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      歷史檔案收集和數(shù)字化管理研究

      2020-02-03 09:45:36吳筱貞
      檔案管理 2020年1期
      關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理

      吳筱貞

      摘? 要:歷史檔案是對歷史發(fā)展過程的事件、人物最真實的記載,對歷史和文化的研究具有非常重要的價值。但留存至今的歷史檔案的數(shù)量卻非常有限,而且還存在繼續(xù)被損毀的危險,所以加強歷史檔案管理已經(jīng)成為刻不容緩需要解決的問題。尤其是在數(shù)字時代,應(yīng)該充分利用數(shù)字化技術(shù)對歷史檔案進行整理和加工,從而更好解決傳統(tǒng)歷史檔案管理方式中存在的問題。

      關(guān)鍵詞:數(shù)字化;歷史檔案;管理

      我國有著悠久的歷史文明,記載歷史的各類檔案數(shù)量也非常之多,但各種原因?qū)е麓罅繗v史檔案損毀,很多珍貴的歷史檔案流失到了國外或者是散落在民間,收集和管理都存在很大的困難,所以加強對歷史檔案的收集和管理已經(jīng)是迫在眉睫。如果不加以重視,將會永遠丟失這一珍貴的歷史文化資源,這對研究我國歷史文明和傳統(tǒng)文化也是非常不利的。

      1 歷史檔案收集的意義和途徑

      1.1 歷史檔案收集的意義。歷史檔案的收集是對我國幾千年珍貴文化資源的整合,對保護中華民族歷史文明具有非常重要的意義。一是有利于保護我國的歷史文化財富,因各種因素的影響,很多歷史檔案并沒有完整保留下來,到近代就已經(jīng)損毀或流落到了民間;二是有利于國家當(dāng)前和以后對歷史檔案的長久利用,歷史檔案是對歷史發(fā)展進程和歷史人物、事件最真實的記載,是學(xué)者們研究歷史最可靠的資料,只有加強收集和征集,才能夠滿足國家當(dāng)前和未來的利用;三是有利于搶救歷史遺產(chǎn)和發(fā)展檔案館事業(yè),盡快將散落的歷史檔案收集起來,采用科學(xué)的方法加以保管和管理,利在當(dāng)代,功在千秋。

      歷史檔案是我國眾多檔案的重要組成部分。館藏資源豐富與否、珍貴與否將決定著檔案館的貢獻和社會地位,而國家大型檔案館、博物館的館藏資源數(shù)量和質(zhì)量則反映出了這個國家對文化的重視程度和文化的發(fā)展水平。歷史檔案的收集任務(wù)更多是落在檔案工作人員身上,所以應(yīng)該將收集歷史檔案納入到檔案館的重要工作中,要認識到為廣大學(xué)者提供更多的歷史資料是檔案工作人員義不容辭的職責(zé),檔案館收集歷史檔案有利于檔案館事業(yè)更好地發(fā)展。

      1.2 歷史檔案收集的方向

      歷史檔案的收集并不是盲目的,而是要分門別類、分區(qū)域收集,以保證收集的全面性。

      一是收集散落在相關(guān)機構(gòu)和組織的歷史檔案。根據(jù)革命斗爭的需要,中華人民共和國成立后不久,黨中央和國務(wù)院批準將北洋政府時期、民國政府時期以及汪偽政府時期的檔案從檔案館中抽調(diào)出來,由各級公安機關(guān)來統(tǒng)一保存。這是由當(dāng)時特殊的歷史環(huán)境所決定的,雖然公安機關(guān)保存檔案安全性更高,但導(dǎo)致機關(guān)檔案的有機聯(lián)系被破壞了,甚至導(dǎo)致同一機構(gòu)的歷史檔案被分散保存。

      除此之外,十年動亂時期對民國時期檔案的損毀嚴重。國家在1981年正式要求各級檔案機關(guān)要將自己保管的明清中央機關(guān)的檔案都移交到國家第一歷史檔案館,民國時期的中央機關(guān)的檔案則統(tǒng)一移交到國家第二歷史檔案館,地方機關(guān)的檔案則相應(yīng)地由地方檔案館繼續(xù)統(tǒng)一保管。經(jīng)過幾十年的發(fā)展,全國絕大部分檔案館都已經(jīng)完成了對這一時期歷史檔案的移交和接收工作,但還要繼續(xù)收集,直到全部收集完畢。

