某?？漆t(yī)院體外診斷試劑管理流程再造與評(píng)價(jià)

朱宏敏 黃國(guó)英 陶麒麟 耿靜 徐錦 朱雅卿 張曉波 復(fù)旦大學(xué)附屬兒科醫(yī)院 （上海 201102）

內(nèi)容提要：目的：探究體外診斷試劑管理流程再造在臨床檢驗(yàn)部門(mén)中的應(yīng)用效果。方法：從職能管理角度，依托信息化技術(shù)對(duì)體外診斷試劑管理流程進(jìn)行再造，監(jiān)測(cè)分析再造后工作流程環(huán)節(jié)耗時(shí)、試劑盤(pán)點(diǎn)賬物相符率，調(diào)查相關(guān)人員對(duì)再造后流程的滿意度。結(jié)果：再造后流程整體耗時(shí)顯著減少，試劑盤(pán)點(diǎn)賬物符合率從75%提升至98%，工作人員總體滿意度＞97%。結(jié)論：體外診斷試劑管理流程再造提高了檢驗(yàn)部門(mén)的工作效率與試劑管理規(guī)范程度，有效地提升了醫(yī)院整體管理效能。

流程再造也稱業(yè)務(wù)流程再造或作業(yè)流程再造，是以現(xiàn)有流程為目標(biāo)對(duì)象，綜合評(píng)估、分析，對(duì)薄弱和隱患環(huán)節(jié)進(jìn)行整合、刪減、增加等實(shí)施工作流程重建，最終得出相對(duì)更為優(yōu)越的流程理論[1]。體外診斷試劑是在疾病的預(yù)測(cè)、預(yù)防、診斷、治療監(jiān)測(cè)、預(yù)后觀察和健康評(píng)價(jià)的過(guò)程中，用于人體樣本體外監(jiān)測(cè)的試劑、試劑盒、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品等產(chǎn)品，現(xiàn)已廣泛應(yīng)用于醫(yī)學(xué)科研和臨床檢驗(yàn)。為優(yōu)化醫(yī)院的體外診斷試劑管理流程，借鑒企業(yè)的流程再造成功經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)流程徹底的重新設(shè)計(jì)，進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范體外診斷試劑的管理，現(xiàn)將實(shí)踐結(jié)果報(bào)告如下。

1.資料與方法

1.1 一般資料

本院是一所三級(jí)甲等兒童?？漆t(yī)院，開(kāi)放床位800張，臨床檢驗(yàn)中心共有工作人員81名，分7個(gè)組室。臨床檢驗(yàn)中心在用體外診斷試劑852種，近幾年，體外診斷試劑使用量逐年攀升。

1.2 方法

1.2.1 醫(yī)院成立流程再造小組

流程再造小組由多個(gè)部門(mén)共22名成員組成，包括職能部門(mén)4人，臨床檢驗(yàn)中心8人，財(cái)務(wù)部門(mén)2人，信息部門(mén)8人。由職能部門(mén)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，組織開(kāi)展流程再造活動(dòng)。

1.2.2 優(yōu)化前流程調(diào)研分析

2017年11 月～2018年3月，小組開(kāi)展了體外診斷試劑管理流程基線調(diào)研，將原有流程分解為若干步驟，從每個(gè)環(huán)節(jié)著手，進(jìn)行現(xiàn)況調(diào)查和分析。歸納存在的問(wèn)題如下：①由于體外診斷試劑專業(yè)性要求較高，職能部門(mén)難以準(zhǔn)確掌握檢驗(yàn)部門(mén)的需求，試劑采購(gòu)、管理流程以臨床檢驗(yàn)中心專職人員參與為主。②在管理過(guò)程中，職能部門(mén)的監(jiān)管職責(zé)不明確，職能弱化。③各種試劑記錄信息化程度低，人工操作比例大，在信息的全面性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性、精細(xì)程度上尚不能滿足要求。④試劑盤(pán)點(diǎn)不規(guī)律，難以控制試劑用量及庫(kù)存量，試劑易超有效期，監(jiān)管困難。

