國際化背景下高校外事接待工作研究

朱 芮

(吉林化工學院 國際合作交流處，吉林 吉林 132022)

外事工作是一項政治性和政策性極強的工作，包含了外事接待、合作洽談等所有涉外的工作。不僅要尊重各國的文化信仰，也要維護祖國的榮譽、民族的尊嚴，在此基礎上開展與各國的交流活動。對于高等院校而言，開展外事活動是加強學校國際化建設與對外交流的重要樞紐。在高校的外事工作中，外事接待工作的順利與否直接決定了高校對外交流的深度和廣度，是外事活動中十分重要的一項內(nèi)容。同時，外事接待工作不僅可以體現(xiàn)出高校外事管理水平的高低，還能體現(xiàn)出一所學校的文化底蘊。

一、外事接待應當堅持的原則

(一) 著裝規(guī)范

著裝是一種無聲的語言，得體的穿著打扮有助于塑造個人甚至一個國家的形象[1]。在外事接待中，首先觀察到的就是雙方的著裝，總體而言就是要樸素、大方、整潔、得體。不能追求個性、過于時髦、顏色鮮明，這些都會讓人覺得隨便。在外事接待中，男教師穿襯衫西服適宜，年長一些的女教師西服套裝、裙裝適宜，年輕一些的教師可以稍正式的休閑西服，既不失禮貌又充滿了朝氣。

(二) 舉止文明

一個人的素質(zhì)和修養(yǎng)通過在公共場合的儀態(tài)、言談舉止體現(xiàn)出來。在外事接待過程中，往往在雙方洽談之前，先注意到的是雙方的舉止，因此外事接待工作者的舉止代表了學校的形象，也是給對方的第一印象，更是雙方互相進一步深入了解的重要依據(jù)。雖然每個人都是獨立的個體，都有不同的風格，但是在高校接待中，要收斂個人性格，規(guī)范個人的行為，一言一行都代表著學校的形象，同時也體現(xiàn)了中國的形象。總的說來，在外事接待中，應當穩(wěn)重自持，尊重對方，不亢不卑，落落大方，表現(xiàn)出應有的氣質(zhì)和風度[2]。

(三) 準備充足

在外事接待之前，要做好充足的準備工作，準備工作越充足，后期的接待工作就會越順利。準備工作主要包含3個方面：第一，制定完善的工作計劃。外事接待人員需要對整個外事接待活動做好計劃，包括洽談目的、洽談流程、部門對接等，同時也要提前掌握所接待人員的具體信息，包括人數(shù)、性別、年齡、國籍、文化；第二，制定應急預案。由于外事接待的特殊性，要對接待過程中可能出現(xiàn)的問題和突發(fā)狀況做好心理預設，并制定解決方案；第三，做好接待輔助工作。接待輔助工作的細節(jié)可以體現(xiàn)出高校對外事接待的重視程度，包括了歡迎海報的設計、安排會議地點、洽談需要的材料、雙方國家的國旗、安排接送機人員等。以上3個方面決定了外事接待活動的質(zhì)量。

(四) 文化尊重

隨著世界各國交往的日益擴大和各國相互依存的加深，文化尊重無論在官方還是民間涉外活動中都更加重要。即使是在中國，不同的地區(qū)不同的民族，禮儀和風俗、飲食都有著巨大的不同，更何況世界上有近200個國家和地區(qū)，禮儀和風俗更是天差地別，甚至同一個肢體語言都代表著相反的含義。能夠做到包容和接納不同的文化習俗，恰恰可以展現(xiàn)出我國的大國風采和胸襟，因此在國際交往中，我們既要發(fā)揚我國禮儀之邦的優(yōu)良傳統(tǒng)，友好待賓客，注意禮貌細節(jié)，又要尊重國際上的習慣作法，了解各國的禮貌禮節(jié)、文化傳統(tǒng)、宗教習俗，在對外交往中才能真正做到舉止得體、以禮相待。因此在外事接待過程中，要提前了解所接待人員的風俗文化[3]。

