企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理的困境及對(duì)策探討

劉敏

摘要：費(fèi)用預(yù)算是企業(yè)全面預(yù)算管理的重要組成部分，是企業(yè)費(fèi)用管理的重要工具，在一定程度上提高了企業(yè)的資本運(yùn)營效率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步奠定了良好的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段已經(jīng)在企業(yè)中廣泛應(yīng)用，但各企業(yè)對(duì)費(fèi)用預(yù)算的運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)程度不一，在費(fèi)用預(yù)算管理與控制過程中仍存在一些困境，一定程度上影響了企業(yè)開展費(fèi)用預(yù)算管理與控制的效率。本文以A企業(yè)為例，分別對(duì)費(fèi)用預(yù)算管理全流程中遇到的問題提出建議包括：在預(yù)算編制過程中，對(duì)于業(yè)務(wù)規(guī)劃不完善的問題，提出要完善業(yè)務(wù)計(jì)劃的建議;在預(yù)算執(zhí)行過程中，對(duì)于預(yù)算執(zhí)行流程間關(guān)聯(lián)程度低的問題，提出通過統(tǒng)一編碼的形式建立預(yù)算執(zhí)行流程間的關(guān)聯(lián)與控制的建議;對(duì)于預(yù)算核減滯后且波動(dòng)性大的問題，提出建立由同一部門同一人員管理的合同登記系統(tǒng)或臺(tái)賬，依據(jù)合同周期分?jǐn)傆?jì)提費(fèi)用的建議;對(duì)于日常管理類零星費(fèi)用監(jiān)管難度大的問題，提出建立月度標(biāo)準(zhǔn)額度控制的建議;對(duì)于預(yù)算控制方案不完善的問題，提出將控制方案調(diào)整為季度控制可調(diào)整并明確調(diào)整規(guī)則的建議;在預(yù)算考核過程中，對(duì)于預(yù)算考核標(biāo)準(zhǔn)單一的問題，提出加入利潤考核指標(biāo)的建議;對(duì)于未考慮不可控因素的問題，提出在預(yù)算考核時(shí)將不可控因素剔除預(yù)算考核范圍的建議。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用預(yù)算管理;困境;對(duì)策;不均衡;波動(dòng)性

一、企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理的意義

（一）為預(yù)測(cè)未來經(jīng)營狀況提供強(qiáng)有力的支持

費(fèi)用預(yù)算管理的編制、審批、執(zhí)行、考核過程是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)分解、實(shí)施、控制和實(shí)現(xiàn)的過程。通過開展費(fèi)用預(yù)算管理工作，可以提前明確并量化企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，可以預(yù)估企業(yè)未來費(fèi)用狀況，為企業(yè)預(yù)估未來經(jīng)營狀況提供依據(jù)。

（二）有助于提高預(yù)算主體部門及員工節(jié)約費(fèi)用的意識(shí)

通過開展費(fèi)用預(yù)算管理工作，可以加深預(yù)算主體部門及員工對(duì)經(jīng)營目標(biāo)的理解與認(rèn)同。有助于將企業(yè)與員工擰成一股繩，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值共同努力。通過開展費(fèi)用預(yù)算管理工作，可以引導(dǎo)預(yù)算主體部門及員工在預(yù)算內(nèi)盡可能低投入的開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。有助于培養(yǎng)員工節(jié)約費(fèi)用的觀念，提高員工節(jié)約費(fèi)用的積極性。

（三）有助于高效配置企業(yè)資源

通過開展費(fèi)用預(yù)算管理工作，可以使企業(yè)明確各預(yù)算主體的資源需求狀況，有助于企業(yè)進(jìn)行資源配置。費(fèi)用預(yù)算管理科學(xué)、合理地執(zhí)行，有助于提高企業(yè)的資源配置效率，從而達(dá)到費(fèi)用合理支出的目的。

（四）有助于豐富和完善企業(yè)的績效考核體系

通過開展費(fèi)用預(yù)算管理工作，可以產(chǎn)出預(yù)算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)。將預(yù)算執(zhí)行情況納入考核體系，豐富和完善了企業(yè)的績效考核體系。有助于明確預(yù)算主體部門和員工的費(fèi)用控制責(zé)任，有助于提升員工合理規(guī)劃費(fèi)用支出的意識(shí)，有助于提高企業(yè)與員工的目標(biāo)一致性。

