基于SPD的檢驗試劑二級庫管理系統(tǒng)設(shè)計探討

金婷 郭必納 溫州市中心醫(yī)院采購中心 （浙江 溫州 325000）

內(nèi)容提要：目的：優(yōu)化檢驗試劑的采購流程，達(dá)到檢驗試劑的精細(xì)化管理、降低醫(yī)院檢驗試劑的庫存成本。方法：在醫(yī)院現(xiàn)有的供應(yīng)鏈管理管理系統(tǒng)的下面增加檢驗試劑二級庫管理模塊，再與醫(yī)院LIS系統(tǒng)的收費端口對接，精確測算項目收入。結(jié)果：所有檢驗試劑的信息可以溯源。檢驗科內(nèi)部以設(shè)備為中心，分組管理。所有檢驗項目的收費和試劑成本均可準(zhǔn)確統(tǒng)計，幫助績效分析。結(jié)論：檢驗試劑的二級庫精細(xì)化管理，可以提高檢驗試劑的管理效率、保證檢驗項目合同的準(zhǔn)確執(zhí)行，還可以降低醫(yī)院的庫存成本。

檢驗試劑試劑品目繁多（浙江省藥械采購平臺上目前檢驗試劑有一萬多種），專業(yè)性強，管理模式千差萬別。一方面涉及醫(yī)療設(shè)備的使用，另一方面較于其他醫(yī)用耗材對運輸、存儲和使用環(huán)境都有著嚴(yán)重的要求。各大醫(yī)院檢驗試劑的管理存在一些共性問題：一是中心一級庫房管理為主，沒有實現(xiàn)全過程的供應(yīng)鏈管理（Supply Processing Distribution，SPD）；二是檢驗試劑與HIS系統(tǒng)里檢驗項目收費編碼不是一對一關(guān)系；三是檢驗試劑以領(lǐng)代支，不能準(zhǔn)確統(tǒng)計實際消耗，對科室成本分析的準(zhǔn)確性造成影響，缺乏必要的成本控制手段。四是合同管理是沒有信息化，會出現(xiàn)合同執(zhí)行不準(zhǔn)確的情況等。

針對以上問題，可改進(jìn)相關(guān)管理制度與流程，還可建設(shè)一個實用的基于SPD的檢驗試劑二級庫管理系統(tǒng)，提高管理效率的同時還可以降低醫(yī)院的庫存成本。

1.檢驗試劑采購流程優(yōu)化設(shè)計

醫(yī)用耗材SPD管理模式下，醫(yī)用高值耗材的智能柜、智能屋（掃碼消耗）已經(jīng)得到應(yīng)用[1]。將智能柜的應(yīng)用引入檢驗試劑的二級庫管理，即冷鏈智能柜，利用射頻技術(shù)，檢驗試劑實行全程二維碼管理。

采購流程如下：醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的物資字典把檢驗試劑標(biāo)識為備貨試劑與非備貨試劑，備貨試劑的物品在二級庫中設(shè)置一個合理的高低儲。物品低于低儲值時，系統(tǒng)自動發(fā)送訂單給供貨商。供貨商按系統(tǒng)物資字典維護要求，打印檢驗試劑的專用二維碼貼在耗材的外包裝上。檢驗科二級庫管理員負(fù)責(zé)刷專用的二維碼進(jìn)行預(yù)驗收后入二級庫虛擬庫，存入冷鏈智能柜中。科室掃碼后取出使用，系統(tǒng)自動做一級庫入庫加出庫工作。非備貨試劑，二級庫審核后進(jìn)一級庫采購[2]。

2.系統(tǒng)功能菜單設(shè)計

在醫(yī)院供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)下面增加一個檢驗試劑二級庫管理模塊，在下面設(shè)計檢驗試劑物資字典管理、采購單申請、采購單審核、領(lǐng)用記錄查詢、二級庫入庫管理、二級庫出庫管理、在用管理、入庫審核、統(tǒng)計報表、合同管理等菜單。

3.系統(tǒng)角色與功能

系統(tǒng)角色包括用戶管理、業(yè)務(wù)授權(quán)等，可根據(jù)角色進(jìn)行菜單權(quán)限配置。菜單作為用戶進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的入庫，是系統(tǒng)中最普遍、最重要的資源。對菜單進(jìn)行授權(quán)不僅能確保每個業(yè)務(wù)僅能被合適的用戶操作，也能降低用戶操作的復(fù)雜度[4]。系統(tǒng)角色和功能見表1。

