試論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

王 妍

（廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所，廣西 南寧 530000）

隨著社會的不斷進步和經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國改革開放進程不斷深入，與此同時我國的人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化。近幾年來，由于受到社會主義市場經(jīng)濟體制的影響，以“雙向選擇”為特征的人才在市場上變得越來越活躍，人員流動也非常頻繁，而人才流動的結(jié)果也導致多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮被打破，從而逐漸將原有人力資源檔案管理體制方面存在的問題充分暴露出來。目前整個社會都在面臨的一個重要任務就是如何讓人事檔案可以緊跟時代發(fā)展的潮流，同時將服務社會的職能可以充分地發(fā)揮出來。

1 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的必要性和重要性

1）有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展將會影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對公司職員的基本情況有一個大概的了解和認識，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人事可以進行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競爭力，將人才的才能充分的發(fā)揮出來，對人事檔案進行充分的利用，可以對員工的興趣愛好進行了解，然后根據(jù)員工的特長和優(yōu)勢將其安排在更為合適的部分當中。同時在對人事檔案進行查閱的過程中應該及時了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關的業(yè)務能力，同時人事檔案中還對員工的品行有一定的紀錄，所以在對檔案資料進行利用的時候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說人事檔案就是對人員進行任命和調(diào)配的一個重要依據(jù)。2）有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力。在人事檔案中員工的工作情況、工作年齡、獎勵懲罰等等都是非常真實的記錄，這將伴隨著工作人員的整個一生，所以當事業(yè)單位的相關管理者和決策者在進行工作調(diào)配的時候一定要對人事的檔案進行最大限度地利用，這樣可以對單位員工地業(yè)務能力有一個基本的掌握和判斷，然后對其進行合理的調(diào)動，這樣可以讓員工在新的崗位上更加熠熠生輝。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1）思想認識程度不夠。事業(yè)單位檔案管理部門很少直接參與到事業(yè)單位規(guī)劃發(fā)展中，使得一些領導干部沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，雖然每個事業(yè)單位都配有專門的檔案室和檔案管理人員，但對于檔案管理的功能還僅僅停留在資料保管和存放的層面，尚未形成檔案管理體系，導致檔案利用率始終處于較低水平，無法體現(xiàn)出檔案資料的利用價值。2）檔案管理缺乏標準。事業(yè)單位具備完善的工作管理制度，細化到各個工作流程，可主要側(cè)重點還是在技術部門和行政管理部門，對檔案管理的相關要求還缺乏統(tǒng)一的標準，檔案管理規(guī)章制度不夠健全。少數(shù)檔案管理人員工作思想較為松散，檔案利用意識欠缺，一些應該及時保存并錄入信息的檔案資料不能及時歸檔，導致很多珍貴的檔案資料殘缺不全，影響了檔案資料的完整性。3）檔案服務方式單一。新形勢下，原有的單一形式服務內(nèi)容已經(jīng)遠遠不能滿足利用者對檔案管理工作的需求，多元化的服務理念逐步滲透到了事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案服務也在朝著個性化、全面化、便捷化的方向發(fā)展，體現(xiàn)了檔案管理工作的作用。由于事業(yè)單位檔案管理信息化進程緩慢，很多檔案資料并未形成電子文檔，檔案服務還只停留在提供檔案查詢上，沒有對檔案資料進行整理和深度利用，浪費了珍貴的檔案資源。

3 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

1）重視干部人事檔案管理工作。首先，機關事業(yè)單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作，在進行人事管理和干部的審評和考察中，干部人事檔案管理部門應主動和相關部門聯(lián)系，為其提供充足的干部檔案，為開展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事檔案管理在機關單位人才競爭中要定期將干部人才的學習情況、評級考察情況進行公布，這樣不僅不同部門能夠及時進行信息共享，同時干部也能及時了解自身的檔案信息變化，重視干部人事檔案管理工作，不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲備人才時，領導要能夠看到干部人事檔案管理的價值，重視這部分工作，為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。2）更新人事檔案管理的軟硬件設施。事業(yè)單位要嚴格按照規(guī)定，在硬件方面根據(jù)檔案的數(shù)量及以后的發(fā)展情況，選擇合適的庫房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”基礎設施，在經(jīng)費充足的條件下，最好再配備煙霧感應檢測系統(tǒng)、紅外防盜報警系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)等，檔案人員辦公室與檔案庫、閱檔室三室分開，從而營造一個舒心的工作環(huán)境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設施的基礎上，開發(fā)一個信息系統(tǒng)平臺，包含檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、檔案材料的后續(xù)、保險業(yè)務、退休業(yè)務等模塊，依托互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對人事檔案信息進行數(shù)字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個人提供無紙化服務，提高人事檔案的服務質(zhì)量，增強檔案的便捷率，減少紙質(zhì)檔案的利用率，更好地保護檔案原件。同時特別注意檔案數(shù)字化信息的安全，在訪問信息平臺時設立安全防護網(wǎng)，以防不法分子有機可乘。電子檔案信息存儲可以通過光盤刻錄等方式及時備份，既可以保證檔案的真實性，杜絕造假現(xiàn)象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務。3）優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能。優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能也是必然的要求，只有不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理工作的性能，才能更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。具體而言，可以采取以下措施：首先，注重檔案管理能力的提升，要不斷地完善計算機系統(tǒng)的性能，使得檔案管理效率得到提升。其次，要注意提高檔案管理的安全性能。一般而言，在進行數(shù)字化管理的過程中，網(wǎng)絡安全問題都比較突出，為了更好地保護檔案，就需要采取安全措施，可以對數(shù)字化檔案進行加密，也可以設置防護墻等，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。4）檔案管理中的創(chuàng)新思維方式和思路。在當前的事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作尤為重要，要運用創(chuàng)新思維不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實效性，要真正在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮出檔案管理的實際價值，加強交流，重視交流，在交流中轉(zhuǎn)變思維，從而培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，保證檔案管理工作有效開展，從實際入手，促進事業(yè)單位檔案管理智能化發(fā)展，要學會構(gòu)建完善的檔案管理體系，善于借用網(wǎng)絡，加強對于檔案管理的信息化建設，運用科學的方法進行檔案管理資源的錄入、存儲以及利用，要做好檔案信息交流工作，運用信息技術實現(xiàn)檔案管理的信息互通，便于工作人員開展工作，同時要派遣相關的檔案管理人員外出學習，掌握先進的檔案管理技術，確保整個事業(yè)單位內(nèi)部檔案服務水平和意識不斷提高。5）規(guī)范檔案管理標準。為了避免檔案室出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象應避免造成檔案資料遺失。檔案管理部門要嚴格自查，發(fā)現(xiàn)不符合標準的檔案管理問題積極處理，認真查閱檔案資料內(nèi)容，逐一核對檔案借閱者的身份信息和借閱緣由，做好檔案查詢登記，爭取做到檔案歸檔及時高效，規(guī)范有序，按照《事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度》中的管理標準執(zhí)行，妥善保管好檔案資料。

4 結(jié)束語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡化的應用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網(wǎng)絡化的管理方式，適應社會需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會服務，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。