新形勢(shì)下高校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的幾個(gè)重要問(wèn)題

朱曉杰

摘? 要：本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期高校檔案管理的系統(tǒng)研究，得出當(dāng)前高校檔案管理雖然在信息化上取得明顯成效，但是仍然存在著檔案管理觀念相對(duì)落后，檔案信息化建設(shè)水平不足，檔案安全隱患不容忽視，檔案工作相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)滯后等方面的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了意見(jiàn)建議。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;高質(zhì)量

隨著高校檔案管理工作在價(jià)值理念、技術(shù)手段、目標(biāo)管理上的深刻變化，檔案與教學(xué)、管理、文化建設(shè)等基礎(chǔ)性工作正在深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展已經(jīng)迫在眉睫。

1 新形勢(shì)下高校檔案管理工作的特點(diǎn)

新形勢(shì)下，高校檔案管理工作呈現(xiàn)出管理方式信息化、實(shí)體存儲(chǔ)和資源利用數(shù)字化、資源整合化和利用服務(wù)多元化等特點(diǎn)。

高校檔案管理方式信息化。以大數(shù)據(jù)在高校人事檔案工作的應(yīng)用為例，利用大數(shù)據(jù)建立“大人事檔案數(shù)據(jù)”;通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，精確設(shè)置崗位要求和人力資源與崗位之間的相關(guān)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)人崗精準(zhǔn)匹配;通過(guò)多渠道收集的實(shí)時(shí)全面信息，實(shí)現(xiàn)可量化的績(jī)效考核，提供高度定制化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)最大限度維護(hù)高層次人才穩(wěn)定。[1]

高校檔案實(shí)體存儲(chǔ)和資源利用數(shù)字化。在高校信息化、數(shù)字化校園建設(shè)背景下，將逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案的存量數(shù)字化、增量電子化，將有效保護(hù)檔案實(shí)體，深化檔案工作的效率。以教學(xué)檔案數(shù)字化為例，在開(kāi)發(fā)模式上針對(duì)交互性、操作性和安全性等需求，形成了內(nèi)部工作人員使用的客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式和對(duì)外部用戶使用的瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu);在系統(tǒng)架構(gòu)上形成了數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)邏輯層和表示層的體系;還包括數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇與數(shù)據(jù)采集，系統(tǒng)管理與系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)等內(nèi)容，有效提升檔案管理水平和教學(xué)管理水平。

高校檔案資源整合化。隨著高校建設(shè)的現(xiàn)代化，以信息化為支撐的檔案管理智能化將提速，為整合高校數(shù)字檔案資源、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供了技術(shù)支持，檔案資源的有機(jī)整合加速，同時(shí)在高校檔案中也逐漸納入特色檔案及民生檔案等相關(guān)內(nèi)容，為未來(lái)檔案資源的信息共享打?qū)嵙嘶A(chǔ)。

高校檔案利用服務(wù)多元化。隨著檔案開(kāi)發(fā)利用工作的深化，服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)大學(xué)文化建設(shè)、服務(wù)歷史研究將成為檔案工作的重心，呈現(xiàn)檔案利用多元化的特點(diǎn)。特別是高校檔案資源逐步成為政務(wù)信息公開(kāi)的重要內(nèi)容，高校檔案資源在社會(huì)信息資源中逐漸成為重要組成部分，隨之而來(lái)的是高校檔案資源利用群體也產(chǎn)生很大程度改變，由以往學(xué)校職工及學(xué)生逐漸轉(zhuǎn)向社會(huì)研究人員，高校檔案管理工作由之前的重視前端資源收集轉(zhuǎn)向后端的檔案資源開(kāi)發(fā)利用。

2 現(xiàn)階段高校檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理觀念相對(duì)落后。高校檔案工作普遍存在重視程度低，呈現(xiàn)出“邊緣化”的態(tài)勢(shì)。高校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員管理觀念落后，不能及時(shí)跟進(jìn)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，忽略了對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新，造成檔案資源管理工作落后于其他方面建設(shè)的局面。檔案管理人員工作缺乏主動(dòng)性，在檔案接收、移交、保存、利用等方面，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不利于改進(jìn)和創(chuàng)新工作方法。高校教師與學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案就是一種資料，對(duì)檔案在生活、教學(xué)實(shí)踐以及高校發(fā)展中的作用一無(wú)所知，對(duì)檔案材料的重要性缺少認(rèn)識(shí)。[2]

