淺析互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理工作

曲芳瑤

（山東省青島市即墨區(qū)檔案館，山東 青島 266200）

1 前言

當(dāng)前時(shí)代的快速發(fā)展，使得文書檔案已在我國各個(gè)、事業(yè)單位中的各項(xiàng)工作中得到了充分的認(rèn)可。為此只有不斷的努力保障到其的真實(shí)完整性，提升檔案立卷的整體質(zhì)量，才能為我國社會(huì)提供到更好的服務(wù)。

2 互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理特點(diǎn)

文件檔案主要是文件的歸檔、文件和檔案資料的系統(tǒng)收集、信息內(nèi)容及相關(guān)統(tǒng)計(jì)等任務(wù)。這些環(huán)節(jié)既相互聯(lián)系又相互制約。通過各環(huán)節(jié)的專業(yè)服務(wù)，為成功打下基礎(chǔ)，創(chuàng)造自用條件，充分準(zhǔn)備相關(guān)文件和檔案，完成任務(wù)，服務(wù)于單位的任務(wù)。做好個(gè)人檔案工作是辦公室人員的重要工作之一。文書檔案是單位工作中重要的組成部分，對(duì)本單位工作的各方面都有有效的反應(yīng)，能夠真實(shí)記錄。文書檔案的載體具有了多樣性。一是單位工作賬簿簽訂協(xié)議的各項(xiàng)協(xié)議內(nèi)容和責(zé)任，以及上級(jí)的機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)方面的部門下發(fā)的各項(xiàng)文件。文書檔案用于各種文書工作，也可在相關(guān)文書工作后形成。公文相關(guān)檔案組織是檔案工作完成后的最終歸宿，主要體現(xiàn)在公文收集、公文操作、公文提醒、公文協(xié)辦等方面，兩者相輔相成。文書檔案質(zhì)量的好壞對(duì)檔案工作和質(zhì)量水平有很大的影響。

3 互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理建設(shè)力度過低

一般來說，辦公檔案材料都存放在倉庫的底部。潮濕悶熱，通風(fēng)和積塵不利于正常的日常管理。另外由于檔案保管地區(qū)的種種限制導(dǎo)致文件及相關(guān)檔案的職責(zé)不明，現(xiàn)階段在科研成果管理和檔案管理模式上會(huì)有兩種不同的標(biāo)準(zhǔn)。因此，缺乏對(duì)檔案管理的重視，資金也不會(huì)轉(zhuǎn)入到辦公、居住文件項(xiàng)目中。因此，檔案資料管理的規(guī)劃建設(shè)基本上被完全忽視。

3.2 辦公室的文書檔案工作的認(rèn)知尚淺

許多單位在處理文件記錄和管理工作的時(shí)候缺乏大力的宣傳，由于部門人員在文件管理過程中對(duì)他們工作的重要職責(zé)不明確，有關(guān)檔案的日常管理工作是由于該地區(qū)檔案記錄的各種信息管理類型不全，處理不當(dāng)，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力進(jìn)行指導(dǎo)和工作一旦項(xiàng)目成功完成并全面實(shí)施，領(lǐng)導(dǎo)要高度的重視檔案方面的和記錄的日常管理，工作的改革和限期整改，這需要文件領(lǐng)導(dǎo)辦公室的領(lǐng)導(dǎo)高度重視。領(lǐng)導(dǎo)者不理解思想意識(shí)形態(tài)上檔案和記錄管理方面的重要性，認(rèn)為只要有人負(fù)責(zé)就可以了，他們也應(yīng)該增加專業(yè)力量的選擇，以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

3.3 積極性與規(guī)范性的缺乏

員工缺乏主動(dòng)性：大多數(shù)員工在理論體系層面、區(qū)域文化整體水平、專業(yè)選擇等方面都或多或少有欠缺。甚至有些相關(guān)人員不是專業(yè)的人員，不具備各種知識(shí)等日常檔案管理技能。因此，在工作中容易出現(xiàn)缺乏個(gè)人意識(shí)的問題。密集的人事工作、充分的動(dòng)員和特殊的工資待遇，一般使工作場(chǎng)所的相關(guān)人員在基礎(chǔ)工作上不敢懈怠，也不能鼓勵(lì)員工在工作之余提高自身的人文素質(zhì)和當(dāng)前的業(yè)務(wù)水平，這就導(dǎo)致了互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理工作無法與時(shí)俱進(jìn)。