      二是征集散落在民間的歷史檔案。從檔案的收集經(jīng)驗來看,我國很多歷史檔案因為種種原因散落于民間,而保存這部分檔案的人屬于不同群體,既有專家學(xué)者,也有國家干部,還有一些商人和收藏愛好者等等。有些檔案被藏在非常隱秘的地方,而保管人已經(jīng)不在世,甚至還有部分歷史檔案成為了廢品而被售賣。這部分檔案亟待人去搶救,而且任務(wù)艱巨,困難較多,情況也比較復(fù)雜。但是,只要有堅持不懈的精神以及合理的方法,還是可以將散落在民間的歷史檔案征集到檔案館中,要盡可能征集更多的散落在民間的歷史檔案到檔案館。

      三是征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案。我國少數(shù)民族眾多,而且也有悠久的歷史,所以這些少數(shù)民族地區(qū)孕育了內(nèi)容豐富的歷史檔案。這些歷史檔案很多都是保存在當(dāng)?shù)赝林用袷种?,尤其是族長、土司等人的后代,或者是當(dāng)?shù)厝嗣袷种?。這里流傳的歷史檔案記錄著非常古老的事情,很多檔案都非常珍貴,是中華民族十分寶貴的歷史遺產(chǎn)。因此,要盡可能將這部分歷史檔案征集到檔案館,這對于研究各個民族的文化和歷史有著非常重要的意義。

      四是征集散落在國外的歷史檔案。鴉片戰(zhàn)爭打開了我國的國門,先后有十幾個歐美資本主義國家軍隊踏上了中國的版圖,劫掠中國的財富。在這個過程中,我國大量的歷史檔案流落到了國外,其中有很多都是非常珍貴的檔案,是當(dāng)世僅存的孤本。如果能將這些珍貴的歷史檔案征集起來,會使我們的歷史文化寶庫進一步充實。同時,追回原本屬于我們國家的歷史檔案也是每一個檔案工作者應(yīng)有的責(zé)任。

      2 歷史檔案數(shù)字化管理的途徑

      隨著數(shù)字化技術(shù)的進一步發(fā)展,檔案的數(shù)字化管理模式已經(jīng)逐步形成,這對優(yōu)化檔案管理方式、提升檔案管理效率具有非常重要的作用。歷史檔案雖然時間比較久遠,而且絕大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案,但同樣適用數(shù)字化的管理模式。

      2.1 建立歷史檔案數(shù)字化管理制度。任何管理活動中,制度建設(shè)尤為重要。一套完善、優(yōu)秀的管理制度必然會促進歷史檔案管理水平的提升。數(shù)字化背景下,要加強歷史檔案的管理,需要建立數(shù)字化管理制度。為確保歷史檔案管理更加規(guī)范,要明確相關(guān)責(zé)任,確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全,要依照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關(guān)要求,立足于檔案館實際建立相應(yīng)的規(guī)范管理機制。首先要建立健全檔案管理技術(shù)規(guī)范及業(yè)務(wù)流程,尤其是要細化電子歷史檔案工作的具體步驟和相關(guān)環(huán)節(jié);其次要制定必要的安全措施,因為很多歷史檔案非常珍貴,所以即便是制成電子檔案,也要確保這些電子化的歷史檔案的完整性和安全性,必須要統(tǒng)一歷史檔案數(shù)字化管理標準,主要涉及檔案的整理、統(tǒng)計、服務(wù)以及各類技術(shù)方面的標準;最后要加強歷史檔案管理的法律建設(shè)。

      雖然國家頒布了檔案借閱規(guī)則,但對于歷史檔案管理并沒有明確的法律條例,尤其是在數(shù)字化模式下,很容易出現(xiàn)檔案信息泄露等問題,所以應(yīng)該明確歷史檔案的管理責(zé)任,責(zé)任要明確到個人,如有違反,則要追究相關(guān)人員的法律責(zé)任,情節(jié)嚴重的要依法追究其刑事責(zé)任。[1]

