基于財務(wù)視角分析高校工資管理體系的完善

■辛 華 任廣輝

（山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

引 言

工資管理是當前高校財務(wù)管理部門的日?；顒又唬擁椆ぷ骺此坪唵?，但是工作量較大，涉及的工作流程較多，直接影響著全體教師的利益。因此，必須構(gòu)建科學(xué)合理的高校工資管理體系，充分發(fā)揮其作用，推動教育事業(yè)朝著高效化以及現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

1 當前高校工資管理的基本特點分析

1.1 工資發(fā)放準備的時間較短

由于高校工資發(fā)放需要嚴格按照學(xué)校的管理規(guī)定，防止矛盾的發(fā)生，但員工的工資每個月均會發(fā)生變動，因此還需要履行審批程序。例如，教師工資的啟薪、停薪以及工資變動等情況，均必須經(jīng)過多個部門進行審批。因此，為財務(wù)人員提供的準備時間較短，一般不超過10個工作日，一旦遇上周末或者是節(jié)假日，時間更短。根據(jù)調(diào)查研究，我省某高校工資的準備時間不超過5個工作日[1]。

1.2 工資發(fā)放涉及的環(huán)節(jié)較多

當前高校工資發(fā)放與管理中涉及的部門較多，不僅有財務(wù)部門、人事以及行政部門，還有后勤以及學(xué)院等多個部門，其中人事勞資部門需要提供與基本工資以及學(xué)校津貼等相關(guān)的數(shù)據(jù)，而資產(chǎn)部門則需要提供與交通費以及住房補貼有關(guān)的數(shù)據(jù)，后勤部門則需要提供與水電費有關(guān)的數(shù)據(jù)[2]?？傊?，工資發(fā)放涉及的環(huán)節(jié)以及部門較多，需要及時與不同部門進行溝通，才能保證工作效率。

1.3 工資發(fā)放涉及的數(shù)據(jù)量較大

以高校某教職員工的工資金額為例，除了薪級工資以及崗位工資外，學(xué)校還自行設(shè)計了不同類型的津貼補助，比如保險以及其他代扣代繳的項目等，該教師的工資數(shù)據(jù)項目約有20個。由此可以看出，如果該學(xué)校有5000名教職工，則需要計算的數(shù)據(jù)量就超出10萬個，僅僅憑借著傳統(tǒng)的手工方式進行運算，不僅效率低，而且錯誤率也較高。因此，必須要將現(xiàn)代化的信息技術(shù)與高校工資管理體系有機結(jié)合起來，更加高效地完成高校工資處理工作。

2 當前高校工資管理中存在的問題分析

2.1 信息數(shù)據(jù)未能實時共享

根據(jù)調(diào)查研究顯示，當前高校在工資管理的過程中，經(jīng)常存在不同部門重復(fù)錄入信息，無法保證信息的質(zhì)量。例如，經(jīng)常存在重復(fù)錄入教職工姓名以及基本信息的問題，造成這種現(xiàn)象的主要原因，就是沒有引進現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致各個部門之間信息無法共享，形成了信息孤島局面。例如，學(xué)校人事部門生成了一套數(shù)據(jù)庫，行政部門又另外生成了一套數(shù)據(jù)。

2.2 未能建立良好的內(nèi)控體系

現(xiàn)階段高校財務(wù)工資管理中，往往僅由一個工作人員負責，經(jīng)常會發(fā)生非人為的數(shù)據(jù)改動的分享，而配備多名工作人員，又容易發(fā)生的數(shù)據(jù)重復(fù)和遺漏的問題，而且一旦出現(xiàn)問題，也無法厘清責任，致使內(nèi)控風(fēng)險增加。雖然制定了復(fù)核制度，也無法充分保障工作質(zhì)量，甚至?xí)畈糠重攧?wù)工作人員責任意識較為淡薄，過于依賴復(fù)核環(huán)節(jié)，增加了復(fù)核員的工作量。

2.3 工資體系管理不精確

根據(jù)相關(guān)的管理規(guī)定，按時發(fā)放工資是財務(wù)管理部門最重要的工作內(nèi)容，并非全部的工作內(nèi)容，當前在該層面上，部分管理人員認識不夠充分，過于重視與工資發(fā)放有關(guān)的內(nèi)容，但是卻缺乏與優(yōu)化工資管理體系的意識，長此以往令工資薪金的分析以及工資管理不夠科學(xué)合理。除此之外，當前大部分高校也沒有根據(jù)會計管理制度設(shè)置相應(yīng)的薪酬科目，這是由于行政事業(yè)單位在進行會計處理時，一般不會將應(yīng)付職工薪酬提取出來，而是直接從經(jīng)費中列示會計分錄。因此，在會計處理時還會有兩個分錄，工作效率不高。

