完善電子檔案歸檔工作提高檔案信息化建設(shè)水平

王萱

摘要：隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，使其使用范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。也為國民在生活和工作提供極大的便利。本文以完善電子檔案歸檔工作提高檔案信息化建設(shè)水平為例，分析電子檔案歸檔工作在進(jìn)行過程中遇到的問題，并且尋找相應(yīng)的完善措施，以此提高檔案信息化建設(shè)的水平，提高電子檔案歸檔工作的效率。同時希望通過本文的分析，為同行工作者提供借鑒經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;電子檔案;歸檔工作;建設(shè)水平

在國家發(fā)展速度較快的背景影響下，使得我國檔案歸檔工作的工作量增加。若是依然采用人力進(jìn)行工作，不但影響工作效率，還會導(dǎo)致工作效果不理想。所以就要順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，采用先進(jìn)技術(shù)，提升檔案工作的效果，進(jìn)而促使檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展。因此就要通過完善電子檔案歸檔工作來提高檔案信息化的建設(shè)工作水平，為電子檔案的真實性和有效性提供保障作用。

一、電子檔案歸檔工作在進(jìn)行的過程中遇到的問題

（一）使用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的工作意識缺失

雖然檔案管理工作是每個企業(yè)和行業(yè)發(fā)展過程中必備的工作，但是在企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的過程中，采用統(tǒng)一的方式方法對檔案工作進(jìn)行管理，這樣就導(dǎo)致檔案管理的工作效果不理想。對這個現(xiàn)象進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作出現(xiàn)采用統(tǒng)一方式方法的原因如下：首先，管理人員在進(jìn)行相關(guān)工作的時候，對檔案管理工作存在認(rèn)知誤區(qū)，導(dǎo)致檔案管理方式單一，只重視檔案工作的速度，卻忽視檔案工作的質(zhì)量，使得檔案信息化建設(shè)工作受到影響;其次，由于管理人員對檔案工作的錯誤認(rèn)知，導(dǎo)致工作人員在工作的過程中，采取敷衍的態(tài)度進(jìn)行工作;最終導(dǎo)致檔案工作人員在進(jìn)行電子檔案歸檔工作的時候，出現(xiàn)工作意識缺失的現(xiàn)象，不利于電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。由于這些因素的存在，使得電子檔案歸檔工作的進(jìn)行受到影響，使其難以對檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行提供助力[1]。

（二）文件檔案管理的方式處于陳舊落后的狀態(tài)

由于文件檔案工作的普遍性，使得大部分單位在發(fā)展過程中，忽視檔案管理工作的存在，這就導(dǎo)致文件檔案管理工作在發(fā)展過程中，一直采用陳舊落后的管理方式，使得檔案管理工作情況不能適應(yīng)我國新如今的社會趨勢。尤其在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，文件檔案管理工作中的弊端逐漸顯現(xiàn)出來，不但不具備先進(jìn)的管理方式，而且檔案文件管理工作的管理體系和制度是殘缺的，甚至部分單位的文件檔案工作是名存實亡的。因此在這些因素的影響下，導(dǎo)致文件檔案管理工作的效果有效，甚至出現(xiàn)阻礙電子檔案工作方式的應(yīng)用，進(jìn)而使得檔案信息化建設(shè)水平較低，影響國家的整體發(fā)展。

（三）電子檔案歸檔工作人員的專業(yè)水平有限

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國電子檔案歸檔工作的開展過程中，存在工作人員專業(yè)水平有限的問題，使得我國檔案信息化建設(shè)水平較低。而之所以導(dǎo)致出現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)水平有限現(xiàn)象的原因如下：首先，因為管理人員對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作的認(rèn)識出現(xiàn)問題;其次，是因為相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理工作的時候，沒有進(jìn)行相應(yīng)的支持，導(dǎo)致檔案管理工作的環(huán)境較差，同時相應(yīng)的儲備設(shè)備缺失，進(jìn)而出現(xiàn)文件檔案丟失的現(xiàn)象。由于這些因素的影響，導(dǎo)致單位在發(fā)展的過程中，出現(xiàn)檔案管理工作人員難招的現(xiàn)象，而單位為了檔案管理工作的存在，就開始采取不專業(yè)的人員開展管理工作。所以這就導(dǎo)致電子檔案歸檔人員出現(xiàn)專業(yè)水平有限的現(xiàn)象，阻礙檔案信息化的建設(shè)。

（四）電子檔案的獨立工作性較差

在企業(yè)和行業(yè)發(fā)展的過程中，大部分文件都是以紙質(zhì)版存在，而電子文件檔案是紙質(zhì)版的預(yù)備，其目的就是為了防止紙質(zhì)版文件發(fā)生意外，這也就導(dǎo)致電子檔案存在的意義與紙質(zhì)文件的意義一致，失去其自身存在的意義。所以在這個因素的影響下，就導(dǎo)致大部分企業(yè)和行業(yè)在發(fā)展的過程中，忽視電子檔案的管理和儲存以及保護(hù)工作的進(jìn)行。尤其是現(xiàn)如今隨著時代的發(fā)展，大部分企業(yè)和行業(yè)在使用電子文件之后，對其進(jìn)行隨意的刪減，導(dǎo)致電子文件失去原貌，進(jìn)而使得電子文件失去作為檔案的資格，最終也就導(dǎo)致電子檔案的歸檔工作失去存在的意義，影響檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)行[2]。

