數字化檔案在水庫管理單位中的應用

梁艷麗

摘? 要：數字化檔案管理是在多層網絡授權前提下建立的，具有較高的安全性，同時還能夠使辦公效率以及檔案利用率得到最大程度的提高，真正實現“無障礙式檔案”，除此之外，檔案管理也實現了從實體檔案管理基地轉變成信息提供以及控制中心，從根本上對水庫管理單位的檔案工作方式進行改革。

關鍵詞：數字化檔案;水庫;管理單位;應用

檔案是水庫管理單位工作的重點之一，其對于關鍵的技術信息、工程相關資料等都有所涉及。檔案是幾代技術人員的智慧結晶，對于水庫管理而言，是必不可少的一項管理工作。隨著時代的發(fā)展，信息技術水平也得到了明顯提升，在當前階段，許多行業(yè)已經開始了數字化的檔案管理，因此水庫管理單位實行檔案數字化成為必然的選擇。對于數字化檔案而言，其將信息技術帶入到檔案管理中去，將與之相關的信息資源進行整合，給管理人員的工作帶來便利，同時也為水庫管理單位帶來了新的挑戰(zhàn)以及機遇。

1 檔案在水庫管理中具有的特點

水庫管理的檔案是對建設過程中一些重要數據以及圖表等的記錄，有助于完工后驗收以及維護工作的進行。該檔案對于水庫技術專利、工程質量的判定、最終驗收以及安全維護等有著無法替代的地位，其與工程日后正常的維護以及管理息息相關。

1.1 材料類別多，記錄形式繁多。水庫管理單位保管的檔案所涉及的形式極多，其中主要包括文字陳述、工程圖紙以及錄像錄音等，除此之外，一份檔案往往涉及多個單位、機構或者是個人，并且相互之間關系較為緊密，難以孤立分割。在大部分檔案中，多套文字以及圖表都是以一個活動為核心而展開記錄的，這就使得水庫管理單位要對其妥善保存，明確其中文字以及圖像存在的關系。

1.2 檔案內容貫穿水庫全過程。檔案是對于建設過程中一些重要數據以及圖表等的記錄，其幾乎記錄了從建立到當前的所有大事件，對于水庫工作正常展開起著極為關鍵的作用，水庫管理單位只有確保檔案保存的完整性，才能保證水庫管理工作能夠正常地進行。

2 對數字化檔案基本的闡述

所謂的數字化檔案，即將原有的紙質文案經過掃描或是人工輸入等方式存儲到計算機的云端中，發(fā)揮計算機信息存儲的功能，以此確保能夠實現高效利用。數字化檔案在結合了檔案室實際情況之后，應轉變傳統(tǒng)的設計思維。我國傳統(tǒng)的檔案管理注重儲存以及保管，而對于檔案應用功能略顯輕視，但是數字化檔案管理則直接將檔案應用擺到首要位置，使其成為檔案管理的核心內容。在相關技術方面，采用檔案管理新思維，充分發(fā)揮出數字化具有的優(yōu)勢。對于數字化檔案而言，其核心部分被存放在了云端服務器，其是三層規(guī)范化的結構體系。[1]該體系具有輕負荷、極強開放性以及系統(tǒng)維護便捷等特點，將文字檔案、技術信息、職員信息、財產信息、圖像語音信息以及實物等進行數字化的管理，不但能夠確保其在實施過程中具有全面性，還有助于今后對于相關信息的查詢以及借鑒。

3 傳統(tǒng)實體檔案管理模式存在的缺陷

3.1 水庫檔案管理人員對工作缺少全面的認識。一個人的行為主要受到其意識層面的影響，其在主觀層面如何看待一個事物，就會通過自我潛意識來做出與之相對應的實際行為。我國過去應用的是人工檔案管理模式，相關的管理人員沒有意識到檔案在該行業(yè)中所具有的重要地位，甚至有一小部分人認為其只是普通的文字資料以及過去工作或是施工的證明等。上述幾種認識都偏向于片面以及局部，也正是由于這種錯誤的認知，使得檔案管理人員在實際工作中時常會出現各種各樣的問題，進而造成檔案無法得到妥善保管，最終出現損壞的情況。