3 從財務(wù)視角出發(fā)分析優(yōu)化高校工資管理體系的具體方式

3.1 引進現(xiàn)代信息技術(shù)，提升高校工資管理體系的效率

為了提升信息數(shù)據(jù)的處理效率，可以建設(shè)數(shù)字校園為基礎(chǔ)，優(yōu)化高校的工資管理體系，促進各個部門之間可以實時傳送信息數(shù)據(jù)，逐漸完善學(xué)校的工資管理體系。具體的設(shè)計方式如下，首先，打破學(xué)校之間的信息孤島，促進信息數(shù)據(jù)的交換以及共享。由于財務(wù)工作的特殊性，因此，在引進信息技術(shù)的過程中，必須要設(shè)計網(wǎng)閘以及防火墻等設(shè)備，同時為了避免信息泄露，還需要利用專門的信息數(shù)據(jù)接口以及服務(wù)器，促進資源的實時共享，務(wù)必保證財務(wù)部門內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性[3]。

其次，在引進數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)后，還要令其與工資管理系統(tǒng)、學(xué)校的賬務(wù)核算系統(tǒng)以及其他相關(guān)的系統(tǒng)之間構(gòu)建良好的通道，最大限度縮減中間環(huán)節(jié)，促進工資錄入、申報、審核以及結(jié)算等工作實現(xiàn)一體化的模式。

最后，根據(jù)學(xué)校的設(shè)計情況，設(shè)置不同的數(shù)據(jù)傳輸模塊，確保信息數(shù)據(jù)的精確性，有效獲取不同的基礎(chǔ)信息以及實時性的信息。例如，對于錄入員工的基本信息數(shù)據(jù)以及工資補貼等，必須要遵循唯一性的原則，可以從人事部門獲取該數(shù)據(jù)，然后利用數(shù)據(jù)中心內(nèi)部的數(shù)據(jù)同步存儲功能，保證信息數(shù)據(jù)的完整性以及準確性，避免傳統(tǒng)工資核算方式中存在的問題。

另外，工作人員也可以將其同步到數(shù)據(jù)中心，為其他需要利用該資料的工作人員提供較大的便利。除此之外，還可以在該系統(tǒng)中設(shè)置工薪收入模塊，將與工薪收入的數(shù)據(jù)利用“財務(wù)綜合平臺”進行填報，在整個申報的過程中，均利用計算機進行計算，不僅確保了整個信息數(shù)據(jù)的有效性，而且還提升了申報的效率。例如，根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究顯示，與傳統(tǒng)的賬務(wù)處理系統(tǒng)相比，在引進了信息數(shù)據(jù)后，顯著提升了工資額度的精確性，而且在填報的過程中，還能夠生成帶有不同部門二維碼的紙質(zhì)資料，自動生成財務(wù)憑證，對于確保信息數(shù)據(jù)的精確性與安全性有非常重要的作用。

3.2 優(yōu)化與工資管理體系有關(guān)的內(nèi)部控制，明確相關(guān)的責任

完善高校工資管理體系，離不開制度的保障，因此，高校必須進一步完善內(nèi)控制度，可以按照自身的特點以及工作流程，科學(xué)合理地設(shè)計審批程序以及范圍設(shè)計，明確工作人員的范圍職責，激發(fā)其工作積極性，促進高校管理工作朝著高效化的方向發(fā)展。