表1.系統(tǒng)角色和功能

4.功能設(shè)計

4.1 二級庫分小組（專業(yè)組）管理

物資字典管理的菜單下面的專業(yè)組管理里面，檢驗科主任可以自定義添加、編輯各個專業(yè)組的名稱，設(shè)定負(fù)責(zé)人。專業(yè)組下面可以添加、編輯設(shè)備，設(shè)備下面可以關(guān)聯(lián)相應(yīng)的試劑耗材。各專業(yè)組負(fù)責(zé)人可以選擇某個試劑也可以選擇按本組的設(shè)備關(guān)聯(lián)的試劑套餐，編輯數(shù)量后提交二級庫審核。

4.2 掃碼入庫

供貨商在配送之前按系統(tǒng)物資字典的維護要求，錄入檢驗試劑的出廠條碼、二維碼（含主次碼），系統(tǒng)解碼讀取試劑的批次、生產(chǎn)日期、有效期等產(chǎn)品信息后會重新生成一張二維碼。供貨商配送時再打印重新生成的二維碼貼在耗材的外包裝上。倉庫驗收入庫時只需要掃碼重新生成的二維碼即可跳出相應(yīng)的信息，驗收人員核對實物信息后入庫。

4.3 溫度數(shù)據(jù)讀取

入庫管理的菜單下面，入庫驗收有個溫度數(shù)據(jù)的表格，通過電腦主機的USB口外接冷鏈車的溫度記錄儀，把溫度數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。

4.4 批次、有效期管理

批次、有效期做統(tǒng)一管理，功能設(shè)置在庫存管理的菜單下面。有效期≤30d的試劑將會以彈窗的形式提醒管理員。另外，出庫管理的菜單下面，各專業(yè)組掃碼后出庫，掃碼時有提醒批次更老（效期更短）的物品先出的功能。點擊提醒信息，查詢庫存中該試劑的各個批次有效期。

4.5 在用管理

各專業(yè)組掃碼出庫后即進(jìn)入在用管理。在用管理的主要內(nèi)容是“用于什么設(shè)備”“實時使用量”“使用溫度”“是否在有效期內(nèi)使用”等。這個功能需要各個檢驗設(shè)備的數(shù)據(jù)對接、技術(shù)支持，比較難以實現(xiàn)。

4.6 合同管理

所有試劑合同的電子掃描件統(tǒng)一上傳管理，合同名稱已檢驗設(shè)備的名稱及實施年度命名。以合同名稱為中心，設(shè)置合同起止時間，設(shè)置配套設(shè)備名稱，設(shè)置年度采購上限，設(shè)置合同的關(guān)聯(lián)試劑名稱等信息。設(shè)置完畢后不許新增試劑耗材。二級庫系統(tǒng)與實驗室信息系統(tǒng)（Laboratory Imformation System，LIS）對接，實現(xiàn)二級庫系統(tǒng)的設(shè)備代碼與LIS系統(tǒng)的設(shè)備代碼關(guān)聯(lián)。然后把LIS系統(tǒng)中檢驗項目的報告數(shù)量、收費金額抓取過來，進(jìn)而計算某合同項目配套設(shè)備的耗占比[3]。

4.7 按LIS報告數(shù)量結(jié)算

采購中心按自然月（即每月1日至當(dāng)月最后1天）對各專業(yè)組掃碼出庫的試劑進(jìn)行審核。合同約定按LIS系統(tǒng)報告數(shù)量結(jié)算的項目，其關(guān)聯(lián)的試劑全部設(shè)置成備貨試劑，并且按人份管理。這部分試劑系統(tǒng)會抓取LIS系統(tǒng)的報告數(shù)量給采購中心。采購中心結(jié)合實際掃碼出庫的數(shù)據(jù)與LIS報告數(shù)量審核最終數(shù)據(jù)發(fā)送給供貨商進(jìn)行發(fā)票補登。

5.小結(jié)

基于SPD的檢驗試劑的二級庫管理有以下優(yōu)點：第一，可以實現(xiàn)檢驗試劑的全周期管理，從申購、審批、采購、入庫出庫到批次、有效期、溫度管理，第二，與LIS系統(tǒng)對接后，按LIS系統(tǒng)報告數(shù)量結(jié)算的采購方式變得切實可行，可以大大節(jié)約醫(yī)院檢驗試劑的成本支出；第三，為檢驗耗材的管理提供了新思路，如合同管理功能可以提高采購員工作效率，同時可以準(zhǔn)確把握合同的執(zhí)行率。

在用管理是目前各家醫(yī)院信息化管理的空白處，也是檢驗試劑二級庫管理系統(tǒng)的難點。如果能做到在用試劑的精細(xì)化管理，將大大提高醫(yī)院對檢驗試劑的管理質(zhì)量和管理水平。