機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

李玲玲

（青島市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 青島 266000）

1 引言

對于事業(yè)單位而言，檔案是非常重要的一種信息資源，他有著非常特殊的性質(zhì)，是事業(yè)單位中不可缺少的資源與財(cái)富。具體來看，檔案當(dāng)中涉及了許多非常重要的信息資料，無論是機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系還是工作流程等都被記錄在其中，所以，檔案也為機(jī)關(guān)單位在今后的發(fā)展提供了非常重要的依據(jù)。由此可以看到檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要性。但就實(shí)際來看，當(dāng)前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位所采用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣的管理方式較為落后，其中有著許許多多的問題存在，如檔案的存放條件不達(dá)標(biāo)、缺少檔案存放場地、檔案缺失等等。在這樣的情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放方式，早已不符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需要?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案管理工作的信息化、電子化迫在眉睫，這也是這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作所必須要重視的。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1 推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

就檔案管理工作來看，他是機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，其中不但對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程有著詳細(xì)的記錄，并且還可以給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要對檔案管理工作有高度的重視，不斷加強(qiáng)檔案管理，提高自身的檔案管理理念，以此來為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2.2 為各項(xiàng)工作提供科學(xué)依據(jù)

檔案管理是一項(xiàng)長期性的基礎(chǔ)工作，并不是一朝一夕就能夠完成的，必須要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行不斷完善，才可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供更加豐富的科學(xué)依據(jù)。一方面，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料當(dāng)中，對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，相關(guān)工作人員能夠利用這些檔案資料來了解并掌握單位的發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)而結(jié)合具體情況來針對性的采取措施，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。另一方面，在檔案資料當(dāng)中，還對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展人員建設(shè)等進(jìn)行了詳細(xì)記錄，因此，這些資料可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)改革提供有效的資料依據(jù)，這對于相關(guān)人員的工作有著重要意義。

2.3 推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革

現(xiàn)如今，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位正處在改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，良好的檔案管理工作，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的深化改革有著很大幫助。首先，檔案管理可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展提供更加豐富的科學(xué)依據(jù)，持續(xù)推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)；其次，伴隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作也得以實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展，這就極大的提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展而言有著重要意義；最后，檔案資料還是進(jìn)行宣傳工作的重要依據(jù)，在這些檔案資料的幫助下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠更好的實(shí)施改革與創(chuàng)新。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

3.1 健全管理體制，提高管理效率

對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，要想盡可能的做好檔案管理工作，促進(jìn)內(nèi)部的控制改革，就必須要對管理體制的改革引起重視。要充分考慮到新時(shí)代背景下檔案管理的新要求，健全并改進(jìn)管理體制。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做到以下內(nèi)容：1）加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制的管理體制，以實(shí)現(xiàn)對管理責(zé)任的有效細(xì)化，使得管理責(zé)任能夠具體的被分配到個(gè)人，從而達(dá)到加強(qiáng)管理人員責(zé)任意識的目的，確保管理人員能夠積極主動(dòng)的參與到檔案管理工作中；2）管理人員要充分考慮到檔案信息管理的需求，制定更加合理完善的管理流程；3）機(jī)關(guān)單位要嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)督，完善監(jiān)督體制，把檔案管理落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中；4）加大對管理模式的創(chuàng)新力度，要結(jié)合內(nèi)部檔案管理的具體情況，對管理的方法進(jìn)行創(chuàng)新，以此來提高管理的質(zhì)量與效率。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，優(yōu)化管理環(huán)境

近些年來，信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了非常廣泛的應(yīng)用。所以，事業(yè)單位一定要對檔案管理模式的創(chuàng)新與改革引起重視，在檔案管理的工作中充分引入先進(jìn)的信息技術(shù)。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做到以下內(nèi)容：1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對檔案管理工作的要求進(jìn)行綜合性的考慮，通過信息技術(shù)來盡可能的建立起信息化的管理體系；2）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大對信息化管理軟件的研發(fā)力度，提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)水平，從而為檔案信息管理工作的進(jìn)行提供更好的環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高；3）在對信息化管理體系建設(shè)的過程當(dāng)中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要汲取其他企業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身內(nèi)部檔案管理的要求，建立起符合自身內(nèi)部改革發(fā)展的信息化管理體系；4）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合內(nèi)部檔案管理工作的具體要求，對信息化的管理體系進(jìn)行定期的更新與改進(jìn)，把信息化管理軟件安全系統(tǒng)的建設(shè)作為重要工作來進(jìn)行，以有效提高機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的安全性與有效性。

4 結(jié)語

總而言之，伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位也取得了一定的進(jìn)步，但通過實(shí)踐能夠發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中依舊有著許多有待改善的地方。伴隨著新時(shí)代的到來，當(dāng)前對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作有了更高的要求，為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要對檔案管理工作的改革與創(chuàng)新引起重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，將信息化的技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，建立可靠的管理機(jī)制，從而使得檔案管理工作能夠符合時(shí)代發(fā)展的需要，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在未來的發(fā)展提供更加有利的 條件。