二、A企業(yè)費(fèi)用預(yù)算存在的問題

A企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理以年度為周期通過預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核三個(gè)流程進(jìn)行預(yù)算管理。預(yù)算管理框架體系已搭建完畢，但仍存在一些管理漏洞。預(yù)算資源分配不均衡，預(yù)算使用波動(dòng)性大，存在預(yù)算資源占而不用或者浪費(fèi)的現(xiàn)象，未將資源落到實(shí)處，降低了企業(yè)資本的運(yùn)營效率。具體闡述如下：

（一）預(yù)算編制方面

業(yè)務(wù)計(jì)劃不完善，從整體權(quán)衡容易導(dǎo)致預(yù)算資源分配不均衡。完善的業(yè)務(wù)計(jì)劃，可以為預(yù)算數(shù)據(jù)提供強(qiáng)有力的支持，便于企業(yè)進(jìn)行預(yù)算資源分配，便于企業(yè)資源用到實(shí)處，利于企業(yè)發(fā)展。A企業(yè)業(yè)務(wù)計(jì)劃不完善，從整體權(quán)衡容易導(dǎo)致預(yù)算資源分配不均衡。

A企業(yè)預(yù)算編制流程為預(yù)算主體提報(bào)，預(yù)算監(jiān)管部門審批。預(yù)算主體根據(jù)業(yè)務(wù)需要主要采用增量預(yù)算、零基預(yù)算兩種預(yù)算編制方法編制預(yù)算。預(yù)算主體在報(bào)送時(shí)對(duì)增量部分寫出相應(yīng)說明。預(yù)算監(jiān)管部門依據(jù)增量預(yù)算數(shù)據(jù)說明，依據(jù)預(yù)算收入扣除預(yù)算成本扣除預(yù)算利潤倒推的預(yù)算費(fèi)用數(shù)據(jù)審批預(yù)算。此種審批方式，主要是鑒于部分預(yù)算費(fèi)用并無明確的業(yè)務(wù)計(jì)劃支持，預(yù)算審批則只能從總體上權(quán)衡費(fèi)用預(yù)算是否符合企業(yè)整體的業(yè)務(wù)目標(biāo)。預(yù)算監(jiān)管部門對(duì)各單項(xiàng)費(fèi)用是否合適，是否符合業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)無法權(quán)衡與監(jiān)管，只能依賴業(yè)務(wù)部門自身業(yè)務(wù)判斷。但業(yè)務(wù)部門尤其是職能部門，一般只考慮自身業(yè)務(wù)需求，對(duì)投入產(chǎn)出比的管理不夠重視。這種從整體上管控預(yù)算，難免會(huì)導(dǎo)致預(yù)算資源分配不均衡，一定程度上造成資源的浪費(fèi)。

（二）預(yù)算執(zhí)行方面

A企業(yè)預(yù)算執(zhí)行需經(jīng)過費(fèi)用申請(qǐng)、合同簽批、費(fèi)用核銷三個(gè)流程，流程相對(duì)完整，但仍存在一些問題。具體闡述如下：

1. 預(yù)算執(zhí)行流程間關(guān)聯(lián)度低

預(yù)算執(zhí)行流程間關(guān)聯(lián)度低將不利于產(chǎn)出有效的預(yù)算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)，不利于企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)出比分析。A企業(yè)預(yù)算執(zhí)行流程間關(guān)聯(lián)度低，同一項(xiàng)目暫不能產(chǎn)出完整有效的預(yù)算使用數(shù)據(jù)。比如，同一項(xiàng)目分多次申請(qǐng)，同一申請(qǐng)簽多個(gè)合同，同一合同分多次報(bào)銷，整個(gè)流程沒有實(shí)現(xiàn)一體化的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)，未進(jìn)行統(tǒng)籌歸集，無法產(chǎn)出同一項(xiàng)目的費(fèi)用投入情況數(shù)據(jù)。此種“一鍋粥”的狀態(tài)，不能有效核定同一項(xiàng)目的預(yù)算使用狀況，不能為后期類似項(xiàng)目提供有效參考依據(jù)，影響資源分配決策。

2. 費(fèi)用預(yù)算核減滯后且波動(dòng)性大

費(fèi)用預(yù)算的前置性，即可提前預(yù)測(cè)企業(yè)的資源使用情況，對(duì)于企業(yè)預(yù)測(cè)未來經(jīng)營情況提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。費(fèi)用預(yù)算支出的平穩(wěn)性，尤其是常規(guī)費(fèi)用的平穩(wěn)性，可以突出重點(diǎn)波動(dòng)事項(xiàng)，便于專項(xiàng)分析。如常規(guī)性費(fèi)用波動(dòng)性很大，且與特殊性事項(xiàng)造成的波動(dòng)性融合在一起，預(yù)算使用將亂作一團(tuán)，無法產(chǎn)出有效資源使用情況數(shù)據(jù)，無法為企業(yè)經(jīng)營情況分析提供強(qiáng)有力數(shù)據(jù)支持，更無法預(yù)測(cè)未來資源使用情況，無法預(yù)測(cè)未來經(jīng)營情況，不利于預(yù)算價(jià)值的體現(xiàn)。

