關(guān)于事業(yè)單位存貨管理問題與解決方案

■葉海芹

（廣西林業(yè)科學(xué)研究院）

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位通過加強(qiáng)存貨管理，不僅能夠明顯降低經(jīng)營管理成本，而且可以提高事業(yè)單位的總體經(jīng)濟(jì)效益。結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)可知，其存貨管理水平的高低對(duì)資金利用與周轉(zhuǎn)速度影響較大。為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位存貨管理質(zhì)量，本文深入分析事業(yè)單位存貨管理現(xiàn)狀與改進(jìn)措施。

1 事業(yè)單位加強(qiáng)存貨管理的現(xiàn)實(shí)意義

存貨管理，主要是指為了保證各項(xiàng)流動(dòng)資金的安全性，降低企業(yè)經(jīng)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益而制定的存貨規(guī)劃與控制等一系列工作。存貨管理工作具有綜合性、系統(tǒng)性特點(diǎn)，是事業(yè)單位提升內(nèi)部控制水平的核心手段。對(duì)于事業(yè)單位來講，通過加強(qiáng)存貨管理力度，可以幫助其早日實(shí)現(xiàn)成本管控目標(biāo)，防止出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象，提高單位的總體效益。

從事業(yè)單位角度來分析，存貨是單位內(nèi)部的核心資產(chǎn)，能夠?yàn)楦黜?xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的成功開展提供重要支持。要想保證事業(yè)單位的有序運(yùn)行，要求相關(guān)人員對(duì)存貨的采購與消耗，包括銷售方式，進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與調(diào)整。通常來說，事業(yè)單位采購經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)來自財(cái)政部門的撥款，使得一些事業(yè)單位管理人員對(duì)存貨管理工作缺乏重視，隨意采購現(xiàn)象較為嚴(yán)重。所以，事業(yè)單位通過做好存貨管理工作，可以有效控制單位的運(yùn)行成本，提升事業(yè)單位自身的公信力，對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展起到良好推動(dòng)作用[1]。

2 事業(yè)單位存貨管理工作中存在的普遍問題

2.1 存貨采購計(jì)劃不完善

在存貨采購階段，部分事業(yè)單位沒有結(jié)合自身的具體需求，盲目制定存貨采購計(jì)劃，通常是什么時(shí)候需用物資，才去采購，物資采購數(shù)量不確定。一些事業(yè)單位由于存貨采購量比較大，引發(fā)庫存量急劇增加，為了降低流動(dòng)資金的占用額，會(huì)采用減少其余存貨采購量方式，降低存貨的庫存占用量，長時(shí)間下，一些非正常存貨的存儲(chǔ)量增加，而重要存貨的存儲(chǔ)量降低，流動(dòng)資金占用額不但沒有下降，反而上升，使得事業(yè)單位的庫存成本不斷增加，浪費(fèi)大量的庫存材料，事業(yè)單位內(nèi)部的流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率不斷下降[2]。

2.2 存貨內(nèi)部控制體系存在一定缺陷

事業(yè)單位存貨當(dāng)中，各項(xiàng)原材料與庫存商品的占比較大，在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)期間，很多事業(yè)單位對(duì)貨存管理工作不夠重視，所制定的存貨控制機(jī)制存在很多缺陷，通常是一個(gè)部門或者一個(gè)人獨(dú)自完成存貨采購與付款，包括入庫與出庫等多項(xiàng)工作，事業(yè)單位內(nèi)部人員的崗位職責(zé)不夠明確，一些不相容崗位，沒有實(shí)施嚴(yán)格的分離。因?yàn)槭聵I(yè)單位內(nèi)部控制體系存在較多不完善之處，存貨管理者容易出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象，使得事業(yè)單位資產(chǎn)流失率逐年增加。

2.3 存貨發(fā)出計(jì)價(jià)計(jì)量不規(guī)范

受外界市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，各項(xiàng)材料的存貨采購價(jià)格存在較大差異，當(dāng)外界市場經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)較大波動(dòng)，各項(xiàng)材料的價(jià)格也會(huì)隨之變化。很多事業(yè)單位存貨發(fā)出計(jì)價(jià)計(jì)量方式較為落后，存貨管理人員通常將各項(xiàng)材料按一個(gè)統(tǒng)一的采購價(jià)格視為材料發(fā)出成本，沒有綜合考慮此項(xiàng)材料的具體采購時(shí)間，包括實(shí)際采購價(jià)格。

