電子文件管理在大型電力企業(yè)業(yè)務(wù)融合中的應(yīng)用研究

石松

摘 要：電子文件是大型企業(yè)的核心信息資源，是企業(yè)最為寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，蘊(yùn)含重要業(yè)務(wù)價(jià)值。我國(guó)大型電力企業(yè)普遍存在電子文件數(shù)據(jù)總量大，自發(fā)性和分散性非常突出的管理難點(diǎn)，由于缺乏有效整合，形成信息孤島，成為企業(yè)推進(jìn)業(yè)務(wù)融合的主要障礙。為了有效解決該問(wèn)題，本文提出以推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)融合為目的電子文件資源整合的基本原理與技術(shù)路線，并以“資產(chǎn)全壽命管理”這一電力企業(yè)科技管理的重點(diǎn)對(duì)象進(jìn)行例證，旨在為電力企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)融合提供一套新的技術(shù)方法。

關(guān)鍵詞：電子文件 電力企業(yè) 信息整合 科技管理 資產(chǎn)全壽命

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（b）-0174-03

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄1。電子文件是數(shù)字時(shí)代人類活動(dòng)的主要記錄，是人類文明的重要載體，電子文件的大量流失，嚴(yán)重影響到中國(guó)文明的傳承與發(fā)展。我國(guó)電子文件管理研究領(lǐng)域的代表人物馮惠玲教授深刻指出電子文件是中國(guó)信息化社會(huì)的基石，但面臨著失密、失用、失真、失信等嚴(yán)峻挑戰(zhàn)2。自2009年起，黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視電子文件管理工作，采取了一系列措施加強(qiáng)電子文件管理，中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳先后印發(fā)《電子文件管理暫行辦法》、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015年）》等文件，為加強(qiáng)電子文件管理指明了方向，電子文件管理現(xiàn)已納入為國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略框架。

電力企業(yè)業(yè)務(wù)融合要求打通企業(yè)內(nèi)的部門壁壘，系統(tǒng)壁壘，數(shù)據(jù)壁壘，以建立跨部門、跨系統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)及管理信息良性循環(huán)機(jī)制，從而使企業(yè)中的人，財(cái)，物得到最佳適配。其中，電子文件作為企業(yè)信息的重要載體和血脈，對(duì)業(yè)務(wù)融合起到至關(guān)重要作用。我國(guó)要求電子文件管理必須達(dá)到全程管理、統(tǒng)一管理，便于利用，安全保密的基本要求，以實(shí)現(xiàn)真實(shí)、完整、可用、安全為基本目標(biāo)。電力企業(yè)電子文件主要有兩種類型，一是公文類電子文件，如各種通知，報(bào)告，規(guī)劃等，其原始數(shù)據(jù)類型是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。另一類是業(yè)務(wù)類電子文件，如ERP、營(yíng)銷系統(tǒng)中的各類表單位，其原始數(shù)據(jù)類型是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。目前我國(guó)在電子文件管理實(shí)施以政府主導(dǎo)為主，作為電子政務(wù)工程的重要組成部分，江蘇、安徽、浙江等各省市相繼續(xù)建立了省級(jí)的電子文件管理中心，其主要針對(duì)公文類電子文件進(jìn)行管理。然而，對(duì)于面對(duì)大型電力企業(yè)由于業(yè)務(wù)多樣性產(chǎn)生的海量業(yè)務(wù)類電子文件，尤其是在電子文件管理如何有效整合信息資源，打破信息孤島，全面提升信息化建設(shè)價(jià)值，在國(guó)內(nèi)還鮮見(jiàn)研究論述。筆者認(rèn)為，業(yè)務(wù)類電子文件應(yīng)具有兩種屬性，其一文檔屬性，如表征電子文件的標(biāo)題，產(chǎn)生部門、產(chǎn)生時(shí)間等等。其二是業(yè)務(wù)屬性，如資產(chǎn)臺(tái)帳中的資產(chǎn)編號(hào)，資產(chǎn)名稱，維修時(shí)間等等，這對(duì)企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)分析具有重要價(jià)值。企業(yè)中的業(yè)務(wù)類電子文件管理除應(yīng)滿足文檔屬性等基本需求外，更應(yīng)聚焦于業(yè)務(wù)屬性。只有對(duì)每類電子文件對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)屬性予以深入挖掘，將其應(yīng)用到企業(yè)信息資源整合的新高度，才能凸顯企業(yè)電子文件管理的鮮明特色，推動(dòng)電子文件的創(chuàng)新性應(yīng)用，助力信息化管理價(jià)值。

