試論新時期如何做好文化檔案管理工作

楊 薇

（承德市普寧寺管理中心，河北 承德 067000）

做好文化檔案的利用和管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的基本價值，完善對檔案的開發(fā)和使用是檔案管理工作的重點內(nèi)容，檔案是社會上不可缺少的重要信息資源，要想提高檔案的利用率，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須提升檔案的基礎(chǔ)管理水平。

1 文化檔案管理工作的主要內(nèi)容

文化檔案管理工作的基本內(nèi)容是，在對檔案進行妥善細致管理的同時，實現(xiàn)對檔案較為方便的調(diào)取和利用，有效合理的運用檔案資料內(nèi)容是新時期檔案管理工作建設(shè)中的基礎(chǔ)工作，為經(jīng)濟活動和未來發(fā)展提供有利的方向借鑒。作為新時期的檔案管理人員，除了要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等基本工作以外，還應加強對檔案編目、檢索、編研工作重視，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)編制出適用性較強的檢索工具和檢索系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫對檔案資料進行匯編，滿足檔案及時、系統(tǒng)、完整利用的需求。此外，還要加強對檔案信息的保管，在確保能及時準確滿足利用者使用需求的同時，對較為重要的檔案信息要留有備份件，用來代替檔案原件提供利用。

2 文化檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 文化檔案管理意識不足

多數(shù)人對文化檔案管理工作的印象，主要是負責對檔案進行記錄和保管工作，認為檔案工作不能帶來經(jīng)濟收益，因此得不到應有的重視。作為檔案管理部門的領(lǐng)導和工作人員，也沒有深刻理解本職工作的重要性，認為只要在工作中確保檔案資料不丟失、重要檔案不泄露、上級檢查能過關(guān)、相關(guān)硬件和軟件設(shè)施能滿足要求即可，這種在管理意識上的不足直接阻礙了檔案工作的開展。

2.2 文化檔案管理方法滯后

在新時期社會背景下，多數(shù)文化檔案管理部門都沒有針對當前形勢對人員開展相應的職業(yè)技能培訓，大部分檔案管理人員對本職工作的意義、作用、重要性，以及具體管理要求、整理方式、儲存方法等相關(guān)專業(yè)知識和技能都不夠明確。由于文化檔案工作性質(zhì)的特殊性，日常工作內(nèi)容比較單一乏味，通常是對每天工作內(nèi)容的不斷重復，長此以往會使工作人員喪失對檔案管理的工作熱情，這種傳統(tǒng)滯后的工作方式會直接影響到文化檔案管理的工作效果。

2.3 檔案收集整理方面的欠缺

文化檔案管理中作中，由于其工作性質(zhì)比較特殊，管理制度很難得到有效的落實，檔案資料審查不通過、目錄與實際內(nèi)容不符等情況時有發(fā)生。一些文化檔案管理人員在工作中沒有嚴格遵守借閱制度，檔案資料的內(nèi)部借閱存在松懈現(xiàn)象，導致內(nèi)部人員借閱檔案后不急于歸還，或歸還時的檔案存在不完整性，并且沒有明確的制度來約束這一現(xiàn)象，造成檔案收集整理工作方面的欠缺。

2.4 文化檔案管理工作現(xiàn)代化意識不強

隨著新時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域廣泛普及，實現(xiàn)辦公室和辦公手段的智能化、現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢，目前，雖然文化檔案的管理工作也融入了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基本實現(xiàn)了各部門之間的串聯(lián)，但由于現(xiàn)代化科技手段缺失，各部門之間的協(xié)調(diào)溝通以及檔案資料的共享機制還不夠完善，甚至一些部門的資料數(shù)據(jù)庫沒有和主系統(tǒng)有效連接，導致文化檔案綜合管理工作很難順利開展。