      2.2 建立歷史檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。歷史檔案數(shù)字化管理平臺主要是指管理檔案的數(shù)字系統(tǒng)。歷史檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主要包含檔案數(shù)據(jù)存儲、文字檔案管理、圖片檔案管理、檔案下載、檢索查詢、瀏覽查看以及用戶管理這八個方面。除了建立數(shù)字管理系統(tǒng)以外,還需要建立歷史檔案數(shù)據(jù)庫。

      一是梳理征集的歷史檔案,歷史檔案本身有其特殊性,在拆封歷史檔案的過程中要有明確的標注,對于頁碼和內(nèi)容的缺失要標注清楚,這樣可以有效避免后面進行數(shù)字處理的時候出現(xiàn)混亂。在采用數(shù)字處理技術(shù)以后,同樣需要貼上卷宗或者是封面,這樣有利于后面的保存及查詢。

      二是對歷史檔案實施數(shù)字化處理。要根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化基礎(chǔ)條件,采取不同的數(shù)字化標準和技術(shù)方案,還要注意數(shù)字化檔案后期的共享問題。

      三是要對歷史檔案分類和編輯。數(shù)字化管理平臺下,用戶直接通過前臺操作,前期的分類和編輯必須要保證清晰、無差錯,以保證后續(xù)檢索的方便性、快捷性和準確性,提升歷史檔案利用的效率。在這個過程中,根據(jù)歷史檔案大都是繁體字和毛筆書寫情況,系統(tǒng)在識別這些文字的時候存在困難,應(yīng)該采用人工輸入的方式來統(tǒng)一做成PDF版本,以保持檔案內(nèi)容的原始性,減少錯誤,方便用戶的使用和后期的開發(fā)利用。

      2.3 重視少數(shù)民族歷史檔案數(shù)字技術(shù)處理。少數(shù)民族歷史檔案數(shù)量眾多、類型多樣,非常珍貴,所以要加強征集和整理工作。

      對已經(jīng)征集的少數(shù)民族歷史檔案,要重視數(shù)字處理。在數(shù)字社會大背景下,數(shù)字技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)用愈來愈廣泛,應(yīng)重視開發(fā)少數(shù)民族的文字處理系統(tǒng),比如說關(guān)于彝語、藏語等語言的數(shù)字資源庫,以有效提升少數(shù)民族歷史檔案的管理質(zhì)量。

      從當(dāng)前少數(shù)民族語言發(fā)展情況來看,擁有自己語言的少數(shù)民族絕大多數(shù)都已經(jīng)建立了語言數(shù)據(jù)庫,其中成效最顯著的就是蒙語、藏語和彝語,基本已經(jīng)開發(fā)出了專門輸入方法,還開發(fā)出了本民族的語言分析軟件和子母機系統(tǒng)、圖書目錄管理系統(tǒng)等等。這些技術(shù)的進步和應(yīng)用都非常有利于少數(shù)民族歷史檔案的開發(fā)、管理和利用。

      與此同時,針對不同民族的歷史檔案,可以選用不同輸入方法來進行數(shù)字化處理,如掃描輸入、鍵盤輸入等方式,在此基礎(chǔ)之上將檔案數(shù)字輸入計算機中,建立少數(shù)民族的數(shù)字化歷史檔案資源體系。

      3 結(jié)語

      我國的歷史檔案記錄著中華民族發(fā)展的歷程,是祖先留給我們的優(yōu)秀文化遺產(chǎn),對研究歷史事件、歷史人物、編纂史志等方面有非常重要的影響,所以加強歷史檔案的收集和管理具有特殊的意義和價值,也是一個亟待解決的問題。

      中華人民共和國成立以來,歷史檔案的收集、整理工作已經(jīng)走過了70年,取得了顯著成效,但問題也很明顯。尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下,數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用得越來越深入,推動了檔案管理朝現(xiàn)代化方向進一步發(fā)展,這已經(jīng)成為時代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。我們對歷史檔案的收集和管理也要緊跟時代的步伐,重視歷史檔案的數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)化管理。可以相信,通過歷史檔案數(shù)字化管理理論與實踐研究的不斷深入,歷史檔案的現(xiàn)代化管理也必將進入良性發(fā)展的快車道。

      參考文獻:

      [1]吳瑞山.試論檔案法律責(zé)任[J].山東檔案,1996(4):78.

      (作者單位:廣東技術(shù)師范大學(xué) 來稿日期:2019-12-12)

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