因?yàn)槭聵I(yè)單位存貨采購價(jià)格的波動(dòng)比較大，再加上事業(yè)單位存貨管理人員采用的計(jì)價(jià)計(jì)量方式不合理，使得事業(yè)單位的存貨成本不斷增加，影響各項(xiàng)產(chǎn)品的最終定價(jià)，無法完全滿足事業(yè)單位財(cái)務(wù)核算需求，降低單位內(nèi)部各項(xiàng)財(cái)政資金的利用率[3]。

3 提高事業(yè)單位存貨管理水平的有效措施

3.1 調(diào)整存貨采購計(jì)劃

事業(yè)單位存貨管理部門在采購之前，需要認(rèn)真遵守有關(guān)規(guī)章制度，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將存貨采購清單，提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批同意后，才能夠開展后續(xù)的采購工作，有效保證事業(yè)單位存貨入庫前的登記與管理工作成功進(jìn)行。事業(yè)單位存貨入庫前需要登記，要求相關(guān)人員詳細(xì)而全面地記錄存貨信息，重點(diǎn)核對(duì)存貨的采購日期、采購價(jià)格與具體數(shù)量，如果發(fā)現(xiàn)破損存貨，則不予登記，找到存貨破損產(chǎn)生原因，明確有關(guān)負(fù)責(zé)人員的職責(zé)，進(jìn)行合理的索賠。

事業(yè)單位存貨登記結(jié)束后，管理人員還要將合格產(chǎn)品的存貨清單、發(fā)票，共同交給會(huì)計(jì)部門，同時(shí)留底。其他部門領(lǐng)取存貨時(shí)，需要獲得物資部門與自身部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，經(jīng)過審批同意后，方可到存貨管理部門取貨，當(dāng)然，存貨管理人員要認(rèn)真按核定的數(shù)量來發(fā)放，遵守“先進(jìn)先出”的發(fā)放原則，詳細(xì)記錄下各項(xiàng)存貨的出庫量[4]。

對(duì)于事業(yè)單位存貨管理人員來講，要掌握現(xiàn)有的存貨新消息，并結(jié)合事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展情況，包括存貨數(shù)量，科學(xué)確定各個(gè)批次存貨采購類型與數(shù)量，避免出現(xiàn)庫存不足現(xiàn)象，保障事業(yè)單位的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行。在存貨管理期間，事業(yè)單位要時(shí)刻關(guān)注各項(xiàng)存貨的庫存量，優(yōu)化存貨管理機(jī)制，保證存貨采購計(jì)劃得到更好實(shí)施。

針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門與崗位職責(zé)，進(jìn)行合理的劃分，并制定出滿足單位發(fā)展需求的考核標(biāo)準(zhǔn)，讓各個(gè)部門與各級(jí)工作人員更加深入的了解自身職責(zé)，形成良好的制約。例如，事業(yè)單位可以構(gòu)建以存貨管理部門、財(cái)務(wù)部門與其他部門為核心的綜合管理體系，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位存貨管理效果。采用上述管理體系，能夠保證事業(yè)單位存貨采購和付款完全分離，存貨的銷售與收款完全分離[5]。對(duì)重要的存貨，事業(yè)單位要引起重視，并安排專人管理。

3.2 全面完善存貨內(nèi)部控制體系

第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，全面認(rèn)識(shí)到做好存貨管理工作的重要價(jià)值，事業(yè)單位內(nèi)部各級(jí)人員對(duì)存貨管理工作要有一定的了解，尤其是領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)部門要起到良好的帶頭作用[6]。要想更好地提高事業(yè)單位全體人員的存貨管理意識(shí)，管理人員可結(jié)合實(shí)際情況，制定出獎(jiǎng)罰措施，針對(duì)違反相關(guān)管理機(jī)制的人員，給予一定懲罰。