A企業(yè)預(yù)算核減方式分為憑發(fā)票報(bào)銷方式核減預(yù)算和費(fèi)用計(jì)提方式核減預(yù)算。對(duì)大額常規(guī)性合同費(fèi)用一般采用計(jì)提的預(yù)算核減方式，對(duì)小額常規(guī)性、隨機(jī)性合同費(fèi)用及非合同費(fèi)用均采用憑發(fā)票報(bào)銷的預(yù)算核減方式。

憑發(fā)票報(bào)銷的預(yù)算核減方式，雖貼近國家規(guī)定的財(cái)務(wù)入賬規(guī)則，但受供應(yīng)商發(fā)票開具時(shí)間的影響，受報(bào)銷人員報(bào)銷及時(shí)性的限制。當(dāng)小額常規(guī)性、隨機(jī)性合同費(fèi)用及非合同費(fèi)用發(fā)生頻次增多時(shí)，憑發(fā)票報(bào)銷的預(yù)算核減方式將不能有效規(guī)避預(yù)算使用的波動(dòng)性，無法發(fā)揮預(yù)算的前置性作用，存在嚴(yán)重的滯后性。

費(fèi)用計(jì)提的預(yù)算核減方式，雖可發(fā)揮預(yù)算的前置性作用，且一定程度上規(guī)避預(yù)算使用的波動(dòng)性。但大額常規(guī)性合同費(fèi)用的計(jì)提數(shù)據(jù)來源于線下人工歸集，線下人工歸集受各部門及人員的協(xié)調(diào)配合能力的限制，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不全面，未實(shí)現(xiàn)全部計(jì)提。未計(jì)提的大額常規(guī)性合同費(fèi)用只有在費(fèi)用實(shí)際報(bào)銷時(shí)才可看到，此時(shí)進(jìn)行預(yù)算核減已嚴(yán)重滯后。在未計(jì)提費(fèi)用金額、費(fèi)用項(xiàng)目不均衡的情況下，將增加預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行結(jié)果的波動(dòng)性，影響預(yù)算分析判斷，降低預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的參考價(jià)值。

3. 日常管理類零星費(fèi)用監(jiān)管難度大

日常管理類零星費(fèi)用發(fā)生頻次高，涉及人員廣，單項(xiàng)金額不高，此類費(fèi)用監(jiān)管難度較大。A企業(yè)的辦公文具、交通費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等日常費(fèi)用則屬于此類情況。如對(duì)此類費(fèi)用逐項(xiàng)逐筆監(jiān)管測(cè)算，勢(shì)必增加較大工作量，在此部分費(fèi)用金額較小的情況下，勢(shì)必投入產(chǎn)出比很低。如總額控制，對(duì)于惡意浪費(fèi)不能起到監(jiān)管作用。

4. 預(yù)算控制方案不完善

完善的預(yù)算控制方案將有利于企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理與控制，有利于良好把握預(yù)算資源的支出節(jié)奏，便于預(yù)算資源使用情況分析。A企業(yè)預(yù)算控制方案尚不完善，具體情況說明如下：

A企業(yè)預(yù)算控制節(jié)點(diǎn)分為季度控制和年度控制，預(yù)算調(diào)整方案分為可滾動(dòng)調(diào)整和不可滾動(dòng)調(diào)整，滾動(dòng)周期為季度滾動(dòng)。A企業(yè)采用控制方案和調(diào)整方案組合的控制方式。但預(yù)算控制組合部分項(xiàng)目不完善，影響部門執(zhí)行率，影響部門績效。

比如，薪資類預(yù)算項(xiàng)目采用年度控制不可滾動(dòng)調(diào)整的方式。對(duì)于薪資類預(yù)算項(xiàng)目是主要預(yù)算項(xiàng)目且人員基數(shù)小的預(yù)算主體，在缺崗且完成工作的情況下，如不允許調(diào)整，將大大影響此類預(yù)算主體的執(zhí)行率，以此執(zhí)行率進(jìn)行考核，勢(shì)必影響此類預(yù)算主體的績效，對(duì)此類預(yù)算主體顯失公允，影響其工作積極性。

