新冠肺炎疫情下推進(jìn)高校網(wǎng)上財務(wù)報賬模式的探索

李 俊

(山西金融職業(yè)學(xué)院，山西 太原 030008)

新冠肺炎疫情的蔓延對國家的政治、經(jīng)濟、社會、文化、生態(tài)都產(chǎn)生了巨大的影響，對公民個人的生活和工作也產(chǎn)生了巨大影響。但我們不能只看到疫情消極的一面，也要看到它積極的一面，凡事都有利有弊，要一分為二地看問題。疫情讓我們看到了我們黨全心全意為人民服務(wù)的初心，看到了我國人民齊心協(xié)力、同舟共濟、守望相助的決心，讓我們真真切切地體驗到中國力量、中國速度和中國精神。

面對疫情，各行各業(yè)都積極應(yīng)對，這促進(jìn)了許多傳統(tǒng)工作方式的變革。基于高校師生流動性、聚集性特點，高校作為疫情防控重點對象“推遲開學(xué)”，但相關(guān)工作不能延遲。教育部針對新冠肺炎疫情對高校正常開學(xué)和課堂教學(xué)造成的影響，出臺了《關(guān)于在疫情防控期間做好普通高等學(xué)校在線教學(xué)組織與管理工作的指導(dǎo)意見》(教高廳〔2020〕2號)，各院校積極落實，充分利用優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源，改變傳統(tǒng)的授課方式，實現(xiàn)“停課不停教、停課不停學(xué)”，保證教育教學(xué)工作順利進(jìn)行；同時借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用線上溝通、線上開會、線上辦公等工作方式，使高校各項工作有序開展。高校財務(wù)是高校管理工作的核心，日常最多的業(yè)務(wù)就是受理全校師生的報賬業(yè)務(wù)，面對“少聚集、少接觸”的疫情防控要求，傳統(tǒng)報賬模式難以完成報賬工作。在積極配合并參與疫情防控的同時，高校如何解決疫情沖擊下的“師生報賬難”問題已變得非常急迫，高校應(yīng)認(rèn)真判斷形勢，理性尋找應(yīng)對之策。

一、新冠肺炎疫情對高校財務(wù)報賬的影響

(一)疫情期間大量報賬工作暫緩

傳統(tǒng)報賬模式也就是手工報賬模式，即報銷人依據(jù)相應(yīng)的原始憑證填制報銷單據(jù)，在經(jīng)手人簽字后，再依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限逐級審批，最后到財務(wù)進(jìn)行報銷。由于新冠肺炎具有飛沫式、接觸式傳播的特點，財務(wù)報賬時相關(guān)單據(jù)在多人之間傳遞不利于疫情防控，因此傳統(tǒng)報賬模式無法正常實施，大量報賬工作暫緩。如果疫情防控周期持續(xù)延長，高校財務(wù)如何正常開展工作成為亟待解決的問題。

(二)信息溝通不暢，加大財務(wù)矛盾

疫情暴發(fā)前，正值高校寒假并臨近春節(jié)，來自全國各地的高校教師大部分選擇返鄉(xiāng)過年，以致開學(xué)前無法返回學(xué)校所在地。因此鑒于高校教師流動性強、接觸范圍廣等特點，高校各部門實行輪崗與居家在線辦公模式相結(jié)合。在傳統(tǒng)手工報賬模式下，針對在填制單據(jù)、粘貼憑證和進(jìn)行報銷過程中的相關(guān)問題，報賬人員可以直接與財務(wù)人員面對面進(jìn)行及時溝通，而現(xiàn)在特殊情況下比較緊急的單據(jù)只能通過線上溝通。由于線上溝通不如面對面溝通方便，導(dǎo)致報賬單據(jù)多次作廢、重新填制，耗時費力，工作效率低下，加大了報賬人員與財務(wù)人員之間的矛盾。另外異地教師只能通過郵寄方式來解決緊迫工作，整個過程占用大量人力、物力，而且還存在接觸性風(fēng)險，使“報賬難”問題更加突顯。在疫情背景下高校財務(wù)對傳統(tǒng)報賬模式進(jìn)行變革已變得非常緊迫。

