水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

馬春茹

（中國(guó)葛洲壩集團(tuán)國(guó)際工程有限公司，北京 100025）

檔案管理是水電工程項(xiàng)目的重要組成部分，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目全過(guò)程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，是水電工程項(xiàng)目的歷史憑證，可有效解決工程驗(yàn)收中產(chǎn)生的各種疑問(wèn)，確保項(xiàng)目工程的順利竣工。水電企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展構(gòu)建完成的檔案管理體系，緩解傳統(tǒng)檔案整理難、準(zhǔn)確性低的問(wèn)題，保證水電工程項(xiàng)目的有序開展。

1 水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

第一，文件整編工作缺乏規(guī)范性，現(xiàn)階段水電工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中無(wú)法準(zhǔn)確的開展文書檔案的整理和歸檔，文件的編號(hào)和分類缺乏科學(xué)性，不利于后期存儲(chǔ)，增加查找的難度。在文書檔案歸檔時(shí)，沒(méi)有參考水電企業(yè)制定的整編規(guī)定，案卷名稱書寫規(guī)范性較差，組卷不合理，無(wú)法保證檔案資料的完整性。第二，檔案管理意識(shí)不足，水電企業(yè)管理者并未深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，在日常工作目標(biāo)制定中，忽視對(duì)檔案管理建設(shè)的支持力度，認(rèn)為單純對(duì)檔案資源分門別類就是有效管理，水電工程項(xiàng)目文書檔案的價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮[1]。第三，水電企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，未結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，檔案管理信息化程度低，難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)信息傳遞和更新的速度，部分檔案收集和分析依然采用傳統(tǒng)人工模式，不僅會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，還會(huì)降低水電工程項(xiàng)目檔案管理的效率。第四，忽視檔案資源的監(jiān)管，并未認(rèn)真審核檔案資源的真實(shí)性和完整性，就錄入到管理系統(tǒng)中，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)甚至無(wú)法發(fā)現(xiàn)水電工程項(xiàng)目施工作業(yè)中存在的問(wèn)題，材料審核不準(zhǔn)確，缺少印章、簽名，降低文書檔案準(zhǔn)確性。而且，施工現(xiàn)場(chǎng)偷工減料、趕工期的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響水電工程項(xiàng)目的質(zhì)量，不利于水電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 有效提升水電工程項(xiàng)目檔案管理的措施

1）構(gòu)建信息化檔案管理體系。信息化是企業(yè)各項(xiàng)制度發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理體系也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)融入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，并培養(yǎng)優(yōu)秀的技術(shù)人員，能夠熟練掌握和應(yīng)用技術(shù)手段，優(yōu)化自身信息化知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提升檔案管理的服務(wù)水平。第一，水電工程項(xiàng)目施工中涉及的數(shù)據(jù)信息較多，需要利用信息化檔案管理體系從資料收集、歸檔、儲(chǔ)存的角度構(gòu)建電子檔案，并定期安排專業(yè)人員對(duì)體系進(jìn)行維護(hù)，確保體系中檔案信息的安全性，全面提高水電工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。第二，水電企業(yè)需培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，定期組織員工開展信息化專題會(huì)議，確保員工能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等靈活應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅是掌握理論上的知識(shí)點(diǎn)，實(shí)操能力也要進(jìn)一步提升。第三，需購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備支持水電工程項(xiàng)目檔案管理的信息化發(fā)展，針對(duì)水電企業(yè)發(fā)展的時(shí)期情況更新就的檔案管理系統(tǒng)，注重檔案信息資源共享機(jī)制的構(gòu)建，相對(duì)于傳統(tǒng)的利己主義，應(yīng)深化合作共贏的精神理念，通過(guò)水電工程項(xiàng)目各參與商的協(xié)同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的“多贏”。

2）有效落實(shí)檔案管理工作。建立完善的制度并不能提升水電工程項(xiàng)目檔案管理的效率，如何落實(shí)才是強(qiáng)化管理質(zhì)量的有效方式。第一，管理制度落實(shí)。水電工程項(xiàng)目需在立項(xiàng)前就認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，利用信息技術(shù)進(jìn)行資料的收集與整理，尤其是招投標(biāo)階段的文書檔案，需要重點(diǎn)收集并保留存檔，避免后期項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)人負(fù)責(zé)，為水電工程項(xiàng)目提供具有法律效應(yīng)的重要保障。同時(shí)，注重水電工程項(xiàng)目施工全過(guò)程和竣工階段的資料收集，確保檔案收集完整后再開始項(xiàng)目驗(yàn)收，確保檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展。第二，監(jiān)督制度落實(shí)。檔案管理的監(jiān)督工作可以在一定程度上保障水電工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量，應(yīng)聯(lián)合項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位、施工單位構(gòu)建三位一體的監(jiān)管系統(tǒng)，對(duì)檔案收集、整編、歸檔、移交的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，并做好相關(guān)信息的審核之后再簽字，避免因?yàn)闄n案憑證不全而造成法律糾紛。第三，驗(yàn)收制度落實(shí)。嚴(yán)格落實(shí)水電工程項(xiàng)目制定的驗(yàn)收制度可以保證文書檔案的質(zhì)量，做好自檢和預(yù)驗(yàn)收工作，認(rèn)真審核水電工程項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖紙、合格報(bào)告等檔案資料文件，對(duì)文件中涉及簽名、蓋章的位置都要仔細(xì)檢查，規(guī)范項(xiàng)目資料的完整性[2]。

