學校檔案管理中的科學性與路徑研究

殷 娟

（江陰市南閘實驗學校，江蘇 江陰 214400）

加強檔案管理有助于科學和有效地發(fā)展學校檔案，加強檔案管理也是一個不斷變化的時間需求。為的是在新時期成功地管理學校檔案，積極提高質(zhì)量。提高工作人員的認識，改進學校檔案的管理。因此，有秩序地管理檔案從而促進學校檔案的工作十分重要，成功實施發(fā)揮無形作用。檔案管理創(chuàng)新模式有助于進一步改善學校檔案的管理，不僅可以保證檔案管理的效率，而且可以積極促進相關(guān)管理的工作認識得到提升。

1 提高學校檔案管理的科學價值

1.1 改善學校檔案管理的科學水平可以滿足現(xiàn)代發(fā)展的需要

為學校改進檔案管理滿足科學發(fā)展的概念要求。檔案管理是我國精神文明建設(shè)的一部分，也是國民經(jīng)濟有效復(fù)蘇的重要表現(xiàn)。經(jīng)過學校嚴格保存，檔案不僅可以作為檔案工作的科學基礎(chǔ)觀點，也可以激勵學校，在正確指導(dǎo)科學發(fā)展理念下充分發(fā)展。因此，改善學校檔案的管理不僅能夠最佳地反映歷史價值，而且能夠促進經(jīng)濟增長，提供較好服務(wù)。

1.2 改進對檔案的科學管理是檔案管理方面的一個趨勢

在不斷發(fā)展的社會中，隨著學校檔案的增加，目前，各種形式的財務(wù)管理、教育、保健、研究等都保存在檔案中。在日常工作中積極宣傳檔案，不斷擴大檔案庫硬件和軟件管理，引進現(xiàn)代技術(shù)如互聯(lián)網(wǎng)、計算機等。有效管理學校檔案，幫助學生減少檔案設(shè)備的維護費用[1]。

1.3 發(fā)展信息技術(shù)的要求

我國的科學技術(shù)蓬勃發(fā)展，各種信息技術(shù)迅速發(fā)展，同時也得到廣泛傳播。特別是在管理學校檔案方面的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)使用，通過融入現(xiàn)代技術(shù)，這有助于采用檔案管理模式有效的創(chuàng)新。因此，學校需要更多地利用信息技術(shù)管理檔案。在這過程中不斷豐富檔案的獲取，通過先進的技術(shù)實現(xiàn)管理，幫助學校有效提高文件管理水平。

2 對學校檔案管理科學創(chuàng)新方法的分析

2.1 積極改變檔案管理的概念

有效地改善學校檔案管理科學水平，為了實現(xiàn)這一最終目標需要先進行思想層面的轉(zhuǎn)變，及時批準運用檔案管理的概念，從傳統(tǒng)的檔案管理方法銘記基礎(chǔ)上，在個人知識上承認檔案管理的重要性，因此，只有從根源上才能有效提高檔案管理的主觀意識。同時，學校必須積極推進計算機化，不斷加強學校檔案館財務(wù)硬件工作，投資建立強大的檔案信息化支持，積極促進檔案信息化建設(shè)進展順利，讓管理學校檔案的想法，在實現(xiàn)過程中及時過渡[2]。

2.2 加強檔案管理

有效地改進管理機制可有助于提高對科學管理學校檔案的認識和工作的重要性，加強檔案管理和實施檔案管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)進行有效改進。首先，必須從檔案管理系統(tǒng)出發(fā)，檔案管理由檔案管理處進行宏觀的檔案控制，檔案保管的工作人員要認識到需要對檔案進行科學管理。然后學校將檔案工作及時納入日常管理，并促進其執(zhí)行，以此作為優(yōu)先事項，檔案干事正在積極探討更現(xiàn)實的檔案管理機制，以加強工作人員的管理能力和檔案意識。然后建立一個特殊的工作崗位制度，根據(jù)這一制度，學校檔案館的管理是通過以下方式進行的：及時建立審查和獎勵機制。因此，對學校檔案進行規(guī)范化整改，科學管理，有效激勵員工的熱情，幫助檔案員增強自身主觀性，必須保證檔案管理的科學水平。密切監(jiān)測檔案管理并檢查工作，以充分發(fā)揮監(jiān)督人員的職能，最終宏觀控制機構(gòu)的檔案管理建設(shè)。