3.2 人工管理檔案過程繁瑣，工作的效率較低。檔案管理是一項極為繁瑣且耗時的工作，對于任何一份工作來說，都希望有一個較高的工作效率。在我國傳統(tǒng)的檔案管理時代，因為檔案文獻數量過于龐大、記錄內容過于繁瑣以及人工作精力有限等因素，使得其在檔案收集、整合、歸納以及儲存等方面的效率要遠遠落后于數字化檔案管理模式?？陀^角度上來講，這種現象是難以避免的，對當時的時代背景以及科學技術水平進行深入研究，不難發(fā)現人工檔案管理是最適合當時大環(huán)境的一個模式。但是，隨著我國經濟不斷的發(fā)展，水利工程逐漸增加，工程質量取得了一個質的飛躍，與此同時檔案管理的復雜性以及管理間的矛盾也進一步升級，最后導致現在混亂局面的出現。

3.3 極易出現誤差。事物均有正反兩方面的矛盾運動，任何個人也都可能出現錯誤，即便在工作中極度認真也可能會出現細微的失誤。對于檔案管理工作而言，業(yè)務上具有重復性、繁瑣性、細致性等特點，工作過程中誤差出現概率也較高。

4 數字化檔案在水庫管理中的應用現狀

4.1 投入資金十分有限。相較于人工檔案管理的模式，數字化檔案不僅在前期需要投入大量資金以及技術，而且在后期同樣需要投入大量資金去進行設備的更新與維護。對于現階段的數字化檔案而言，所面臨的首要問題是資金的投入力度十分有限并且對于資金的輸入路徑也十分狹窄，這就導致在當前的數字化檔案僅僅是披著“數字化”外表，沒有“數字化”內涵，對于相關技術設備以及專業(yè)人才的調控率較低。在現階段，水庫管理單位對于數字化檔案的應用，只能依靠國家以及政府的扶持，通過這兩者對其投入大量資金以及專業(yè)人才，然而單一的投資來源極易使資金鏈出現短缺以及緊張等情況。[2]

4.2 相關管理案件缺乏統(tǒng)一性。對于數字化檔案來講，其必然有與之相匹配的管理軟件以及系統(tǒng)來進行輔助，當前存在的數字檔案管理系統(tǒng)，絕大部分是自主研發(fā)、內部使用的，這就導致其缺乏相對統(tǒng)一且完善的系統(tǒng)，同時也沒有完成互聯(lián)網統(tǒng)一化的最終目標，各個企業(yè)間對于信息共享程度較低。

4.3 水庫檔案的管理人員缺少專業(yè)的知識技能。對于數字化檔案而言，不僅需要將行業(yè)標準以及軟件系統(tǒng)進行統(tǒng)一，同時還需要一些從事管理的專業(yè)型人才，除此之外，檔案管理人員還必須掌握相關學科的專業(yè)知識技能，實際就是需要掌握計算機以及檔案管理等方面的專業(yè)知識以及技能。在傳統(tǒng)檔案管理中，負責管理檔案的員工因為各種因素影響，雖經管理改革仍舊在原來工作的崗位上任職，使得專業(yè)技能與理論知識教育工作難以實現全面開展，出現數字化檔案相關管理人才缺失的局面。

5 數字化檔案能在水庫管理單位中充分應用策略

5.1 相關人員要有一個正確的管理觀。上述提到，一個人的行為往往受到其大腦思維的直接影響，就當前檔案管理工作中存在對工作重要性以及必要性缺乏深入認識現象，水庫管理部門應當定期組織在職員工進行專業(yè)知識的學習以及技能培訓。讓員工站在行業(yè)發(fā)展、國家的水利事業(yè)以及生態(tài)文明建設等角度上，深刻感受到做好檔案管理工作具有的重要作用與深遠意義，拋棄原有片面的認識，切實解決自我意識方面的障礙，最終讓自我意識為實際行動做出客觀的指引。

