《會計管理信息系統(tǒng)》教學(xué)中常見問題與技巧

杜夢茹

(廣東海洋大學(xué)寸金學(xué)院 廣東 湛江 524000)

一、引言

《會計管理信息系統(tǒng)》是針對高校會計學(xué)和財務(wù)管理專業(yè)開設(shè)的課程，屬專業(yè)基礎(chǔ)課程，授課針對的主體是本科二年級學(xué)生。學(xué)生在學(xué)習(xí)本課程前需學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計、成本會計、計算機基礎(chǔ)、電算化會計學(xué)等課程?！稌嫻芾硇畔⑾到y(tǒng)》課程以用友ERP-U8V10.1財務(wù)軟件為依托，以供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)為主要內(nèi)容，供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)主要涉及四個模塊，即采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨管理模塊。本課程以學(xué)生實際操作練習(xí)為主，教師講授、演示為輔助，引導(dǎo)學(xué)生熟悉并運用每個子系統(tǒng)，教師在講授課程的同時主要幫助學(xué)生解決在實訓(xùn)操作過程中遇到的問題，分析問題出現(xiàn)的原因及避免共性問題的解決辦法，以提高學(xué)生學(xué)習(xí)效率。

二、教學(xué)中常見問題與解決辦法

(一)系統(tǒng)管理中常見問題

問題1：賬套功能下的“修改”為灰色，無法修改賬套。

原因分析：登錄系統(tǒng)管理時，混淆系統(tǒng)管理員admin和賬套主管兩種身份。

解決方法：首先，明確“系統(tǒng)管理員admin”是U8V10.1管理系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員(可設(shè)置或取消賬套主管、引入輸出賬套)，只能有1個，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運行安全負(fù)責(zé)，不參與日常業(yè)務(wù)操作，無法修改賬套。其次，明確“賬套主管”擁有賬套的所有權(quán)限，可對“賬套庫”進(jìn)行相關(guān)操作，基礎(chǔ)信息設(shè)置錯誤時，以賬套主管身份登錄，在賬套功能中方可進(jìn)行修改。

問題2：無法增加操作員和刪除操作員。

原因分析：操作員編號或姓名重復(fù)，導(dǎo)致無法增加；刪除操作員時，操作員已定義角色，導(dǎo)致無法刪除。

解決方法：系統(tǒng)管理中，打開“用戶管理”對話框，選中要刪除的操作員，打開“操作員詳細(xì)情況”，取消其所屬角色，回到“用戶管理”刪除相應(yīng)操作員。

問題3：重新創(chuàng)建賬套時，相同賬套號的賬套無法創(chuàng)建。

解決方法：先將原錯誤賬套輸出，輸出時選中“同時刪除當(dāng)前賬套”，即在賬套與賬套庫中刪除已有賬套記錄，再重新創(chuàng)建相同賬套號的賬套。

問題4：增加操作員并設(shè)置角色后，無法登陸企業(yè)應(yīng)用平臺。

原因分析：未設(shè)置操作員的權(quán)限，混淆權(quán)限與角色的概念。

解決方法：增加操作員后，在操作員權(quán)限界面，勾選相應(yīng)權(quán)限。若已設(shè)置相應(yīng)權(quán)限后仍無法登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，則檢查是否在自己賬套中設(shè)置權(quán)限，有時一臺電腦中存在多個賬套，賦予操作員權(quán)限時，要選中自己的賬套。

(二)基礎(chǔ)設(shè)置中常見問題

問題1：在填寫客戶分類、供應(yīng)商分類和存貨分類等時，系統(tǒng)提示“填寫的編碼不符合規(guī)則”，無法新增。

原因分析：基礎(chǔ)信息設(shè)置時，編碼方案設(shè)置錯誤(編碼方案的設(shè)置會直接影響基礎(chǔ)信息設(shè)置中相應(yīng)內(nèi)容的編碼級次和每級編碼的位長)。

解決方法：登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，在基礎(chǔ)設(shè)置→基本信息→編碼方案中修改客戶分類、供應(yīng)商分類和存貨分類等編碼級次，若為灰色無法修改，則說明該編碼方案已經(jīng)使用，需先刪除該項目下所有分類，即可修改該編碼方案。

問題2：增加存貨檔案，設(shè)置存貨屬性時，“受托代銷”屬性為灰色無法選中。

解決方法：登錄企業(yè)應(yīng)用平臺，在“業(yè)務(wù)工作”選項下，執(zhí)行供應(yīng)鏈→庫存管理→初始設(shè)置→選項，在庫存選項設(shè)置窗口中選擇“有無受托代銷業(yè)務(wù)”復(fù)選框，修改后存貨檔案中“受托代銷”屬性即為可選擇狀態(tài)。若企業(yè)應(yīng)用平臺中，“有無受托代銷業(yè)務(wù)”復(fù)選框也為灰色不可選擇狀態(tài)，則說明新建賬套時，企業(yè)類型未選擇“商業(yè)”核算類型，需重新建賬，修改企業(yè)類型。

問題3：登錄企業(yè)應(yīng)用平臺后，“業(yè)務(wù)工作”中無內(nèi)容。

原因分析：未啟用相應(yīng)子系統(tǒng)即未啟用“銷售管理”、“庫存管理”、“總賬”、“應(yīng)收款管理”、“應(yīng)付款管理”、“存貨核算”等系統(tǒng)。

解決方法：系統(tǒng)啟用的方法有兩種，一是在系統(tǒng)管理中創(chuàng)建賬套時啟用，二是建賬后，在企業(yè)應(yīng)用平臺中啟用，步驟如下：以賬套主管身份登錄企業(yè)應(yīng)用平臺→基礎(chǔ)設(shè)置→基本信息→系統(tǒng)啟用→勾選相應(yīng)待啟用的子系統(tǒng)。

