辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李 陽

（唐山市中心血站，河北 唐山 063000）

辦公室管理是一個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的管理核心和溝通樞紐，承擔(dān)關(guān)系著上級宣傳乃至下達(dá)的重要管理任務(wù)，對于一個(gè)行政事業(yè)單位而言，辦公室管理工作更是直接決定一個(gè)單位內(nèi)部整體管理工作效率的重要關(guān)鍵。在傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中，文書檔案管理工作大多單純依靠人工完成，不只工作效率低下，檔案管理的中間環(huán)節(jié)也會(huì)由于辦事人員的能力和態(tài)度問題而出現(xiàn)偏差。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及信息科技的不斷進(jìn)步，行政事業(yè)單位人事檔案管理工作手段雖然在不斷創(chuàng)新，但是其管理工作中的內(nèi)容也愈加復(fù)雜，因此其在工作過程中的存在問題仍舊不少。

1 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的意義

在我們辦公室日常事務(wù)管理工作中，為方便處理各種各樣的社會(huì)事務(wù)就不可避免的與其他社會(huì)組織、個(gè)人之間產(chǎn)生組織聯(lián)系與信息交流，而這些組織聯(lián)系與信息交流的主要實(shí)現(xiàn)方式就是通過利用統(tǒng)一文案、信函等來實(shí)現(xiàn)，這些統(tǒng)一檔案被稱作辦公文書統(tǒng)一檔案。目前我國各級事業(yè)管理單位基礎(chǔ)的管理工作，其管理工作的質(zhì)量好壞直接涉及個(gè)人組織與事業(yè)組織之間、個(gè)人與事業(yè)組織之間、個(gè)人與組織個(gè)人之間關(guān)系能否及時(shí)產(chǎn)生準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息交流傳遞，從而切實(shí)做好檔案事務(wù)管理工作，因此針對辦公室管理文書稿在檔案中的收集，及管理歸檔對在管理工作中的存在問題，具有非常重大意義，也是為保證我國各級事業(yè)管理單位人員順利開展各種事務(wù)工作的重要保障。文書管理檔案主要就是用于收集記錄一個(gè)事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展建設(shè)過程中及時(shí)提出的重要的戰(zhàn)略指示、決策、通知、會(huì)議記錄、計(jì)劃工作總結(jié)等，例如一個(gè)事業(yè)單位如果有需要及時(shí)做出重大戰(zhàn)略決策或需要查詢其他相關(guān)重要數(shù)據(jù)來源信息時(shí)它都會(huì)及時(shí)參考整理相關(guān)的文書檔案資料，其中以請示會(huì)議記錄重要內(nèi)容、請示會(huì)議批復(fù)與行政審批審查結(jié)果等文書檔案最為重要，因此行政辦公室機(jī)關(guān)文書管理檔案資料收集及整理歸檔檔案管理工作在一定某種程度上直接決定著一個(gè)事業(yè)單位的未來發(fā)展戰(zhàn)略方向，對促進(jìn)事業(yè)單位的社會(huì)可持續(xù)發(fā)展建設(shè)具有重要的歷史參考價(jià)值。

2 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作存在的管理問題

1）文書事務(wù)檔案管理工作重視程度低。在我們過去的文書檔案管理相關(guān)工作開展過程中，相關(guān)的管理檔案資料收集與調(diào)整歸檔管理工作人員就對其管理工作者的重視普及程度不夠高，從而直接使得局辦公室機(jī)關(guān)文書管理檔案資料收集及整理歸檔檔案管理工作的開展效果并不理想。由于檔案工作人員對企業(yè)文書管理檔案信息統(tǒng)一性的管理主體意識(shí)存在較差，只對一些重要的”紅頭文件”檔案進(jìn)行細(xì)致化的管理，而對其他普通的檔案編號(hào)說明文件等則缺乏必要的整體關(guān)注度，從而大大程度影響了文書檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員整體的管理效率與服務(wù)質(zhì)量，導(dǎo)致各企事業(yè)單位在進(jìn)行做重大檔案決策或者查詢檔案資料時(shí)，從而容易出現(xiàn)各種各樣的管理問題。往往只能發(fā)現(xiàn)沒有相關(guān)鍵字檔案”找不到了”，或者該檔案中有關(guān)鍵字的內(nèi)容資料出現(xiàn)嚴(yán)重破損，無法恢復(fù)過去有效記錄信息，這時(shí)候再拿回去依法追究檔案工作人員主體責(zé)任已為時(shí)已晚。正是因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員對企業(yè)文書相關(guān)檔案管理工作重視度和程度不夠高，使得對企業(yè)文書相關(guān)檔案的收集查詢管理難度有所提升，無法有效的為整個(gè)事業(yè)單位管理提供良好的管理決策依據(jù)支持，最終直接影響了整個(gè)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2）工作人員對文書管理檔案缺乏科學(xué)管理。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，傳統(tǒng)的文書檔案管理機(jī)構(gòu)模式已不再能夠適應(yīng)當(dāng)今文書檔案管理的實(shí)際需求，但公司工作人員并沒有真正意識(shí)到這一點(diǎn)，缺乏對公司文書管理檔案進(jìn)行科學(xué)管理上的力度，對其文書檔案管理機(jī)構(gòu)工作并沒有能夠做到及時(shí)的組織調(diào)整與進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致文書檔案管理機(jī)構(gòu)文件中的資料大量丟失或嚴(yán)重缺損。