2.2 檔案信息化建設(shè)水平不足。雖然高校信息化、網(wǎng)絡(luò)化辦公早已普及，但是高校檔案管理的方法并未隨之得到明顯改觀，現(xiàn)代信息技術(shù)未能與檔案管理工作很好地融合，檔案資源仍以實(shí)體檔案為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工和電子文件歸檔工作有待改進(jìn);一些高校僅做到了檔案目錄的電子化，距基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)、檔案信息發(fā)布等信息化體系建設(shè)的要求相差甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)有的檔案數(shù)字化管理中，僅僅只是對(duì)檔案進(jìn)行傳統(tǒng)流程的保存、查找和修復(fù)等，缺乏資源、數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)共享，有些使用過(guò)程雜亂無(wú)章，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃和安排，進(jìn)行檔案整理時(shí)更是缺少規(guī)范和整理。存在檔案利用低效化、檔案功能單一化的問(wèn)題，一些高校檔案館沒(méi)有其他功能，只限于單純的檔案整理與保存，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大師生對(duì)檔案資源的需求。

2.3 檔案安全隱患不容忽視。在高校檔案管理中，檔案安全是一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是做好檔案工作的前提基礎(chǔ)。目前高校檔案工作正處在一個(gè)快速轉(zhuǎn)換的時(shí)期，紙質(zhì)檔案所占比重依然較高，檔案電子化的速度也正在加快，因此檔案安全需要兼顧數(shù)字化安全和紙質(zhì)載體安全兩個(gè)方面。紙質(zhì)安全方面，主要是檔案館室設(shè)備老化、管理不善，存在火災(zāi)、失竊等風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化安全方面，存在數(shù)字檔案收集過(guò)程中，工作不規(guī)范、數(shù)字檔案意識(shí)欠缺等問(wèn)題;存儲(chǔ)過(guò)程中，易受到環(huán)境變化和技術(shù)手段的威脅，如果存儲(chǔ)介質(zhì)壽命過(guò)短或異常，數(shù)字檔案信息就會(huì)丟失，甚至不可恢復(fù);管理過(guò)程中，管理人員安全意識(shí)不夠，工作核心停留在收集與整理方面，沒(méi)有從多方面思考檔案安全的維護(hù)工作，缺少必要的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行維護(hù);在數(shù)字化檔案使用中存在不規(guī)范操作，檔案信息的非授權(quán)訪問(wèn)，私自使用移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)等情況，可能會(huì)增加服務(wù)器感染病毒幾率，同時(shí)極易造成信息外泄。除此之外，在進(jìn)行高校檔案整理融合時(shí)，對(duì)于一些存在一定結(jié)構(gòu)性的檔案與無(wú)結(jié)構(gòu)的檔案進(jìn)行融合會(huì)使檔案自身的整體性造成威脅。

2.4 檔案工作相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)滯后。高校檔案基礎(chǔ)建設(shè)是高校檔案基礎(chǔ)能力得以發(fā)揮的體現(xiàn)，主要包括管庫(kù)建設(shè)、安全管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)等。由于長(zhǎng)期以來(lái)高校對(duì)檔案管理工作投入不足，普遍存在機(jī)構(gòu)弱化、專(zhuān)業(yè)人才不足、庫(kù)房設(shè)施陳舊、檔案信息資源缺少整合、檔案管理規(guī)范化制度化水平不高等難點(diǎn)問(wèn)題。特別是檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，數(shù)字化檔案所需硬件普遍不足，大量數(shù)據(jù)的收集勢(shì)必帶來(lái)新的儲(chǔ)存問(wèn)題。同時(shí)，由于缺少辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化傳輸平臺(tái)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)中缺少對(duì)資源體系的有效管理、有效保存，缺少對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行不同類(lèi)型的分類(lèi)儲(chǔ)存，檔案利用體系嚴(yán)重滯后。

3 推進(jìn)高校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的建議

3.1 加強(qiáng)檔案治理體系建設(shè)。要加快檔案管理觀念現(xiàn)代化，管理者的管理觀念是檔案治理體系現(xiàn)代化的頂層要素，要準(zhǔn)確把握檔案管理工作面臨的新環(huán)境、新任務(wù)和新需求，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新中的作用，消除把高校檔案機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單地看成是業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)或教學(xué)輔助機(jī)構(gòu)的片面認(rèn)識(shí)。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，完善檔案管理制度體系，并且在學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理工作，形成具有學(xué)校特點(diǎn)的《檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》;加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳教育，切實(shí)履行檔案行政管理職能，不斷提升全校檔案法治意識(shí)和檔案治理法治化水平。

