試論電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理

李媛媛

摘要：傳統(tǒng)檔案管理由于受到信息技術(shù)以及電子技術(shù)的影響，其在管理效率或者管理成本上都存在一定的缺陷。電子檔案管理方式的出現(xiàn)成為了傳統(tǒng)檔案管理的重要補(bǔ)充，對(duì)于提高檔案管理效率和降低檔案管理成本起到了重要的推動(dòng)作用。 本文主要探究了電子檔案管理與傳統(tǒng)管理的相同點(diǎn)和區(qū)別，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;傳統(tǒng)檔案;相同點(diǎn);區(qū)別

一、檔案管理方式的概述

一般檔案管理采用的方式是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，不但方式多樣而且紙質(zhì)版的資料具有一定的保存價(jià)值。而電子檔案的管理模式主要的是利用計(jì)算機(jī)中的存貯介質(zhì)進(jìn)行保存，其主要的表現(xiàn)形式就是各種電子圖書和電子文件等等。區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方法，電子檔案不但可以對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行迅速的傳送，處理比較方便。隨著信息化以及多元化的主題發(fā)展模式不斷的顯現(xiàn)，人們對(duì)檔案的管理有了更高的要求，而且需要及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行傳送和處理，而傳統(tǒng)的管理方式卻滿足不了這種日益增加的需求。但是不可否認(rèn)的是傳統(tǒng)的管理方法能夠延續(xù)至今一定有其特定的原因，也體現(xiàn)著它的不可替代性。但是，電子檔案管理方式簡(jiǎn)單高效，能夠同現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相接軌。因此，電子檔案的管理模式必將會(huì)成為未來管理的一種潮流和發(fā)展趨勢(shì)。

二、電子檔案管理與傳統(tǒng)管理的相同點(diǎn)

1、兩者的管理基礎(chǔ)相同

進(jìn)行電子檔案管理的時(shí)候需要利用傳統(tǒng)的管理方法，電子管理就是將傳統(tǒng)的信息轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行保存，而分類的方式以及資源的搜尋方法都與傳統(tǒng)管理方法類似，可以說電子的管理是傳統(tǒng)管理方法的延伸和完善?，F(xiàn)在的電子管理方法就是依靠人力將需要的資源進(jìn)行手動(dòng)錄入，在收集和傳輸以后在進(jìn)行分類歸檔。在操作過程中，需要利用傳統(tǒng)的分類模式對(duì)資源進(jìn)行分類，進(jìn)而對(duì)分好類的資源進(jìn)行電子歸檔。另外，無(wú)論是電子檔案管理方法還是傳統(tǒng)檔案管理方法都需要科學(xué)的管理模式以及細(xì)心的管理人員，都需要利用人力進(jìn)行資源的分類和存儲(chǔ)。因此，科學(xué)的管理方法對(duì)兩者的管理都有著十分重要的作用，如果管理人員不夠細(xì)心，在工作的過程中出現(xiàn)了差錯(cuò)，那么這兩種管理方法都會(huì)受到影響。

2、兩者的管理原則基本相同

無(wú)論是電子管理和是其他管理模式都要依靠傳統(tǒng)的檔案管理原則進(jìn)行管理，兩者的管理都采用相同的技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的整合，然后不斷的對(duì)管理方式方法進(jìn)行改革和創(chuàng)新，尋找到滿足實(shí)際發(fā)展的管理方法，也就是滿足人們不斷追求的高效率和方便快捷的管理方法。雖然利用電子技術(shù)和傳統(tǒng)方法對(duì)于檔案的管理兩者各有利弊，但是它們之間的管理方法和原則本質(zhì)是一致的，只不過電子管理模式的應(yīng)用和發(fā)展更適應(yīng)時(shí)代的潮流，能更好地滿足人們的各種需求，同時(shí)電子管理方法也進(jìn)一步延伸和拓展了傳統(tǒng)管理方法的社會(huì)服務(wù)功能。

