檔案智能管理的特點(diǎn)與智能服務(wù)模式分析

師寶玉

摘? 要：本文通過(guò)對(duì)智能管理與智能信息服務(wù)特點(diǎn)分析，闡釋了檔案智能信息服務(wù)模式，為建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案智能信息服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化帶來(lái)的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)提出了建設(shè)性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館;檔案智能管理;智能信息服務(wù);智慧服務(wù)模式

1 檔案智能管理系統(tǒng)的特點(diǎn)分析

檔案智能管理與服務(wù)體系主要由檔案館智能管理系統(tǒng)、檔案館智能分析系統(tǒng)和檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)三部分組成。

智能管理系統(tǒng)具有數(shù)字化、及時(shí)性和保密性特點(diǎn);智能分析系統(tǒng)具有用戶拓展、資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)分布化和服務(wù)便捷化特點(diǎn);智能服務(wù)系統(tǒng)具有人性化和個(gè)性化設(shè)計(jì)特點(diǎn)。

1.1 檔案館智能管理系統(tǒng)

1.1.1 檔案管理的數(shù)字化。在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上進(jìn)一步進(jìn)行數(shù)據(jù)化資源建設(shè)，可以更好地與全社會(huì)信息技術(shù)應(yīng)用的實(shí)際工作面相對(duì)接，更好地適應(yīng)不同類型、不同背景、不同年齡、不同地區(qū)的用戶需求，以更加智能的技術(shù)和方法適應(yīng)大眾的使用習(xí)慣，為個(gè)性化檔案信息服務(wù)打下智能化的信息資源基礎(chǔ)。

1.1.2 檔案管理的及時(shí)性。檔案管理的及時(shí)性，就是要求在檔案數(shù)據(jù)化各單元運(yùn)作時(shí)，能夠迅速將數(shù)據(jù)傳輸并導(dǎo)入中心數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)篩選和數(shù)據(jù)挖掘。

1.1.3 檔案管理的保密性。檔案的管理屬于涉密性質(zhì)的工作，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)整合過(guò)程中，要嚴(yán)守涉密工作規(guī)程，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行安全保密處置。這要求在檔案館智能管理系統(tǒng)研發(fā)和選型之初，先期建立完備的涉密工作流程，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

1.2 檔案館智能分析系統(tǒng)

1.2.1 智能檔案用戶的擴(kuò)展。數(shù)字化使檔案內(nèi)容無(wú)限復(fù)制成為可能，同一個(gè)文檔可以同時(shí)滿足泛在用戶同時(shí)在線利用。

這就突破傳統(tǒng)意義的檔案查詢模式，變實(shí)體檔案管理為數(shù)字檔案管理，服務(wù)的受眾和服務(wù)的載體都實(shí)現(xiàn)了數(shù)量和種類的拓展。

1.2.2 智能檔案資源數(shù)據(jù)化。檔案資源的數(shù)據(jù)化不是簡(jiǎn)單地將檔案材料數(shù)字化，而是通過(guò)光學(xué)識(shí)別技術(shù)等智能化手段將文檔變成矢量管理的數(shù)據(jù)，便于智能數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)整合。

檔案工作不再只是針對(duì)實(shí)體檔案內(nèi)容，而是更多地基于數(shù)字檔案內(nèi)容，利于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化智能管理。

1.2.3 智能檔案服務(wù)分布化。傳統(tǒng)檔案服務(wù)一對(duì)一服務(wù)，效率偏低和有地域性限制。網(wǎng)絡(luò)化和分布化的檔案智能服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)一對(duì)多服務(wù)，具有多元服務(wù)優(yōu)勢(shì)。

1.2.4 智能檔案服務(wù)便捷化。智慧檔案館在檔案資源存儲(chǔ)與調(diào)閱方面具有先進(jìn)智能的設(shè)備和技術(shù)手段，具有庫(kù)房智能控制、信息存取便捷、服務(wù)能力強(qiáng)化等特點(diǎn)。

1.3 檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)。檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)的重要特點(diǎn)是體現(xiàn)人性化和個(gè)性化服務(wù)。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，需要夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)資源組織和管理的智能化基礎(chǔ)，包括智能化軟硬件環(huán)境的搭建、管理機(jī)制體制的智能化升級(jí)以及知識(shí)挖掘和數(shù)據(jù)分析等智能技術(shù)的集成、用戶資源智能感知與人性化服務(wù)體系的構(gòu)建等。圍繞檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)的人性化和個(gè)性化服務(wù)需求，適應(yīng)智慧社會(huì)發(fā)展需要，逐步完善檔案智慧服務(wù)平臺(tái)，有效開(kāi)展檔案智慧服務(wù)，不斷提升智慧檔案館的影響力和服務(wù)能力。

2 檔案智能服務(wù)發(fā)展模式分析

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》強(qiáng)調(diào)檔案部門應(yīng)積極應(yīng)對(duì)新技術(shù)、新業(yè)態(tài)、新模式發(fā)展對(duì)檔案工作的要求和影響，創(chuàng)新智能檔案管理理念和管理模式。

為此，通過(guò)檔案智能信息服務(wù)模式建構(gòu)，可使檔案服務(wù)智能化，使需求分析、信息傳播和檔案利用更加精準(zhǔn)、便捷和高效。[1]

2.1 檔案智慧信息服務(wù)的環(huán)境。在智慧社會(huì)建設(shè)的進(jìn)程中，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)不斷成熟和深入應(yīng)用，為智慧檔案館的智能信息服務(wù)和檔案智慧信息服務(wù)打下了扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)和應(yīng)用基礎(chǔ)。

