創(chuàng)新檔案管理工作舉措 提升人事檔案建設(shè)水平

■蘇小林

（湖南機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處）

1 引 言

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)。截至2020年3月，湖南機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處共管理干部人事檔案532份，其中中層干部檔案66份，一般干部檔案466份，均為手工建檔的紙質(zhì)檔案。由于長期以來的投入不足，缺乏技術(shù)支撐，加之20世紀(jì)90年代的一場火災(zāi)導(dǎo)致部分檔案損毀嚴(yán)重，造成檔案管理與退休人員基本養(yǎng)老金核發(fā)工作的嚴(yán)要求、與干部工作的新形勢、與信息化技術(shù)發(fā)展水平等不相適應(yīng)。如何全面提升新形勢下干部人事檔案工作質(zhì)量，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好地服務(wù)于新時代教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展成為擺在學(xué)院組織人事部門面前的一大難題。

2 學(xué)院人事檔案管理需要解決的主要問題

一是檔案基礎(chǔ)信息待核查。歷年來所保存的檔案大多為手工建檔的紙質(zhì)檔案，年代久遠(yuǎn)，污損、改動較多，出生日期手工涂改、“三齡兩歷一身份（即出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、干部身份）”不符等問題檔案較多。

二是檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。學(xué)院目前仍無統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，加之檔案轉(zhuǎn)遞過程中易受到外單位檔案標(biāo)準(zhǔn)不一的影響，未能有效從源頭上把關(guān)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量參差不齊，普遍出現(xiàn)材料短缺現(xiàn)象，與新形勢下干部工作精細(xì)化管理不相適應(yīng)。

三是檔案信息化水平不高。我院人事檔案管理工作只注重于利用和簡單的收集、分類管理，目前仍處于人工建檔、人工管理、紙質(zhì)檔案的初級檔案管理階段，陳舊的管理方法造成檔案查閱不便、統(tǒng)計不便，實用性差，嚴(yán)重阻礙了學(xué)院人事檔案管理水平的提高，極大制約了干部管理工作的效能。

3 創(chuàng)新學(xué)院人事檔案管理的幾點舉措

為解決上述問題，組織人事處把干部人事檔案建設(shè)達(dá)標(biāo)升級納入部門年度工作目標(biāo)，通過競爭性磋商方式與專業(yè)檔案管理公司建立合作關(guān)系，重點規(guī)范檔案的收集整理、檔案內(nèi)容的審核認(rèn)定及檔案的轉(zhuǎn)遞利用，全年共收集檔案材料1500余份，處理問題檔案12卷，按省委組織部要求高質(zhì)量完成了51卷在職干部人事檔案的“三齡兩歷一身份”專項審核認(rèn)定工作，學(xué)院干部人事檔案管理更加規(guī)范化。

3.1 多管齊下確保檔案材料真實有效

一是嚴(yán)核查。對干部的“三齡兩歷一身份”等關(guān)鍵信息采取組織認(rèn)定的辦法。同時，對歸入檔案的材料實行組織核實制度，主要審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等，確認(rèn)無誤后再歸入個人檔案，從根本上解決檔案材料的有效性問題。

二是錯必糾。建立責(zé)任追究制度，干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題按照相關(guān)規(guī)定及時進(jìn)行整改和處理；涉及干部個人信息重新認(rèn)定的，及時通知干部本人及所在部門。對私自涂改檔案的現(xiàn)象，報送虛假材料的追究填寫人的責(zé)任，確保人事檔案形成材料的真實性和嚴(yán)肅性。凡發(fā)現(xiàn)檔案材料或者信息涉嫌造假的，組織人事處立即查核，未核準(zhǔn)前，一律暫緩考察或者暫停任職、錄用、聘用、調(diào)動等程序。

三是重規(guī)范。建立規(guī)范查借閱、轉(zhuǎn)遞、接收、歸檔制度，歸檔材料交接過程中，辦好轉(zhuǎn)遞手續(xù)并認(rèn)真登記。未經(jīng)批準(zhǔn)登記、涉及職工本人及其家屬的情況不得查借閱檔案；材料短缺、身份不明確、沒有調(diào)檔函等情況不得接轉(zhuǎn)；未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案材料；材料不全不得立卷歸檔。

3.2 多措并舉提升檔案利用水平

一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，夯實主體責(zé)任。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，指派檔案專管員按時參加檔案專題業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，了解檔案管理，并進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)水平，確保檔案重點項目審核無差錯。

