歷史檔案收集和數(shù)字化管理研究

吳筱貞

摘? 要：歷史檔案是對歷史發(fā)展過程的事件、人物最真實的記載，對歷史和文化的研究具有非常重要的價值。但留存至今的歷史檔案的數(shù)量卻非常有限，而且還存在繼續(xù)被損毀的危險，所以加強歷史檔案管理已經(jīng)成為刻不容緩需要解決的問題。尤其是在數(shù)字時代，應(yīng)該充分利用數(shù)字化技術(shù)對歷史檔案進行整理和加工，從而更好解決傳統(tǒng)歷史檔案管理方式中存在的問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;歷史檔案;管理

我國有著悠久的歷史文明，記載歷史的各類檔案數(shù)量也非常之多，但各種原因?qū)е麓罅繗v史檔案損毀，很多珍貴的歷史檔案流失到了國外或者是散落在民間，收集和管理都存在很大的困難，所以加強對歷史檔案的收集和管理已經(jīng)是迫在眉睫。如果不加以重視，將會永遠丟失這一珍貴的歷史文化資源，這對研究我國歷史文明和傳統(tǒng)文化也是非常不利的。

1 歷史檔案收集的意義和途徑

1.1 歷史檔案收集的意義。歷史檔案的收集是對我國幾千年珍貴文化資源的整合，對保護中華民族歷史文明具有非常重要的意義。一是有利于保護我國的歷史文化財富，因各種因素的影響，很多歷史檔案并沒有完整保留下來，到近代就已經(jīng)損毀或流落到了民間;二是有利于國家當(dāng)前和以后對歷史檔案的長久利用，歷史檔案是對歷史發(fā)展進程和歷史人物、事件最真實的記載，是學(xué)者們研究歷史最可靠的資料，只有加強收集和征集，才能夠滿足國家當(dāng)前和未來的利用;三是有利于搶救歷史遺產(chǎn)和發(fā)展檔案館事業(yè)，盡快將散落的歷史檔案收集起來，采用科學(xué)的方法加以保管和管理，利在當(dāng)代，功在千秋。

歷史檔案是我國眾多檔案的重要組成部分。館藏資源豐富與否、珍貴與否將決定著檔案館的貢獻和社會地位，而國家大型檔案館、博物館的館藏資源數(shù)量和質(zhì)量則反映出了這個國家對文化的重視程度和文化的發(fā)展水平。歷史檔案的收集任務(wù)更多是落在檔案工作人員身上，所以應(yīng)該將收集歷史檔案納入到檔案館的重要工作中，要認識到為廣大學(xué)者提供更多的歷史資料是檔案工作人員義不容辭的職責(zé)，檔案館收集歷史檔案有利于檔案館事業(yè)更好地發(fā)展。

1.2 歷史檔案收集的方向

歷史檔案的收集并不是盲目的，而是要分門別類、分區(qū)域收集，以保證收集的全面性。

一是收集散落在相關(guān)機構(gòu)和組織的歷史檔案。根據(jù)革命斗爭的需要，中華人民共和國成立后不久，黨中央和國務(wù)院批準將北洋政府時期、民國政府時期以及汪偽政府時期的檔案從檔案館中抽調(diào)出來，由各級公安機關(guān)來統(tǒng)一保存。這是由當(dāng)時特殊的歷史環(huán)境所決定的，雖然公安機關(guān)保存檔案安全性更高，但導(dǎo)致機關(guān)檔案的有機聯(lián)系被破壞了，甚至導(dǎo)致同一機構(gòu)的歷史檔案被分散保存。

除此之外，十年動亂時期對民國時期檔案的損毀嚴重。國家在1981年正式要求各級檔案機關(guān)要將自己保管的明清中央機關(guān)的檔案都移交到國家第一歷史檔案館，民國時期的中央機關(guān)的檔案則統(tǒng)一移交到國家第二歷史檔案館，地方機關(guān)的檔案則相應(yīng)地由地方檔案館繼續(xù)統(tǒng)一保管。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，全國絕大部分檔案館都已經(jīng)完成了對這一時期歷史檔案的移交和接收工作，但還要繼續(xù)收集，直到全部收集完畢。