2.3 加強現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理信息技術(shù)可以有效地提高學校檔案管理的科學水平，因此學校應(yīng)該不斷增加強化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件，充分利用計算機技術(shù)管理檔案，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，大數(shù)據(jù)和云技術(shù)，建立專屬數(shù)據(jù)庫等，實施學校課程和檔案的管理現(xiàn)代化，使學校檔案免受紙質(zhì)載體的影響，這不僅可以有效地節(jié)省儲存信息的空間，而且有助于提高效率。對學校檔案的有效管理大大提高了檔案資料的準確性，對學校的援助節(jié)省了日常服務(wù)的費用。在文件中廣泛使用軟件控制，在案件管理過程中，建立檔案管理自動化系統(tǒng)，檔案資料傳輸速度的改進大大便利了查閱檔案資料的獲取和使用。

2.4 采用新的檔案管理方法

傳統(tǒng)檔案主要是保存檔案的基本面貌，以館藏的形式進行保存，而檔案管理的重點是檔案信息?？紤]到確保檔案資料的安全儲存，使檔案資料在學?？梢圆殚?。但這種管理模式缺乏科學依據(jù)，無法進行檔案信息交流，不適合學校檔案管理的科學發(fā)展。因此，在新時期，學校在檔案管理模式中應(yīng)積極推行創(chuàng)新。注意方便檔案資料的使用，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，積極改變檔案管理方法，實行檔案信息的共享，使用戶能夠更好和及時地提供服務(wù)。同時，學校必須特別注意檔案管理的質(zhì)量，改善檔案資料的獲取、處理和歸檔，嚴格控制存儲程序，使學校檔案價值化最大化。

2.5 推動專業(yè)檔案管理小組的建設(shè)

實現(xiàn)個人檔案有效的認識提高，不僅需要改進管理，而且需要加強檔案管理專業(yè)人員培訓。建立專業(yè)人才培養(yǎng)機制，工作人員是學校檔案管理的主體，有效提高科學水平的作用是無形有限的，還需要工作人員的操作。因此信息技術(shù)在一個不斷發(fā)展的世界中，必須確保檔案管理更加規(guī)范、專業(yè)和豐富。檔案的存在也對檔案管理員提出了嚴格的要求，檔案管理員不僅要努力改善檔案管理，而且要積極培養(yǎng)高質(zhì)量和高效率的檔案人員，需要具備檔案管理意識，還應(yīng)充分掌握相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用程序，使用更先進的文件檔案科學技術(shù)和計算機程序，有效管理培訓人員進行檔案的精確分類和歸檔。大力發(fā)展數(shù)據(jù)庫檔案加密技術(shù)、數(shù)據(jù)輸入、計算機終端、網(wǎng)絡(luò)信息管理等技能，以建立一個高度專業(yè)化和高度合格的綜合檔案館，促進檔案處的工作小組有效管理學校檔案[3]。

2.6 檔案管理方面的發(fā)展

培訓的主要目的是提高技能，教會工作人員使用軟件，保存檔案，進行信息的收集、分類、處理和歸檔，提高工作人員的專業(yè)水平?？梢栽趯W校每月的其中一天固定為檔案員提供培訓。在檔案管理方面進行人員培訓和制定科學有效的培訓方案促進培訓活動的成功。在培訓過程中，工作人員必須研究檔案具體的管理問題，促進檔案人員之間的互動，不斷上升互動教育的效果，提高檔案館的知識水平，而且有助于分享檔案相關(guān)資料信息，通過提供可靠的技術(shù)和人員配備，從而加強學校檔案的科學管理。

3 結(jié)束語

為了提高學校檔案管理的科學水平，必須對檔案進行管理，加強管理系統(tǒng)的有效改進，積極推進檔案的信息化建設(shè)，在檔案管理中廣泛地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，最終達到加強檔案管理科學水平的目標。