1 電力企業(yè)信息資源整合面臨的主要挑戰(zhàn)

電力企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中居重要地位，業(yè)務(wù)信息化程度較高，各企業(yè)均已基本建成全面覆蓋公司各業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)支撐體系，這為電子文件產(chǎn)生與利用提供了廣闊的數(shù)據(jù)源。雖然電力企業(yè)在信息化建設(shè)方面取得顯著的成效，但在對(duì)海量信息資源整合，仍然較為薄弱，主要面臨以下三大挑戰(zhàn)：

（1）電力企業(yè)電子文件數(shù)據(jù)總量大，且具有多樣化形式。隨著企業(yè)信息系統(tǒng)的深化應(yīng)用，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了海量的電子文件數(shù)據(jù)，自發(fā)性和分散性特征非常突出。2011年底，一個(gè)省級(jí)電力公司電子文件數(shù)量通常高達(dá)數(shù)千萬(wàn)份，分布在公司的ERP、生產(chǎn)、基建管控、營(yíng)銷、科技、經(jīng)濟(jì)法律等不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。

（2）以表單為主要載體的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難以歸檔。目前電力企業(yè)綜合檔案管理系統(tǒng)主要?dú)w檔公文、工程、科技、財(cái)務(wù)等傳統(tǒng)檔案類型，而核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要電子文件（如表單等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）沒(méi)有進(jìn)行歸檔，影響了檔案的覆蓋度，重要數(shù)字資產(chǎn)存在流失的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）信息壁壘嚴(yán)重，數(shù)據(jù)利用率低。當(dāng)前跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間還存在諸多信息壁壘問(wèn)題，如各業(yè)務(wù)系統(tǒng)還不能較好實(shí)現(xiàn)圍繞客戶服務(wù)、工程項(xiàng)目建設(shè)、資產(chǎn)全壽管理等大業(yè)務(wù)條線實(shí)現(xiàn)全面的信息共享與業(yè)務(wù)整合，要打破壁壘，提高數(shù)據(jù)利用率，信息資源缺乏整合。

由此可見(jiàn)，隨著電力企業(yè)信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，電子文件數(shù)據(jù)總量必然持續(xù)累積，如果不采取有效，可行的措施解決上述問(wèn)題，則信息資源將存在流失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也會(huì)成為深入推進(jìn)信息化建設(shè)，大幅提升信息化應(yīng)用水平的阻礙。因此，必須積極尋找切入點(diǎn)，消除信息壁壘，促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同，力求“集中、統(tǒng)一、精益、高效”，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)信息資源管理價(jià)值及其業(yè)務(wù)價(jià)值雙提升。

2 電子文件雙重屬性的演化路線

電子文件管理的精髓在于“前端控制，全程管理”。完整的電子文件管理信息體系是由三個(gè)部分構(gòu)成，如圖1所示：前端是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，它是電子文件的產(chǎn)生源泉。業(yè)務(wù)系統(tǒng)將產(chǎn)生公文類電子文件與業(yè)務(wù)表單類電子文件，此時(shí)的電子文件處于現(xiàn)行階段。中端是電子文件管理系統(tǒng)，多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件按照電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)封裝后進(jìn)行電子文件管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管控，達(dá)成電子文件管理的基本目標(biāo)，這是電子文件的半現(xiàn)行階段。后端是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將電子文件管理系統(tǒng)中符合歸檔要求的電子文件根據(jù)國(guó)家及公司歸檔標(biāo)準(zhǔn)與要求歸入電力企業(yè)數(shù)字檔案館，并組成對(duì)應(yīng)的案卷，實(shí)現(xiàn)電子文件的長(zhǎng)期保存階段。

