關(guān)于現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題分析與策略探討

汪海燕

摘 要：人事檔案對于人事管理來說是十分重要的，能夠記錄和反應(yīng)單位內(nèi)部的人事動態(tài)。而且人事檔案中可以記錄每個員工的教育經(jīng)歷以及就業(yè)經(jīng)歷，對于其社會關(guān)系以及思想動態(tài)等都有一定的記載，對于所有的工作考核和獎懲情況也有比較清晰的體現(xiàn)。檔案的管理能夠促進單位在人力資源管理上有更好的突破，同時也能夠促進單位人事改革。本文將圍繞現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題進行分析，并對相關(guān)的策略展開探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題分析;策略

人事檔案是人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，可以記錄單位人員的來源以及履歷，是單位對于人力進行管理的基本根據(jù)，也是人員流動的基本記錄，能夠記載所有人員在流動的整體動態(tài)，也就能夠?qū)挝粌?nèi)的人員情況有所掌握。隨著社會的發(fā)展，對于人事檔案的管理也變得更具有科學(xué)性，能夠運用更多科學(xué)有效的手段來進行相應(yīng)的管理，提高人事檔案的整體信息提取效率以及管理效率。加強和改進人事檔案管理能夠進一步的促進單位對于人員的整體管理，能夠更好的分配單位內(nèi)的人員，促進人力資源的合理分配。

一、當前人事檔案管理存在的問題

1.1缺乏重視程度

雖然基本每個單位都有進行一定的人事檔案管理，但是大多數(shù)單位都沒有對這項工作有足夠的的重視程度。許多單位都是用其他崗位上的人來進行兼職管理，或者就是分科室進行管理沒有進行收集，有些沒有固定的管理模式，也沒有固定的檔案室來進行規(guī)范的管理。正因為缺乏重視，許多檔案因為年代久遠就會出現(xiàn)一定程度的損毀，另外很多檔案還會缺失或者出現(xiàn)彼此之間頁面混亂的情況，這樣都不利于檔案的歸檔。而且這樣混亂的管理，很容易就無法在需要檔案的時候能夠及時的找到，也就失去了檔案的信息價值。單位不重視檔案的管理，也就忽略了人力資源管理給單位帶來的促進作用，無法利用科學(xué)有效的檔案管理來促進人力資源的合理分配，也會出現(xiàn)人才交流停滯的現(xiàn)象。這樣單位對于內(nèi)部的人員沒有基本的了解和概念，將會無法進一步的利用好單位內(nèi)部的人員。

1.2 檔案管理不規(guī)范

正因為對檔案管理缺乏重視，所以在實際的檔案管理過程中，也就沒有相應(yīng)的制度，呈現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)狀。不規(guī)范的檔案管理讓檔案處于一種危險的狀態(tài)，將會進一步的影響人事管理部門對于人員信息的了解。而且不規(guī)范的檔案管理必然會導(dǎo)致一些檔案內(nèi)容出現(xiàn)損壞或者丟失或者不能對號入座等等情況，這不僅對于單位人事管理有不良的影響，還會進一步的對檔案主人帶來不良的影響，對于其以后遷移或者調(diào)動等等人事活動都會產(chǎn)生不好的影響。檔案管理的不規(guī)范還會導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不規(guī)范，反應(yīng)在檔案內(nèi)的信息過少或者信息不全，無法全面、客觀的展示這個人的履歷情況，無法還原這個人的工作經(jīng)歷以及社會關(guān)系等等，那么整體的檔案信息利用率就會很低。甚至由于檔案內(nèi)的一些情況沒有被記載清楚，還會導(dǎo)致后期他的工作升遷不順，因為在一些考核和獎勵等等方面，都需要對檔案內(nèi)的情況進行查閱。

1.3 檔案管理隊伍建設(shè)不足

很多單位對于檔案管理隊伍都缺乏建設(shè)，甚至一些單位還割舍掉了專職的管理人員，采用兼職的模式來對檔案進行管理，這樣一崗多職將會導(dǎo)致檔案工作不能順利和專注。而且兼職情況下，很多管理人員會被頻繁的進行更換，這樣人員的頻繁更換也不利于整體檔案工作的開展。因為檔案是一類復(fù)雜的文件，需要長久的進行保存，如果沒有系統(tǒng)的管理模式，將會很快就陷入到混亂。兼職情況很難兼顧完全，就會出現(xiàn)檔案管理整體呈現(xiàn)混亂的情況。而且檔案的歸類和排放也都需要固定的一種模式，才有助于查閱和提取。管理隊伍的建設(shè)缺失導(dǎo)致根本沒有專員來進行管理。

