試論基層檔案管理過程中的問題與對(duì)策研究

何定光

（重慶市榮昌區(qū)檔案局，重慶 402460）

開展基層檔案管理工作，將有關(guān)信息數(shù)據(jù)及時(shí)整理、存儲(chǔ)，從而保證檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，可以為單位未來的發(fā)展提供可靠的決策依據(jù)。因此，基層檔案管理工作有著非常重要的作用和價(jià)值，也是單位發(fā)展需要的重要信息資源，影響著單位的可持續(xù)發(fā)展。隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，管理理念的優(yōu)化、管理模式創(chuàng)新、管理技術(shù)的改革等，加強(qiáng)基層檔案管理工作，可以滿足基層檔案管理的發(fā)展需求，也和時(shí)代發(fā)展需求相符，體現(xiàn)出檔案管理工作在單位的重要性。

1 基層檔案管理的重要性分析

檔案管理是單位發(fā)展中的重要構(gòu)成一，檔案中的信息數(shù)據(jù)也是單位發(fā)展的保障和資源。由于基層檔案管理工作牽涉的內(nèi)容不僅多、范圍也廣，例如有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案表、安全檔案等，都是基層檔案管理的工作內(nèi)容。而每一項(xiàng)的工作內(nèi)容又有著不同，有著管理性質(zhì)上的區(qū)別，因此所對(duì)應(yīng)的管理理念與模式也就不同。此外，對(duì)于單位的檔案管理還存在著不同時(shí)期、不同階段單位中發(fā)生的重要事件的詳細(xì)記錄，特別是單位中的會(huì)議報(bào)告、重要事件的照片、文字等。例如，在單位發(fā)展中發(fā)生了安全事故，就可以通過檔案追根溯源，了解到事故發(fā)生的原因、過程、解決措施及結(jié)構(gòu)影響等，也為單位穩(wěn)定發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，并使基層檔案管理工作更加規(guī)范與全面。在發(fā)生了一些事故后，對(duì)制定的決策提供最佳的指導(dǎo)作用?；鶎訂挝坏陌l(fā)展有著社會(huì)性，因此檔案的管理也有著社會(huì)屬性，體現(xiàn)出基層檔案管理在社會(huì)發(fā)展中所具有的價(jià)值。由此看來，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，單位應(yīng)該高度重視檔案管理工作，使用先進(jìn)化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，優(yōu)化基層檔案管理方式，最大化的發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值，使單位獲得可持續(xù)發(fā)展。

2 基層檔案管理工作中的問題

1）工作關(guān)注水平不高。單位在發(fā)展過程中沒有重視檔案管理工作，也成為當(dāng)前比較普遍的問題，檔案工作人員在實(shí)際的工作過程中，不了解檔案管理的具體流程，無法發(fā)揮出檔案管理的重要性和價(jià)值。一方面基層單位缺少對(duì)檔案工作的管理，無法及時(shí)并精準(zhǔn)的將有關(guān)的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的搜集、整理與儲(chǔ)存，而是隨意的擺放。另一方面由于基層單位對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督不到位，雖然將檔案管理工作劃為單位發(fā)展工作計(jì)劃中，但是沒有將具體的工作內(nèi)容和職責(zé)清楚地劃分出來，讓檔案管理工作存在著一些漏洞，從而無法保障基礎(chǔ)檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

2）工作人員的素質(zhì)能力不高?；鶎訖n案管理工作中，工作人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。首先，一部分的基層檔案管理人員沒有受到專業(yè)的培訓(xùn)，或者是從其他部門借調(diào)過來的，所以對(duì)基層檔案工作的了解不夠充分，只是被動(dòng)存儲(chǔ)與查詢，工作態(tài)度也是敷衍了事，缺乏責(zé)任意識(shí)。從而嚴(yán)重影響到基層檔案管理的工作質(zhì)量。另一方面，基層檔案管理的工作調(diào)動(dòng)非常頻繁，無法定期的組織基層檔案工作人員參加專業(yè)的培訓(xùn)，不管是專業(yè)知識(shí)還是職業(yè)素養(yǎng)，都和實(shí)際工作目標(biāo)有一定的差距，使基層檔案管理工作無法高質(zhì)量的展開。