由此可見(jiàn)，半現(xiàn)行階段是進(jìn)行電子文件信息資源整合是最佳時(shí)機(jī)。因?yàn)樵诂F(xiàn)行階段，電子文件體現(xiàn)出強(qiáng)業(yè)務(wù)屬性，現(xiàn)行階段完成后，業(yè)務(wù)屬性不斷弱化，文檔屬性不斷增強(qiáng)，當(dāng)電子文件封裝成檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)入數(shù)據(jù)檔案館系統(tǒng)后，則電子文件完全轉(zhuǎn)化為文檔屬性。因此，在電子文件管理系統(tǒng)所處于的半現(xiàn)行階段，業(yè)務(wù)屬性和文檔屬性具有最佳結(jié)合點(diǎn)。另一方面，在電子文件的半現(xiàn)行階段對(duì)應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)中，能夠捕獲到公司多種核心業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件，并實(shí)現(xiàn)了集中存儲(chǔ)，這種物理上的集中為開(kāi)展電子文件信息資源整合提供了得天獨(dú)厚的條件。endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎(chǔ)

電子文件信息資源整合需要重點(diǎn)解決三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對(duì)電力企業(yè)各業(yè)務(wù)條線必須進(jìn)行全面細(xì)致的分析。只有通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)條線的全面分析，才能從紛繁復(fù)雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務(wù)條線業(yè)務(wù)特色的電子文件，實(shí)現(xiàn)該業(yè)務(wù)過(guò)程的本征還原。

對(duì)有關(guān)核心信息資源必須進(jìn)行充分捕獲。根據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)條線的梳理成果，確定對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件管控點(diǎn)，當(dāng)該管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件產(chǎn)生時(shí)，自動(dòng)推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務(wù)條線的電子文件信息資源能夠通過(guò)系統(tǒng)集成的方式自動(dòng)捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對(duì)電子文件資源整合模塊設(shè)計(jì)必須充分靈動(dòng)。由于不同的業(yè)務(wù)條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務(wù)模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設(shè)計(jì)上可配置、松耦合、自適應(yīng)的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務(wù)多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個(gè)環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線為例，詳細(xì)說(shuō)明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務(wù)條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對(duì)象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對(duì)象，從設(shè)備最優(yōu)利用目標(biāo)出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、技改、報(bào)廢的全過(guò)程，將資源、過(guò)程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過(guò)電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O(shè)備管理文件按時(shí)間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過(guò)程的業(yè)務(wù)記憶，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實(shí)踐案例。

通過(guò)業(yè)務(wù)分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個(gè)階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購(gòu)期，資產(chǎn)運(yùn)行期、資產(chǎn)維護(hù)期。以某電力公司為例，通過(guò)業(yè)務(wù)梳理和調(diào)研，共涉及到10個(gè)流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務(wù)平臺(tái)3大業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)是開(kāi)展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對(duì)電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務(wù)屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準(zhǔn)確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級(jí)數(shù)據(jù)模型建立過(guò)程，技術(shù)要點(diǎn)說(shuō)明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務(wù)融合目標(biāo)，確定融合專題，建立不同業(yè)務(wù)條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務(wù)、項(xiàng)目全過(guò)程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對(duì)該專題通過(guò)流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大業(yè)務(wù)流程，每個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與每個(gè)管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務(wù)模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與管控點(diǎn)建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級(jí)關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對(duì)業(yè)務(wù)模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進(jìn)行描述，形成完整的流程表達(dá)語(yǔ)言加以固化。

特別應(yīng)指出，由于業(yè)務(wù)融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，多個(gè)管控點(diǎn)中（即業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生對(duì)應(yīng)電子文件的功能點(diǎn)），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標(biāo)識(shí)符，如客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進(jìn)行。

3.4 實(shí)施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實(shí)現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進(jìn)行電子文件信息資源整合，對(duì)推動(dòng)電力企業(yè)業(yè)務(wù)融合具有三個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)：

（1）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全景化聚合。通過(guò)本文建立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-管控點(diǎn)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務(wù)模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全局化共享。通過(guò)上述方法，根據(jù)融合專題對(duì)應(yīng)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行整合，這就有效打破業(yè)務(wù)部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)價(jià)值和應(yīng)用效益。

（3）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息持續(xù)化整合。只要通過(guò)制訂明確的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動(dòng)抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等元數(shù)據(jù)為主線進(jìn)行貫穿，可根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行不同階段，持續(xù)化自動(dòng)整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級(jí)提升至內(nèi)容級(jí)，對(duì)于電力企業(yè)營(yíng)銷社會(huì)化服務(wù)，項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動(dòng)，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 張寧.我國(guó)電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通迅，2008（6）：15-19.