1.4 檔案利用率低

很多單位雖然有檔案管理，也都對檔案進行了整理和歸納收集，但是卻很少會去查閱或者提取檔案內(nèi)的信息。這樣一來檔案的整體價值也就無法得到真正的體現(xiàn)，特別是檔案中的一些寶貴信息就不能被用于在人力資源的統(tǒng)籌管理中。另外，由于紙質(zhì)檔案管理存在查閱困難的問題，所以在想要查閱檔案的時候也會花費大量的時間去尋找，整體的信息利用效率也比較低。有些單位因為檔案查閱過于費力，在進行獎懲考核的時候還會忽略掉檔案信息，不查閱也不記錄，讓檔案成為虛設(shè)，影響檔案主人的整體履歷情況。

二、處理人事檔案管理問題的對策

2.1 提高整體重視程度

整個單位都應(yīng)該提高對于人事檔案的重視程度，進一步的加強對于檔案管理的重視，并且將這一理念宣傳到單位中的每個人，讓每個人對于自己的檔案都有一定的重視和了解，這樣全面的重視就能夠促進檔案工作更好的開展。單位要指派領(lǐng)導(dǎo)來對檔案管理進行負責(zé)，將檔案管理的責(zé)任進一步進行落實，責(zé)任到人才能更好的抓緊這項工作的開展。另外要建立起檔案管理的規(guī)章制度，并且配備專業(yè)的管理人員，配置專門的檔案室，讓所有的檔案都能夠在專業(yè)的管理下安全穩(wěn)定的存放。另外要積極的推動電子化檔案管理，讓檔案管理工作能夠跟上時代的腳步。

2.2 加強規(guī)章制度建設(shè)

建立健全規(guī)章制度，并且要求整體檔案管理都要遵循規(guī)章制度來進行。完善的規(guī)章制度能夠具有具體的管理方向和指導(dǎo)方向，能夠規(guī)范整個行業(yè)的操作。單位應(yīng)該建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，讓所有的管理人員能夠更加系統(tǒng)全面的參照規(guī)章制度展開管理，進一步推動科學(xué)的檔案管理。通過規(guī)章制度對檔案管理人員進行管理和督促，也能夠讓管理人員提高自己的工作水平和操作技能水平，促進他們更好的在崗位上發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2.3 推動計算機信息管理

檔案之所以難以管理且難以得到全面利用，主要的原因就是紙質(zhì)化的本體很難以儲存和查閱，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)庫被運用在各個領(lǐng)域，其強大的數(shù)據(jù)管理能力和分析能力對于檔案管理來說相當?shù)倪m合。單位應(yīng)該積極的引進先進的計算機檔案管理軟件，通過軟件來對所有的檔案進行電子化處理。電子化處理后的檔案能夠更加精確的反映各項信息，而且所有的信息都能夠通過計算機軟件進行分類和處理，更方便于各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌管理和歸納梳理。同時計算機的搜索功能還能夠更好的提取出每個人檔案中的各種精確的數(shù)據(jù)，讓檔案的整體利用率得到了全面的提升。通過檔案電子化處理后，單位能夠更加快速的查閱檔案信息，能夠更好的運用檔案中的信息來規(guī)劃自己的人力資源戰(zhàn)略，同時也能夠節(jié)省管理人員的人力，進一步的減少物力，全面提升檔案管理的效率。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

檔案管理想要更好的發(fā)展，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，特別在電子化檔案管理后，對于管理人員的素質(zhì)水平有了更加多的要求。單位應(yīng)該招聘具有專業(yè)水平的檔案管理人員，并且要經(jīng)常讓檔案管理人員去培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷的提高檔案管理人員的整體水平，讓他們能夠始終處于學(xué)習(xí)和進步的狀態(tài)中。進一步的增強管理人員的責(zé)任意識，要求其能夠?qū)Υぷ饕唤z不茍，堅守原則的做好每一份檔案工作。另外還需要增強管理人員的法律意識，要求管理人員要學(xué)習(xí)《檔案法》，對于法規(guī)中的各項條規(guī)有一定的了解，在工作中能夠有法可依有據(jù)可循。促進檔案的管理能夠更加具有法律意識，維護檔案的真實性。

三、結(jié)束語

優(yōu)秀的檔案管理將會給單位帶來很多促進作用，單位關(guān)注檔案管理將會進一步的促進自己的人力資源管理進步，也就能夠在人才市場的競爭取得一定的優(yōu)勢。面對檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，一定要積極的去處理，對整體檔案管理進行水平的提升，這樣才能更好的促進整個單位的進步和發(fā)展。

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