關(guān)于物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制的問(wèn)題與對(duì)策分析

張春麗

摘要：物業(yè)服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部控制是現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度體系的重要組成部分，也是企業(yè)管理的內(nèi)部重要制度。內(nèi)部控制就像物業(yè)服務(wù)企業(yè)的“牛鼻子”，抓住了這一中心環(huán)節(jié)，可以帶動(dòng)企業(yè)的全面管理提升，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，從而規(guī)范投資者、企業(yè)及經(jīng)營(yíng)者的關(guān)系和行為。本文從物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性入手，分析內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問(wèn)題，并提出改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：物業(yè)企業(yè);內(nèi)部控制;問(wèn)題;對(duì)策

一、加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

根據(jù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和內(nèi)部管理要求，內(nèi)部管理制度應(yīng)著眼于發(fā)揮好“三種職能”，即監(jiān)管職能、反映職能、服務(wù)職能。建立和完善公司的各項(xiàng)資產(chǎn)的實(shí)物管理制度，加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制牽制，建立必要的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，保障公司財(cái)務(wù)的安全和完整。以適應(yīng)外部市場(chǎng)的快速發(fā)展及經(jīng)營(yíng)環(huán)境、布局的不斷變化，但在原有制度的基礎(chǔ)上，也不能一成不變，而應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展不斷適時(shí)修訂，確保其順利推行實(shí)施。以此優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，建立一支高素質(zhì)的財(cái)會(huì)隊(duì)伍，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員的服務(wù)意識(shí)，依法履行職責(zé)。

物業(yè)服務(wù)是我國(guó)現(xiàn)代化服務(wù)業(yè)中的重要板塊，經(jīng)歷了物業(yè)發(fā)展三階段，即“物業(yè)管理-物業(yè)服務(wù)—生活服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。物業(yè)服務(wù)對(duì)于城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的和諧發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用，由于許多業(yè)務(wù)事項(xiàng)是由企業(yè)自主決定，且內(nèi)部控制起步較晚，現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求企業(yè)必須通過(guò)內(nèi)部控制的具體化、明確化，來(lái)制定和完善內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化其在物業(yè)企業(yè)服務(wù)中的重要作用，從而滿足物業(yè)服務(wù)企業(yè)全面適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)能力，才能充分落實(shí)好理財(cái)自主權(quán)，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)行業(yè)向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，為行業(yè)進(jìn)步“添磚加瓦”。

二、物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

內(nèi)部控制的目的在于管好用好資金，降低企業(yè)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。在物業(yè)服務(wù)的工作中有許多可以降低成本的地方，只要我們認(rèn)真去找，就會(huì)發(fā)現(xiàn)“遍地是黃金”。隨著政府改革的不斷深入和推進(jìn)，這個(gè)市場(chǎng)發(fā)生著高速和深刻的變化，現(xiàn)代化物業(yè)服務(wù)的重要性愈發(fā)突顯，供給也達(dá)到高度競(jìng)爭(zhēng)，差異性日漸縮小。由于物業(yè)服務(wù)面之廣泛、基礎(chǔ)地位之重要、情況多樣而復(fù)雜，如果有任何服務(wù)的不到位，都會(huì)成為失職，因此失去機(jī)遇、失去客戶。所以需要通過(guò)充分挖掘內(nèi)部潛力，充分考慮服務(wù)升級(jí)和提高，以適應(yīng)新時(shí)代、新階段的要求。首先，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要樹(shù)立全新的成本管理理念，做到事前有目標(biāo)、事中有控制、事后有考核，讓物業(yè)服務(wù)更簡(jiǎn)單、更有價(jià)值，才能贏得服務(wù)主動(dòng)權(quán)、贏得市場(chǎng)。從三個(gè)方面來(lái)看：

（一）人力資源控制

由于物業(yè)服務(wù)行業(yè)的特殊性質(zhì)決定了物業(yè)服務(wù)成本費(fèi)用主要是人力資源成本費(fèi)用支出，有近90%的工作量在服務(wù)中完成的，其中占的比例最大的主要是操作層服務(wù)人員的工資，包括保安、保潔等人員的工資。在機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)，應(yīng)以精干、高效為宜，部門越少、人員越精越好，如果機(jī)構(gòu)設(shè)置過(guò)多，人員工作不飽滿，會(huì)造成極大的資源浪費(fèi)，不但增加成本、增加內(nèi)耗、勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大。這幾年隨著最低工資的連續(xù)上調(diào)，人工成本上漲，用工風(fēng)險(xiǎn)加大，使得物業(yè)服務(wù)盈利空間收窄。