(三)財務(wù)工作不及時，無形中加大了財務(wù)人員的工作量

新冠肺炎疫情的暴發(fā)給我國各行各業(yè)都帶來了巨大影響，有的行業(yè)按下了暫停鍵，有的行業(yè)處于半停滯狀態(tài)，高校雖積極響應(yīng)“停課不停教、停課不停學(xué)”的號召，但大量財務(wù)工作都延期推后，尤其是財務(wù)報賬工作。寒假期間是教師推進(jìn)、完成科研任務(wù)的關(guān)鍵期，由于疫情影響導(dǎo)致科研經(jīng)費報銷不及時，產(chǎn)生了以下問題：第一，導(dǎo)致教師的科研積極性受挫，同時造成科研資金沉淀、科研預(yù)算執(zhí)行緩慢等問題；第二，影響科研經(jīng)費發(fā)揮有效作用，造成科研資源浪費；第三，影響財務(wù)工作的及時性，財務(wù)工作一旦失去時效性，財務(wù)信息使用效率就會大打折扣，不利于信息使用者進(jìn)行決策，影響財務(wù)信息使用效率；第四，大量財務(wù)報賬工作積壓造成一段時間內(nèi)財務(wù)人員工作積聚，無形中加大了財務(wù)人員工作量，從而降低了財務(wù)工作效率。

二、新冠肺炎疫情下加快推行網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的必要性

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)是一個業(yè)務(wù)平臺，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不受時間影響，報賬人員在任何時間、任何地點都可網(wǎng)上申請報賬、上傳原始單據(jù)，審批人依據(jù)權(quán)限登錄進(jìn)行網(wǎng)上審批，最后財務(wù)人員完成報銷打款。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，整個過程方便、快捷，加快了傳統(tǒng)報賬模式的變革。

(一)促進(jìn)疫情期間報賬工作正常開展

整個報賬工作流程都在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中完成，可以實現(xiàn)零接觸、零傳遞、零等候，符合新冠肺炎疫情防控要求，而且不受時間、空間限制，節(jié)省人力、物力，大大提高財務(wù)工作效率，保障疫情期間財務(wù)報賬工作的正常開展。

(二)操作流程可視化，方便各級審批，減少報賬矛盾

報賬人依據(jù)自身權(quán)限登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，依據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容填制對應(yīng)的報賬單據(jù)，在填制相關(guān)內(nèi)容時系統(tǒng)會智能提醒錄入是否正確，報賬流程簡單、易懂；系統(tǒng)還會依據(jù)不同的報賬單據(jù)自動逐級推送審批程序，實現(xiàn)審批自動提醒功能，確保審批人員及時審批，財務(wù)人員及時打款；系統(tǒng)會自動把報銷單的進(jìn)展情況反饋給報賬人。整個報賬流程都可追蹤，可以實現(xiàn)透明化、智能化、可視化，提供“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，節(jié)約大量財力、物力和時間，減少報賬人員和財務(wù)人員之間因溝通不暢或財務(wù)信息不對稱所帶來的矛盾，使“報賬難”問題得到有效緩解。

(三)提高財務(wù)工作效率，減輕財務(wù)人員工作量

網(wǎng)上報賬模式可以有效解決傳統(tǒng)報賬模式下財務(wù)處“排長龍”等待審批的問題，并大大縮短逐級審批所耗費的時間和精力。報賬人員在網(wǎng)上申請后，所有單據(jù)都自動生成，能夠減少財務(wù)人員重復(fù)手工錄入憑證的工作，減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，同時網(wǎng)上報賬系統(tǒng)信息化可以使財務(wù)索引查詢單據(jù)功能更加便捷，大大提高財務(wù)工作效率。

(四)操作過程程序化，降低財務(wù)風(fēng)險

網(wǎng)上報賬模式操作過程程序化，可以有效避免人為干預(yù)，杜絕審批漏洞，實現(xiàn)報賬過程公開透明，報賬系統(tǒng)的智能報錯功能也可以大大降低人為出錯概率。依靠網(wǎng)絡(luò)信息化優(yōu)勢，經(jīng)費使用者可以及時了解經(jīng)費使用情況，做到心中有數(shù)；同時財務(wù)管理更加規(guī)范，會計信息整合功能更加便捷，可以全面提升財務(wù)管理水平，降低財務(wù)風(fēng)險。

三、高校推行網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)存在的問題

(一)網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)隱私性、安全性不足

會計信息對任何一個組織而言都是核心且機密的內(nèi)容，傳統(tǒng)會計模式下會計信息都存放于有防盜鎖、安全系數(shù)高的地方。而網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)由外部供應(yīng)商提供，平臺的搭建、設(shè)計、維護(hù)等都由外部供應(yīng)商完成，網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)與外網(wǎng)對接，信息經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)傳送，整個過程都可視化，系統(tǒng)一旦有安全漏洞或被非法入侵，財務(wù)信息、教職工個人信息就有可能被篡改、盜取或泄露，也有可能造成財務(wù)數(shù)據(jù)混亂、系統(tǒng)崩潰等問題，所以網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)存在信息隱私性和安全性不足等隱患。一旦發(fā)生信息泄露，會給高校和教師帶來不可估量的損失。