二是征集散落在民間的歷史檔案。從檔案的收集經(jīng)驗來看，我國很多歷史檔案因為種種原因散落于民間，而保存這部分檔案的人屬于不同群體，既有專家學(xué)者，也有國家干部，還有一些商人和收藏愛好者等等。有些檔案被藏在非常隱秘的地方，而保管人已經(jīng)不在世，甚至還有部分歷史檔案成為了廢品而被售賣。這部分檔案亟待人去搶救，而且任務(wù)艱巨，困難較多，情況也比較復(fù)雜。但是，只要有堅持不懈的精神以及合理的方法，還是可以將散落在民間的歷史檔案征集到檔案館中，要盡可能征集更多的散落在民間的歷史檔案到檔案館。

三是征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案。我國少數(shù)民族眾多，而且也有悠久的歷史，所以這些少數(shù)民族地區(qū)孕育了內(nèi)容豐富的歷史檔案。這些歷史檔案很多都是保存在當(dāng)?shù)赝林用袷种?，尤其是族長、土司等人的后代，或者是當(dāng)?shù)厝嗣袷种?。這里流傳的歷史檔案記錄著非常古老的事情，很多檔案都非常珍貴，是中華民族十分寶貴的歷史遺產(chǎn)。因此，要盡可能將這部分歷史檔案征集到檔案館，這對于研究各個民族的文化和歷史有著非常重要的意義。

四是征集散落在國外的歷史檔案。鴉片戰(zhàn)爭打開了我國的國門，先后有十幾個歐美資本主義國家軍隊踏上了中國的版圖，劫掠中國的財富。在這個過程中，我國大量的歷史檔案流落到了國外，其中有很多都是非常珍貴的檔案，是當(dāng)世僅存的孤本。如果能將這些珍貴的歷史檔案征集起來，會使我們的歷史文化寶庫進一步充實。同時，追回原本屬于我們國家的歷史檔案也是每一個檔案工作者應(yīng)有的責(zé)任。

2 歷史檔案數(shù)字化管理的途徑

隨著數(shù)字化技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理模式已經(jīng)逐步形成，這對優(yōu)化檔案管理方式、提升檔案管理效率具有非常重要的作用。歷史檔案雖然時間比較久遠，而且絕大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，但同樣適用數(shù)字化的管理模式。

2.1 建立歷史檔案數(shù)字化管理制度。任何管理活動中，制度建設(shè)尤為重要。一套完善、優(yōu)秀的管理制度必然會促進歷史檔案管理水平的提升。數(shù)字化背景下，要加強歷史檔案的管理，需要建立數(shù)字化管理制度。為確保歷史檔案管理更加規(guī)范，要明確相關(guān)責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全，要依照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關(guān)要求，立足于檔案館實際建立相應(yīng)的規(guī)范管理機制。首先要建立健全檔案管理技術(shù)規(guī)范及業(yè)務(wù)流程，尤其是要細化電子歷史檔案工作的具體步驟和相關(guān)環(huán)節(jié);其次要制定必要的安全措施，因為很多歷史檔案非常珍貴，所以即便是制成電子檔案，也要確保這些電子化的歷史檔案的完整性和安全性，必須要統(tǒng)一歷史檔案數(shù)字化管理標準，主要涉及檔案的整理、統(tǒng)計、服務(wù)以及各類技術(shù)方面的標準;最后要加強歷史檔案管理的法律建設(shè)。

雖然國家頒布了檔案借閱規(guī)則，但對于歷史檔案管理并沒有明確的法律條例，尤其是在數(shù)字化模式下，很容易出現(xiàn)檔案信息泄露等問題，所以應(yīng)該明確歷史檔案的管理責(zé)任，責(zé)任要明確到個人，如有違反，則要追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，情節(jié)嚴重的要依法追究其刑事責(zé)任。[1]

2.2 建立歷史檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。歷史檔案數(shù)字化管理平臺主要是指管理檔案的數(shù)字系統(tǒng)。歷史檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)主要包含檔案數(shù)據(jù)存儲、文字檔案管理、圖片檔案管理、檔案下載、檢索查詢、瀏覽查看以及用戶管理這八個方面。除了建立數(shù)字管理系統(tǒng)以外，還需要建立歷史檔案數(shù)據(jù)庫。