（二）物業(yè)費(fèi)用的控制

1.節(jié)約能源意識(shí)?，F(xiàn)如今能源節(jié)約已經(jīng)是物業(yè)行業(yè)中，一個(gè)需要融入日常生活和工作的問(wèn)題了。如果能夠做好能源節(jié)約，積少成多，將會(huì)有利于降低總成本。而能源節(jié)約是一個(gè)日常的問(wèn)題，一個(gè)習(xí)慣問(wèn)題。我們需要我們的每一位員工做好日常生活中的小事，減少浪費(fèi)行為。將能源的節(jié)約和降低能耗培養(yǎng)成日常生活中的工作習(xí)慣，培養(yǎng)良好的能源節(jié)約意識(shí)和成本控制意識(shí)。例如，用節(jié)能的綠色產(chǎn)品替換常用的消耗設(shè)備：照明，換氣等設(shè)備。在選用綠色產(chǎn)品的同時(shí)，也需要貨比三家，悉心挑選相關(guān)材料供應(yīng)商。這雖然是前期準(zhǔn)備工作，但俗話說(shuō)“好的開(kāi)始是成功的一半”，一個(gè)良好的開(kāi)端會(huì)使得后續(xù)工作成本降低，這也是所謂物有所值。使用性能良好質(zhì)量上佳的產(chǎn)品使得續(xù)航長(zhǎng)久，在日后的工作中可達(dá)到降低維修成本，從而達(dá)到控制總的物業(yè)管理成本，節(jié)約能源的作用。而在維修保養(yǎng)過(guò)程中，應(yīng)該有詳細(xì)的登記記錄工作，及時(shí)處理問(wèn)題，減少不必要的損耗。同時(shí)，在能源節(jié)約方面，廢物利用也必不可少。宣傳變廢為寶，給予將廢物利用做得好的表率獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)其積極性。

2.維修保養(yǎng)費(fèi)控制。在方才的節(jié)約能源中也有提出，降低維修成本可以達(dá)到控制物業(yè)管理總成本的重要作用，維修保養(yǎng)的費(fèi)用在營(yíng)業(yè)成本中占很大比重，控制物業(yè)管理費(fèi)用的支出很大程度上也就是控制好維修保養(yǎng)費(fèi)用，維修保養(yǎng)費(fèi)用主要包括公共部位維修費(fèi)用和日常維修費(fèi)用。在物業(yè)管理中，維修費(fèi)用的支出應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待，率先進(jìn)行全年預(yù)算的編制，并建立完善的審批制度。

（三）內(nèi)部管理的控制

內(nèi)部控制制度貫穿于業(yè)務(wù)活動(dòng)的每一個(gè)細(xì)節(jié)和步驟，相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)出現(xiàn)在日常的工作中，因此物業(yè)企業(yè)建立內(nèi)部控制要結(jié)合行業(yè)的發(fā)展方向和特點(diǎn)，明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的決策和執(zhí)行程序，確立會(huì)計(jì)工作人員的職責(zé)權(quán)限，制定相互制約辦法，尤其要健全重大資產(chǎn)處置、資金調(diào)度、工程結(jié)算、對(duì)外投資、對(duì)外擔(dān)保等重要事項(xiàng)的內(nèi)部牽制、監(jiān)督與集體決策工作，防止舞弊敗德行為的發(fā)生，這就必須堅(jiān)持“四項(xiàng)原則”：

1.收支兩條線原則：是所有收入和支出全部納入公司資金管控，即每筆收入應(yīng)及時(shí)存入公司銀行帳戶，每筆支出按公司費(fèi)用報(bào)銷流程辦理手續(xù)，對(duì)不經(jīng)批準(zhǔn)的坐支、挪用行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按相關(guān)收費(fèi)管理規(guī)定，堅(jiān)決給予處理，保證有章可行。

2.合理合規(guī)原則：是財(cái)務(wù)人員處理事情的原則，即保證合規(guī)性，也要注意合理性，在原則中注意靈活，在靈活中掌握原則，隨機(jī)應(yīng)變，真正做到切實(shí)可行，不然會(huì)適得其反。

3.公平原則：財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)平衡能力，在考慮業(yè)務(wù)、收入的分配時(shí)，必須有根有據(jù)地進(jìn)行，做到公平、公正。在決策過(guò)程中，站在思索一盤棋的角度，細(xì)想每一步，充分考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展。

4.管理過(guò)程最優(yōu)化原則：物業(yè)服務(wù)行業(yè)從行業(yè)名稱就明確說(shuō)明了這是一個(gè)服務(wù)行業(yè)，是一個(gè)需要注意細(xì)節(jié)要求，規(guī)范管理的行業(yè)。所以在工作中需要培養(yǎng)并規(guī)范從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)和工作意識(shí)。只有提高相關(guān)人員素養(yǎng)，才能保證該崗位上的工作人員質(zhì)量，細(xì)節(jié)決定成敗，避免重復(fù)勞動(dòng)和無(wú)價(jià)值付出，節(jié)約人力成本。

