集中統(tǒng)一管理應(yīng)用于企業(yè)檔案工作中對(duì)策探討

羅順劍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，企業(yè)發(fā)展中推進(jìn)集中統(tǒng)一管理在檔案工作的應(yīng)用實(shí)踐是已經(jīng)是必然趨勢(shì)，對(duì)企業(yè)今后的可持續(xù)發(fā)展起著廣泛而又深刻的影響?；诩薪y(tǒng)一管理模式下的檔案工作可以給企業(yè)提供真實(shí)完整的歷史依據(jù)，指明未來(lái)正確的前進(jìn)方向。基于此，本文結(jié)合對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)施集中統(tǒng)一管理的重要意義概述，從我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析入手，就集中統(tǒng)一管理應(yīng)用于企業(yè)檔案工作中對(duì)策展開(kāi)了初步分析探討，旨在通過(guò)集中統(tǒng)一管理檔案工作的實(shí)踐開(kāi)展，提升企業(yè)檔案利用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)不斷進(jìn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案工作 集中統(tǒng)一管理 對(duì)策 應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）01-00-02

檔案工作是企業(yè)管理中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠保護(hù)企業(yè)所有活動(dòng)、所有部門(mén)的文件資料信息，對(duì)充分開(kāi)發(fā)和利用企業(yè)檔案資源價(jià)值具有重要意義。目前來(lái)看，我國(guó)企業(yè)檔案工作尚未達(dá)到集中統(tǒng)一的管理效果，還存在著一些問(wèn)題，面對(duì)社會(huì)的多元化發(fā)展和企業(yè)間激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，有效應(yīng)用檔案集中統(tǒng)一管理模式創(chuàng)新改革檔案工作顯得尤為迫切，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所面臨的重要問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案工作實(shí)施集中統(tǒng)一管理的重要意義

1.可以更好的為企業(yè)服務(wù)

企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中間檔案工作的服務(wù)作用不可小覷，是為企業(yè)作出正確決策和良好發(fā)展規(guī)劃的主要參考依據(jù)。檔案工作的前身是資料文件管理工作，其內(nèi)容涵蓋了企業(yè)所有工作的開(kāi)展情況以及歷史信息記錄，可以說(shuō)檔案可以反映出一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。企業(yè)實(shí)施檔案工作的集中統(tǒng)一管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)基礎(chǔ)性工作順利、有序開(kāi)展，有助于企業(yè)權(quán)利的更好維護(hù)。雖然檔案資料來(lái)源于不同的部門(mén)，不過(guò)檔案的應(yīng)用和價(jià)值卻超出了本部門(mén)的范疇，企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)的記錄均以檔案形式存在，實(shí)施集中統(tǒng)一管理可以整合各個(gè)部門(mén)的檔案資料，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部信息資源的利用率和共享性能，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用[1]。

2.可以充分發(fā)揮檔案價(jià)值

企業(yè)在制定戰(zhàn)略目標(biāo)后，各個(gè)部門(mén)均要圍繞崗位工作內(nèi)容向著企業(yè)戰(zhàn)略大目標(biāo)不斷邁進(jìn)，在這一過(guò)程中需要默契合作，發(fā)揮出不同的崗位職責(zé)，才能夠高效完成戰(zhàn)略目標(biāo)。因?yàn)樗胁块T(mén)都會(huì)在運(yùn)轉(zhuǎn)中不斷形成新的資料或者文件，因此企業(yè)檔案具有極強(qiáng)的來(lái)源分散性特征，僅由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理，勢(shì)必會(huì)影響檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，也涉及到更分散的檔案管理工作人力、物力、財(cái)力投入，增加了檔案管理的難度。采用集中統(tǒng)一管理模式，能夠由專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)將所有部門(mén)檔案資料搜集整理起來(lái)，既增強(qiáng)了檔案資料的安全性，也解決了傳統(tǒng)檔案工作過(guò)于分散的弊端問(wèn)題，有利于檔案機(jī)制的充分發(fā)揮。

二、我國(guó)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段從我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的整體情況上來(lái)看，管理質(zhì)量和效率呈現(xiàn)出逐漸提升的趨勢(shì)，社會(huì)各界人士越來(lái)越多的認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，在檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)的推動(dòng)下，企業(yè)檔案管理工作獲取了很大進(jìn)步。然而，從企業(yè)檔案管理工作的具體實(shí)際方面來(lái)看，尚未達(dá)到集中統(tǒng)一管理的效果，依舊存在一些不足問(wèn)題，重要包括以下幾點(diǎn)。

