論高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

陳傳艷

（湖北三峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 宜昌 443003）

高職院校檔案涵蓋了方方面面的內(nèi)容，包括組織沿改、學(xué)校發(fā)展、學(xué)生學(xué)習(xí)生活以及教師工作生活記錄等等，因此做好高職院校檔案管理工作，能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)管理提供重要依據(jù)，有利于促進(jìn)高職院校長久的發(fā)展。所以采取有效的措施，加強(qiáng)高職檔案管理的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化高職檔案管理工作，提高高職院校檔案管理效率，以保證高職院校檔案管理效果。

1 高職檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的必要性分析

隨著我國高校教學(xué)改革的蓬勃發(fā)展，促進(jìn)高職院校教學(xué)成果以及科研成果的產(chǎn)生，通過檔案管理工作，將其完整的記錄、保存下來，為高職院校發(fā)展留下寶貴的財富。與此同時高職院校具有一定的發(fā)展歷史，而這些歷史中涵蓋了許多有價值的圖文以及影像資料，都是檔案管理的重要組成部分，保留這些有價值的相關(guān)資料，對高職院校教學(xué)的開展具有重要作用。

近年來，我國高職院校越來越重視檔案管理工作，注重提升檔案管理的時效性，因此引入了信息化技術(shù)，增強(qiáng)了高職院校檔案管理的信息化水平。但是高職檔案管理過程中，還存在許多的問題，具體主要表現(xiàn)在高職院校對檔案管理工作的重視程度、高職院校缺少高素質(zhì)的檔案管理人才與設(shè)備等造成高職院校檔案管理存在許多不盡如人意的地方。對此還需要對高職檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新以及優(yōu)化，從而促進(jìn)高職院校檔案管理工作的不斷發(fā)展、壯大。

2 高職院校檔案管理的優(yōu)化

2.1 創(chuàng)建完善的檔案使用登記制度

在高職院校檔案管理過程中，應(yīng)創(chuàng)建完善的檔案使用登記制度，要求查閱檔案資料的人員嚴(yán)格按照檔案使用登記制度執(zhí)行，并且還應(yīng)限定檔案使用資料權(quán)限，禁止檔案中保密資料中信息的泄露，提高檔案資料使用效率的同時，防止檔案資料的丟失和損毀，保證高職院校檔案資料的使用效果。

2.2 注重檔案信息的分類匯總

高職院校檔案中的資料信息涉及的內(nèi)容較為廣泛，為了完善高職院校的檔案信息，還需要對檔案信息進(jìn)行分類匯總，可以分為學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)成果等等，完成分類歸檔以后，便于工作人員的查詢和使用，對提高檔案的使用效率也具有重要作用。還可以為以后的檔案信息的對比和樹立奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 改善檔案資料使用的方式

高職院校檔案管理過程中，應(yīng)引入信息化技術(shù)，提高檔案管理工作的信息化程度，便于相關(guān)工作者更好的查詢和使用檔案資料。檔案資料的使用方式主要有兩種，一種是有償使用，另一種為公共資源。對于公共資源主要是一些基礎(chǔ)資源，可以采用非加密儲存方式，使用者可以隨時進(jìn)行查詢獲取，而有償使用的資源則是特殊的檔案以及個人隱私，需要使用者申請權(quán)限，經(jīng)過審核以后，才能獲取，這樣可以有效保證檔案信息的保密性。

3 高職檔案管理的創(chuàng)新

3.1 強(qiáng)化高職檔案管理人員的創(chuàng)新意識

想要提高高職檔案管理水平，還應(yīng)強(qiáng)化高職檔案管理人員的創(chuàng)新意識，對此要求高職院校加強(qiáng)高職檔案管理人才的引進(jìn)，招聘更多高素質(zhì)、專業(yè)的管理人員，同時還應(yīng)注重對高職檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，豐富高職檔案管理人員相關(guān)的知識，提高高職檔案管理人員的綜合水平，建設(shè)高水平的高職檔案管理隊(duì)伍，以更好的完成高職檔案管理工作，在此基礎(chǔ)之上，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念以及技術(shù)手段，創(chuàng)新高職檔案管理模式，使其能夠滿足高職院校的發(fā)展需求。

3.2 創(chuàng)新高職檔案管理服務(wù)

新時期高職院校檔案管理工作的開展，還應(yīng)做到以人為本，不斷提高檔案管理工作服務(wù)的主動性，充分發(fā)揮檔案的價值。因此這就要求檔案管理人員創(chuàng)新服務(wù)理念，根據(jù)學(xué)校以及市場的需求，對大量的檔案信息進(jìn)行重組和創(chuàng)新，為用戶提供更高層次、超前的知識配送服務(wù)，滿足人們對檔案信息的需求。與此同時還要求檔案管理人員具有一定的前瞻性，能夠?qū)κ袌鲂枨筮M(jìn)行科學(xué)的預(yù)測，加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)和利用，創(chuàng)造更多具有針對性以及超前檔案信息內(nèi)容，以提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新高職檔案管理技術(shù)

在信息化時代下，傳統(tǒng)、老舊的檔案管理技術(shù)已經(jīng)無法滿足要求，嚴(yán)重影響高職檔案工作開展的效率。對此加大創(chuàng)新高職檔案管理技術(shù)，引進(jìn)更多先進(jìn)的信息化設(shè)備，通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化。除此以外，利用信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，可以在網(wǎng)絡(luò)上廣泛宣傳有價值的信息，使得檔案管理工作能夠廣泛服務(wù)于社會，有效提高高職檔案管理效率。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理在高職院校發(fā)展過程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，因此應(yīng)高度重視高職院校檔案管理工作，不斷提高高職檔案管理水平。不斷優(yōu)化高職檔案管理工作，加強(qiáng)高職檔案管理的創(chuàng)新，提高對檔案信息資料的使用效率，充分發(fā)揮檔案的價值，促進(jìn)高職院校檔案管理效果，從而促進(jìn)高職院校長久、可持續(xù)發(fā)展。