3 辦公室文書檔案收集及歸檔管理工作問題的解決方法及措施

針對目前辦公室文書檔案管理由于收集與及時(shí)歸檔管理出現(xiàn)的一些問題，可以看出他們?nèi)狈哂凶銐虻臉I(yè)余時(shí)間精力來對企業(yè)檔案資料進(jìn)行整理收集與保存管理，在工作經(jīng)驗(yàn)上也可能并不是很專業(yè)。綜合各種客觀原因，最終資料市場對檔案的資料收集與整理歸檔的并不夠全面。其具體工作解決方案措施內(nèi)容如下。

1）對檔案工作人員在政治思想與工作能力上進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。強(qiáng)化檔案有關(guān)的企事業(yè)單位一定要高度重視組織起來對檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)檔案管理工作，首先在思想上一定要重視加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理具有重要性的，提升檔案工作人員的對使用檔案資料的高度重視性和程度與敏感性的程度，加強(qiáng)檔案工作人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，在思想上通過重視強(qiáng)化起來，才能真正保證在實(shí)際行動(dòng)上不會(huì)有所謂的改變。對于一些管理實(shí)踐能力差的管理工作人員則需要定期進(jìn)行一次有較具針對性的管理知識(shí)基礎(chǔ)講解與管理技能提升培訓(xùn)，使其工作能夠更有行動(dòng)性地跟得上政治思想，從而有效提升公司整體管理工作人員的政治思想素質(zhì)。

2）進(jìn)一步建立完善文書管理檔案信息收集。各級相關(guān)檔案管理工作規(guī)定在思想上面要進(jìn)行一步強(qiáng)化同時(shí)，還要注意輔以各級相關(guān)檔案管理工作規(guī)定上的嚴(yán)格約束，在關(guān)于文書整理檔案資料收集的各級相關(guān)檔案管理工作規(guī)定上，還要進(jìn)一步詳細(xì)明確其管理細(xì)節(jié)上的問題，例如明確文書整理檔案資料收集工作時(shí)間、保管工作期限、整理檔案歸檔工作時(shí)間、審核歸檔時(shí)間等，使各級相關(guān)文書檔案管理部門工作人員在明確的工作指示與管理規(guī)定下進(jìn)行工作。

3）對企業(yè)文書相關(guān)檔案管理工作模式進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。目前傳統(tǒng)的文書相關(guān)檔案文件收集與信息歸檔工作管理模式，仍然存在一定的問題，因此文書相關(guān)的企業(yè)單位還需要對其檔案管理模式，進(jìn)行不斷整改與優(yōu)化創(chuàng)新，第一步，文檔檔案管理工作技術(shù)人員，需要進(jìn)一步創(chuàng)新加強(qiáng)與文書檔案管理相關(guān)的各職能部門的信息溝通與協(xié)調(diào)聯(lián)系，對于需要進(jìn)行收集的文書檔案從其信息歷史性與長期連續(xù)性上，要有一個(gè)詳細(xì)的信息了解，從而能夠在真正深入進(jìn)行信息收集工作過程中，有一個(gè)充足的信息準(zhǔn)備，確保文書檔案的信息完整性與歷史連續(xù)性，其次就是要不斷強(qiáng)化對文書檔案工作人員的信息專業(yè)性強(qiáng)化管理，拒絕可能出現(xiàn)”兼執(zhí)性質(zhì)工作人員”，確保檔案工作人員收集時(shí)間的充裕性與信息合理性，利用現(xiàn)代化技術(shù)確保工作順利進(jìn)行[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)行機(jī)關(guān)辦公室業(yè)務(wù)文書相關(guān)檔案資料收集及整理歸檔業(yè)務(wù)管理工作仍然是一個(gè)復(fù)雜且需要充滿理論技術(shù)性的實(shí)踐過程，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠順利開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理工作活動(dòng)打下了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，從而對促使機(jī)關(guān)辦公室業(yè)務(wù)文書相關(guān)檔案資料收集及整理歸檔業(yè)務(wù)管理工作能夠充分發(fā)揮其重要服務(wù)性指導(dǎo)作用，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位平穩(wěn)快速的健康發(fā)展。