三、加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）充分利用智能化科技，降低人力成本

物業(yè)服務(wù)降低成本的一大途徑是控制人力成本，要降低人力資源成本，首先需要合理的制定各物業(yè)服務(wù)中心的用人編制，需要靈活變通，因地制宜。在最初進(jìn)行人員定編定崗時(shí)，需結(jié)合實(shí)際，根據(jù)所管理的小區(qū)自身情況進(jìn)行不同的編制。比如在某些有共通之處或者技術(shù)含量不高的崗位，可以減少人員分配或者采用一人多崗?；蛘吖ぷ骷泄芾恚瑢⑽飿I(yè)管理的內(nèi)勤崗位集中在物業(yè)服務(wù)中心，節(jié)省在路上不必要的消耗時(shí)間，降低工作成本，提升工作效率。除此之外，負(fù)責(zé)業(yè)主檔案管理工作的工作人員同時(shí)也可以負(fù)責(zé)業(yè)主的接待工作，兩個(gè)職位之間有共通之處，基于檔案管理人員對(duì)業(yè)主較為熟悉，在進(jìn)行業(yè)主的接待工作時(shí)可以實(shí)行更為人性化的服務(wù)，提升工作質(zhì)量。

充分利用智能化材料有利于大幅度提升工作效率，降低人工成本。智能化水平的低下是在無(wú)形地提高人工成本，例如提升小區(qū)安全，可采用電腦自動(dòng)收費(fèi)、刷卡入門、巡更機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等智能化科技。這樣有利于針對(duì)性的分配保安崗位的人手，在提升安全性的同時(shí)，降低了人力成本。

（二）樹(shù)立減能降耗意識(shí)

樹(shù)立節(jié)能降耗意識(shí)，即是促進(jìn)人力、物力的節(jié)約。梳理經(jīng)營(yíng)思路，推行預(yù)算控制，最直接的方法是將考核項(xiàng)目同工資績(jī)效掛鉤，考核項(xiàng)目將包括經(jīng)營(yíng)收入、企業(yè)利潤(rùn)、支出費(fèi)用，讓全員都有成本意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)積極性，以此達(dá)到節(jié)能降耗目的。其次建立供貨商評(píng)價(jià)體系。針對(duì)物資配備計(jì)劃與工作計(jì)劃進(jìn)行匹配性核算，規(guī)范物資采購(gòu)流程，通過(guò)市場(chǎng)詢價(jià)與供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)談判，為性價(jià)比及可控性目標(biāo)創(chuàng)造基本條件;另外將設(shè)備、工具等物資按價(jià)值、使用頻次等進(jìn)行分類管理，統(tǒng)一調(diào)撥、提高物資的利用率，避免積壓、降低損耗。

（三）規(guī)范采購(gòu)流程

不斷規(guī)范采購(gòu)環(huán)節(jié)過(guò)程管理，與優(yōu)質(zhì)服務(wù)、價(jià)格合理、講信譽(yù)的維修公司簽訂定期合同，對(duì)于金額較大的維修要實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)，不但服務(wù)質(zhì)量可得到保證，還可得到價(jià)格上的優(yōu)惠，控制好費(fèi)用，提升盈利空間。

（四）發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)控制成本

無(wú)論企業(yè)或者個(gè)人，都需要有努力不斷進(jìn)步的目標(biāo)，這樣才能長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中越做越好。規(guī)模擴(kuò)大意味著管理人員以及物資能源等能夠共享，在此基礎(chǔ)上降低成本，良性循環(huán)，從而使企業(yè)得到持續(xù)性發(fā)展，提升企業(yè)盈利能力。

（五）約束評(píng)價(jià)機(jī)制

1.強(qiáng)化成本考核。成本指標(biāo)考核是促進(jìn)管理人員積極性的重要考核，也是培養(yǎng)各部門對(duì)于成本控制的責(zé)任心的重要手段。只有考核嚴(yán)肅規(guī)范，大家都重視，才能推進(jìn)公司成本管理水平，從而形成良性循環(huán)。

2、做好內(nèi)部控制審計(jì)，尤為必要。每年度末，聘請(qǐng)外部審計(jì)，接受會(huì)計(jì)師事務(wù)所外部評(píng)價(jià)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制有效性開(kāi)展自我評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷完善和改進(jìn)，以發(fā)揮好監(jiān)督作用，及時(shí)查錯(cuò)糾弊，堵塞漏洞，最大程度地降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

強(qiáng)管理、增效益。伴隨著現(xiàn)代服務(wù)業(yè)發(fā)展進(jìn)程的步伐加快，物業(yè)服務(wù)企業(yè)發(fā)展中所面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，只有不斷提升自身的服務(wù)水平，挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)物業(yè)服務(wù)知名度，才能使其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠得以長(zhǎng)效發(fā)展。

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[2]王秀梅.如何實(shí)施物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2018（12）：1-3.

（作者單位：云南鴻園電力物業(yè)服務(wù)有限公司）