部分專家提出的“大檔案觀”和“大智慧觀”在技術(shù)和應(yīng)用不斷成熟的環(huán)境中已經(jīng)逐步成為現(xiàn)實(shí)的場(chǎng)景。檔案智慧信息服務(wù)就是在這種智能技術(shù)和應(yīng)用的支撐下，所實(shí)現(xiàn)的以用戶需求為中心的檔案知識(shí)服務(wù)。

可以說(shuō)檔案智慧信息服務(wù)更具有信息技術(shù)的支撐性、供需交互的靈活性、需求響應(yīng)的快速性、內(nèi)容資源的泛在性、服務(wù)方式的移動(dòng)化、決策咨詢服務(wù)的知識(shí)化、推送信息的碎片化和需求跟進(jìn)的持續(xù)化等重要特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

2.2 檔案智慧信息服務(wù)的拓展。目前，智慧醫(yī)療、智慧教育、智慧公共服務(wù)等智慧城市建設(shè)逐漸趨于成熟，檔案智慧信息服務(wù)的拓展也成為可能。

一方面，在新一代智能信息技術(shù)的不斷成熟、廣泛應(yīng)用的環(huán)境支撐下，智能技術(shù)的集成應(yīng)用也會(huì)在智慧檔案館建設(shè)中迅速展開(kāi)。檔案智慧信息服務(wù)不再局限于服務(wù)的自動(dòng)化能力的提升，而是逐步向全面和智能的獨(dú)立自主思考能力方向拓展。[2]

另一方面，智慧檔案館也不再局限于單個(gè)檔案館的智慧化和服務(wù)的智能化，而是逐步向區(qū)域檔案館社會(huì)化聯(lián)盟和融合化智慧服務(wù)方向拓展。

檔案智慧信息服務(wù)的拓展方向主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。首先，智慧檔案館和智慧檔案信息服務(wù)在更大范圍內(nèi)互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)資源共建共享;其次，智慧檔案管理機(jī)制和體制在更大范圍內(nèi)趨于優(yōu)化，逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)和資源的交叉協(xié)同;最后，檔案管理人員和檔案信息用戶在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)靈活的交流和互動(dòng)，逐步實(shí)現(xiàn)人才資源共享和參與意識(shí)的共同提升。

2.3 檔案智慧信息服務(wù)的路徑。檔案智慧信息服務(wù)體系的建立和完善是未來(lái)檔案學(xué)研究發(fā)展的重要方向。檔案智慧服務(wù)的路徑，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行探索。

2.3.1 強(qiáng)化智慧檔案服務(wù)的資源體系設(shè)計(jì)。搭建檔案智慧服務(wù)應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)智能檔案信息深度挖掘，形成智慧檔案信息資源體系。

2.3.2 強(qiáng)化智慧檔案服務(wù)的綜合集成設(shè)計(jì)。目前，一些檔案館已經(jīng)提出了智能檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用體系和信息資源開(kāi)發(fā)利用體系的體系化建設(shè)思路。

從根本上講，基礎(chǔ)設(shè)施體系、應(yīng)用體系和資源開(kāi)發(fā)體系均屬于檔案服務(wù)綜合集成設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化綜合集成設(shè)計(jì)還包括政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才資源的集成方面。

2.3.3 強(qiáng)化智慧檔案服務(wù)的跨界融合設(shè)計(jì)。在傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案和智慧檔案館[3]發(fā)展的進(jìn)程中，檔案信息資源多樣化和多元化特點(diǎn)愈來(lái)愈突出。尤其在智慧城市發(fā)展進(jìn)程中，檔案信息資源已經(jīng)因?yàn)榧夹g(shù)進(jìn)步而深度嵌入了智慧社會(huì)建設(shè)的平臺(tái)之中，融入了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、工作程序和管理機(jī)制之中。因此，強(qiáng)化智慧檔案服務(wù)跨界融合設(shè)計(jì)，構(gòu)建智慧檔案跨界融合模式[4]和檔案數(shù)據(jù)大腦[5]，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化鏈?zhǔn)焦芾韀6]已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案智能管理與智慧信息服務(wù)是新時(shí)代智慧檔案館建設(shè)的重要方向。檔案管理工作深度融入和適應(yīng)智慧社會(huì)發(fā)展廣覆蓋、多樣化、多途徑的信息服務(wù)需求環(huán)境[7]，建立與時(shí)代同步的智慧檔案服務(wù)體系，構(gòu)建智慧檔案服務(wù)模式，能夠匯聚檔案的智慧資源，最大限度地滿足檔案用戶的現(xiàn)實(shí)需求。同時(shí)，通過(guò)檔案智慧服務(wù)，對(duì)拉近檔案與利用者之間的距離，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

參考文獻(xiàn)：

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[3]閆政.走進(jìn)智慧檔案事業(yè)新時(shí)代[N].中國(guó)檔案報(bào)，2018-10-11（003）.

[4]劉永，趙旺，任妍.跨界融合模式創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案信息化建設(shè)探討——以智慧城市檔案管理云平臺(tái)體系建設(shè)為例[J].檔案管理，2017（03）：4-9.

[5]劉永，龐宇飛，荊欣.檔案數(shù)據(jù)化之淺析：檔案數(shù)據(jù)大腦的構(gòu)建[J].檔案管理，2019（03）：31-34.

[6]劉永，龐宇飛.檔案數(shù)據(jù)化之原生數(shù)據(jù)源全鏈?zhǔn)焦芾矸治鯷J].檔案管理，2018（05）：11-18.

[7]楊來(lái)青，徐明君，鄒杰.檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國(guó)檔案，2013（02）：68-70.

（作者單位：河南省圖書館? ?來(lái)稿日期：2019-10-20）