福利的發(fā)放超過一定額度時系統(tǒng)將自動預警，以此平衡員工薪資，穩(wěn)定后勤發(fā)展。

二、“培訓關(guān)”

培訓是提升后勤服務質(zhì)量、提高員工服務水平、保障后勤安全發(fā)展、加速后勤新陳代謝的重要方式，主要包括培訓制度、培訓方案、培訓內(nèi)容和培訓講師四個方面。

（一）制定規(guī)范化培訓考核制度

規(guī)范化的培訓考核制度應包括適用后勤整體的培訓考核制度和針對后勤不同部門制定的專項培訓考核制度，并在每學期初根據(jù)實際情況進行更新，不斷將培訓考核制度進行細化、量化、優(yōu)化。在各部門設(shè)置培訓專員，負責組織本部門人員參加后勤整體培訓和定期對本部門人員進行業(yè)務培訓，所有培訓必須由參訓人本人簽字，請假者需部門開具請假條，課后由部門培訓專員及時傳達培訓主要內(nèi)容，將培訓落實到位，責任到人，以提升各部門對員工培訓的重視程度，提高培訓質(zhì)量。

（二）實施雙向培訓方案

每年年初后勤機關(guān)人事部門制定、下發(fā)總體培訓方案后，下級部門在響應、實施的同時，需反饋需求并提出合理化意見。員工整體培訓主要目的是傳遞學校和后勤整體文化、各部門通用的安全標準和注意事項、服務禮儀等，由于在課堂上與員工間的交流時間有限，無法做到充分了解，需要各部門共同配合，集思廣益，建言獻策。

隨著時代的發(fā)展，國家政策、學校要求、后勤標準和師生員工的需求都會發(fā)生變化，機關(guān)人事部門作為人員管理的核心部門應及時了解、掌握這些變化并及時對培訓方案進行合理化調(diào)整，同時與后勤監(jiān)察部門、各基層單位間形成聯(lián)動，根據(jù)師生對后勤服務的反饋情況、員工參訓感受和基層單位的意見定期更新，補充培訓內(nèi)容，對于提出好的意見者，在年底人事工作考核時適當加分，從而引導各基層單位和員工都來做培訓的監(jiān)督員和參與者。

（三）開展個性與共性共存的培訓課程

培訓課程的制定應考慮高校后勤特點，更要考慮培訓對象年齡層次、教育水平、工作崗位等差別。比如對于管理人員的培訓應側(cè)重于企業(yè)文化、發(fā)展方向和管理技巧，而對于一線員工的培訓則應側(cè)重于安全教育、服務禮儀和規(guī)章制度。培訓時切忌照本宣科、枯燥乏味，而應采用深入淺出、寓教于樂的授課方式。[1]

培訓不是“走過場”，要堅決杜絕“紙上談兵”式的形式主義培訓，應通過走訪觀察、課堂隨測、實際演練等形式抽查培訓成果，讓員工在學有所得的同時還能學以致用。

（四）打造“百花齊放”的講師隊伍

培訓講師不應“一枝獨秀”，而應“百花齊放”。要成立后勤培訓講師團，講師團成員包括專職培訓員和特聘培訓員。專職培訓員為后勤人力資源部成員，負責定期為后勤新入職員工和各部門人事負責人開展總體培訓。特聘培訓員每學期初依據(jù)實際需求靈活聘請后勤領(lǐng)導、學校老師、后勤優(yōu)秀員工、技術(shù)能手、校外專業(yè)人士等擔任，根據(jù)課時支付薪酬。后勤員工被聘請為特聘培訓員者在年底各項評優(yōu)中優(yōu)先考慮。要在后勤形成人人爭當“講師”、人人能當“講師”的良好氛圍。

（五）利用新媒體技術(shù)鞏固培訓效果

現(xiàn)如今新媒體如微信公眾號、小視頻分享等越來越深入人們的生活。人事培訓工作也應隨社會的發(fā)展而有所創(chuàng)新，在傳統(tǒng)的線下培訓外，開展線上培訓，讓培訓不再固定時間，而是可以隨時開展。如錄制學習小視頻，講授最新政策法規(guī)；創(chuàng)建后勤人事公眾賬號，分享線下培訓課程；編輯微信調(diào)查問卷，隨時考察安全防護知識等。

三、“發(fā)展關(guān)”

據(jù)某高校后勤統(tǒng)計，后勤外聘員工占總員工總數(shù)的80%以上，其中，40歲以下青年員工約占總?cè)藬?shù)的18%，41—60歲的中年員工約占總?cè)藬?shù)的77%，60歲以上員工約占總?cè)藬?shù)的5%. 數(shù)據(jù)顯示后勤員工整體與學生間年齡差距過大，這種年齡代溝使后勤員工不能充分了解學生的思想動態(tài)，導致服務內(nèi)容和服務質(zhì)量無法緊跟時代發(fā)展的需要和師生需求的變化而進行更新。因循守舊的后勤服務終將被淘汰，引進青年人才為高校后勤發(fā)展注入新鮮的思想與活力尤其重要。但與學校正式職工相比，后勤外聘人員工資待遇低，獎勵機制不完善，晉升渠道少，學校又很難給后勤人員轉(zhuǎn)正名額，因為高校后勤缺乏留住人才的環(huán)境和條件。

創(chuàng)建合理的外聘人員晉升渠道，讓外聘員工未來的發(fā)展多一種可能，從而增強外聘員工為后勤服務的信念，如效仿學校的職稱評定制度，外聘人員除崗位競聘外還可通過參與后勤職稱評定來提高待遇水平。職稱評定制度可以在后勤工作的時間為基本條件，基層管理崗位人員根據(jù)學歷層次制定后勤外聘管理人員職稱評定機制，如本科生連續(xù)工作滿三年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿兩年可參加后勤初級職稱評定；本科生連續(xù)工作滿五年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿三加可參與后勤中級職稱評定；本科生連續(xù)工作滿七年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿五年可參加后勤高級職稱評定。工作期間考取研究生或博士生并取得學位和學歷雙證書者評定標準依據(jù)研究生或博士生評定標準計算年限，工作期間考取研究生或博士生但只取得學位證書者評定標準依據(jù)研究生或評定標準增加一年計算年限。專業(yè)技術(shù)人員依據(jù)工作年限和所獲專業(yè)技術(shù)證書等級制定評定標準。

可根據(jù)實際情況每年或每幾年分配給后勤各部門競聘名額，由各部門先行篩選后再上報至后勤機關(guān)人力部門，后勤機關(guān)人力資源部對報名人員進行二次篩查后組織競聘。職級越高工資待遇越好，職級越高則在崗位競聘中加分越多，從而提高后勤外聘員工的忠誠度和工作積極性，進而減少人才流失。[2]

要守好人員“入門關(guān)”，做好員工“培訓關(guān)”，推好員工“發(fā)展關(guān)”，把好高校后勤員工管理的“三關(guān)”?！叭P(guān)”越牢固，則后勤員工綜合素質(zhì)越高，后勤發(fā)展越穩(wěn)定，后勤服務越好，從而實現(xiàn)后勤與學校、后勤員工與學校師生間的“共贏”。

[1]劉妙芳,陳嘉莉.優(yōu)化高校后勤人事管理結(jié)構(gòu),提高后勤人力資源管理水平[J].學園,2014,10（10）:54.

[2]王永東,劉瀟潔,孫苗苗.高校后勤薪酬體系建設(shè)探討——以中國海洋大學后勤集團薪酬改革為例[J].高校后勤研究,2017,10（28）:29-32.

（責任編輯：趙鵬程）