(二)網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)在推廣過程中存在阻力

1.主觀阻力。

第一，來自財務(wù)人員的阻力。高校財務(wù)人員流動性差，人員構(gòu)成多年不變，一般老職工退休才會招聘新人，而且高校財務(wù)人員人手少，工作特別繁忙。雖然信息技術(shù)飛速發(fā)展，會計變革日新月異，但是老職工已習(xí)慣于傳統(tǒng)的報賬模式，新員工又經(jīng)驗不足，大家對新鮮事物普遍存在抵觸心理，不愿接受網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，一方面主觀意識認(rèn)為會加大工作量，另一方面怕軟件操作麻煩，給工作帶來不可控影響。

第二，來自報賬人員的阻力。高校教職工人數(shù)眾多，但絕大多數(shù)人不具備財務(wù)知識，在傳統(tǒng)報賬模式下報賬人員可以與財務(wù)人員面對面溝通,由財務(wù)人員手把手教單據(jù)填制方式，而網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)雖然有自動報錯功能，但也僅限于填制項目和金額，無法對填制內(nèi)容進(jìn)行智能提醒，而且有的教職工缺乏計算機知識，對智能化、網(wǎng)絡(luò)化存在抵觸心理，導(dǎo)致網(wǎng)上報賬系統(tǒng)不受歡迎，無法推進(jìn)。

第三，來自管理層的阻力。高校負(fù)責(zé)人缺乏財務(wù)信息化意識，認(rèn)為網(wǎng)上財務(wù)報賬就是將傳統(tǒng)手工操作換成電腦錄入操作而已，并沒有將網(wǎng)上財務(wù)報賬看作一個科學(xué)、系統(tǒng)的工程，更不了解其對高校內(nèi)部控制、財務(wù)管理、財務(wù)風(fēng)險等方面的積極影響，導(dǎo)致網(wǎng)上報賬系統(tǒng)“落地”困難。

2.客觀阻力。

第一，經(jīng)費不足。高校經(jīng)費來源單一，但支出項目龐大，有人員經(jīng)費支出、教學(xué)支出、科研支出和基本建設(shè)支出等，所以高校經(jīng)費不足是普遍存在的現(xiàn)象。網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)需要足夠的資金投入，后續(xù)還會發(fā)生相關(guān)的維護(hù)費用，而且財務(wù)人員培訓(xùn)費用也是一筆不小的支出，客觀上導(dǎo)致網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)無法推行。

第二，軟件和硬件承載力不足。絕大多數(shù)高校在信息化背景下軟、硬件功能齊全，但網(wǎng)絡(luò)承載力不足，校園局域網(wǎng)承擔(dān)著校園內(nèi)每臺計算機的運行、交換，而且這些計算機分布在不同位置，其功能、用途等不盡相同，如果同一時間段在局域網(wǎng)進(jìn)行操作，會帶來巨大的網(wǎng)絡(luò)負(fù)荷，使系統(tǒng)運行緩慢。網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng)通過與外網(wǎng)對接進(jìn)行操作，如果數(shù)據(jù)同步、相互訪問存在問題，數(shù)據(jù)對接困難、銜接不夠，就無法實時共享。互聯(lián)網(wǎng)為了保障安全，更新速度很快，系統(tǒng)需要不斷維護(hù)、升級，而高校因缺乏專業(yè)維護(hù)人員和資金，無法及時更新系統(tǒng)，必然導(dǎo)致安全防護(hù)體系薄弱。

四、高校推動網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的應(yīng)對措施

(一)組織管理層面

1.對網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)加強宣傳，思想上高度重視。在新冠肺炎疫情下，傳統(tǒng)報賬模式已不能適應(yīng)現(xiàn)階段工作需求，高校管理人員和財務(wù)人員應(yīng)重新認(rèn)識網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的優(yōu)勢，高校借此機會應(yīng)加大宣傳力度，提升管理人員、財務(wù)人員和報賬人員對網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的認(rèn)識，通過宣傳、溝通等方式，減少偏見，讓大家真正體會到網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的優(yōu)點。

