船舶檔案數(shù)字化工作的措施研究

向立琴

（貴州省黔西南州航務(wù)管理局，貴州 黔西南州 562400）

船舶檔案包括圖紙，文字等資料信息，是對船舶發(fā)展歷程的真實記錄，對于今后船舶行業(yè)發(fā)展具有重要的借鑒意義。因此，加強對船舶檔案的數(shù)字化管理，提升利用效率，強化檔案存儲安全很有必要。在信息技術(shù)依托下，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式在網(wǎng)絡(luò)平臺進行存儲，既可以減少龐大的檔案占用的空間，也可以實現(xiàn)檔案信息共享，方便人們進行查閱，防止丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。由此可見，加強信息化建設(shè)，提升船舶檔案信息的數(shù)字化水平，是當(dāng)下船舶行業(yè)需要研究的重要課題。

1 船舶檔案數(shù)字化管理功能分析

1）方便信息存儲。船舶檔案包含的資料信息比較多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的占用空間比較大，而且對檔案管理工作帶來了很多不便[1]。實現(xiàn)數(shù)字化管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件的形式，既可以減少紙質(zhì)檔案的占用空間，減少了管理人員的工作量，另一方面強大的計算機數(shù)據(jù)庫也增加了檔案信息的存儲量，方便檔案信息進行復(fù)制，共享。

2）提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)的船舶檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量比較龐大，而且管理比較分散，在環(huán)保、海事、質(zhì)檢等缺乏溝通和交流，導(dǎo)致檔案管理存在分散性和不完整性，為檔案調(diào)取和查詢帶來非常大的困擾[2]。數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)了對各個部門檔案的優(yōu)化整合，能夠在網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺上，實現(xiàn)檔案信息實時共享，不必再受部門限制，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺及時查閱想要查找的船舶檔案。同時提升了管理人員的工作效率，利用檢索功能實現(xiàn)高效查閱。船舶檔案數(shù)字化管理，打破了時空的限制，加強了海事各個部門之間的聯(lián)系和溝通，實現(xiàn)了對檔案管理的聯(lián)動合作，提升檔案利用效率。

3）確保檔案安全性。數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)對信息的永久性存儲，減少了外界因素對檔案的侵蝕和損壞問題，防止紙質(zhì)檔案受潮等的侵害。通過數(shù)字化管理，直接在網(wǎng)絡(luò)上進行查閱想要的檔案信息，不需要再接觸紙質(zhì)檔案，減少了人為因素對原始檔案的破壞，也降低了在檔案流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的丟失現(xiàn)象。數(shù)字化管理可以對檔案信息進行有效的備份，以免原件丟失造成的損失。利用微縮膠片對檔案實現(xiàn)永久保存[3]。

2 船舶檔案數(shù)字化管理的不足之處

1）管理制度不統(tǒng)一。由于船舶檔案管理涉及的部門比較多，各自之間缺乏相應(yīng)的溝通，導(dǎo)致使用的數(shù)字化管理規(guī)范不統(tǒng)一，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)存在差異性，為檔案數(shù)字化管理帶來了一定的困擾，不利于檔案信息之前的共享和交流。此外，由于在電子檔案存儲格式，共享方式等方面缺乏管理共識，導(dǎo)致電子檔案管理混亂等現(xiàn)象。

2）管理人員綜合素質(zhì)較低。在當(dāng)下，很多船舶檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)的教育和培訓(xùn)，檔案管理水平有限。此外，由于大多數(shù)的管理人員年齡都比較大，對信息技術(shù)的接受能力較差，信息素養(yǎng)不高，仍然沿用的是傳統(tǒng)的管理理念，嚴(yán)重阻礙了我國船舶檔案數(shù)字化管理水平的提升。整體管理隊伍素質(zhì)低下，導(dǎo)致不能對計算機硬件故障進行及時的維修，也不能及時對網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行維護和設(shè)計更新，對檔案數(shù)字化水平的提升帶來了極大的限制。