4 互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理工作有效措施

4.1 文書檔案的管理工作的規(guī)范

在辦公區(qū)文件檔案管理中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些記錄方法不明確的現(xiàn)象，這嚴(yán)重影響了辦公、居住文件的安全信息的保密，阻礙了辦公室的職能發(fā)揮。因此，在辦公區(qū)文件檔案管理發(fā)生具體變化后，有必要采取具體措施。首先，在文件和個(gè)人檔案的管理中，應(yīng)設(shè)立專門的管理人員。也就是說，在辦公室工作的人員拿到文件后，應(yīng)明確證明文件的使用情況，確保安全管理。在工作中，要進(jìn)一步推動(dòng)相關(guān)檔案管理與文書工作的有效結(jié)合。在收集整理文獻(xiàn)資料時(shí)，要注意印刷用紙的規(guī)范化、統(tǒng)一化制度。在使用文檔內(nèi)容的文本格式和筆類型的選擇時(shí)會(huì)直接影響到管理模式的質(zhì)量和與文檔內(nèi)容相關(guān)的信息的質(zhì)量。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)辦公室辦公文件的現(xiàn)代化開發(fā)和管理，使公文管理越來越有規(guī)劃性。

4.2 管理的人員的專業(yè)知識(shí)與技能的培養(yǎng)

要利用好受眾群體，做好相關(guān)檔案的日常管理、媒體宣傳等工作，突出公眾行為意識(shí)，增強(qiáng)部分群眾檔案資料的日常管理意識(shí)，并讓群眾感到檔案的管理和保存在辦公室快速發(fā)展中起著最重要的作用。此外，辦公室人員應(yīng)當(dāng)去參加檔案核心業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和各種理論，豐富互聯(lián)網(wǎng)辦公檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，在記錄了各種宣傳工作后，應(yīng)將檔案滲透到總領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)鍵領(lǐng)域。在日常工作中，應(yīng)繼續(xù)增強(qiáng)其意識(shí)形態(tài)意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)思想，發(fā)展為辦公室辦公文件功能和整個(gè)社會(huì)公共服務(wù)功能的不斷發(fā)展提供積極意識(shí)的觀念，并增加更有效的投資。在人力和物力資源的辦公室文件和檔案管理模式中，從而大大改善檔案以促進(jìn)辦公室的國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，記錄工作的進(jìn)一步發(fā)展速度，使其與辦公室相關(guān)的文書工作和日常工作保持同步。

4.3 文書檔案的管理工作人員的積極性的激發(fā)

管理層應(yīng)慎重對(duì)待員工招聘，嚴(yán)格控制事業(yè)單位招聘人員的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和技能，確保員工在工作中有使命感和相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)加強(qiáng)事業(yè)單位辦公文件檔案等工作，使硬件和軟件能夠充分發(fā)揮作用。制定和落實(shí)人員崗位責(zé)任，完善辦公室相關(guān)規(guī)章制度，繼續(xù)加強(qiáng)檔案資料的日常檢查和監(jiān)督，可以全面提高精神面貌。表彰有利于文件內(nèi)容和信息的收集，并把相關(guān)檔案和各項(xiàng)信息管理任務(wù)細(xì)化到每個(gè)員工身上，激發(fā)每個(gè)員工的責(zé)任感。

5 結(jié)束語

由上可知，文書檔案方面的管理是能夠衡量辦公室檔案方面的管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，管理的水平會(huì)直接的影響檔案資料方面的質(zhì)量以及完整性。為此辦事業(yè)單位人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)到對(duì)文書檔案方面的管理工作的重視程度，做好相關(guān)工作，有效提升到文書檔案的利用效率，為辦公室的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。