比如，員工福利預(yù)算項(xiàng)目采用年度控制不可滾動(dòng)調(diào)整的方式，對(duì)于負(fù)責(zé)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)的部門，員工福利費(fèi)預(yù)算金額較大，使用的隨機(jī)性較強(qiáng)。年度控制雖符合其隨機(jī)性的特點(diǎn)，但不可調(diào)整則影響其滾動(dòng)預(yù)算執(zhí)行率，影響此類部門的績效，將降低此預(yù)算主體預(yù)算工作積極性。

比如，辦公文具類、運(yùn)雜費(fèi)預(yù)算，其隨機(jī)性較強(qiáng)，報(bào)銷時(shí)間節(jié)點(diǎn)不均衡。季度控制不可調(diào)整雖一定程度上避免了過度花費(fèi)導(dǎo)致的資源浪費(fèi)。但當(dāng)此類費(fèi)用突擊大額發(fā)生時(shí)，季度控制不可調(diào)整的方式將大大影響業(yè)務(wù)開展。

（三）預(yù)算考核方面

1. 職能部門預(yù)算考核標(biāo)準(zhǔn)單一，只單項(xiàng)考慮執(zhí)行率

A企業(yè)職能部門考核標(biāo)準(zhǔn)僅為預(yù)算執(zhí)行率。在預(yù)算冗余的情況下，以預(yù)算執(zhí)行率考核部門，預(yù)算主體為了完成預(yù)算執(zhí)行指標(biāo)，將突擊花費(fèi)，造成費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行波動(dòng)性大。在未全面監(jiān)控日常的采購需求是否均必要的情況下，采購一些可能不是特別必須的辦公類用品，將造成資源的浪費(fèi)。

2. 未考慮預(yù)算主體對(duì)預(yù)算的可控性，可控與不可控項(xiàng)目均計(jì)入預(yù)算考核范圍內(nèi)

A企業(yè)資薪金等人事費(fèi)用按年初預(yù)算進(jìn)行執(zhí)行率考核，不允許滾動(dòng)。缺崗屬于正常現(xiàn)象，且不是預(yù)算主體部門單向可控的。在不允許滾動(dòng)調(diào)整的情況下，將缺崗造成的未使用費(fèi)用納入執(zhí)行率考核范圍，對(duì)于在缺崗時(shí)仍完成工作任務(wù)的預(yù)算主體顯失公允，大大降低預(yù)算被考核人員積極性。

三、企業(yè)費(fèi)用預(yù)算管理問題的解決對(duì)策

（一）預(yù)算編制方面

完善業(yè)務(wù)計(jì)劃。在編制預(yù)算時(shí)，每項(xiàng)費(fèi)用均需要有強(qiáng)有力的業(yè)務(wù)計(jì)劃支撐，方可批復(fù)預(yù)算。比如，與企業(yè)主營業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用支出項(xiàng)目，鑒于金額大且直接影響業(yè)務(wù)開展。建立并完善業(yè)務(wù)計(jì)劃，不僅可以對(duì)自己業(yè)務(wù)開展提供引導(dǎo)，而且有業(yè)務(wù)計(jì)劃的支撐，企業(yè)可以有效權(quán)衡預(yù)算資源分配是否合理，緩解預(yù)算資源分配不均衡的現(xiàn)象，將預(yù)算資源用到實(shí)處。

（二）預(yù)算執(zhí)行方面

1. 建立預(yù)算使用流程間的關(guān)聯(lián)，保證預(yù)算使用數(shù)據(jù)的有效性

A企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過程中，可以通過統(tǒng)一編碼的形式建立費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)、執(zhí)行、報(bào)銷三個(gè)流程間的關(guān)聯(lián)控制。比如，同一項(xiàng)目同一編碼，申請(qǐng)時(shí)即賦予編碼1，簽訂合同時(shí)同樣使用編碼1。報(bào)銷時(shí)也使用此編碼1。同時(shí)通過統(tǒng)一編碼實(shí)施逐級(jí)控制，即申請(qǐng)金額受預(yù)算金額控制，合同金額受申請(qǐng)金額控制，報(bào)銷金額受合同金額控制。由此通過統(tǒng)一編碼可監(jiān)控同一項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，可以歸集其預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，便于使用情況分析，提高此類項(xiàng)目數(shù)據(jù)的參考價(jià)值。