3、電子檔案管理是傳統(tǒng)檔案管理的延伸

電子檔案管理最重要的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是占用的體積小，能夠存儲(chǔ)很大的資源，這樣人們就可以高效的對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，從而可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。在進(jìn)行檔案搜索的過程中，可以根據(jù)整理好的文件信息在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行搜索，找到實(shí)際歸檔資料的存放位置后再提取實(shí)際歸檔資料進(jìn)行利用。因此，利用電子檔案的管理方法可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)管理方法的延伸，不但使用人員尋找方便，而且還可以提高管理人員的管理效率。電子檔案的使用對(duì)于管理者來說是一種現(xiàn)代和傳統(tǒng)方法的結(jié)合，是未來主要的應(yīng)用潮流。

三、電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、檔案鑒別整理

傳統(tǒng)的檔案在歸檔之前就需要對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在鑒別的過程中要采取逐頁(yè)鑒別的方式，對(duì)每一份檔案文件的價(jià)值和保管期限進(jìn)行審核，檔案的保管期限應(yīng)該和檔案的價(jià)值相適應(yīng)，不能夠虛報(bào)使用年限，在檔案歸檔之后還要對(duì)檔案進(jìn)行鑒別，這個(gè)環(huán)節(jié)就是復(fù)核，這就是傳統(tǒng)檔案鑒別方式，這種方式的工作量龐大而且復(fù)雜的，對(duì)檔案工作有不利的影響。電子檔案的鑒別方式是系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，系統(tǒng)會(huì)從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行分析，要對(duì)檔案的可讀性和適用范圍進(jìn)行分析，這兩個(gè)方面會(huì)直接對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生影響。另外，還可以對(duì)文件是否存在病毒進(jìn)行分析，這樣就能夠分析是否有人通過電腦病毒來竊取文件，這一鑒別方式是非?？旖莸模梢蕴岣邫n案鑒別的效率，但是檔案鑒別的質(zhì)量不如傳統(tǒng)檔案鑒別的好。

2、檔案收集和歸檔

傳統(tǒng)檔案管理是人工對(duì)檔案進(jìn)行分類和整理的，通過檔案管理人員將檔案按照具體的種類、來源、類型等進(jìn)行分類整理，檔案文件一般按照行政類文件和科技類文件進(jìn)行整理的，但是在整理的時(shí)間上是有著嚴(yán)格的區(qū)分的，如果是行政類文件，歸檔就要在第二年的上半年進(jìn)行，如果是科技類文件，可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔處理，這就是傳統(tǒng)檔案基本的歸檔模式，這種收集和歸檔模式在檔案整理的初期是非常簡(jiǎn)單的，但是在后期檔案整理的過程中，隨著檔案數(shù)量的增加，就會(huì)導(dǎo)致檔案工作量增加，對(duì)檔案的整理是非常不利的，增加了工作量。電子檔案在初期收集和整理的時(shí)候需要對(duì)檔案編號(hào)和分類標(biāo)注，將電子檔案信息都標(biāo)注到計(jì)算機(jī)上，在標(biāo)注之后就要將檔案?jìng)鬏數(shù)缴霞?jí)管理部門，上級(jí)管理部門會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這就是電子檔案的收集和歸檔方式，雖然在前期的時(shí)候有很大的工作量，但是在后期只需要輸入相關(guān)的標(biāo)注就可以得到相關(guān)的檔案，這僅僅是幾秒鐘的事情，對(duì)后期檔案工作是非常有利的，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，讓檔案的保存更加安全。

3、檔案保存和查詢

電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。另外，對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理成為了一種新的檔案管理形式，對(duì)于提高檔案管理效率和降低檔案管理的成本具有重要作用。要想提高檔案管理的有效性，就應(yīng)當(dāng)把握傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)實(shí)際需要合理地選擇檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合。

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