3.2 加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)。鼓勵(lì)檔案管理部門(mén)積極參與學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)的形成、積累和收集工作;繼續(xù)抓好檔案資源體系的源頭建設(shè)，加大對(duì)學(xué)校重點(diǎn)工作、重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目及新專(zhuān)業(yè)、新機(jī)構(gòu)等所形成的文件材料、電子照片、音視頻檔案的收集整理力度。要突出檔案實(shí)體安全，加快實(shí)施面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷的標(biāo)準(zhǔn)化檔案館室建設(shè)。[3]

進(jìn)一步完善檔案材料歸檔范圍，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案材料形成積累、整理立卷、歸檔移交的全過(guò)程監(jiān)督檢查，提高新增收檔案數(shù)量和質(zhì)量。完善高校檔案材料立卷歸檔制度，提高依法治檔水平，及時(shí)修訂各類(lèi)文件材料的歸檔范圍和保管期限表，保證各類(lèi)檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，做到學(xué)校各部門(mén)檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。[4]

3.3 加強(qiáng)檔案利用體系建設(shè)。加強(qiáng)檔案資源利用和共享平臺(tái)建設(shè)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化利用手續(xù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案利用便捷化;創(chuàng)新利用服務(wù)方式和手段，完善檢索工具和體系，逐步實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化整理、強(qiáng)化檢索、優(yōu)化服務(wù)的工作目標(biāo);加強(qiáng)編研工作，深入挖掘檔案信息，把“死檔案”變成“活信息”;加強(qiáng)校史資料征集，開(kāi)展校史研究，以多種形式開(kāi)展校史校情教育。立足檔案館愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、學(xué)校信息公開(kāi)中心和電子檔案?jìng)浞莨芾碇行牡穆氊?zé)定位，發(fā)揮檔案育人功能和文化教育功能，服務(wù)學(xué)校校園文化建設(shè)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。將檔案工作信息化納入學(xué)校信息化建設(shè)之中，確保學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子化、無(wú)紙化辦公前提下做到電子檔案的在線歸檔。深入館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，全面完成“紙質(zhì)檔案數(shù)字化”的要求。創(chuàng)新電子文件歸檔和電子檔案管理模式，建立完善電子文件歸檔、移交和長(zhǎng)期保存制度，提升電子檔案在線移交接收能力，實(shí)現(xiàn)“增量電子化”目標(biāo)。完善檔案管理信息系統(tǒng)，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分模塊建設(shè)，建立和完善計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)，全方位維護(hù)檔案信息的安全管理。大力推進(jìn)數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)，充分利用校內(nèi)網(wǎng)和檔案館網(wǎng)站建設(shè)，把可公開(kāi)的各類(lèi)檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，最大限度地促進(jìn)檔案資源共享，構(gòu)建為學(xué)校各機(jī)關(guān)、學(xué)院提供信息服務(wù)的平臺(tái)，發(fā)揮檔案信息的資政功能，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。[5]

3.5 加快檔案專(zhuān)業(yè)人才建設(shè)。根據(jù)高校檔案事業(yè)的特點(diǎn)，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，通過(guò)內(nèi)調(diào)外引、培訓(xùn)提高等方式，重點(diǎn)引進(jìn)數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)行等專(zhuān)業(yè)人才;開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的繼續(xù)教育力度，注重向基層、一線檔案管理工作人員傾斜，提高檔案業(yè)務(wù)水平和實(shí)際工作技能;提高科研獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)提升職稱(chēng)級(jí)別，打造一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的復(fù)合型檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

基金項(xiàng)目：2018年河南省政府決策研究課題，編號(hào)：2017B219;2019年河南省教育廳高等學(xué)校重點(diǎn)科研項(xiàng)目，課題編號(hào)：19A790013。

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[5]馮巧峰.高校檔案信息化管理存在的問(wèn)題及措施[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（24）：44-45.

（作者單位：河南信息統(tǒng)計(jì)職業(yè)學(xué)院? ?來(lái)稿日期：2019-10-20）