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      機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析

      2020-02-26 15:41:19李玲玲
      卷宗 2020年28期
      關(guān)鍵詞:檔案資料機(jī)關(guān)事業(yè)單位

      李玲玲

      (青島市公路事業(yè)發(fā)展中心,山東 青島 266000)

      1 引言

      對于事業(yè)單位而言,檔案是非常重要的一種信息資源,他有著非常特殊的性質(zhì),是事業(yè)單位中不可缺少的資源與財(cái)富。具體來看,檔案當(dāng)中涉及了許多非常重要的信息資料,無論是機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系還是工作流程等都被記錄在其中,所以,檔案也為機(jī)關(guān)單位在今后的發(fā)展提供了非常重要的依據(jù)。由此可以看到檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要性。但就實(shí)際來看,當(dāng)前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位所采用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式,這樣的管理方式較為落后,其中有著許許多多的問題存在,如檔案的存放條件不達(dá)標(biāo)、缺少檔案存放場地、檔案缺失等等。在這樣的情況下,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存放方式,早已不符合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需要?,F(xiàn)階段,信息技術(shù)迅猛發(fā)展,檔案管理工作的信息化、電子化迫在眉睫,這也是這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作所必須要重視的。

      2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

      2.1 推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

      就檔案管理工作來看,他是機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作,其中不但對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程有著詳細(xì)的記錄,并且還可以給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。所以,機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要對檔案管理工作有高度的重視,不斷加強(qiáng)檔案管理,提高自身的檔案管理理念,以此來為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

      2.2 為各項(xiàng)工作提供科學(xué)依據(jù)

      檔案管理是一項(xiàng)長期性的基礎(chǔ)工作,并不是一朝一夕就能夠完成的,必須要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料進(jìn)行不斷完善,才可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供更加豐富的科學(xué)依據(jù)。一方面,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料當(dāng)中,對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄,相關(guān)工作人員能夠利用這些檔案資料來了解并掌握單位的發(fā)展現(xiàn)狀,進(jìn)而結(jié)合具體情況來針對性的采取措施,從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展帶來幫助。另一方面,在檔案資料當(dāng)中,還對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展人員建設(shè)等進(jìn)行了詳細(xì)記錄,因此,這些資料可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)改革提供有效的資料依據(jù),這對于相關(guān)人員的工作有著重要意義。

      2.3 推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革

      現(xiàn)如今,我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位正處在改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期,良好的檔案管理工作,對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的深化改革有著很大幫助。首先,檔案管理可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展提供更加豐富的科學(xué)依據(jù),持續(xù)推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展打下良好的基礎(chǔ);其次,伴隨著信息時(shí)代的到來,檔案管理工作也得以實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展,這就極大的提高了檔案管理的效率與質(zhì)量,對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展而言有著重要意義;最后,檔案資料還是進(jìn)行宣傳工作的重要依據(jù),在這些檔案資料的幫助下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠更好的實(shí)施改革與創(chuàng)新。

      3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

      3.1 健全管理體制,提高管理效率

      對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言,要想盡可能的做好檔案管理工作,促進(jìn)內(nèi)部的控制改革,就必須要對管理體制的改革引起重視。要充分考慮到新時(shí)代背景下檔案管理的新要求,健全并改進(jìn)管理體制。為此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做到以下內(nèi)容:1)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識,嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制的管理體制,以實(shí)現(xiàn)對管理責(zé)任的有效細(xì)化,使得管理責(zé)任能夠具體的被分配到個(gè)人,從而達(dá)到加強(qiáng)管理人員責(zé)任意識的目的,確保管理人員能夠積極主動(dòng)的參與到檔案管理工作中;2)管理人員要充分考慮到檔案信息管理的需求,制定更加合理完善的管理流程;3)機(jī)關(guān)單位要嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)督,完善監(jiān)督體制,把檔案管理落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中;4)加大對管理模式的創(chuàng)新力度,要結(jié)合內(nèi)部檔案管理的具體情況,對管理的方法進(jìn)行創(chuàng)新,以此來提高管理的質(zhì)量與效率。

      3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,優(yōu)化管理環(huán)境

      近些年來,信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展,在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了非常廣泛的應(yīng)用。所以,事業(yè)單位一定要對檔案管理模式的創(chuàng)新與改革引起重視,在檔案管理的工作中充分引入先進(jìn)的信息技術(shù)。為此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做到以下內(nèi)容:1)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對檔案管理工作的要求進(jìn)行綜合性的考慮,通過信息技術(shù)來盡可能的建立起信息化的管理體系;2)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大對信息化管理軟件的研發(fā)力度,提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)水平,從而為檔案信息管理工作的進(jìn)行提供更好的環(huán)境,促進(jìn)檔案管理工作效率的提高;3)在對信息化管理體系建設(shè)的過程當(dāng)中,機(jī)關(guān)事業(yè)單位要汲取其他企業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自身內(nèi)部檔案管理的要求,建立起符合自身內(nèi)部改革發(fā)展的信息化管理體系;4)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合內(nèi)部檔案管理工作的具體要求,對信息化的管理體系進(jìn)行定期的更新與改進(jìn),把信息化管理軟件安全系統(tǒng)的建設(shè)作為重要工作來進(jìn)行,以有效提高機(jī)關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的安全性與有效性。

      4 結(jié)語

      總而言之,伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位也取得了一定的進(jìn)步,但通過實(shí)踐能夠發(fā)現(xiàn),機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中依舊有著許多有待改善的地方。伴隨著新時(shí)代的到來,當(dāng)前對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作有了更高的要求,為此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要對檔案管理工作的改革與創(chuàng)新引起重視,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,將信息化的技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中,加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),建立可靠的管理機(jī)制,從而使得檔案管理工作能夠符合時(shí)代發(fā)展的需要,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在未來的發(fā)展提供更加有利的 條件。

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