2.推進(jìn)網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)制度化。管理層在充分了解網(wǎng)上財務(wù)報銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，應(yīng)綜合考慮教職工的意見，科學(xué)、合理地制定網(wǎng)上財務(wù)報銷制度，對用戶權(quán)限、職責(zé)嚴(yán)格把控，維護(hù)制度的權(quán)威性，切實落實制度，讓廣大教職工受益，真正發(fā)揮財務(wù)信息化優(yōu)勢。

3.選擇合適的軟件供應(yīng)商。高校管理層應(yīng)結(jié)合本校財務(wù)的特點及需求，選擇信譽好、能力強的供應(yīng)商，并對其進(jìn)行深入了解，明確其產(chǎn)品是否安全穩(wěn)定、收費情況是否合理、系統(tǒng)維護(hù)團隊是否專業(yè)、數(shù)據(jù)對接是否實時、專業(yè)化水平如何、可擴展性怎樣等，最終通過招標(biāo)方式確定合適的軟件供應(yīng)商。可以讓各供應(yīng)商先提供仿真網(wǎng)上財務(wù)報賬流程，讓財務(wù)人員和報賬人員進(jìn)行真實體驗，并匯總其在模擬實際報賬過程中遇到的問題和意見，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，為高校打造符合自己特點的報賬軟件，切實發(fā)揮其信息化功能。

4.提供技術(shù)資金支持。高校在運用網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)時，要積極采取行動，加大技術(shù)、資金投入，完善硬件、軟件基礎(chǔ)建設(shè)，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定，有效防范安全漏洞；同時對財務(wù)人員加大培訓(xùn)力度，提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平，為推動網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)做好充足準(zhǔn)備。

(二)人員管理層面

1.報銷審核人員應(yīng)加強財務(wù)信息化學(xué)習(xí)。高校經(jīng)費支出項目龐雜，有的金額還比較大，一筆報銷業(yè)務(wù)需要多人簽字。以筆者所在院校為例，一項院級經(jīng)費報銷單除經(jīng)手人之外還需要四位領(lǐng)導(dǎo)簽字：部門負(fù)責(zé)人、部門分管院領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)。在傳統(tǒng)報賬模式下，報賬人員需要往返多次，如某一領(lǐng)導(dǎo)因公不在崗，只能延遲報賬時間。網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)則不存在這些問題，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過電腦、APP等平臺隨時隨地進(jìn)行審核。大部分領(lǐng)導(dǎo)并非會計專業(yè)出身，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)網(wǎng)上財務(wù)信息化知識和手段，明確掌握自己的職責(zé)、權(quán)限，不越級、越權(quán)審核，保障審核內(nèi)容合法、合規(guī)、及時。

2.財務(wù)人員應(yīng)提升自身素質(zhì)，加強服務(wù)意識。財務(wù)信息化是大勢所趨，財務(wù)人員應(yīng)克服心理障礙，積極適應(yīng)新變化，抓住院校提供的機會，學(xué)習(xí)新制度、新規(guī)定、新軟件，提升自身的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。第一，財務(wù)部門應(yīng)與廣大師生建立良好的溝通渠道或溝通平臺，及時宣傳學(xué)校財務(wù)新規(guī)，對報賬人員可以做到精確指導(dǎo)或解答疑惑；第二，財務(wù)人員可以將網(wǎng)上財務(wù)報賬系統(tǒng)的操作流程、填報方法、原始憑證上傳及報銷注意事項等內(nèi)容制作成手冊或圖表，對易錯點還可制做成視頻，以便報賬人員更直觀地學(xué)習(xí)和掌握；第三，對網(wǎng)上報賬確有困難的職工，應(yīng)人性化考慮，采取傳統(tǒng)報賬模式與網(wǎng)上報賬模式相結(jié)合的方式，逐步過渡，最終實現(xiàn)全覆蓋?？傊攧?wù)人員要營造良好的工作氛圍，與報賬人員做到相互理解和支持，推動院校的財務(wù)報賬模式改革。

3.報賬人員應(yīng)創(chuàng)新發(fā)展理念。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對各個傳統(tǒng)行業(yè)提供了改革、發(fā)展和創(chuàng)新平臺，報賬人員要創(chuàng)新思維，用發(fā)展的理念去看問題，主動學(xué)習(xí)財務(wù)新規(guī)，加強與財務(wù)部門溝通、協(xié)調(diào)，充分利用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，提升報賬效率，實現(xiàn)報賬目標(biāo)，推動各項工作有序開展，從容應(yīng)對疫情影響。