3）基層檔案管理工作量過大。由于檔案事業(yè)獲得迅速發(fā)展，基層檔案管理工作量也隨之增加，導(dǎo)致工作人員需要承受較大的工作壓力，需要全身心的投入到檔案的歸檔、分類與存儲(chǔ)中。與此同時(shí)，基層檔案管理工作人員比較少，專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，因此，在實(shí)際工作中難免會(huì)發(fā)生檔案歸檔混亂與歸檔不及時(shí)的問題，也影響到檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。此外檔案管理地位不高，大部分單位只注重到經(jīng)濟(jì)效益，忽略后勤部門的基層檔案管理工作的重要性，在資金投入與檔案設(shè)施方面都有所欠缺，如果保管不當(dāng)紙質(zhì)資料發(fā)生受潮與蟲蛀，電子檔案維護(hù)不當(dāng)，使系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞或資料失真等情況，都無法發(fā)揮檔案的原本價(jià)值，也與實(shí)際工作目標(biāo)背道而馳。

3 基層檔案管理工作的改進(jìn)與對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變基層檔案管理認(rèn)知和重視意識(shí)?；鶎訖n案管理工作中如何才能夠有效的提高檔案管理工作的效率，第一步，需要轉(zhuǎn)變工作理念，提高檔案管理的認(rèn)知和重視，嚴(yán)格的按照制度與規(guī)范操作，做好檔案的分類、存儲(chǔ)與保管等工作。面對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作要求，要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，將資源進(jìn)行整合，提高決策者對(duì)基層檔案管理工作的認(rèn)知，創(chuàng)建一支具有高素質(zhì)的基層檔案管理隊(duì)伍，可以組織教育宣傳工作，幫助全體人員認(rèn)識(shí)到基層檔案管理工作的重要性，深入挖掘基層檔案具有的潛在價(jià)值，提高基層檔案管理的地位。在建設(shè)并優(yōu)化基層檔案管理隊(duì)伍中，需要培育高素質(zhì)人才并招聘高素質(zhì)的基層檔案管理的專業(yè)型人才，打牢專業(yè)基層的同時(shí)，還要培養(yǎng)良好的責(zé)任意識(shí)，提高基層檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。對(duì)于在崗的基層檔案管理人員，需要定期組織參與培訓(xùn)，還要和其他單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，使基層檔案管理人員掌握檔案管理知識(shí)，并靈活應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與方法，提高基層檔案管理的工作效率與品質(zhì)。

2）推動(dòng)基層檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。推動(dòng)基層檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展，也是單位檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向，首先，需要改變工作理念，靈活的引入最新技術(shù)與方式，進(jìn)一步優(yōu)化基層檔案管理的工作流程，從而保障檔案資料的完整性、時(shí)效性和真實(shí)性。結(jié)合有關(guān)政策制度與文件的要求，使檔案資料可以及時(shí)歸檔，以免工作出現(xiàn)無序重合的問題。其次，歸檔文件完整并且區(qū)分出檔案資料的主次，把一個(gè)類型的文件歸檔在同一個(gè)案卷中，采用連續(xù)序號(hào)的標(biāo)識(shí)把文件存儲(chǔ)在一起。需要檔案時(shí)能夠迅速的找到對(duì)應(yīng)的文件，從而充分的發(fā)揮出檔案文件資料的價(jià)值，以免重要的檔案文件丟失。此外，還需要對(duì)基層檔案管理進(jìn)行分工，具體到每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)具體的問題進(jìn)行具體的分析，減少檔案資料信息出現(xiàn)冗余現(xiàn)象，提高檔案資料使用率，同時(shí)也為有關(guān)的管理人員與決策者提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

3）增加資金投入優(yōu)化基層檔案管理方式。為了提高基層檔案管理的工作效率與質(zhì)量，首先需要整合資源，并加大資金的投入力度，進(jìn)一步優(yōu)化與完善當(dāng)前的基層檔案管理方式，充分發(fā)揮出檔案資料的潛在價(jià)值。在充足的資金支持下，完善基層檔案管理的相關(guān)設(shè)施，使紙質(zhì)檔案與電子檔案獲得高效保存，方便檔案資料的審閱與檢查。引入信息技術(shù)，使基層檔案管理工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，進(jìn)一步挖掘檔案資料存在的潛在價(jià)值，從而提高基層檔案管理工作效率與質(zhì)量。還要結(jié)合實(shí)際的工作情況創(chuàng)建完善的基層檔案管理機(jī)制，結(jié)合有關(guān)的法律法規(guī)、政策制度，為檔案工作人員培養(yǎng)良好的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范基層檔案管理工作，提高基層檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

4 結(jié)論

綜上所述，面對(duì)新時(shí)期檔案管理的工作需要，首先要整合資源并轉(zhuǎn)變檔案管理的工作理念，加大資金投入力度，從而完善配套的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備。提高檔案管理在該單位的地位，構(gòu)建完善的基層檔案管理工作制度與體制。與此同時(shí)，還要培育更多的高素質(zhì)人才，并指導(dǎo)檔案管理人員規(guī)范化的開展工作，有效的提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，為單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。