1.2.3 流程再造原則

基于調(diào)研結(jié)果，小組以“優(yōu)化、安全”為主題，明確流程再造原則：①流程環(huán)節(jié)精細(xì)化：深入分析流程中各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)的存在為流程整體的貢獻(xiàn)價(jià)值，通過(guò)細(xì)化使新流程中各項(xiàng)活動(dòng)更高效服務(wù)于流程目標(biāo)。②例行工作模板化：即為循環(huán)發(fā)生的工作內(nèi)容編輯標(biāo)準(zhǔn)模板，優(yōu)化后固化，一方面防止信息的錯(cuò)漏，另一方面也會(huì)縮短信息整理的時(shí)間。③人工操作信息化：即充分利用信息化資源，盡量減少人為操作比例。④實(shí)施過(guò)程層次化：即根據(jù)環(huán)境條件，分階段實(shí)施流程再造方案，逐步落實(shí)新流程，以降低再造風(fēng)險(xiǎn)[2]。

1.2.4 構(gòu)建信息化平臺(tái)

流程再造以信息化平臺(tái)為支撐，在HRP醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)新建基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)、LIS檢驗(yàn)系統(tǒng)以及醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口，使各孤立的模塊成為一套有機(jī)的信息系統(tǒng)。按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與格式，將體外診斷試劑的各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、匯總、分類，并將其分別置于具有不同級(jí)別與層次的數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同源統(tǒng)一、互聯(lián)互通。

1.2.5 流程再造實(shí)施

經(jīng)過(guò)對(duì)現(xiàn)有流程根本性的重新思考，依托信息化平臺(tái)的技術(shù)開(kāi)發(fā)，重整資源并統(tǒng)籌安排，最終徹底性的重新設(shè)計(jì)了體外診斷試劑管理新流程，設(shè)計(jì)如圖1所示。

圖1.體外診斷試劑流程設(shè)計(jì)圖

表1.流程再造前后耗時(shí)對(duì)照表(±s)

表1.流程再造前后耗時(shí)對(duì)照表(±s)

時(shí)間 申購(gòu)(min) 審批(d) 采購(gòu)(min) 驗(yàn)收(min) 入庫(kù)(min) 出庫(kù)(min) 票據(jù)與賬務(wù)處理(min)再造前 21±2.45 32.57±10.88 7.14±2.19 9.14±0.90 12.14±4.10 5±0.58 24.29±4.50再造后 4±0.82 9.86±1.68 0 5.86±1.22 2.29±0.49 1.43±0.54 0 t 17.42 5.461 8.617 5.75 6.316 12.01 14.283 P 0.000 0.001 0.000 0.000 0.001 0.000 0.000

1.3 觀察指標(biāo)與判定標(biāo)準(zhǔn)

監(jiān)測(cè)流程再造后臨床檢驗(yàn)中心人員工作耗時(shí)，進(jìn)行再造前后耗時(shí)對(duì)照。通過(guò)每月定時(shí)盤(pán)點(diǎn)，記錄流程再造后體外診斷試劑的賬物符合率。參考國(guó)內(nèi)外應(yīng)用較廣泛、權(quán)威的明尼蘇達(dá)滿意度（MSQ）短式量表，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際制定調(diào)查表，從流程再造后工作效率、試劑管理效果、部門(mén)間協(xié)作三個(gè)維度進(jìn)行滿意度調(diào)查[3]。

1.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)分析

采用SPSS19.0軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，定量數(shù)據(jù)采用±s表示，P＜0.05表示差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2.結(jié)果

2.1 流程再造前后耗時(shí)對(duì)照

流程再造后，臨床檢驗(yàn)中心工作人員所有工作環(huán)節(jié)耗時(shí)均有縮短（見(jiàn)表1），采購(gòu)與賬務(wù)處理工作轉(zhuǎn)由相應(yīng)職能部門(mén)承擔(dān)，審批與入庫(kù)環(huán)節(jié)耗時(shí)顯著減少，所有環(huán)節(jié)流程再造前后耗時(shí)差異均具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。