2. 建立以合同周期進(jìn)行分?jǐn)偛⒂?jì)提費(fèi)用的管理系統(tǒng)或臺(tái)賬，保證費(fèi)用使用均衡

A企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過程中，可建立一個(gè)由一個(gè)部門專人管理的合同管理系統(tǒng)或臺(tái)賬，將所有合同均納入合同管理系統(tǒng)或臺(tái)賬。一個(gè)合同簽訂后，登記入合同管理系統(tǒng)或者臺(tái)賬，按合同執(zhí)行周期進(jìn)行分?jǐn)?。日常根?jù)分?jǐn)偨痤~逐月計(jì)提。實(shí)際核銷時(shí)，同步登記。實(shí)際核銷與計(jì)提金額的差異在下期計(jì)提金額中調(diào)整。由此可以規(guī)避多部門多人員歸集導(dǎo)致的計(jì)提數(shù)據(jù)不全面的問題，可以發(fā)揮預(yù)算的前置性作用，可以均衡預(yù)算費(fèi)用的使用，便于預(yù)算資源的調(diào)配，可以產(chǎn)出合同執(zhí)行進(jìn)度的有效數(shù)據(jù)，便于跟進(jìn)執(zhí)行。

3. 日常管理類費(fèi)用設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)額度

A企業(yè)的辦公文具、交通費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等日常費(fèi)用，可以月度為單位建立標(biāo)準(zhǔn)額度，額度內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。在制定額度時(shí)參考?xì)v史數(shù)據(jù)，權(quán)衡未來波動(dòng)制定。比如，辦公文具每月最高額度500元，額度內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。此額度來源于辦公文具的近兩年歷史執(zhí)行平均數(shù)據(jù)加之未來5%漲幅制定。通過額度控制可在一定程度上規(guī)避費(fèi)用不節(jié)制的濫用情況。

4. 及時(shí)調(diào)整偏離業(yè)務(wù)實(shí)際情況的預(yù)算控制方案，制定預(yù)算調(diào)整規(guī)則

在發(fā)現(xiàn)預(yù)算控制方案偏離業(yè)務(wù)實(shí)際情況時(shí)，及時(shí)變更調(diào)整方案。A企業(yè)可將控制方案調(diào)整為季度控制可調(diào)整并制定預(yù)算調(diào)整規(guī)則。比如，調(diào)整需出具明確的調(diào)整說明，需預(yù)算主體負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可調(diào)整。由此即可規(guī)避惡意浪費(fèi)資源，也可保證業(yè)務(wù)實(shí)際需求。

（三）預(yù)算考核方面

1. 豐富職能部門預(yù)算考核體系

A企業(yè)可在單一費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行率考核的基礎(chǔ)上，增加利潤率考核權(quán)重。由此可增強(qiáng)職能部門站在企業(yè)整體角度考慮問題，將企業(yè)所有預(yù)算部門擰成一股繩，提高企業(yè)凝聚力。

2. 將不可控因素在預(yù)算考核范圍中剔除

A企業(yè)可將不可控因素在預(yù)算考核范圍內(nèi)剔除。比如將缺崗造成的預(yù)算結(jié)余從預(yù)算金額中扣除，以扣除后的預(yù)算金額對(duì)預(yù)算部門進(jìn)行考核，達(dá)到預(yù)算與實(shí)際的匹配，提高預(yù)算被考核主體及人員的積極性。

（四）應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算監(jiān)管部門與預(yù)算使用部門的合作程度

A企業(yè)在預(yù)算編制、執(zhí)行、考核過程中，預(yù)算監(jiān)管部門與預(yù)算使用部門共同配合。預(yù)算監(jiān)管部門多去參加預(yù)算使用部門的專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解業(yè)務(wù)模式，便于費(fèi)用預(yù)算的落地實(shí)行。加強(qiáng)事前管控力度，避免不必要的資源浪費(fèi)。

綜上，企業(yè)通過完善費(fèi)用預(yù)算管理流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算管理過程中的問題，可有效發(fā)揮費(fèi)用預(yù)算管理在提高資源利用效率方面的價(jià)值，將預(yù)算落到實(shí)處，提升企業(yè)盈利能力。企業(yè)通過完善預(yù)算考核體系，將各預(yù)算主體與企業(yè)整體利益掛鉤，提高個(gè)人與企業(yè)的凝聚力，有助于企業(yè)發(fā)展。企業(yè)通過加強(qiáng)預(yù)算監(jiān)管部門與預(yù)算使用部的交流與學(xué)習(xí)，發(fā)揮費(fèi)用預(yù)算的事前管理作用，提高管理效率。完善的費(fèi)用預(yù)算管理體系，將為實(shí)現(xiàn)企業(yè)長久發(fā)展的宏偉目標(biāo)保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

李慧雪.A公司費(fèi)用預(yù)算管理存在的問題與對(duì)策探討[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2018（32）.

（作者單位：北京家有德順文化發(fā)展有限公司）