(五) 不卑不亢

雙方院校的合作交流是建立在平等、互惠互利的基礎之上，外事接待人員不應該以仰視的姿態(tài)來接待外賓。在外事接待中，我們要尊重我們的交往對象，尊重別的國家，尊重別的文化習俗，于此同時也要尊重我們自己[4]。要在尊重對方的基礎上，展現(xiàn)出自尊、自重和自愛。所謂不卑不亢就是在別人面前沒必要低三下四，委曲求全，卑躬屈膝。當然我們也要避免妄自尊大、自以為是、目空一切。要虛心學習對方國家先進的科學技術、教學方法、管理經(jīng)驗。

二、外事接待的流程

(一) 前期準備工作

外事接待中，前期準備工作是否充足，影響了后期執(zhí)行接待工作是否能夠有章可循、順利進行。在接到外事接待工作的第一時間，首先應當確定外事接待負責人及工作者。同時收集信息，主要包括來訪外賓的基本資料，如國籍、所在學校、職務、政治立場、性別、年齡、飲食習慣，還要掌握外賓來訪的時間、航班、洽談目的等內(nèi)容。以上信息都要認真調(diào)查研究，以做到外事接待工作的針對性和實效性[5]。外事接待者根據(jù)以上信息，制定外事接待計劃。

詳實的外事接待計劃主要包含了以下幾個方面：第一，根據(jù)外賓來訪人數(shù)和航班，做好接機準備，制作接機牌和會議桌牌；第二，根據(jù)飲食習慣，確定用餐，保證用餐地點干凈整潔，禁止鋪張浪費；第三，制作歡迎標語，標語表達了高校對來訪者的歡迎，外賓到校后首先會看到歡迎標語，因此歡迎標語應懸掛在醒目位置，并用雙語呈現(xiàn)；第四，根據(jù)到訪目的，確定會議流程，通常包含主持人開場，校領導致辭，雙方洽談，簽約，交換禮物，合影留念；第五，通常外方來訪團需要參觀校園、實驗室等，因此需要外事接待工作者提前設計好路線。除了詳細的外事接待計劃，還要設計出應急預案，以便應對不同的突發(fā)狀況，因此要提前考慮到各種可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況，反復推敲，并給出擬解決方案。

(二) 執(zhí)行接待工作

1.迎賓

工作人員在接到外賓返回學校的途中，可將詳細的外事接待計劃交于外賓，并闡述此次活動的計劃。與此同時，根據(jù)外賓的狀態(tài)，可介紹沿途的風景信息和當?shù)靥厣?。在校?nèi)接待工作者，需和接機人員保持聯(lián)系，確定到校時間，提前做好迎接準備。

2.會議及相關活動

在會議開始前，工作人員應當對會議室內(nèi)硬件設備進行調(diào)試，確?？梢哉Ｊ褂?；擺好桌牌，并在每個位置擺好會議材料，提前聯(lián)系好攝影攝像人員。進入會議室要注意座位的安排，堅持以右為尊，主賓在右，主人在左。會議結束需要拍照，如果是合影，需要將歡迎標語、雙方國旗、全部人員都拍攝其中，一般由主人居中，禮賓依然按照以右為尊的次序，主賓雙方間隔排列。

3.參觀

一般在外事接待中，都會安排參觀校園活動，在此環(huán)節(jié)，需要提前安排好翻譯人員和解說人員陪同，設計好參觀路線。可參觀學校的自然風光，樓區(qū)建設以及先進實驗室的展示，同時也要了解學校歷史，以便外方提出的問題能夠回答。

4.宴請

在外事接待中，宴請是溝通雙方感情的紐帶。宴請中，值得注意的是安排好座次，我國的餐桌大多是圓形，主要陪同坐在面對門的位置，以便招待客人[6]。在菜品安排上可采取客隨主便的策略，但是要考慮到對方愛不愛吃，能不能吃。所謂愛不愛吃，要考慮到外方的個人口味，是喜清淡還是喜咸辣。所謂能不能吃，就要考慮到外賓的國籍、宗教信仰等信息。比如伊斯蘭教禁食豬肉，美國人不吃螃蟹等。