2.2 流程再造后試劑盤(pán)點(diǎn)賬物符合情況

流程再造基線調(diào)研階段，臨床檢驗(yàn)中心試劑庫(kù)盤(pán)點(diǎn)賬物符合率為75%。流程再造后，每月底職能部門(mén)與臨床檢驗(yàn)中心共同盤(pán)點(diǎn)所有檢驗(yàn)組室試劑庫(kù)存，2018年12月賬物相符率已達(dá)98%。

2.3 工作人員滿意度調(diào)查

2018年12 月，小組對(duì)91名工作人員發(fā)放滿意度調(diào)查問(wèn)卷，問(wèn)卷全部有效。問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，對(duì)“流程再造后工作效率”滿意的人員占97%；對(duì)“流程再造后試劑管理效果”滿意的人員占98%；對(duì)“流程再造后部門(mén)間協(xié)作”滿意的人員占99%。

3.討論

3.1 流程再造提高了工作效率

精細(xì)化、模板化、信息化的體外診斷試劑流程優(yōu)化，使流程中所有環(huán)節(jié)耗時(shí)均有縮短，整體流程效率顯著提升。通過(guò)信息化平臺(tái)建設(shè)，所有試劑申購(gòu)信息實(shí)現(xiàn)模板化并能夠在系統(tǒng)間自動(dòng)流轉(zhuǎn)，簡(jiǎn)化了工作環(huán)節(jié)，減輕了檢驗(yàn)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使其有更多的時(shí)間投入到業(yè)務(wù)工作中，更好地為臨床為患者服務(wù)。

3.2 流程再造使試劑管理更規(guī)范

流程再造后，所有試劑均由職能部門(mén)組織采購(gòu)，在驗(yàn)收、入庫(kù)環(huán)節(jié)，設(shè)定了職能部門(mén)與檢驗(yàn)部門(mén)的雙重動(dòng)作，即能滿足專業(yè)需求，又符合管理需要。新的流程實(shí)現(xiàn)了全流程閉環(huán)管理，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可以直觀化地發(fā)現(xiàn)原因并及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)高效，監(jiān)督有力。

3.3 流程再造提升了員工滿意度

從工作角度出發(fā)，整個(gè)試劑管理是持續(xù)的過(guò)程，無(wú)論采購(gòu)、出入庫(kù)還是賬務(wù)處理，本質(zhì)上都是為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)提供保障支撐，此次流程再造工作使各部門(mén)之間形成了一種內(nèi)在的認(rèn)同感，優(yōu)化了部門(mén)間協(xié)作機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)了員工的主觀能動(dòng)性，提升滿意度的同時(shí)也增強(qiáng)了凝聚力。

3.4 流程再造有利于促進(jìn)醫(yī)院整體管理效能

再造后的流程，不僅有利于臨床檢驗(yàn)工作的開(kāi)展，更是一個(gè)醫(yī)院管理水平不斷提高的重要體現(xiàn)。信息化平臺(tái)提供可視化數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)、合理庫(kù)存，加快資金周轉(zhuǎn)，最大化醫(yī)院資金的利用效率，同時(shí)強(qiáng)化了數(shù)據(jù)分析功能，為醫(yī)院管理者提供多維度的決策依據(jù)，充分提升醫(yī)院運(yùn)營(yíng)控制能力。

綜上所述，流程再造的核心是面向醫(yī)院綜合管理的體外診斷試劑流程，從檢驗(yàn)人員角度，既滿足其業(yè)務(wù)提升的需求也改善了工作體驗(yàn)；對(duì)于職能人員，規(guī)范了工作行為準(zhǔn)則，避免不必要的隱患與風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，即促進(jìn)員工凝聚力，又實(shí)現(xiàn)了管理效能的提升。因此，體外診斷試劑管理流程再造在醫(yī)院具有顯著的應(yīng)用價(jià)值。