一是梳理征集的歷史檔案，歷史檔案本身有其特殊性，在拆封歷史檔案的過程中要有明確的標注，對于頁碼和內(nèi)容的缺失要標注清楚，這樣可以有效避免后面進行數(shù)字處理的時候出現(xiàn)混亂。在采用數(shù)字處理技術(shù)以后，同樣需要貼上卷宗或者是封面，這樣有利于后面的保存及查詢。

二是對歷史檔案實施數(shù)字化處理。要根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案館數(shù)字化基礎(chǔ)條件，采取不同的數(shù)字化標準和技術(shù)方案，還要注意數(shù)字化檔案后期的共享問題。

三是要對歷史檔案分類和編輯。數(shù)字化管理平臺下，用戶直接通過前臺操作，前期的分類和編輯必須要保證清晰、無差錯，以保證后續(xù)檢索的方便性、快捷性和準確性，提升歷史檔案利用的效率。在這個過程中，根據(jù)歷史檔案大都是繁體字和毛筆書寫情況，系統(tǒng)在識別這些文字的時候存在困難，應(yīng)該采用人工輸入的方式來統(tǒng)一做成PDF版本，以保持檔案內(nèi)容的原始性，減少錯誤，方便用戶的使用和后期的開發(fā)利用。

2.3 重視少數(shù)民族歷史檔案數(shù)字技術(shù)處理。少數(shù)民族歷史檔案數(shù)量眾多、類型多樣，非常珍貴，所以要加強征集和整理工作。

對已經(jīng)征集的少數(shù)民族歷史檔案，要重視數(shù)字處理。在數(shù)字社會大背景下，數(shù)字技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)用愈來愈廣泛，應(yīng)重視開發(fā)少數(shù)民族的文字處理系統(tǒng)，比如說關(guān)于彝語、藏語等語言的數(shù)字資源庫，以有效提升少數(shù)民族歷史檔案的管理質(zhì)量。

從當(dāng)前少數(shù)民族語言發(fā)展情況來看，擁有自己語言的少數(shù)民族絕大多數(shù)都已經(jīng)建立了語言數(shù)據(jù)庫，其中成效最顯著的就是蒙語、藏語和彝語，基本已經(jīng)開發(fā)出了專門輸入方法，還開發(fā)出了本民族的語言分析軟件和子母機系統(tǒng)、圖書目錄管理系統(tǒng)等等。這些技術(shù)的進步和應(yīng)用都非常有利于少數(shù)民族歷史檔案的開發(fā)、管理和利用。

與此同時，針對不同民族的歷史檔案，可以選用不同輸入方法來進行數(shù)字化處理，如掃描輸入、鍵盤輸入等方式，在此基礎(chǔ)之上將檔案數(shù)字輸入計算機中，建立少數(shù)民族的數(shù)字化歷史檔案資源體系。

3 結(jié)語

我國的歷史檔案記錄著中華民族發(fā)展的歷程，是祖先留給我們的優(yōu)秀文化遺產(chǎn)，對研究歷史事件、歷史人物、編纂史志等方面有非常重要的影響，所以加強歷史檔案的收集和管理具有特殊的意義和價值，也是一個亟待解決的問題。

中華人民共和國成立以來，歷史檔案的收集、整理工作已經(jīng)走過了70年，取得了顯著成效，但問題也很明顯。尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用得越來越深入，推動了檔案管理朝現(xiàn)代化方向進一步發(fā)展，這已經(jīng)成為時代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。我們對歷史檔案的收集和管理也要緊跟時代的步伐，重視歷史檔案的數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)化管理。可以相信，通過歷史檔案數(shù)字化管理理論與實踐研究的不斷深入，歷史檔案的現(xiàn)代化管理也必將進入良性發(fā)展的快車道。

參考文獻：

[1]吳瑞山.試論檔案法律責(zé)任[J].山東檔案，1996（4）：78.

（作者單位：廣東技術(shù)師范大學(xué) 來稿日期：2019-12-12）