財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制研究

陳彥妤 羅 塵

(湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院 湖北 武漢 430205)

引言

隨著當(dāng)今世界全球化的發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)區(qū)域日益擴(kuò)大，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息傳遞方式降低了財(cái)務(wù)管理的效率，財(cái)務(wù)核算與管理分散削弱了集團(tuán)的管控力度，增加了財(cái)務(wù)核算的成本與力度。現(xiàn)在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，將公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)平臺(tái)集中化處理，推動(dòng)企業(yè)管理升級(jí)。以此同時(shí)，隨著很多公司規(guī)模越來(lái)越大，分支機(jī)構(gòu)越來(lái)越多的情況下，公司內(nèi)部控制也不能一層不變，而應(yīng)該隨著平臺(tái)的不斷更新而完善，這其中就暴露出了很多內(nèi)部控制的缺陷有待我們?nèi)ニ伎肌?/p>

一、國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)綜述

Hermanson(2014)認(rèn)為財(cái)務(wù)共享模式下信息與資本流動(dòng)的整合有利于業(yè)務(wù)處理效率的提高，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等安全問(wèn)題對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生不利影響。Herbert I.P(2012)等提出由于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)職能在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下發(fā)生了改變，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容和財(cái)務(wù)職能產(chǎn)生影響，財(cái)務(wù)人員需更加關(guān)注自己的定位和職業(yè)發(fā)展。Frank Ulbrich(2014)通過(guò)研究共享服務(wù)在企業(yè)的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)企業(yè)對(duì)信息共享技術(shù)手段的偏愛(ài)，同時(shí)提出在基于信息技術(shù)共享服務(wù)的早期需更加關(guān)注經(jīng)營(yíng)管理。

李慧智(2016)認(rèn)為財(cái)務(wù)共享模式可以使組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、流程規(guī)范、效率提高、成本縮減，然而與此同時(shí)，我們必須認(rèn)識(shí)到，它也是一把雙刃劍，在帶來(lái)好處的同時(shí)，可能也會(huì)對(duì)內(nèi)部控制質(zhì)量帶來(lái)一定的影響。李想，張星惠，蔣芮(2019)提出財(cái)務(wù)共享雖然給企業(yè)的管理帶來(lái)了便捷，但是也存在過(guò)于模板化，信息系統(tǒng)維護(hù)成本較高等問(wèn)題。因此需要做好財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型工作，完善內(nèi)部審計(jì)、內(nèi)部控制的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值。張俊(2020)發(fā)現(xiàn)在財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)具有與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)合不緊密，風(fēng)險(xiǎn)管理能力較弱，相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，業(yè)務(wù)流程不完善，憑證處理不及時(shí)的特點(diǎn)，所以應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，使其緊密與信息化技術(shù)相結(jié)合。魏萬(wàn)明(2020)提出隨著財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展，應(yīng)不斷完善相應(yīng)的內(nèi)部控制工作，才能做到各項(xiàng)資源的合理配置與應(yīng)用，在企業(yè)中創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和氛圍。

從國(guó)內(nèi)外的相關(guān)研究當(dāng)中不難發(fā)現(xiàn)，在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)得到重新構(gòu)造，財(cái)務(wù)運(yùn)行更加規(guī)范高效，但是，與此同時(shí)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)的發(fā)生了改變。而企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)貫穿企業(yè)運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，內(nèi)部控制建設(shè)的改進(jìn)在財(cái)務(wù)共享模式下具有重大的意義。企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下所存在的內(nèi)部控制問(wèn)題大多是具有共性的，然而國(guó)內(nèi)外相關(guān)學(xué)者對(duì)于大量案例進(jìn)行匯總分析，提出更加具有共性，以及指導(dǎo)性的意見(jiàn)稍顯欠缺。

二、財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

隨著財(cái)務(wù)共享模式的興起，許多公司都采用了該系統(tǒng)，每個(gè)公司建立該系統(tǒng)的模式、規(guī)模、管理方式各不相同，本項(xiàng)目以多個(gè)案例為例，從而對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行研究。以下是研究的部分案例公司:

(一)WH集團(tuán)

在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面，WH集團(tuán)健全了風(fēng)險(xiǎn)管控制度，成立了風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也有專門(mén)的人員去管控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。在控制活動(dòng)中，WH集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以應(yīng)付、應(yīng)收賬款和費(fèi)用報(bào)銷流程作為主要的業(yè)務(wù)流程，并設(shè)立了銀行賬戶管理、收入確認(rèn)、業(yè)務(wù)審核等環(huán)節(jié)。在信息溝通與系統(tǒng)建設(shè)方面，集團(tuán)專門(mén)設(shè)立了員工的交流平臺(tái)，與外部供應(yīng)商建立了專門(mén)的溝通渠道，并構(gòu)建了包含核心模塊的共享服務(wù)平臺(tái)。

(二)HE集團(tuán)

在組織結(jié)構(gòu)上，HE集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心歸集團(tuán)總部管理。集團(tuán)總部統(tǒng)籌管理整個(gè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，同時(shí)受到內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督，并以風(fēng)險(xiǎn)管控策略為指導(dǎo)，共同維護(hù)財(cái)務(wù)共享中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在業(yè)務(wù)處理上，財(cái)務(wù)共享中心擁有一體化的業(yè)務(wù)處理模式，將常見(jiàn)頻繁的業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化，通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心減少工作量提高效率。集團(tuán)擁有配套的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)來(lái)保證企業(yè)內(nèi)部信息的溝通聯(lián)系。

(三)H公司

該公司將共享中心設(shè)置成六個(gè)小組，在系統(tǒng)運(yùn)維組、業(yè)務(wù)流程小組等小組之間的配合下完成工作。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估層面，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作由風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)來(lái)執(zhí)行完成，但財(cái)務(wù)共享中心沒(méi)有專門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)管理人員。信息溝通建設(shè)方面，財(cái)務(wù)共享中心定期舉行小組例會(huì)進(jìn)行溝通，定期進(jìn)行工作總結(jié)，但沒(méi)有建立良好的機(jī)制與外部進(jìn)行溝通。H公司建立了網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、銀企直聯(lián)和影像掃描系統(tǒng)的信息化建設(shè)。內(nèi)部監(jiān)督方面，財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行定性的自我評(píng)價(jià)，卻缺少細(xì)致化的內(nèi)部控制制度去實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督作用，也沒(méi)有設(shè)置內(nèi)審部門(mén)。

(四)SZ公司

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是SZ公司單獨(dú)設(shè)置的一個(gè)部門(mén)。在人力資源管理方面，主要實(shí)行輪崗制度，通過(guò)外部招聘吸納人才，并定期進(jìn)行培訓(xùn)。為了保證財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息的真實(shí)完整，SZ公司明確了銷售管理、成本費(fèi)用、資金管理等流程的風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，為了更好地識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，將內(nèi)部控制中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸納，并將其分為三類去分別應(yīng)對(duì)。公司將控制活動(dòng)進(jìn)行細(xì)分，分為26個(gè)子流程，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為此制定了100個(gè)控制點(diǎn)。公司內(nèi)部擁有自己的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，對(duì)外也受到其他咨詢公司的日常監(jiān)督。

(五)T集團(tuán)

該集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心按照控制節(jié)點(diǎn)將基礎(chǔ)核算工作進(jìn)行細(xì)分，并分配給各部門(mén)，同時(shí)各部門(mén)下的工作小組負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)類別。其財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)單位，減少了串通舞弊的可能性。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)價(jià)方面，運(yùn)營(yíng)管理部每月組織風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作，采取多種方式識(shí)別日常管理中的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)采取措施控制風(fēng)險(xiǎn)。T集團(tuán)將基礎(chǔ)的，繁重的業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造，提高效率。內(nèi)部監(jiān)督層面，建立了持續(xù)監(jiān)督機(jī)制，財(cái)務(wù)共享中心同時(shí)接受本中心的內(nèi)部監(jiān)督和集團(tuán)審計(jì)部門(mén)的內(nèi)部監(jiān)督。