首先，必須要對與工資有關(guān)的數(shù)據(jù)予以驗證，確保工資數(shù)據(jù)的精確性，具體的設(shè)計方式如下：第一，明確規(guī)定好時間節(jié)點，在該期限內(nèi)人事處必須要將內(nèi)部數(shù)據(jù)處理完畢，并將其傳遞給財經(jīng)處，而且人事處還要向財務(wù)部門提供審核完畢的工資表以及與工資變動有關(guān)的資料，其中應(yīng)該包含工資項目的總金額以及工資明細等數(shù)據(jù)，其他部門也必須要按照相關(guān)的管理規(guī)定，及時向數(shù)據(jù)中心傳送數(shù)據(jù)，為財經(jīng)處的工作提供便利。第二，財經(jīng)處在獲取到數(shù)據(jù)后，還需要運用工資管理軟件中的數(shù)據(jù)分析功能，將本月的工資與上月的進行對比分析，并形成工資變動表，將其與人事部門提供的紙質(zhì)資料進行比較，復(fù)核工資變化數(shù)據(jù)是否準確。第三，在比對工作完成后，還應(yīng)該打印出本月的工資發(fā)放總數(shù)，并將其與人事處提供的工資進行對比，可以利用一下以下公式檢查，即上月發(fā)放的工資總額+本月增加的工資金額-本月減少的工資金額=本月發(fā)放的工資金額。

其次，優(yōu)化外部監(jiān)管體系，在工資發(fā)放完畢后，就能夠?qū)?shù)據(jù)信息輸送到數(shù)據(jù)中心，有助于其他部門使用。例如，人事部門就是通過對比數(shù)據(jù)，監(jiān)督數(shù)據(jù)是否經(jīng)過篡改。因此，工資發(fā)放完成后，財務(wù)人員就應(yīng)該將信息數(shù)據(jù)實時上傳到系統(tǒng)平臺上，有助于高校教職工了解工資變動情況，這也是一種非常高效的外部監(jiān)督管理方式，有利于提高工作質(zhì)量。

最后，提供多報表的查詢服務(wù)，在工資方法以及流程完成后，還應(yīng)該制定不同類型的報表，例如，匯總表以及明細表，為高校實現(xiàn)精細化管理夯實基礎(chǔ)。

3.3 優(yōu)化高校工資核算的設(shè)計方式，確保工作的效率

優(yōu)化工資管理體系，應(yīng)該規(guī)范學(xué)校的會計核算方法，當前高校應(yīng)付職工薪酬科目，是為了反映高校應(yīng)該支付給職工的薪酬以及為職工支付的薪酬，主要包括基本工資、獎金、津貼以及社會保險等，本科目應(yīng)按照國家的相關(guān)管理規(guī)定進行設(shè)置。在處理應(yīng)付職工薪酬科目時，主要是處理職工薪酬的計提、支付以及住房公積金等，而期末的貸方余額則反映著高校未支付的職工薪酬。

計算計提當期高校應(yīng)付員工薪酬時：

借記：教育事業(yè)支出

貸記：應(yīng)付員工薪酬——工資

應(yīng)付職工薪酬——地方政府津貼

應(yīng)付職工薪酬——員工其他個人收入

計提單位應(yīng)繳納的社保以及住房公積金時：

借記：教育事業(yè)支出

貸記：應(yīng)付員工薪酬——社會保險

應(yīng)付職工薪酬——住房公積金（學(xué)校應(yīng)繳納的部分）

而發(fā)放員工工資以及代扣個人所得稅以及社會保險時：

借記：應(yīng)付員工薪酬——工資

應(yīng)付員工薪酬——其他個人收入

應(yīng)付職工薪酬——地方政府津貼

貸記：應(yīng)付職工薪酬——社會保險（個人應(yīng)繳納的部分）

應(yīng)付職工薪酬——住房公積金（個人應(yīng)繳納的部分）

應(yīng)付職工薪酬——應(yīng)交個人所得稅

另外，還需要加強對工資憑證的復(fù)核工作，當前在實際工作中，工資憑證的復(fù)核往往流于形式，但是在管理體系管理中，工資憑證和應(yīng)付職工薪酬處于起點的位置，為了提升工資管理體系的有效性，可以利用以下公式進行驗證，即應(yīng)付的職工薪酬=應(yīng)發(fā)的工資總額+學(xué)校應(yīng)繳納的社會保險+學(xué)校配套的公積金+學(xué)校配套的年金，在復(fù)核的過程中，還應(yīng)該與打印出來的工資報表進行比較，這也是工資復(fù)核的重點環(huán)節(jié)。

結(jié) 語

總而言之，高校工資管理體系作為學(xué)校財務(wù)管理工作中的基本組成部分，是一項非常系統(tǒng)和繁瑣的工作。為了優(yōu)化工資管理系統(tǒng)，必須要引進數(shù)字化的信息管理技術(shù)，同時逐漸完善內(nèi)部控制系統(tǒng)，更加真實、準確地計算和反映工資，全面提高高校的工資管理水平。