信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新研究

田 曼

（北京市城市建設(shè)檔案館，北京 100045）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)數(shù)字化信息時(shí)代，檔案管理工作也遇到前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在新時(shí)期檔案管理人員要善于把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，以達(dá)到并勝任信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求。

1 信息時(shí)代檔案管理工作的重要性

在信息時(shí)代的發(fā)展背景下，檔案管理工作需要面臨新的發(fā)展環(huán)境，只有適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求方能保障檔案工作的高效開(kāi)展。要想盡快適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，就必須及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，根據(jù)新的發(fā)展環(huán)境，創(chuàng)新檔案管理工作，使其逐步朝向現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。信息技術(shù)的引入可為檔案收集、整合與歸檔提供可靠的技術(shù)支持，既可保障檔案收集、整合與歸檔工作的高效開(kāi)展，也可提升檔案管理效率，是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，因此有必要對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新展開(kāi)研究。

2 信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新要求

2.1 從傳統(tǒng)紙質(zhì)到電子模式逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化

檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體，是最原始最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。信息時(shí)代通過(guò)電子設(shè)備構(gòu)建電子錄入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，用現(xiàn)代化查詢手段對(duì)檔案資源進(jìn)行查詢與使用，在電子化工具支持下形成數(shù)字化檔案載體，滿足信息高速和準(zhǔn)確應(yīng)用，并且在信息化的過(guò)程中要確保檔案信息的原始真實(shí)性。

2.2 按照信息時(shí)代新要求做好信息化檔案管理工作

做好電子檔案的收集、歸納、整理、分類(lèi)，豐富收集檔案的范圍，優(yōu)化和提升檔案資源采集手段，用創(chuàng)新思維整合檔案資源，建立廣覆蓋深層次立體化的檔案數(shù)據(jù)資源體系，珍視和提升各類(lèi)檔案文化資源，保證檔案的完整性，挖掘檔案增值信息，全面提升科技本領(lǐng)以應(yīng)對(duì)新時(shí)代檔案管理新模式，是尋求檔案管理的有效途徑。

2.3 檔案管理工作要用新的思維方式和管理模式以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展

在信息數(shù)字化時(shí)代，檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的思想觀念中解放出來(lái)，國(guó)家在政策制定、方法改進(jìn)、技術(shù)提升、設(shè)備配置、人員結(jié)構(gòu)等方面不斷進(jìn)步和完善，社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)每天產(chǎn)生檔案信息的數(shù)量和種類(lèi)與過(guò)去完全無(wú)法比擬。大數(shù)據(jù)的信息影響著人們的生活、工作和思維方式，也對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，對(duì)檔案管理者的管理能力和水平提出了全新考驗(yàn)，在各項(xiàng)管理工作中就要求改變我們的思維方式和管理模式來(lái)適應(yīng)信息數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展。

3 信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新舉措

3.1 創(chuàng)新管理人員意識(shí)

在未來(lái)信息時(shí)代發(fā)展下，檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展必然需要首先從具體管理人員著手，確保各個(gè)檔案管理人員在自身意識(shí)創(chuàng)新背景下，相關(guān)工作行為也能夠得到較好優(yōu)化。從管理人員意識(shí)創(chuàng)新層面來(lái)看，需要首先把握好檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，充分意識(shí)到檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的檔案文件整理，在新形勢(shì)下面臨著更高的要求。這也就需要重點(diǎn)加大檔案管理工作人員的資質(zhì)審查力度，避免隨意招募相關(guān)管理人員，能夠重點(diǎn)從認(rèn)知水平以及技能水平入手進(jìn)行考核，保障所有任職的檔案管理人員能夠具備相匹配的崗位勝任力。當(dāng)然，針對(duì)檔案管理人員的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，必然還需要重點(diǎn)考慮到信息時(shí)代發(fā)展背景下的新模式和新技術(shù)，尤其是對(duì)于信息化技術(shù)的靈活運(yùn)用，更是需要明確其和傳統(tǒng)檔案管理模式存在的差異，從思想理念層面予以轉(zhuǎn)變，能夠更好適應(yīng)于新型檔案資料管理模式，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，最終必然也就可以更好優(yōu)化自身檔案管理工作，優(yōu)化自身工作績(jī)效。

3.2 擴(kuò)大檔案管理范圍

在信息時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理工作面臨的要求越來(lái)越高，為了促使檔案管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策分析工作提供理想?yún)⒖冀梃b作用，往往需要首先確保檔案資料更為全面詳盡，如此也就需要在未來(lái)進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理范圍。從以往檔案管理工作的開(kāi)展中來(lái)看，往往局限性較為明顯，相關(guān)檔案管理人員緊緊圍繞著必要的信息資料予以搜集和管理，對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料和數(shù)據(jù)的關(guān)注度往往過(guò)高，卻忽視了其他方面的信息收集應(yīng)用，如此也就容易導(dǎo)致一些檔案資料無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有作用?；诖?，未來(lái)各個(gè)單位在檔案管理工作創(chuàng)新中必然需要進(jìn)一步明確檔案管理范圍，盡量促使相應(yīng)檔案管理資料的搜集較為全面，貫徹落實(shí)大數(shù)據(jù)管理理念，要求將所有有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息收集到位，然后予以分類(lèi)存儲(chǔ)，以確保其能夠在未來(lái)應(yīng)用中發(fā)揮理想?yún)⒖?價(jià)值。

3.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)

為了保障檔案工作職能的有效發(fā)揮，應(yīng)從提升其檔案資料利用率方面入手，增強(qiáng)其整體的服務(wù)水平。從現(xiàn)階段的檔案工作來(lái)看，是以被動(dòng)服務(wù)為主，即僅能根據(jù)相關(guān)人員的需求被動(dòng)地提供檔案資料服務(wù)，信息時(shí)代對(duì)檔案服務(wù)提出了全新的要求，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砝砟詈头?wù)理念，借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，在其中設(shè)計(jì)多個(gè)檔案服務(wù)模塊，細(xì)致分析檔案服務(wù)的基本要求后，對(duì)檔案服務(wù)功能進(jìn)行逐步完善，提升檔案管理的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

首先，堅(jiān)決深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，以正確的發(fā)展思路為導(dǎo)向，不斷提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，立足于工作中的具體問(wèn)題，對(duì)癥下藥有針對(duì)性的解決問(wèn)題；其次，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，務(wù)必要考慮到資源共享方面的便利性，與有關(guān)單位達(dá)成一致，真正完成檔案管理工作資源共享的目標(biāo)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前實(shí)做好檔案管理工作極為必要，該項(xiàng)工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來(lái)重點(diǎn)圍繞著各個(gè)方面予以創(chuàng)新優(yōu)化，創(chuàng)新管理人員意識(shí)，擴(kuò)大檔案管理范圍，進(jìn)一步提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，形成更為高效的信息化管理局面，解決當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題。