問題4:錄入期初余額時，余額欄底色為黃色底無法直接錄入。

原因分析：輔助核算屬性選擇錯誤或需錄入往來明細(xì)。期初余額欄底色為白色，可直接錄入期初余額；設(shè)置了輔助核算屬性的會計科目，期初余額欄底色為黃色，不能直接錄入，需錄入期初往來明細(xì)。

解決方法：檢查會計科目設(shè)置，修改輔助核算屬性，在基礎(chǔ)設(shè)置→基礎(chǔ)檔案→財務(wù)→會計科目中，選擇相應(yīng)會計科目點擊“修改”，修改其輔助核算屬性，修改后，期初余額欄即為白色底，可直接錄入期初余額。

(三)處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)中常見問題(各模塊存在問題)

問題1：在采購管理模塊中，無法增加“入庫單”。

原因分析：采購管理系統(tǒng)期初記賬前，采購管理系統(tǒng)只能錄入期初入庫單，期初記賬后，采購入庫單需在庫存管理系統(tǒng)中錄入。

解決方法：執(zhí)行“業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→庫存管理→入庫業(yè)務(wù)→采購入庫單”，在庫存管理系統(tǒng)錄入“入庫單”。

問題2：存貨核算系統(tǒng)中，錄入存貨期初數(shù)及期初差價，選擇存貨倉庫時，不顯示相關(guān)倉庫或倉庫顯示錯誤。

原因分析1：存貨核算系統(tǒng)中核算方式錄入錯誤，存貨核算方式有按倉庫核算、按部門核算、按存貨核算三類，若核算方式為按部門核算，則倉庫下拉列表中顯示按計劃價或售價核算部門下屬的倉庫；若核算方式為按倉庫核算，則倉庫下拉列表中顯示按計劃價或售價核算的倉庫；若核算方式為按存貨核算，則倉庫下拉列表中顯示所有倉庫。

解決辦法1：修改存貨核算方式。執(zhí)行“業(yè)務(wù)工作→供應(yīng)鏈→存貨核算→初始設(shè)置→選項→選項錄入”，修改核算方式。

原因分析2：若存貨核算方式已選擇正確，倉庫下拉列表中不顯示倉庫，則可能是錄入倉庫檔案時，倉庫檔案中倉庫計價方式選擇錯誤。

解決方法2：修改倉庫檔案中倉庫計價方式。執(zhí)行“基礎(chǔ)設(shè)置→基礎(chǔ)檔案→業(yè)務(wù)→倉庫檔案”，修改倉庫的計價方式。

問題3：在采購管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“采購結(jié)算”時，系統(tǒng)提示“無法結(jié)算”。

原因分析：“采購入庫單”和“采購發(fā)票”上的數(shù)量、金額等不一致，或“采購入庫單”未審核。

解決方法：執(zhí)行供應(yīng)鏈→采購管理→采購入庫→入庫單列表，修改“采購入庫單”信息并審核。以同樣方式打開采購發(fā)票列表，修改“采購發(fā)票”信息。

問題4：在處理銷售業(yè)務(wù)時，審核“銷售出庫單”時，提示“庫存不足”。

原因分析：①庫存管理系統(tǒng)，期初數(shù)據(jù)沒有按倉庫進(jìn)行批審②有“采購入庫單”未審核③庫存管理系統(tǒng)中，設(shè)置了“銷售生成出庫單”，存在重復(fù)出庫的情況。

解決方法：①執(zhí)行供應(yīng)鏈→庫存管理→初始設(shè)置→期初結(jié)存→分別選擇倉庫進(jìn)行審核。②執(zhí)行供應(yīng)鏈→庫存管理→單據(jù)列表→采購入庫單列表→對未審核的入庫單進(jìn)行審核。③執(zhí)行供應(yīng)鏈→庫存管理→單據(jù)列表→銷售出庫單列表→刪除重復(fù)生成的出庫單。

問題5：“銷售出庫單”上的出庫單價不對。

原因分析：庫存管理系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置時，出庫單成本選擇錯誤(出庫單成本有按最新成本、按參考成本、按計劃單價、按計價方式取單價四種方式)

解決方法：執(zhí)行供應(yīng)鏈→庫存管理→初始設(shè)置→選項→專用設(shè)置→選擇正確的出庫單成本計價方式。

問題6：保存憑證時，提示不滿足“借方必有”或“貸方必有”或“憑證必?zé)o”。

原因分析：憑證類別選擇錯誤。

解決方法：保存憑證時，正確選擇憑證類別。

問題7：如何將作已廢的憑證刪除。

解決方法：執(zhí)行業(yè)務(wù)工作→財務(wù)會計→總賬→憑證→填制憑證→整理憑證。

三、總結(jié)

《會計管理信息系統(tǒng)》教學(xué)中，學(xué)生最大的難點是如何解決在操作過程中遇到的問題，及找到問題出現(xiàn)的原因，這需要老師在教學(xué)過程中正確引導(dǎo)學(xué)生，積極分析、主動思考，了解供應(yīng)鏈各模塊間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，分析各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程及原理，找到問題的根源，讓學(xué)生具備解決相關(guān)類似問題的能力。本文基于用友ERP-U8-V10.1財務(wù)軟件中學(xué)生常遇見的問題，從問題產(chǎn)生的原因和問題解決的辦法兩方面，對系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)設(shè)置和處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的問題進(jìn)行解析，以期達(dá)到提高教學(xué)水平，提高學(xué)生學(xué)習(xí)效率的目的。