檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

夏勁東

（金鄉(xiāng)縣婦幼保健院，山東 濟(jì)寧 272200）

檔案信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案管理工作模式的革新，通過先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的高效存儲，并且檔案的存儲期限也得到了有效的延長。由此可見，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)具有不可忽視的重要性。另外，檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，檔案資料可以在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，為檔案的查詢提供了很大的便利。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1）存儲主體更加的小巧，容量增大。檔案信息化建設(shè)，檔案通過光盤、硬盤和云存儲便可以完成檔案資料的儲存，與以往相比信息化建設(shè)后的檔案資料更便于攜帶，并且存儲的容量明顯增加，一張小小的內(nèi)存卡就可以存儲很多的檔案信息。

2）檔案信息的存儲更加的可靠。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，存儲的檔案信息可以及時的進(jìn)行歸檔，并且還可以設(shè)置電子鎖，這樣就只有擁有權(quán)限的人才可以進(jìn)行查看和提取，可以很好的避免檔案信息被惡意篡改和刪除，存儲的檔案信息更加的安全可靠。

3）檔案信息的備份更多。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)以后，人們在使用存儲的檔案信息時，可以隨時的進(jìn)行復(fù)制或者以其他的方式進(jìn)行存儲，檔案信息不再具有唯一性，可以實(shí)現(xiàn)更多的備份，這樣就不會出現(xiàn)因?yàn)槲ㄒ坏臋n案信息丟失而帶來不良的后果。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1）檔案存儲安全性中存在的問題。造成檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程較為緩慢的原因通常包括兩個方面：一方面，對于計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)來說，其自身就存在著安全隱患，在利用信息技術(shù)手段存儲檔案信息時，很可能在連接網(wǎng)絡(luò)時，被病毒入侵，造成檔案信息資料被惡意篡改、刪除或者竊取。另一方面，到目前為止依然還尚未形成完善的相關(guān)法律規(guī)定，也可以說檔案信息化管理還尚未得到我國法律的認(rèn)可，信息化檔案管理的真實(shí)性未被認(rèn)可。

2）技術(shù)和經(jīng)費(fèi)都存在明顯不足。若想完善的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，就必須保證檔案管理信息化技術(shù)水平達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，用來存儲檔案信息資料的系統(tǒng)較為穩(wěn)定，不容易被病毒所入侵，也不容易崩潰。然而，從現(xiàn)階段檔案信息化管理的實(shí)際情況來看，通常都是將檔案信息資料通過電子文件的方式存儲起來，而電子文件的存儲不僅在存儲上有一定的限制，同時存儲的期限也有所限制。而檔案信息化建設(shè)對檔案存儲的期限要求較高，這種普通的電子文件式的檔案存儲方式根本無法滿足這一要求。并且在將紙質(zhì)性檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募r，海量的檔案信息資料根本就無法通過人工的方式進(jìn)行輸入，需要利用掃描儀來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化。然而當(dāng)前市場上很多價格便宜的掃描儀很難保證掃描的精確度，而能夠保證掃描精確度的掃描儀通常價格又十分的昂貴，并且在完成檔案轉(zhuǎn)化后，價格高昂的掃描儀就會被閑置。對于檔案管理部門來說，其經(jīng)費(fèi)非常的有限，并沒有專門的款項(xiàng)用來支付這筆高昂的費(fèi)用。正是因?yàn)榧夹g(shù)和經(jīng)費(fèi)上的不足，阻礙著檔案信息建設(shè)的進(jìn)程。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效策略

1）強(qiáng)化檔案管理意識，提高檔案管理工作人員信息化水平。目前，依然有部分檔案管理工作人員的檔案管理意識比較薄弱，這也是導(dǎo)致檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)問題的一個重要原因所在[1]。為此在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，必須在強(qiáng)化檔案管理意識的同時注重提高相關(guān)工作人員的信息化水平。首先，應(yīng)該針對檔案管理工作人員展開全面的培訓(xùn)，其中既包括有關(guān)檔案管理方面專業(yè)知識和技巧的培訓(xùn)，又要包括先進(jìn)技術(shù)手段的培訓(xùn)，以此促使檔案管理工作人員可以靈活的運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段開展檔案管理工作。其次，給檔案管理工作人員適當(dāng)?shù)奶峁┩獬鰧W(xué)習(xí)的機(jī)會。再次，鼓勵檔案管理工作人員不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，以此找到一個更加高效的模式。最后，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的人文關(guān)懷，強(qiáng)化工作人員的職業(yè)歸屬感，盡可能的滿足工作人員合理需求，這樣其才能夠更富有熱情的投入到自身工作中，才能夠更加高效的完成檔案管理工作。

2）制定規(guī)范的檔案信息化管理制度體系。一個科學(xué)的、合理的檔案管理制度體系是確保檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作順利開展的重要前提和基礎(chǔ)[2]。因此，必須制定明確的檔案信息化管理流程，將權(quán)利和責(zé)任落實(shí)到各個工作崗位，各個工作人員，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的效率和效果。通過先進(jìn)的信息技術(shù)手段整合檔案信息，不僅可以減少人力、物理和財力的支出，同時還可以避免不必要人為錯誤的出現(xiàn)。除此之外，在建設(shè)檔案信息化的過程中，還應(yīng)該積極的引進(jìn)一些已經(jīng)比較成熟的檔案管理軟件或者根據(jù)自身的實(shí)際情況自主研發(fā)檔案管理模塊，這也是制定規(guī)范檔案信息化管理制度體系的重要基礎(chǔ)。

3）轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的觀念，共享檔案資源。若想切實(shí)的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，就必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員以往較為落后的觀念，促使其清楚的認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的諸多不足，并認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要優(yōu)勢，強(qiáng)化工作人員檔案信息化管理的意識和主動服務(wù)意識[3]。促使其及時的、高效的整理檔案資料，最大限度的保障檔案信息的時效性和真實(shí)性。除此之外，還應(yīng)該注重強(qiáng)化檔案管理工作人員的共享意識，以此擴(kuò)大檔案資源的利用率。

4）注重加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的完善。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，不法分子盜取檔案資料的手段也越來越高明，為了避免重要性檔案資料被盜取[4]。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門應(yīng)該注重加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的完善，最大限度的保障檔案信息資料的安全。首先，可以通過監(jiān)控設(shè)備的安裝，對檔案室的情況進(jìn)行全面的監(jiān)控。其次，對于一些重要性的檔案信息資料可以進(jìn)行加密處理。再次，在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)通過殺毒軟件、防火墻、數(shù)字證書等來保護(hù)系統(tǒng)不被病毒入侵，做好安全防護(hù)工作。最后，加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)性技術(shù)人才的培養(yǎng)，隨時檢查檔案信息資料的安全狀況，一旦發(fā)現(xiàn)存在安全隱患，及時進(jìn)行處理，避免造成不必要的損失。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)具有不可忽視的重要性，不僅可以減少在檔案管理中的人力、物力和財力支出，同時還可以提高檔案存儲的期限和檔案信息資料的利用率，有助于檔案信息資料價值的充分發(fā)揮。但是從現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，其中依然存在著一些問題影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。為此，檔案管理部門必須樹立起檔案信息化建設(shè)意識，提高檔案管理工作人員信息化水平，并制定規(guī)范的檔案信息化管理制度體系，同時注重加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的完善，以此不斷的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在提高檔案管理水平的同時，最大限度的發(fā)揮檔案信息資料的利用價值。