5.2 盡可能提高對于數字化檔案管理的資金投入力度，將資金來源進一步拓寬。對于當前存在的問題來講，資金是解決這些問題的核心，只有當資金充分到位才能夠確保下一步工作正常、順利開展。對于數字化檔案的資金能夠通過數量以及獲取途徑兩方面進行著手，一方面國家以及政府要盡可能地加大對于水庫檔案數字化建設資金的投入以及傾斜力度，進而保證在前期的建設工作能夠實現順利開展;另一方面是要將水庫管理單位資金獲取渠道進一步拓寬，這對于檔案進行數字化的建設絕非是一件簡單的事情，需要一段時間來進行運營，但是一旦成功必將為人民、為國家?guī)砭薮蟊憷Ｋ?，水庫管理部門要盡可能地將自己資金獲取途徑進行拓寬，使其構成一個完美資金鏈，從而能夠為數字化設施的引進以及專業(yè)人才培養(yǎng)給予最大程度的支持，同時還能夠為未來數據更新以及系統(tǒng)維護保存一定力量。

5.3 要進一步調整對人才的培養(yǎng)以及選拔制度。對于檔案管理工作而言，專業(yè)人才是檔案數字化能夠真正實現的主體。對于數字化而言，其同樣需要有技術人員來進行操控以及檢查，所以，擁有相關理論知識以及專業(yè)技能的綜合性人才將成為檔案管理行業(yè)發(fā)展以及進步的核心動力。為確保能夠有源源不斷的人才被輸送到這一行業(yè)中來，相關部門要加強對于人才培養(yǎng)以及選拔的工作，要盡快形成一個科學的人才培養(yǎng)制度以及一個規(guī)范化的專業(yè)人才選拔體系，并保證能夠真正地落到工作中去。

5.4 要將檔案管理軟件與系統(tǒng)進行統(tǒng)一。數字化檔案最核心的就是其所應用的軟件以及系統(tǒng)。正是由于這一原因，使得軟件以及系統(tǒng)等問題變得至關重要。一方面，必須確保有一個安全、流暢的管理軟件;另一方面軟件必須有一個完整的操作模塊，除此之外，還要確保其在行業(yè)中具有一定的深度以及廣度。想要使上述問題得到解決，必須從以下幾個環(huán)節(jié)著手。首先，收集紙質版資料并逐漸將其數字化，對于水利事業(yè)而言，已經存在很長一段時間，漫長歲月中積累了眾多資料以及信息，因此在進行整理時一定要保證沒有遺漏，同時還要注意錄入的精確性;其次，在日常使用以及管理中要對數據管理以及消除進行明確分工，使資料信息趨向于簡潔化，便于未來的借鑒以及檢查。[3]

水庫事業(yè)自誕生之日到現在，已經歷過了無數次技術的突破，同時也為我國水利事業(yè)做出了巨大貢獻，使我國水利事業(yè)得到了進一步的發(fā)展，但由于時代不斷發(fā)展，科學技術日新月異，各個行業(yè)為順應時代潮流也開始進行改革，將檔案進行信息化以及數字化的管理是時代發(fā)展的必然要求，水庫的數字化檔案管理同樣如此，只有將檔案數字化與信息化，才能實現資源方面的共享，進而使檔案價值得到最大程度的展現。

參考文獻：

[1]謝文茹.數字化檔案信息管理平臺建設實踐研究[J].蘭臺內外，2019（11）：11-12.

[2]趙啟新，張東，魏慶鎮(zhèn).數字化檔案在水庫管理單位中的應用[J].山東水利，2018（08）：54-55.

[3]郗霞.淺議水庫數字化檔案管理系統(tǒng)[J].河南水利與南水北調，2013（08）：27+29.

（作者單位：河南省陸渾水庫管理局? ?來稿日期：2019-10-12）