二是針對《干部履歷表》、《干部自傳》和學(xué)歷學(xué)位等短缺最多的材料，通過OA辦公系統(tǒng)在全院范圍內(nèi)發(fā)布《關(guān)于完善人事檔案整改規(guī)范的通知》，分為22個類別51個小項，對補(bǔ)充材料的要求、補(bǔ)充材料的程序和相關(guān)注意事項逐一進(jìn)行說明。為確保補(bǔ)交材料的規(guī)范性、真實性、及時性，對所補(bǔ)材料統(tǒng)一模板和要求，明確送交期限，嚴(yán)格移交程序，填寫《材料移交清單》，經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)無誤后方可予以歸檔。

三是嚴(yán)把信息認(rèn)定關(guān)。針對問題檔案的專項審核進(jìn)行取證走訪核實，審檔情況與核實情況一并寫入《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》，表中詳細(xì)記錄干部檔案中“三齡兩歷一身份”不一致情況、組織審核認(rèn)定情況和本人確認(rèn)情況。對于檔案中發(fā)現(xiàn)的問題，干部本人要如實做出情況說明，說明材料與《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》一并存入干部檔案，作為今后干部提任和檔案轉(zhuǎn)遞工作的重要依據(jù)，確保檔案信息的完整性，為干部考察工作提供真材實據(jù)。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，提升管理效能

一是強(qiáng)化硬件建設(shè)，確保檔案達(dá)標(biāo)升級。為全力改善硬件設(shè)施，細(xì)化《干部人事檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，先后明確5項改造目標(biāo)，總投入15萬元檔案建設(shè)專項資金，對原有檔案室進(jìn)行合并搬遷改造和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，初步實現(xiàn)庫房、辦公室“兩室分開”，配備檔案室專用防盜門、加濕器、空調(diào)、一體式打印機(jī)等硬件設(shè)備，以期達(dá)到檔案室“六防”工作標(biāo)準(zhǔn)。

二是引進(jìn)人事綜合管理系統(tǒng)，建立職工電子檔案。采取“先行試用、逐步推廣”的方式，與江蘇金智教育信息股份有限公司達(dá)成合作協(xié)議，為干部人事檔案的數(shù)字化管理提供技術(shù)支撐，已初步完成教職工人事綜合信息數(shù)字化建設(shè)。嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。目前已建成8類基本信息、6類擴(kuò)展信息等14類加密信息組100個指標(biāo)項，系統(tǒng)按照管理等級進(jìn)行賦權(quán)，確保信息建設(shè)高效安全。

4 學(xué)院人事檔案管理取得的成果成效

一是核查了檔案，糾正了錯誤，完善了材料，實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化。將干部在常規(guī)、階段性工作中形成的檔案材料及時收集歸檔，日常加強(qiáng)查漏補(bǔ)缺，確保了干部檔案的完整性；嚴(yán)格、規(guī)范的建檔程序，有效避免了紙質(zhì)檔案的涂改風(fēng)險，從源頭上遏制了問題檔案的產(chǎn)生，確保了干部檔案的真實性。提升了檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

二是檔案利用水平不斷提高，效能成倍增加。檔案業(yè)務(wù)知識和管理水平的提升，適應(yīng)了新形勢下檔案管理工作的需要；檔案管理方式和方法的改進(jìn)，極大的保證了檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。

三是檔案的信息化管理水平得到提高。檔案數(shù)字化查閱方便、數(shù)據(jù)齊全、統(tǒng)計準(zhǔn)確，使干部管理人員有更多的精力專注于察人、識人上。安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系的健全，避免了用時情況不明確，重復(fù)考察的工作弊端。

5 學(xué)院人事檔案管理主要創(chuàng)新點

一是創(chuàng)新了干部人事檔案建檔方式，轉(zhuǎn)變了干部檔案利用方法，逐步實現(xiàn)了純紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，全面提升了干部人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)水平，為提高學(xué)院干部工作質(zhì)量提供了保障。

二是干部人事檔案管理的全過程，已適應(yīng)了干部工作精細(xì)化管理的新形勢，使干部人事檔案管理走上了規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理軌道。并在干部人事檔案專項審核認(rèn)定工作中做到了“零投訴”，得到了全體干部職工的認(rèn)可。

三是強(qiáng)化基礎(chǔ)投入、技術(shù)支持及制度保障，為學(xué)院干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。實現(xiàn)干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化、檔案數(shù)字化、管理規(guī)范化、查閱便捷化的“四化”要求。