首先，一些企業(yè)沒(méi)有樹(shù)立起良好的檔案管理意識(shí)，在進(jìn)行這項(xiàng)工作呈現(xiàn)出一時(shí)興起的特點(diǎn)。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展迅速一片繁榮昌盛時(shí)，大搞檔案管理的集中統(tǒng)一管理改革實(shí)踐，當(dāng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益出現(xiàn)滑坡面臨危機(jī)時(shí)，便停下推進(jìn)檔案集中管理的工作進(jìn)度，將其束之高閣，甚至把組建不久的檔案集中管理機(jī)構(gòu)消減掉，遣送檔案集中管理的專(zhuān)職人員，再次將集中統(tǒng)一的企業(yè)各方面檔案管理工作交付于各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)。

其次，宣傳工作不到位。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)人員對(duì)于檔案集中統(tǒng)一管理模式的了解比較全面，但是其他各個(gè)部門(mén)的員工卻由于認(rèn)識(shí)不足沒(méi)有積極參與到檔案集中統(tǒng)一管理中，影響了檔案資料的搜集、保存以及應(yīng)用價(jià)值等，造成企業(yè)集中統(tǒng)一管理檔案的效果差強(qiáng)人意[2]。究其原因主要是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的宣傳力度欠缺所致，企業(yè)沒(méi)有面向所有員工宣傳集中統(tǒng)一管理檔案的理念、方式、方法和精神，也沒(méi)有通過(guò)相關(guān)培訓(xùn)讓各個(gè)部門(mén)員工了解檔案集中管理與自己實(shí)際崗位工作密不可分的關(guān)系，從而不具備參與到檔案集中管理工作中的能力，一旦企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題嚴(yán)重性，長(zhǎng)久下去必然會(huì)削弱檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的導(dǎo)向作用，不利于企業(yè)和社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

最后，專(zhuān)業(yè)人才和專(zhuān)業(yè)設(shè)施不足。一些企業(yè)負(fù)責(zé)落實(shí)檔案集中管理的工作人員并沒(méi)有接受過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)教育，在工作中主觀意識(shí)過(guò)強(qiáng)，按照自己的思維想法對(duì)檔案資源進(jìn)行各項(xiàng)管理實(shí)務(wù)，造成檔案工作欠缺科學(xué)性、專(zhuān)業(yè)性與實(shí)效性，不能很好的貫徹落實(shí)集中統(tǒng)一管理理念。有些企業(yè)的信息化建設(shè)腳步較慢，這一點(diǎn)也充分體現(xiàn)在了檔案工作上，工作人員所使用的設(shè)備設(shè)施過(guò)于陳舊，且功能單一，不能很好的完成紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變和安全儲(chǔ)存，沒(méi)有完善的企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，再查閱和調(diào)取檔案時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，管理的效果并沒(méi)有集中統(tǒng)一性。

三、集中統(tǒng)一管理應(yīng)用于企業(yè)檔案工作中的有效對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一化，管理職能統(tǒng)一化

想要在企業(yè)檔案工作中有效構(gòu)建集中統(tǒng)一管理模式，首先就要從領(lǐng)導(dǎo)的組織引領(lǐng)作用入手，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案工作部門(mén)，由高素質(zhì)、能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)性高的檔案管理人才統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)該部門(mén)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一化，為檔案管理工作效率的提升和正確方向引領(lǐng)提供組織保障。與此同時(shí)，管理職能也要統(tǒng)一化，雖然檔案資料的來(lái)源是企業(yè)所有活動(dòng)、各個(gè)部門(mén)中，不過(guò)基于集中統(tǒng)一管理模式下的檔案工作必須視為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理職能，確保企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)是獨(dú)立的部門(mén)，能夠有計(jì)劃、有目的、統(tǒng)一、集中的落實(shí)檔案管理各項(xiàng)措施，進(jìn)而提升檔案工作效率和質(zhì)量。