5.互贈禮物與送別

在外事接待中，互贈禮物環(huán)節(jié)最能凸顯出民族特色，因此在選擇回贈禮物方面，需要挑選具有民族特色具有傳統(tǒng)意義的禮物，避免禮物過于昂貴。在行程結束后，應有相對應職位的校領導和外事接待工作者進行送別。

(三) 后續(xù)總結工作

在外事接待中，后續(xù)總結工作不可忽視。在總結中尋找經(jīng)驗，為下一次的外事接待做好準備?？偨Y優(yōu)秀的接待經(jīng)驗和做法是我們提高接待質(zhì)量的最有效方法，同樣認真分析接待工作中的不足，也是提高外事接待質(zhì)量的必經(jīng)之路。在不停的總結中達到盡善盡美。除了總結工作，在外事接待后，還有相應的后續(xù)工作，比如新聞稿的撰寫、合作項目的推進、會談記錄收錄并做好存檔[7]。

三、提升外事接待的質(zhì)量

(一) 加強高校涉外人員的禮儀培養(yǎng)與學習

外事禮儀在外事接待中占據(jù)有極為重要的位置。重視禮儀，不單單體現(xiàn)了個人的修養(yǎng)和素質(zhì)，還展示了學校的形象，表達著對外賓的尊重與合作的誠意。若涉外禮儀知識儲備不足，在外事接待中很容易造成跨文化沖突，產(chǎn)生不必要的誤會，因此，要了解不同國家的禮儀和習俗，包括不同國家肢體語言的不同、對數(shù)字的禁忌、在飲食中對某些食物的禁食等。比如尼泊爾、希臘等國家，用搖頭代表“同意”，用點頭代表“反對”；在安排住宿時，對于歐美國家的客人要避免13這個樓層；對于伊斯蘭教的客人，避免在餐桌上出現(xiàn)豬肉[8]。掌握這些涉外禮儀知識，間接地展示了高校的風貌，也勢必會提高外事接到的質(zhì)量，促進合作與交流。

(二) 統(tǒng)籌學校各部門力量

一所高校的外事接待活動能否順利進行，不僅需要外事部門的整體運作，還需要學校其他部門的配合[9]。隨著我國高校的國際化道路不斷發(fā)展，外事接待中面臨著多級協(xié)調(diào)、分層負責的局面。在外事接待中，與學校各部門保持密切溝通，尋求各部門的緊密配合。因此統(tǒng)籌學校各部門的力量，可以助力高校的國際化發(fā)展更上一層樓。

(三) 建設高素質(zhì)的外事接待隊伍

在外事接待活動中，接待質(zhì)量的高低同樣取決于高校外事接待工作人員的素質(zhì)和能力[10]。首先，要加強外事接待工作者對學校全方面的了解，包括學校的歷史、組成教學院、特色專業(yè)、重點實驗室等；第二，外事接待工作者要時刻遵循外事無小事的原則，多匯報勤溝通，保持高度靈活的應變能力；第三，提高英語交際能力，為了展現(xiàn)高校國際化水平和文化氛圍，因此需要外事接待工作者不斷學習和加強語言知識。

四、結 語

高校的外事工作，是促進高校國際化發(fā)展的重中之重。提高外事接待的質(zhì)量也因此變得尤為重要。從高校涉外人員的禮儀培訓入手，多學習世界各國的風俗習慣，熟記涉外禮儀中約定俗成的基本原則和國際慣例；與此同時，加強學校各部門在外事接待工作中的配合，所有從事外事工作的人員應當不斷努力學習，提高自己的業(yè)務水平和能力，力保外事工作更好更順利地進行。高校外事部門間也應當不斷增進交流和學習，通過積極的經(jīng)驗交流，博采眾長，互相學習和借鑒。