3）深化員工檔案管理意識(shí)培訓(xùn)。首先，水電企業(yè)需要提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到文書檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要性，有效避免在整理資料的過(guò)程中出現(xiàn)的不齊全、不規(guī)范等問(wèn)題。在立項(xiàng)階段委派專人負(fù)責(zé)施工文件、設(shè)計(jì)圖紙、合格證書、照片記錄等資料，并留好原件和復(fù)印件，最大限度保證水電工程項(xiàng)目檔案資料的完整性。其次，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，并定期在系統(tǒng)中上傳檔案管理方面的知識(shí)，通過(guò)考核的形式了解員工對(duì)相關(guān)知識(shí)點(diǎn)的掌握情況，強(qiáng)化其檔案管理意識(shí)。同時(shí)，對(duì)于檔案管理意識(shí)的培訓(xùn)不能只針對(duì)專業(yè)知識(shí)，還要從組織構(gòu)成、歸檔范圍、保管要求等多方面內(nèi)容進(jìn)行深入剖析，為水電企業(yè)培養(yǎng)綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人員。最后，注重檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的交流溝通，提高員工資源共享的意識(shí)，確保檔案管理部門在收集資料時(shí)，各部門能積極配合，提高檔案資源收集的效率和準(zhǔn)確性。

4）規(guī)范檔案收集整理流程。水電企業(yè)管理者可以通過(guò)檔案數(shù)據(jù)結(jié)果分析現(xiàn)階段的發(fā)展情況，直觀反映出水電工程項(xiàng)目的質(zhì)量，并結(jié)合當(dāng)下市場(chǎng)發(fā)展?fàn)顩r，制定短期內(nèi)的發(fā)展方向。因此，檔案資料的完整性可以間接影響企業(yè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，需要管理者加強(qiáng)重視，規(guī)范檔案收集整理流程，確保項(xiàng)目施工中各個(gè)階段的資料都能夠明確分類并歸檔。水電工程項(xiàng)目的資金成本投入大、施工周期較長(zhǎng)、參建單位眾多，所產(chǎn)生的檔案資料繁多且復(fù)雜，水電企業(yè)難以單獨(dú)依靠人力完成收集工作，還需要與各參建單位積極溝通，確保其能夠主動(dòng)提供施工中涉及的原材料、基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等協(xié)議，并由水電企業(yè)進(jìn)行相關(guān)材料的審核，規(guī)定文書檔案的移交時(shí)間，并做好存檔備份，做好水電企業(yè)的檔案管理工作。另外，水電企業(yè)應(yīng)注意竣工驗(yàn)收檔案資料的收集，確保水電工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

5）強(qiáng)化檔案資料的監(jiān)督與管理。水電工程項(xiàng)目施工資料繁雜瑣碎，很難準(zhǔn)確進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)的資料收集，如檔案管理人員也是敷衍了事的態(tài)度，不認(rèn)真進(jìn)行監(jiān)督檢查，工程竣工時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)大量檔案資源流失、不清楚、存在錯(cuò)誤的問(wèn)題。為此，水電企業(yè)應(yīng)以月為單位召開工作會(huì)議，對(duì)近一個(gè)月內(nèi)的檔案資料收集情況進(jìn)行匯報(bào)，部署未來(lái)的檔案管理計(jì)劃，要求檔案管理人員主動(dòng)對(duì)其他參建單位的檔案提交情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)水電工程項(xiàng)目中各種資料進(jìn)行檢查評(píng)比，通過(guò)統(tǒng)一化的管理模式，實(shí)施對(duì)參建單位的有效監(jiān)督，確保水電企業(yè)檔案管理工作和水電工程項(xiàng)目建設(shè)的同步進(jìn)行[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，完善的檔案是保證水電工程項(xiàng)目順利開展的關(guān)鍵，能夠提高整個(gè)工程的管理水平和施工質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化管理者和檔案部門的管理意識(shí)，樹立正確的檔案管理理念，聘請(qǐng)高精尖技術(shù)人才完成檔案管理工作，在提升水電工程項(xiàng)目檔案管理水平的同時(shí)，保證檔案中資料信息的準(zhǔn)確性，保證項(xiàng)目工程質(zhì)量。