[2] 馮惠玲.電子文件管理：信息化社會(huì)的基石[J].電子政務(wù)，2010（6）.

[3] 《中國(guó)電子文件暫行管理辦法》.中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào).endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎(chǔ)

電子文件信息資源整合需要重點(diǎn)解決三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對(duì)電力企業(yè)各業(yè)務(wù)條線必須進(jìn)行全面細(xì)致的分析。只有通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)條線的全面分析，才能從紛繁復(fù)雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務(wù)條線業(yè)務(wù)特色的電子文件，實(shí)現(xiàn)該業(yè)務(wù)過(guò)程的本征還原。

對(duì)有關(guān)核心信息資源必須進(jìn)行充分捕獲。根據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)條線的梳理成果，確定對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件管控點(diǎn)，當(dāng)該管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件產(chǎn)生時(shí)，自動(dòng)推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務(wù)條線的電子文件信息資源能夠通過(guò)系統(tǒng)集成的方式自動(dòng)捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對(duì)電子文件資源整合模塊設(shè)計(jì)必須充分靈動(dòng)。由于不同的業(yè)務(wù)條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務(wù)模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設(shè)計(jì)上可配置、松耦合、自適應(yīng)的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務(wù)多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個(gè)環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線為例，詳細(xì)說(shuō)明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務(wù)條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對(duì)象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對(duì)象，從設(shè)備最優(yōu)利用目標(biāo)出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、技改、報(bào)廢的全過(guò)程，將資源、過(guò)程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過(guò)電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O(shè)備管理文件按時(shí)間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過(guò)程的業(yè)務(wù)記憶，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實(shí)踐案例。

通過(guò)業(yè)務(wù)分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個(gè)階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購(gòu)期，資產(chǎn)運(yùn)行期、資產(chǎn)維護(hù)期。以某電力公司為例，通過(guò)業(yè)務(wù)梳理和調(diào)研，共涉及到10個(gè)流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務(wù)平臺(tái)3大業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)是開(kāi)展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對(duì)電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務(wù)屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準(zhǔn)確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級(jí)數(shù)據(jù)模型建立過(guò)程，技術(shù)要點(diǎn)說(shuō)明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務(wù)融合目標(biāo)，確定融合專題，建立不同業(yè)務(wù)條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務(wù)、項(xiàng)目全過(guò)程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對(duì)該專題通過(guò)流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大業(yè)務(wù)流程，每個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與每個(gè)管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務(wù)模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與管控點(diǎn)建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級(jí)關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對(duì)業(yè)務(wù)模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進(jìn)行描述，形成完整的流程表達(dá)語(yǔ)言加以固化。

特別應(yīng)指出，由于業(yè)務(wù)融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，多個(gè)管控點(diǎn)中（即業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生對(duì)應(yīng)電子文件的功能點(diǎn)），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標(biāo)識(shí)符，如客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進(jìn)行。

3.4 實(shí)施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實(shí)現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進(jìn)行電子文件信息資源整合，對(duì)推動(dòng)電力企業(yè)業(yè)務(wù)融合具有三個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)：

（1）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全景化聚合。通過(guò)本文建立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-管控點(diǎn)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務(wù)模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全局化共享。通過(guò)上述方法，根據(jù)融合專題對(duì)應(yīng)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行整合，這就有效打破業(yè)務(wù)部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)價(jià)值和應(yīng)用效益。

（3）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息持續(xù)化整合。只要通過(guò)制訂明確的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動(dòng)抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等元數(shù)據(jù)為主線進(jìn)行貫穿，可根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行不同階段，持續(xù)化自動(dòng)整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級(jí)提升至內(nèi)容級(jí)，對(duì)于電力企業(yè)營(yíng)銷社會(huì)化服務(wù)，項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動(dòng)，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 張寧.我國(guó)電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通迅，2008（6）：15-19.