第二，將存貨管理工作有效地落實(shí)到日常行動(dòng)當(dāng)中，例如，在事業(yè)單位中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可將存貨管理工作納入日常的績效評(píng)價(jià)當(dāng)中，提升事業(yè)單位全體工作人員的存貨管理意識(shí)，讓各級(jí)職工能夠真正認(rèn)識(shí)到做好存貨管理工作的重要價(jià)值，進(jìn)而保證事業(yè)單位存貨管理工作的重要作用得到更好體現(xiàn)。

第三，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的存貨管理機(jī)制進(jìn)行完善。在事業(yè)單位內(nèi)部，各級(jí)部門要明確自身的權(quán)限職責(zé)，對(duì)于和存貨業(yè)務(wù)無關(guān)的崗位，要做好分離與制約，形成良好的相互監(jiān)督局面。通過對(duì)既有的存貨管理機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，采取崗位分離模式，例如，將存貨采購與驗(yàn)收等工作崗位有效分離，存貨銷售和收款工作崗位分離，可以顯著提升事業(yè)單位存貨管理工作效率。事業(yè)單位還要設(shè)置授權(quán)批準(zhǔn)制度，審批人員要明確各項(xiàng)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限，認(rèn)真按照存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)流程來開展各項(xiàng)工作，對(duì)于沒有授權(quán)的工作人員，禁止其私自開展存貨采購工作[7]。

第四，加大事業(yè)存貨的日常管理力度，通過做好日常管理工作，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位存貨管理人員提供更加穩(wěn)定的工作環(huán)境。對(duì)于事業(yè)單位存貨管理者來講，需要構(gòu)建存貨清查機(jī)制，在每年年末時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的存貨進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，及時(shí)了解存貨盤盈與盤虧，找到具體原因，并及時(shí)解決問題。

第五，加強(qiáng)信息化管理力度，保證事業(yè)單位存貨管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，事業(yè)單位存貨管理人員通過利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，構(gòu)建信息管理平臺(tái)，并遵守相關(guān)管理?xiàng)l例，明確自身的管理權(quán)限，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位存貨管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督。

3.3 提升存貨計(jì)價(jià)計(jì)量的規(guī)范性

結(jié)合《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》中的相關(guān)規(guī)定得知，存貨的計(jì)價(jià)方式主要分為三種，分別是先進(jìn)先出計(jì)價(jià)法、加權(quán)平均計(jì)價(jià)法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等等，事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算人員要遵守一致性計(jì)價(jià)原則，科學(xué)選擇計(jì)價(jià)方法，一旦選定某種計(jì)價(jià)方法，中途嚴(yán)禁任意更換，若由于特殊原因要更換原來的計(jì)價(jià)方法，則需要提交相關(guān)報(bào)告到稅務(wù)部門進(jìn)行備案，同時(shí)新的計(jì)價(jià)方法在下一個(gè)年度方可使用[8]。

在上面提到的幾種計(jì)價(jià)方法當(dāng)中，因?yàn)閭€(gè)別計(jì)價(jià)法工作量較大，適用性比也比較差，應(yīng)用范圍較小，而先進(jìn)先出計(jì)價(jià)法、加權(quán)平均計(jì)價(jià)法能夠?qū)Υ尕洺杀玖鬓D(zhuǎn)進(jìn)行假設(shè)，應(yīng)用較廣泛。伴隨我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，廣大事業(yè)單位通過不斷提高自身的競爭能力，才能夠占據(jù)重要的市場地位，而存貨管理工作是事業(yè)單位中的核心管理工作，對(duì)事業(yè)單位自身的成本控制與資金周轉(zhuǎn)率影響較大，因此，事業(yè)單位存貨管理人員要科學(xué)選擇存貨計(jì)價(jià)計(jì)量方法。由于市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)具有難以預(yù)測的特點(diǎn)，對(duì)事業(yè)單位的存貨管理工作提出了更多的要求，管理人員要對(duì)既有的存貨管理機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，從而推動(dòng)事業(yè)單位良性發(fā)展。

4 結(jié) 語

綜上，通過全方位介紹了提高事業(yè)單位存貨管理水平的有效措施，比如調(diào)整存貨采購計(jì)劃、全面完善存貨內(nèi)部控制體系、提升存貨發(fā)出計(jì)價(jià)計(jì)量的規(guī)范性等等，能夠更好地滿足事業(yè)單位可持續(xù)性發(fā)展需求，保證事業(yè)單位內(nèi)部資金得到充分利用。