三、財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

結(jié)合多個(gè)公司財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，得出它們?cè)诳刂骗h(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，控制活動(dòng)，信息溝通，內(nèi)部監(jiān)督方面，都存在以下的普遍性問(wèn)題，影響著經(jīng)營(yíng)的效率與效果。

(一)信息系統(tǒng)更新落后，業(yè)務(wù)人員素質(zhì)欠缺

控制環(huán)境作為企業(yè)內(nèi)控最重要的環(huán)節(jié)之一，良好的控制環(huán)境是實(shí)施有效內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。業(yè)財(cái)分離使得企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)和現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的分配、優(yōu)化、分流帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。使管理者對(duì)具體業(yè)務(wù)存在管控盲區(qū)，由于獲取的信息不一致而容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，同時(shí)減少的財(cái)務(wù)崗位可能導(dǎo)致人才的流失。例如T公司在實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，一切財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)都需要經(jīng)過(guò)電子報(bào)賬系統(tǒng)處理，但是集團(tuán)對(duì)會(huì)計(jì)制度的認(rèn)識(shí)及信息系統(tǒng)更新不及時(shí)，業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)不到位，這樣容易造成處理錯(cuò)誤，也影響了業(yè)務(wù)處理速度。

(二)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力差

許多公司在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估方面采取的措施還是不完善，風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱等問(wèn)題較突出。大量公司沒(méi)有根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式與企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)制定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。例如H公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心沒(méi)有設(shè)立專有的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，原風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系就不能很好的應(yīng)對(duì)企業(yè)發(fā)生緊急的狀況，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力堪憂。

(三)財(cái)務(wù)審核不到位，業(yè)務(wù)處理留隱患

控制活動(dòng)通過(guò)政策制度和具體措施來(lái)減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的不利影響。在財(cái)務(wù)共享模式下容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)審核不到位，憑證處理不及時(shí)的問(wèn)題。例如WH財(cái)務(wù)審核控制不嚴(yán)格，沒(méi)有對(duì)發(fā)票關(guān)鍵內(nèi)容如簽章、價(jià)格這些要素的審核。同時(shí)，由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員不了解具體業(yè)務(wù)的細(xì)節(jié)，無(wú)法減少和避免外設(shè)機(jī)構(gòu)提供虛假發(fā)票和虛假文件的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)信息溝通有障礙，保密系統(tǒng)存漏洞

信息的共享與溝通交流不僅在企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行，在企業(yè)內(nèi)部與外部之間也尤為重要。財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)容易因跨地區(qū)，跨部門(mén)而導(dǎo)致溝通有障礙，同時(shí)存在保密系統(tǒng)有漏洞的問(wèn)題。例如HE集團(tuán)的絕密信息被曝光成為了公開(kāi)信息，給公司帶來(lái)了巨大的損失。造成信息泄露的原因是外籍顧問(wèn)和內(nèi)部員工在公司共享中心可以隨意下載公司的機(jī)密文件，這些文件沒(méi)有設(shè)置權(quán)限，沒(méi)有受到嚴(yán)密的保護(hù)。

(五)內(nèi)部審計(jì)不到位，內(nèi)部監(jiān)督效率低

內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制體系進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足，并進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)完善。在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后內(nèi)部審計(jì)不到位，自我評(píng)價(jià)缺乏獨(dú)立性等問(wèn)題越發(fā)嚴(yán)重。例如SZ公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)還尚未接入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心平臺(tái)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理和監(jiān)控脫軌。對(duì)內(nèi)部控制的建立與實(shí)施監(jiān)控效率較低，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督的效率低下。

四、財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制優(yōu)化建議

(一)及時(shí)更新財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)