3）安全風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性和共享性。實現(xiàn)船舶檔案的數(shù)字化管理，把檔案信息放置在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，面臨的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險也逐漸增加。如果網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞等問題，非常容易引起病毒侵害，造成網(wǎng)絡(luò)癱瘓，檔案資料被盜等現(xiàn)象。對數(shù)字化檔案訪問權(quán)限設(shè)置不完善，容易增加檔案資料被盜的風(fēng)險。此外，計算機硬件和軟件也很容易出現(xiàn)故障問題，如果不能得到及時有效的解決，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)不能正常運行，對船舶檔案造成嚴(yán)重危害。

3 船舶檔案數(shù)字化管理優(yōu)化措施

1）統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。船舶檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)了檔案信息紙質(zhì)存儲向電子文件存儲的轉(zhuǎn)換。數(shù)字化管理背景下，方便對檔案進行分類管理，簡化管理程序，降低工作量，提升管理效率，方便了信息的共享和傳輸。制定統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范很有必要，能夠提升數(shù)字化管理的規(guī)范性。因此，相關(guān)人員要對數(shù)字化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)以及檔案歸檔規(guī)范進行統(tǒng)一的制定，確保檔案管理的統(tǒng)一性和整體性，在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對電子文件等格式的統(tǒng)一 性[4]。建設(shè)完善的電子文件處理流程以及管理責(zé)任機制，進一步強化數(shù)字化檔案規(guī)范性。

2）確保網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的安全性。安全的網(wǎng)絡(luò)運行安全環(huán)境是保障船舶檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)和前提。確保網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的完善性，包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)施等，為檔案數(shù)值化管理奠定基礎(chǔ)。為了避免網(wǎng)絡(luò)信息平臺受到病毒等侵入，要安裝相應(yīng)的防范軟件，對系統(tǒng)漏洞進行及時的反應(yīng)，防止檔案信息被盜等問題[5]。針對系統(tǒng)故障問題，要制定相應(yīng)的應(yīng)急處理預(yù)案，對檔案信息進行備份等，防止出現(xiàn)丟失或者的損壞現(xiàn)象。對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的方位權(quán)限進行分級管理，防止無關(guān)人士隨意調(diào)取檔案信息，并能夠及時查找到相關(guān)的事故責(zé)任人。對檔案信息進行加密處理，加強防范措施。此外，要對光盤進行妥善保存，制定相應(yīng)的存儲管理機制，對存在的溫度和濕度進行合理科學(xué)的控制。

3）運營性檔案資料共享。在以往的船舶檔案資料的管理過程中，各個部門之間的檔案管理存在獨立性，形成一個一個的孤島，彼此之間缺乏相應(yīng)的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)重限制了檔案資料真實作用的發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，為實現(xiàn)船舶檔案資料的共享奠定了基礎(chǔ)?？梢栽诨ヂ?lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，搭建檔案資料共享系統(tǒng)，實現(xiàn)不同部門之間檔案資料的聯(lián)通，構(gòu)建全省政務(wù)服務(wù)一網(wǎng)通辦體系，便于各方進行原始資料的查詢，最大程度上發(fā)揮檔案資料的價值。

4）提升管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)對船舶檔案數(shù)字化管理水平具有直接的影響。因此，要積極引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)專業(yè)人才，為檔案數(shù)字化管理提供強化的技術(shù)支持。要強化對管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提升責(zé)任意識和專業(yè)技能水平，能夠熟練應(yīng)用計算機設(shè)備和檔案信息管理軟件系統(tǒng)[6]。提升管理人員的信息素養(yǎng)，能夠?qū)浖陀布O(shè)備的故障問題進行及時的維修和保養(yǎng)。強化管理人員的安全意識和保密意識，簽訂保密協(xié)議，防止信息外泄。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)信息技術(shù)的逐漸發(fā)展，實現(xiàn)船舶檔案的數(shù)字化管理是大勢所趨。但是在實際的船舶檔案數(shù)字化管理中，還存在很多的問題。管理人員要針對檔案數(shù)字化過程中的問題，采取針對性的有效的整改措施，對執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，確保規(guī)范性，提高工作人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)技能水平，確保網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的安全性，為提升船舶檔案數(shù)字化水平保駕護航。