3 新時期做好文化檔案管理工作的措施

3.1 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

要想在新時期做好文化檔案管理工作，首先要明確該工作的重要性，提升相關(guān)工作人員的檔案管理意識。時代的發(fā)展提升了社會各界對檔案信息的利用頻率和質(zhì)量要求，因此檔案管理工作的重點應該放在為檔案利用提供良好服務(wù)方面，在日常工作中進行檔案錄入和收集時要注意內(nèi)容的準確性和完整性，實現(xiàn)快捷方便的調(diào)閱不僅能提升工作效率，還能減少工作中出現(xiàn)的問題和麻煩。加強檔案管理工作并建立完善的管理制度，能夠讓工作人員重視檔案收集管理工作的重要性。在文化檔案管理初始階段，可能會遇到很多的問題和阻力，這就需要在開展系統(tǒng)的工作前優(yōu)先建立健全相應的工作機制，上級領(lǐng)導要以身作則，提高對檔案管理工作的重視程度，認清檔案收集工作的重要性，這樣才能確保制度體系的落實并進行良性循環(huán)，從而帶動各部門相互協(xié)同，合力將文化檔案管理工作做好。

3.2 強化文化檔案管理工作的教育力度

文化檔案管理部門中，領(lǐng)導和工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，會直接影響到檔案管理工作的水準，想要順應新時代的發(fā)展，就必須結(jié)合當前工作實際，對崗位人員進行系統(tǒng)專業(yè)的教育和培訓，不斷充實和優(yōu)化他們的學習理念，使檔案管理相關(guān)人員不僅具有良好的專業(yè)素質(zhì)和基礎(chǔ)知識，還能在工作中不斷積累經(jīng)驗，實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升，為文化檔案整體隊伍建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。另外還要加強崗位人員的職能認識和責任意識，由于檔案工作的特殊性，相關(guān)工作人員必須充分認識到自己的崗位重要性。有關(guān)部門要定期組織檔案管理人員學習《保密法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，提升檔案工作者的法律意識和責任意識，并且能夠?qū)⒁?guī)定內(nèi)容貫徹落實到實際工作 中去。

3.3 創(chuàng)新文化檔案管理工作機制

新時期想要完善文化檔案管理工作機制的建設(shè)，就必須將傳統(tǒng)檔案工作模式進行創(chuàng)新，結(jié)合當前實際情況對工作方式進行適當調(diào)整，改善傳統(tǒng)工作中單一乏味的工作方式，避免人員出現(xiàn)工作懈怠狀態(tài)，確保工作中不會出現(xiàn)盲目性和隨意性的現(xiàn)象。檔案管理中心或單位要根據(jù)自身實際情況來對各部門工作內(nèi)容和責任制度進行明確劃分，建立完善的工作機制和崗位紀律規(guī)范。此外，對以往的工作思路也要進行適當創(chuàng)新，在文化檔案日常管理工作中樹立好典型，對工作中有突出貢獻的人員進行宣傳和表揚，以此作為一種激勵手段，讓更多人以其為榜樣努力工作，從而提升檔案管理工作的整體水平。

3.4 實現(xiàn)文化檔案管理信息化建設(shè)

新時期要實現(xiàn)文化檔案管理信息化建設(shè)，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式改善為數(shù)字化檔案資料保管形式，如此能夠更好的實現(xiàn)檔案中的各種內(nèi)容和信息的共享、傳遞、儲存和處理。信息化建設(shè)是未來文化檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，因此相關(guān)人員需要在這個領(lǐng)域當中不斷的深入和探索，尋找更能適合檔案管理工作的新方法，推動電子信息化的發(fā)展，與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分結(jié)合，加快檔案管理工作信息化建設(shè)步伐。另外還要結(jié)合當前時代的發(fā)展情況，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備對管理模式進行創(chuàng)新，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫，并加強對電子檔案的維護與管理，從根本上提升工作效率，延長檔案資料使用壽命，從而更加順應未來文化檔案管理的發(fā)展與時代需求。

4 結(jié)語

要想做好新時期文化檔案的管理工作，相關(guān)工作人員必須增強對本職工作的重視程度，充分明確檔案管理工作的重要性，不斷提升自身專業(yè)能力和管理經(jīng)驗，提升檔案工作者的法律觀念和責任意識，利用現(xiàn)代化科技手段和計算機網(wǎng)絡(luò)先進技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新，更好的為檔案利用提供及時、完整、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以期實現(xiàn)檔案管理工作整體水平的提升。