[2] 馮惠玲.電子文件管理：信息化社會(huì)的基石[J].電子政務(wù)，2010（6）.

[3] 《中國(guó)電子文件暫行管理辦法》.中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào).endprint

3 技術(shù)方法

3.1 工作基礎(chǔ)

電子文件信息資源整合需要重點(diǎn)解決三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

對(duì)電力企業(yè)各業(yè)務(wù)條線必須進(jìn)行全面細(xì)致的分析。只有通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)條線的全面分析，才能從紛繁復(fù)雜的電子文件信息資源中梳理出最能表征該業(yè)務(wù)條線業(yè)務(wù)特色的電子文件，實(shí)現(xiàn)該業(yè)務(wù)過(guò)程的本征還原。

對(duì)有關(guān)核心信息資源必須進(jìn)行充分捕獲。根據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)條線的梳理成果，確定對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件管控點(diǎn)，當(dāng)該管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件產(chǎn)生時(shí)，自動(dòng)推送到電子文件管理系統(tǒng)中。必須要確保能夠表征該業(yè)務(wù)條線的電子文件信息資源能夠通過(guò)系統(tǒng)集成的方式自動(dòng)捕獲到電子文件管理系統(tǒng)。

對(duì)電子文件資源整合模塊設(shè)計(jì)必須充分靈動(dòng)。由于不同的業(yè)務(wù)條線決定了各自具有不同的流程環(huán)節(jié)，不同的業(yè)務(wù)模式?jīng)Q定了電子文件生成及整合的先后順序，因此必須設(shè)計(jì)上可配置、松耦合、自適應(yīng)的電子文件資源整合模塊，才能滿足業(yè)務(wù)多樣性，流程多樣性的需求。

為了利于論述上述三個(gè)環(huán)節(jié)，下文以電力企業(yè)中的資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線為例，詳細(xì)說(shuō)明電子文件信息資源整合的工作步驟與關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.2 資產(chǎn)全壽命業(yè)務(wù)條線梳理

資產(chǎn)全壽命管理是電力企業(yè)科技管理的重要對(duì)象。資產(chǎn)全壽命周期管理以資產(chǎn)作為研究對(duì)象，從設(shè)備最優(yōu)利用目標(biāo)出發(fā)，統(tǒng)籌考慮資產(chǎn)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、技改、報(bào)廢的全過(guò)程，將資源、過(guò)程和信息有效集成，體現(xiàn)綜合效益。通過(guò)電子文件管理能夠?qū)⒃竟铝⒌脑O(shè)備管理文件按時(shí)間維度整合成有序的反映資產(chǎn)管理過(guò)程的業(yè)務(wù)記憶，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程可視化，為大型企業(yè)資產(chǎn)全壽命的管理創(chuàng)新提供最佳實(shí)踐案例。

通過(guò)業(yè)務(wù)分析，電力企業(yè)資產(chǎn)全壽命可以分為四個(gè)階段，分別是資產(chǎn)規(guī)劃期，資產(chǎn)采購(gòu)期，資產(chǎn)運(yùn)行期、資產(chǎn)維護(hù)期。以某電力公司為例，通過(guò)業(yè)務(wù)梳理和調(diào)研，共涉及到10個(gè)流程環(huán)節(jié)，22種電子文件，涉及到ERP，生產(chǎn)管理（以及電子商務(wù)平臺(tái)3大業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并建立起了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-元數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3.3 關(guān)鍵技術(shù)路線

電子文件信息資源整合核心是建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型。其中業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)是開(kāi)展電子文件信息資源的樞紐，元數(shù)據(jù)對(duì)電子文件信息資源結(jié)構(gòu)化的描述，包括數(shù)據(jù)資源本身的特征和屬性，直接表征了電子文件的業(yè)務(wù)屬性。元數(shù)據(jù)能夠有效揭示電子文件數(shù)據(jù)資源間的組織關(guān)系，從而準(zhǔn)確完成數(shù)據(jù)組配，圖2揭示了以元數(shù)據(jù)為樞紐的多層級(jí)數(shù)據(jù)模型建立過(guò)程，技術(shù)要點(diǎn)說(shuō)明如下：