2.健全檔案制度，提升工作規(guī)范性

很多企業(yè)的檔案工作開(kāi)展起來(lái)十分隨意，沒(méi)有明確的規(guī)章制度對(duì)檔案管理內(nèi)容、工作流程等進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料缺失、檔案信息不真、檔案文件保管不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，檔案的可靠性和使用價(jià)值受到了嚴(yán)重影響[3]?；诖饲闆r，企業(yè)在應(yīng)用集中統(tǒng)一管理檔案工作模式過(guò)程中，要著力于盡快建立起健全的檔案管理規(guī)章制度，可參考其他集中統(tǒng)一檔案管理的優(yōu)秀企業(yè)規(guī)章制度，結(jié)合本企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)等實(shí)際情況，制定出科學(xué)可行的檔案集中統(tǒng)一管理體系，并完善與之配套的追責(zé)制度、獎(jiǎng)懲機(jī)制、晉升機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制等規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度要求規(guī)范檔案工作人員的工作行為，強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)減少檔案管理中的丟失檔案信息、未備份檔案文件、檔案數(shù)據(jù)失真等情況，令企業(yè)檔案工作可以朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向不斷邁進(jìn)。

3.引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提升集中統(tǒng)一效果

有些企業(yè)的各部門(mén)員工雖然已經(jīng)具備了良好的檔案管理意識(shí)，企業(yè)內(nèi)部也設(shè)置了檔案集中統(tǒng)一管理部門(mén)，但是該項(xiàng)工作的開(kāi)展效率和質(zhì)量卻不盡人意，尚未充分發(fā)揮出企業(yè)發(fā)展過(guò)程中檔案的重要作用。為了改善這個(gè)困境現(xiàn)狀，企業(yè)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，樹(shù)立起“技術(shù)進(jìn)企業(yè)，技術(shù)促管理”的理念，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，積極將先進(jìn)技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施引入到檔案集中統(tǒng)一管理工作中，為檔案工作人員提供現(xiàn)代化的工作條件，使其可以利用新手段、新技術(shù)、新設(shè)備更加高效率、高質(zhì)量完成企業(yè)檔案搜集、整理、處理、備份、保管和靈活調(diào)用，構(gòu)建電子檔案集中統(tǒng)計(jì)管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提升集中統(tǒng)一的管理效用。

4.打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，提升綜合素質(zhì)

任何崗位工作的開(kāi)展情況都直接受工作人員影響，如果一個(gè)企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員自身沒(méi)有良好素養(yǎng)和較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，那么很難在具體工作實(shí)踐中完成崗位工作任務(wù)，充分發(fā)揮檔案集中統(tǒng)一管理職責(zé)[4]。由此可見(jiàn)，打造專(zhuān)業(yè)的檔案集中統(tǒng)一管理隊(duì)伍十分必要，是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理模式能夠在企業(yè)檔案工作中得以充分應(yīng)用的關(guān)鍵所在。所以，新時(shí)期的企業(yè)要提升對(duì)檔案管理工作人員的要求，力求做到以下兩點(diǎn)。

一方面，企業(yè)要嚴(yán)格規(guī)定招聘檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)，不僅從專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)歷教育方面加以考核應(yīng)聘者，也要從職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理安全意識(shí)、思想道德水平、政治覺(jué)悟等多方面對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行綜合考核評(píng)估。以確保聘用的檔案管理人才能夠勝任企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理崗位需求，可以秉持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，杜絕工作中可能會(huì)出現(xiàn)的各種誘惑，堅(jiān)決維護(hù)檔案資源的真實(shí)性、安全性和可靠性。

另一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)所有部門(mén)員工集中統(tǒng)一管理檔案的宣傳力度，讓企業(yè)上下都能夠?qū)?guó)家現(xiàn)行《檔案法》有一定了解，特別是檔案部門(mén)工作人員，更要做到對(duì)《檔案法》的熟知，在工作中嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)要求落實(shí)工作。此外，企業(yè)要為檔案部門(mén)人員定期提供專(zhuān)業(yè)的教育培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其可以不斷與新的檔案集中統(tǒng)一管理方法、技術(shù)手段、專(zhuān)業(yè)知識(shí)相接軌，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力，能夠在未來(lái)的崗位工作中提出更多建設(shè)性的可取意見(jiàn)，成為推動(dòng)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理工作不斷創(chuàng)新完善的驅(qū)動(dòng)力量。

結(jié)束語(yǔ)

總之，現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作要積極應(yīng)用集中統(tǒng)一管理模式，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值，讓檔案更好對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)及發(fā)展提供服務(wù)。在構(gòu)建檔案集中統(tǒng)一管理體系過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一化，管理職能統(tǒng)一化，健全檔案制度，提升工作規(guī)范性，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提升集中統(tǒng)一效果，打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，提升綜合素質(zhì)，從而讓檔案工作得以為企業(yè)員工和企業(yè)整體發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

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