二、完善電子檔案歸檔工作提高檔案信息化建設(shè)水平的措施

（一）培養(yǎng)工作人員信息化工作意識，建立科學(xué)合理的檔案信息化軟件

要想檔案信息化建設(shè)水平可以通過完善電子歸檔工作得到提高，就要在這個過程中，對工作人員進(jìn)行信息化意識的培養(yǎng)工作，這就可以通過讓工作人員使用科學(xué)合理的檔案信息化轉(zhuǎn)件的方式，進(jìn)行工作意識培養(yǎng)。尤其是隨著國家實力的發(fā)展，我國的市場上開始出現(xiàn)多種多樣的檔案管理軟件。雖然信息化的軟件的種類較多，但是這些軟件也存在缺乏針對性和功能重復(fù)的弊端，導(dǎo)致電子信息化管理水平有限。所以就要通過使用市場軟件的方式，培養(yǎng)工作人員的意識，使其可以接受先進(jìn)的信息技術(shù)，之后運用自身知識，建立適合自身發(fā)展電子檔案管理的軟件。通過這樣的方式，使得電子檔案歸檔工作的效率得到提升，進(jìn)而促使檔案信息化建設(shè)水平得以提升，為國家的整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）采用先進(jìn)的電子管理模式，以此優(yōu)化文件檔案管理方式

為了實現(xiàn)通過完善電子檔案歸檔工作提高檔案信息化建設(shè)水平的目的，就要在電子檔案歸檔工作中采用先進(jìn)的電子管理模式。但是電子管理模式在使用的過程中，有可能受到其他原因的影響，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，不利于電子檔案歸檔工作的進(jìn)行。所以為了解決這個問題，就要做到以下幾方面的工作：一要采用著錄存儲的方式，以此為文件的可讀性提供保障;二要培養(yǎng)工作人員進(jìn)行升級工作時，要進(jìn)行復(fù)制和打印文件的意識，以此保障電子數(shù)據(jù)的完整性。通過以上措施的實行，使得電子文件受到外界因素影響的程度降低，進(jìn)而也就促使電子檔案歸檔工作的效果得到保障，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)水平的提升提供助力作用。

（三）加強技能培訓(xùn)，提升電子檔案歸檔工作人員的專業(yè)水平

要想使得檔案信息化建設(shè)水平得到顯著提升，那么就要在完善電子檔案歸檔工作的時候，對工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，以此提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升電子檔案歸檔工作的效果。眾所周知，工作人員的素質(zhì)影響工作的效率和質(zhì)量。所以為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，那么就要相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作的時候，要通過以下幾方面進(jìn)行工作人員的技能培訓(xùn)：首先，進(jìn)行理論知識的培訓(xùn)，以此提升工作人員的文化素養(yǎng);其次，進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，以此提升工作人員的專業(yè)技能;最后，進(jìn)行工作注意要素和易犯錯誤地方進(jìn)行重點培訓(xùn)，以此提升工作人員的工作能力。通過以上幾方面的技能培訓(xùn)活動的進(jìn)行，使得工作人員的工作能力得到顯著提升，使其可以為電子檔案歸檔工作的進(jìn)行提供助力，進(jìn)而促使檔案信息化建設(shè)水平得到提高，滿足國家發(fā)展的需求[3]。

（四）樹立先進(jìn)的電子檔案理念，提高電子檔案的獨立性

因為電子檔案的存在對檔案信息化建設(shè)工作起到?jīng)Q定性的作用，所以一旦電子檔案失去其存在的意義，那么就會導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的開展受到影響，難以為國家的發(fā)展提供助力。所以為了解決這個問題，那么就要促使工作人員樹立先進(jìn)的電子檔案理念，使其可以在工作的過程中，重視電子文件的作用，進(jìn)而使得電子檔案的意義得以實現(xiàn)，并且使得電子檔案的地位得到提升，同時也使其獨立性得到進(jìn)一步提高。通過這樣的方式，使得電子檔案中的歸檔工作的意義得以保障，以此為檔案信息化建設(shè)水平地提高奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

總而言之，通過本文的分析，使得我們明白，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，有助于檔案工作效率的提升，推動檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。所以就要在電子檔案歸檔工作中，采取相應(yīng)的完善措施，以此保障歸檔工作的正常進(jìn)行，并且提升電子檔案工作的真實有效性，為檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行奠定基礎(chǔ)，促使檔案工作的管理水平得到提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]時曉晨.加強檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案管理工作水平的思考[J].中小企業(yè)管理與科技，2020，（5）：46-47.