新形勢(shì)下科技檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

侯智洋

（國(guó)家海洋信息中心，天津 300171）

科技檔案主要保存的是在科學(xué)研究、生產(chǎn)過(guò)程中形成的具有一定價(jià)值的材料及聲像資料等。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加速了科技檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，在實(shí)際的保存管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極融入先進(jìn)的信息技術(shù)，借鑒其他成功的經(jīng)驗(yàn)，由此保障科技檔案的管理質(zhì)量。

1 新形勢(shì)下科技檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 戰(zhàn)略性管理認(rèn)識(shí)不足

雖然目前國(guó)內(nèi)有很多企業(yè)已經(jīng)設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的科技檔案管理部門(mén)，構(gòu)建了較為完善的科技檔案管理體系，但是在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，依然沒(méi)有真正的將這項(xiàng)工作納入戰(zhàn)略層面上來(lái)，沒(méi)有充分重視科技檔案的價(jià)值性。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于科技檔案的全面認(rèn)識(shí)也存在不足，使得科技檔案管理工作無(wú)法在企業(yè)內(nèi)部順利全面的展開(kāi)。再加上個(gè)別企業(yè)的科研創(chuàng)新水平較低，產(chǎn)生的科技檔案信息也不夠高端，使得企業(yè)內(nèi)部無(wú)法形成合理的戰(zhàn)略管理體系，相應(yīng)的檔案價(jià)值也得不到發(fā)揮。

1.2 管理體系建設(shè)不完善

完善的管理體系是科技檔案管理工作的有力支撐，就國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，針對(duì)科技檔案的管理體系和規(guī)章制度還不夠完善，甚至個(gè)別企業(yè)內(nèi)部的科技檔案管理存在盲目性和隨意性。同時(shí)，對(duì)于科技檔案管理的監(jiān)督機(jī)制也參差不齊，共享機(jī)制不夠完善，使得各個(gè)信息數(shù)據(jù)之間存在壁壘，科技檔案的數(shù)據(jù)存在許多欠缺。

1.3 檔案利用率不高

通常情況下，科技檔案和其他的檔案資料一起由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，而受到多方面因素的影響，使得檔案管理部門(mén)更加側(cè)重于開(kāi)展保管工作，忽視了利用工作，嚴(yán)重制約了科技檔案的價(jià)值發(fā)揮。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)在收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展的工作也不夠順利，各個(gè)部門(mén)之間的交流溝通不暢，檔案信息存在一定的缺損、失真、不規(guī)范等現(xiàn)象，科技檔案管理水平不高，進(jìn)而影響到了檔案利用率。此外，還存在科技檔案內(nèi)容科技含量低的問(wèn)題，也使得檔案的利用水平久久不能提升。個(gè)別企業(yè)在內(nèi)部沒(méi)有打造共享的科技檔案平臺(tái)，檔案的收集和管理是一個(gè)單向通道，除了檔案管理部門(mén)，其他人很少能獲知檔案信息。雖然科技工作人員是應(yīng)用科技檔案資料的主要對(duì)象，但是由于科技工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，很少有人積極的將檔案和實(shí)踐工作有效對(duì)接，無(wú)法發(fā)揮科技檔案的指導(dǎo)作用[1]。

1.4 信息安全程度不足

科技檔案作為科研部門(mén)的重要信息資源，其具有較高的應(yīng)用價(jià)值，且包含了各項(xiàng)專(zhuān)利或獨(dú)有的信息數(shù)據(jù)，一旦損壞或泄露將造成難以估量的損失?；谛畔⒓夹g(shù)的背景之下，科技檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的技術(shù)，提升科技檔案保管的安全程度，確保其在開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，擁有完善的防護(hù)體系。一方面，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電腦等殺毒，針對(duì)存在的病毒、潛在隱患等采取制止消除措施。另一方面，對(duì)各個(gè)檔案資料進(jìn)行備份，制定應(yīng)急方案，一旦發(fā)生突發(fā)信息安全事件，能夠采取補(bǔ)救措施，有效的避免損害范圍的持續(xù)擴(kuò)大。

2 新形勢(shì)下科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

2.1 充分貫徹企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展理念

科技檔案管理活動(dòng)應(yīng)當(dāng)全面納入企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)活動(dòng)中，將管理方案和企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相融合，由此全面提升科技檔案的管理水平，為其價(jià)值的發(fā)揮做好鋪墊。由于科技檔案本身就要給科技創(chuàng)新活動(dòng)提供技術(shù)信息支持，因此，企業(yè)還需要在原有的基礎(chǔ)上完善信息資源管理體系，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建和應(yīng)用，將科技檔案管理納入企業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃之中，切實(shí)從多個(gè)角度提升企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)科技檔案管理的重視程度。在實(shí)際的操作過(guò)程中，企業(yè)需要定期對(duì)科技檔案管理部門(mén)召開(kāi)會(huì)議，就管理工作中存在的不足和問(wèn)題加以分析探討，真正將科技檔案管理上升到戰(zhàn)略層面，制定各項(xiàng)改進(jìn)優(yōu)化措施，提升各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)程度，最終確?？萍紮n案管理能夠得到持續(xù)化改善。