在財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用中應(yīng)改善內(nèi)部組織架構(gòu)，規(guī)范機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合。工作人員崗位責(zé)任分工明確以提高工作效率。企業(yè)要實(shí)時(shí)關(guān)注會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變更情況，及時(shí)更新財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，并應(yīng)注重員工對(duì)于新政策的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工績(jī)效考核與激勵(lì)政策制定實(shí)施的。

(二)完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，提升風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的流程進(jìn)行細(xì)致化，規(guī)范化?？梢栽黾訊徫惠啌Q的流程，加強(qiáng)業(yè)務(wù)處理的核查環(huán)節(jié)。定量分析判斷財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)作中風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，及時(shí)識(shí)別并采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)，減少負(fù)面影響。

(三)改良復(fù)核審核制度，增添業(yè)務(wù)跟蹤功能

隨著財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，企業(yè)應(yīng)提升會(huì)計(jì)憑證無(wú)紙化的進(jìn)度，利用財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證賬簿的特點(diǎn)，企業(yè)可加強(qiáng)以電子資料形式保存，傳遞和備份相關(guān)資料的舉措，相關(guān)人員也對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤，加強(qiáng)分公司財(cái)務(wù)初審制度，完善財(cái)務(wù)共享中心的復(fù)核審批制度，改良工作平臺(tái)的建設(shè)。

(四)提高信息共享程度，確保信息安全傳遞

加強(qiáng)企業(yè)的信息共享程度，科學(xué)設(shè)置信息處理與傳遞的流程，通過(guò)多級(jí)的識(shí)別系統(tǒng)，進(jìn)行身份認(rèn)證，提升保密系統(tǒng)的安全程度，建立客服崗位和信息交流平臺(tái)。同時(shí)加強(qiáng)IT團(tuán)隊(duì)的建設(shè)以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對(duì)重要的企業(yè)信息實(shí)施分級(jí)管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管控。同時(shí)，對(duì)員工定期進(jìn)行信息安全教育，對(duì)于外來(lái)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備及外部下載軟件使用時(shí)要進(jìn)行病毒查殺。

(五)加大內(nèi)部審計(jì)力度，改善監(jiān)督管控措施

加強(qiáng)公司內(nèi)部審計(jì)力度，開(kāi)展財(cái)務(wù)共享中心的自身評(píng)測(cè)。建立公司的審計(jì)委員會(huì)，單獨(dú)檢查并監(jiān)管企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部管控機(jī)制。加強(qiáng)日常與突擊相結(jié)合的檢查機(jī)制。從內(nèi)部控制效率的評(píng)估之中，識(shí)別工作過(guò)程中產(chǎn)生的缺漏與風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)做出應(yīng)對(duì)的改善措施。為了更好的進(jìn)行監(jiān)督檢查，企業(yè)也可利用第三方進(jìn)行監(jiān)督。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展會(huì)一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)能力，但是在財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)用中必然會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制造成影響，而這些影響是具有共性的。本文通過(guò)對(duì)多個(gè)案例進(jìn)行匯總整理，分析了目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，找出所存在的主要問(wèn)題，并根據(jù)問(wèn)題提出了所對(duì)應(yīng)的合理化意見(jiàn)和建議。所得結(jié)論可以彌補(bǔ)和完善大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部控制在財(cái)務(wù)共享模式下所存在的不足，具有建設(shè)性的指導(dǎo)作用。但是由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的復(fù)雜性，以及公司內(nèi)部控制建設(shè)的針對(duì)性，本文也只對(duì)中心內(nèi)部控制存在較為典型的問(wèn)題進(jìn)行了分析，未能對(duì)財(cái)務(wù)共享中心下的內(nèi)部控制做到更加細(xì)致深入的研究，希望未來(lái)更多的專家學(xué)者能完善這部分研究。相信隨著財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)和實(shí)施地不斷完善，企業(yè)能擁有更加飛躍式的發(fā)展。