工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析

唐美娟

（泰州日成交通工程有限公司，江蘇 泰州 225300）

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

1）為工程建設(shè)管理提供依據(jù)。一旦在工程建設(shè)中出現(xiàn)安全或者質(zhì)量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題所在，并進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設(shè)的安全和質(zhì)量無法保障，而且一旦出現(xiàn)問題無法進(jìn)行有效追溯，出現(xiàn)各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進(jìn)展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負(fù)擔(dān)和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規(guī)范，施工人員和管理人員各司其職按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好自己分內(nèi)的工作，只有這樣才能保證工程項(xiàng)目有序開展。

2）為建筑的后期維護(hù)以及行業(yè)的發(fā)展提供參考。隨著社會的發(fā)展以及技術(shù)的進(jìn)步，在漫長的時(shí)期里對建筑的維護(hù)和修繕是必不可少的，有的甚至根據(jù)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展要求還需要對建筑進(jìn)行擴(kuò)建或者改建。在此過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設(shè)時(shí)的強(qiáng)度以及應(yīng)力方面是無從知曉的，因此也就無法進(jìn)行科學(xué)合理地施工設(shè)計(jì)，這種情況下進(jìn)行的修繕和施工往往會潛藏巨大的風(fēng)險(xiǎn)。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細(xì)的建筑設(shè)計(jì)以及施工中的強(qiáng)度等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行參考，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行建筑的擴(kuò)建和改建就會比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理存的問題分析

1）檔案管理人員管理意識薄弱。現(xiàn)階段，在建設(shè)工程中，由于資料的缺失對很多信息無處查詢，無法做到對問題的有效追溯。還有在使用檔案資料時(shí)，并沒有做好詳細(xì)記錄也沒有相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致工程資料在使用中出現(xiàn)丟失以及缺損的情況，這樣就無法確保檔案的完整性。另外，工程竣工交付后，管理人員往往以為這個(gè)工程已經(jīng)徹底結(jié)束了，從而忽視對其工程資料的整理歸檔，最終導(dǎo)致工程資料的不健全。給后期的資料查詢以及建筑維護(hù)帶來了很多困擾。

2）工程檔案管理制度不完善以及落實(shí)不到位。我國的建筑工程建設(shè)雖然發(fā)展迅速，但是由于不同企業(yè)之間的水平以及管理制度的差異，很多規(guī)模比較小的建筑企業(yè)的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑企業(yè)往往更加重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個(gè)過程中容易造成資料的丟失[3]。而且隨著當(dāng)前建筑工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統(tǒng)的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實(shí)處。

3）工程檔案資料缺乏真實(shí)性和有效性。我國很多的建筑施工企業(yè)由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經(jīng)常會由于檔案資料保存不當(dāng)造成資料的遺失，或者由于原件準(zhǔn)備不足在工程移交中頻繁使用復(fù)印件或者掃描件代替。另外還有一種現(xiàn)象也非常普遍，那就是在工程進(jìn)展過程中大多數(shù)的資料都需要相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)或者審批，但是在實(shí)際的工程中往往由于負(fù)責(zé)人不在或者企業(yè)為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實(shí)性和合法性。從短期來看這種方法似乎是促進(jìn)了工程的進(jìn)展，使很多流程能夠順利開展，但是從長遠(yuǎn)來看是不利于企業(yè)的發(fā)展，一旦工程建設(shè)中出現(xiàn)問題就很難追究相關(guān)責(zé)任了。

4）檔案移交工作不及時(shí)。隨著工程技術(shù)的發(fā)展以及工程規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的建筑工程資料管理的方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代建筑企業(yè)對于工程檔案管理的要求。很多建筑施工單位仍然沒有充分認(rèn)識到檔案資料管理的重要性，對工程檔案的管理缺乏方式方法。工程資料管理是一項(xiàng)需要細(xì)心和耐心的工作，很多企業(yè)為了降低成本并沒有設(shè)置相關(guān)的專職崗位，工程人員也往往更加重視工程實(shí)際的發(fā)展情況，沒有對資料實(shí)施系統(tǒng)化管理，而且工程人員隨著項(xiàng)目的竣工也都會逐漸撤離原來的工程項(xiàng)目。資料被移交的人員對工程資料又完全不熟悉，就會造成很多資料在存檔時(shí)出現(xiàn)缺損等情況，而且無法核對工程資料的審批情況，這些種情況也會為后續(xù)的實(shí)際問題的處理造成非常大的困擾。

3 工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用

1）加強(qiáng)建筑工程管理者對于檔案管理工作的重視。如果沒有工程資料做支撐，管理者很難準(zhǔn)確判斷工程的具體情況以及經(jīng)濟(jì)效益，也就無法做出正確的決策，最終會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益損失。因此在進(jìn)行建筑企業(yè)管理時(shí)，要提高員工工程檔案資料管理的意識，從檔案資料的重要性入手，通過培訓(xùn)教育提高全員對于工程資料的重視程度，建立檔案資料管理的相關(guān)制度，并且根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況設(shè)立專門的檔案管理崗位甚至是檔案資料管理部門，將檔案資料的管理制度化、規(guī)范化，資料在記錄、存檔或者借閱中都要遵循相關(guān)的流程制制度，使企業(yè)的檔案管理工作真正落到實(shí)處。

2）不斷完善檔案資料管理制度。為了能夠加強(qiáng)檔案的管理工作，需要不斷完善企業(yè)檔案管理的制度，并且參考國家對于工程資料檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行制度的補(bǔ)充完善。其中需要明確工程項(xiàng)目單位完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過程中丟失。出現(xiàn)問題能夠有效地追蹤到當(dāng)事人的責(zé)任，提高每一位工程參與者對檔案資料的重視程度。

3）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。在實(shí)際工作中通過對他們的工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，提高他們的檔案資料管理技能。另外鼓勵(lì)他們在工作中主動(dòng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改善對策，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員與工程人員之間的相互溝通交流，及時(shí)了解正在實(shí)施的工程的進(jìn)展情況，使檔案管理工作能夠結(jié)合工程的實(shí)際進(jìn)展情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，而不是完全的一成不變。最后，通過各方面的激勵(lì)機(jī)制引導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行主動(dòng)自主的學(xué)習(xí)和檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，為企業(yè)的檔案管理工作的改進(jìn)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提升管理的質(zhì)量。

4）充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢加強(qiáng)對工程資料的管理。隨著信息化技術(shù)的不斷提高，企業(yè)已經(jīng)普遍將信息化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的管理中，在建筑工程檔案的管理中也可以充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢加強(qiáng)管理。在管理中可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況和對于檔案管理的不同要求引進(jìn)相關(guān)的管理軟件，通過網(wǎng)絡(luò)與信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子資料的有效管理。而且通過電子化可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，不同的工程技術(shù)人員通過電腦就能及時(shí)掌握工程的相關(guān)內(nèi)容，不需要頻繁對資料原件進(jìn)行借閱，避免了紙質(zhì)資料在流轉(zhuǎn)過程中的丟失和損毀。另外，通過信息技術(shù)的管理，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料的快速查詢，通過輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查找就能夠快速找到所需要的資料文件，節(jié)省了資料查找中時(shí)間和人力資源的浪費(fèi)，也使得管理的效率更高。

4 結(jié)束語

總之，建筑工程的檔案資料管理是工程建設(shè)的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據(jù)，也是后期工程維護(hù)以及建筑行業(yè)發(fā)展的重要的參考資料。