2.2 全面完善科技檔案管理體系

科技檔案管理屬于一項(xiàng)較為特殊的管理活動(dòng)，企業(yè)必須要積極引起重視，并全面完善科技檔案管理體系，結(jié)合市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化以及企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，動(dòng)態(tài)化的調(diào)整和優(yōu)化。借助信息技術(shù)，構(gòu)建多元化的管理方法，例如推行辦公自動(dòng)化等，促進(jìn)科技檔案管理全面進(jìn)入信息化、智能化，由此大大提升科技檔案管理水平。與此同時(shí)，企業(yè)還要進(jìn)一步細(xì)化管理機(jī)制，明確各項(xiàng)條例和規(guī)章制度，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w系約束檔案工作人員。從科技檔案的形成、積累、分類(lèi)、歸檔、保管、調(diào)用等各個(gè)方面，實(shí)施多元化的控制和分析，形成精細(xì)化的控制體系。此外，各個(gè)企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理工作的監(jiān)督，構(gòu)建獨(dú)有的質(zhì)量控制措施，將各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到人頭，制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，進(jìn)而切實(shí)提升監(jiān)督質(zhì)量，督促科技檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化[2]。

2.3 提升科技檔案利用率

科技檔案資料中涵蓋了重要的信息數(shù)據(jù)，其對(duì)于科研事業(yè)發(fā)展具有關(guān)鍵的指導(dǎo)意義，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)屬于無(wú)形資產(chǎn)，是不可忽視的一部分。如果科技檔案得不到有效的開(kāi)發(fā)和利用，那么其形成和管理無(wú)疑是沒(méi)有價(jià)值的，也無(wú)法推動(dòng)企業(yè)的科研事業(yè)進(jìn)一步壯大。所以，檔案管理部門(mén)必須要做好科技檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用，具體來(lái)說(shuō)，一方面要確保科技檔案資料的規(guī)范性，注重全引目錄的準(zhǔn)確性和易查性，這樣相關(guān)工作人員就能夠在搜索框中輸入關(guān)鍵詞，及時(shí)的調(diào)取需要的資料。另一方面，檔案管理人員要深層次的挖掘科技資料的價(jià)值，保障文獻(xiàn)編研工作的質(zhì)量，應(yīng)用信息技術(shù)在縮短工作人員工作量的基礎(chǔ)上，規(guī)范檔案資料，顯著提升工作效率。企業(yè)有必要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，要求各個(gè)部門(mén)在每一次收集整理了資料后，及時(shí)上傳到系統(tǒng)中，方便檔案管理部門(mén)進(jìn)一步完善，也方便后續(xù)相關(guān)人員的調(diào)取使用。

2.4 強(qiáng)化信息安全防護(hù)水平

新形勢(shì)背景下，科技檔案管理部門(mén)必須要強(qiáng)化信息安全防護(hù)水平，從物理防護(hù)和信息技術(shù)層面著手，持續(xù)提升科技檔案資料的保密性。首先，針對(duì)實(shí)體檔案，可以采取驅(qū)蟲(chóng)保護(hù)法、裝幀保護(hù)法等，避免資料受到蟲(chóng)蛀、潮濕等影響腐爛，確保實(shí)體科技檔案保存時(shí)間更長(zhǎng)，不會(huì)損壞或失真。在檔案管理部門(mén)裝置多個(gè)監(jiān)控儀器，又不同的人保管資料庫(kù)的鑰匙。其次，應(yīng)用數(shù)據(jù)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，對(duì)每一類(lèi)檔案及時(shí)的上傳備份，設(shè)置獨(dú)立的密碼，避免其他人員隨意登錄。最后，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，通過(guò)殺毒等方式，對(duì)系統(tǒng)可能存在的漏洞進(jìn)行測(cè)試，進(jìn)而修復(fù)完善。注重查缺補(bǔ)漏，第一時(shí)間完善相關(guān)資料并加密處理，制定突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施，使得科技檔案保護(hù)持續(xù)有效[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)科技檔案管理，不僅能迅速對(duì)各項(xiàng)科技資料進(jìn)行鑒別和篩選，還能最大限度的發(fā)揮科技資料的價(jià)值，保證了科技文件的規(guī)范化。基于新時(shí)代的背景之下，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用信息技術(shù)，更新檔案管理理念，從多個(gè)角度提升檔案管理水平，強(qiáng)化課檔案利用率，最終促使科技檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)的持續(xù)化發(fā)展。