（1）根據(jù)業(yè)務(wù)融合目標(biāo)，確定融合專題，建立不同業(yè)務(wù)條線的電子文件融合流程。專題諸如客戶全方位服務(wù)、項(xiàng)目全過(guò)程管理、資產(chǎn)全壽命管理等等，梳理形成專題核心元數(shù)據(jù)及關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵字段，針對(duì)該專題通過(guò)流程建模工具創(chuàng)建跨業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大業(yè)務(wù)流程，每個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與每個(gè)管控點(diǎn)對(duì)應(yīng)的電子文件建立關(guān)聯(lián)。

（2）考慮到企業(yè)業(yè)務(wù)模式可以發(fā)生的變更，必須使電子文件融合流程具有足夠的柔性。因此，基于流程建模工具，將所包含的各環(huán)節(jié)通過(guò)關(guān)鍵字段與管控點(diǎn)建立聯(lián)系，這樣添加或是刪除各環(huán)節(jié)只要處理好該環(huán)節(jié)的上下級(jí)關(guān)聯(lián)關(guān)系即可，對(duì)業(yè)務(wù)模式變更具有保持足夠的柔性。

（3）建立好跨部門，跨系統(tǒng)的融合流程以XML進(jìn)行描述，形成完整的流程表達(dá)語(yǔ)言加以固化。

特別應(yīng)指出，由于業(yè)務(wù)融合流程所包括的電子文件信息資源分布在大型企業(yè)的多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，多個(gè)管控點(diǎn)中（即業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生對(duì)應(yīng)電子文件的功能點(diǎn)），因此必須找到能夠全面貫穿這些電子文件的唯一的標(biāo)識(shí)符，如客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等等。其ER圖如圖3所示，資產(chǎn)全壽命信息資源整合是以資產(chǎn)編碼為軸心進(jìn)行。

3.4 實(shí)施效果

據(jù)上文分析，以資產(chǎn)編碼作為連接分布在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件信息資源整合的數(shù)據(jù)紐帶，建立起資產(chǎn)全壽命管理業(yè)務(wù)條線對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、電子文件以及元數(shù)據(jù)的關(guān)系，即可實(shí)現(xiàn)電子文件信息的全景式展示。圖4是某電力公司變電站資產(chǎn)全壽命各電子文件整合結(jié)果。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文論述，以元數(shù)據(jù)為核心進(jìn)行電子文件信息資源整合，對(duì)推動(dòng)電力企業(yè)業(yè)務(wù)融合具有三個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)：

（1）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全景化聚合。通過(guò)本文建立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)-業(yè)務(wù)流程-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)-管控點(diǎn)-電子文件-電子文件元數(shù)據(jù)多層級(jí)的數(shù)據(jù)模型，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息的全景化聚合，由于具有一定的柔性，即使業(yè)務(wù)模式發(fā)生變更，只需要調(diào)整對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)即可。

（2）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息全局化共享。通過(guò)上述方法，根據(jù)融合專題對(duì)應(yīng)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行整合，這就有效打破業(yè)務(wù)部門、信息系統(tǒng)間的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)電子文件全局化共享，共同提升業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)價(jià)值和應(yīng)用效益。

（3）易于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合信息持續(xù)化整合。只要通過(guò)制訂明確的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)組配，從電子文件信息資源池中自動(dòng)抽取有關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)等元數(shù)據(jù)為主線進(jìn)行貫穿，可根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行不同階段，持續(xù)化自動(dòng)整合電子文件信息資源。

因此，借助電子文件信息資源整合，能夠有效打通信息系統(tǒng)的壁壘，把公司信息資源的整合水平由數(shù)據(jù)級(jí)提升至內(nèi)容級(jí)，對(duì)于電力企業(yè)營(yíng)銷社會(huì)化服務(wù)，項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理、資產(chǎn)精益化管理產(chǎn)生重要推動(dòng)，為數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)融合提供了一種具有生命力的全新方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 張寧.我國(guó)電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通迅，2008（6）：15-19.

[2] 馮惠玲.電子文件管理：信息化社會(huì)的基石[J].電子政務(wù)，2010（6）.

[3] 《中國(guó)電子文件暫行管理辦法》.中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào).endprint