論紙質(zhì)文件及電子文件的共存情況及管理措施

劉緒亮

醫(yī)院檔案文件的儲(chǔ)存與管理是人類在歷史的發(fā)展長(zhǎng)河中對(duì)社會(huì)、單位及個(gè)人各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它使人們可以認(rèn)識(shí)和把握歷史及自然的真實(shí)發(fā)展規(guī)律。為人類的今后發(fā)展提供了很重要的客觀依據(jù)。在當(dāng)今社會(huì)，醫(yī)院檔案的主要存儲(chǔ)方式就是紙質(zhì)文件存儲(chǔ)與數(shù)字化電子檔案并存。這就要求我們?cè)趯?shí)際工作中要靈活運(yùn)用兩者的特性、優(yōu)缺點(diǎn)并進(jìn)行詳細(xì)的分析、研究，爭(zhēng)取避之所短，用之所長(zhǎng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)兩種不同屬性文件的同時(shí)共存[1]。我們知道醫(yī)療紙質(zhì)文件的發(fā)展經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐已經(jīng)形成了一套非常獨(dú)立完整的流程和制度。而醫(yī)療電子文件是伴隨著數(shù)字化的高速發(fā)展而新長(zhǎng)成的事物。從全局來(lái)看，醫(yī)療電子文件在文件的處理、儲(chǔ)存、更改、利用、輸送等方面具有著傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件所不可比擬的優(yōu)勢(shì)。所以隨著電子檔案的出現(xiàn)和高速發(fā)展把檔案工作人員從大量繁瑣而效率低下的原始勞動(dòng)中解放了出來(lái)。但是反過(guò)來(lái)看紙質(zhì)文件也有著電子文件所不具有的安全性和耐用性。綜上可以看出電子文件與紙質(zhì)文件各有千秋，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，在日常工作管理過(guò)程中兩者共存很有必要性。由此可以預(yù)見(jiàn)在將來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)療電子文件和醫(yī)療紙質(zhì)文件可以通過(guò)科學(xué)有效的使用與管理，從而實(shí)現(xiàn)互相借鑒、互補(bǔ)優(yōu)劣，求同存異、相伴而行[2]。

1 醫(yī)院紙質(zhì)文件和電子文件的特性比較

1.1 紙質(zhì)文件的特性

1.1.1 存儲(chǔ)方式的優(yōu)缺點(diǎn) 紙質(zhì)文件是指以紙張記錄各種信息并加以加工，利用倉(cāng)庫(kù)、辦公室、檔案柜進(jìn)行儲(chǔ)存，來(lái)保留各種歷史信息的方式。因此它具有很強(qiáng)的真實(shí)性和原始性。它是以一種大家看得見(jiàn)、摸得著的形態(tài)被儲(chǔ)存。電子文件在這點(diǎn)上是無(wú)法與紙質(zhì)文件相比擬的。同時(shí)，紙質(zhì)文件因?yàn)樗膬?chǔ)存方式的特別，所以它具有不易更改、安全性更強(qiáng)、更能真實(shí)還原歷史的特點(diǎn)[3]。但是紙質(zhì)文件由于利用紙張、檔案夾、檔案盒、檔案室等儲(chǔ)存工具較多，所以其占用的存儲(chǔ)空間太多。同時(shí)由于其主要是利用紙張來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，所以其對(duì)透氣性、光照、溫度、濕度等方面都有較高的要求，這就給儲(chǔ)存單位和個(gè)人帶來(lái)了難度[4]，所以儲(chǔ)存成本較高。

1.1.2 是否有利于環(huán)保 因?yàn)榧埖闹谱髟牧匣緛?lái)源于樹(shù)木等綠色資源，所以說(shuō)紙質(zhì)文件在取材方面是不利于環(huán)保的。在這個(gè)角度上來(lái)看利用紙質(zhì)文件保存各種檔案對(duì)于保護(hù)自然環(huán)境是不利的[5]。

1.1.3 結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，快速實(shí)現(xiàn)資源流通與共享，促進(jìn)紙質(zhì)文件與電子文件的共存與發(fā)展 醫(yī)院紙質(zhì)文件的存在形態(tài)決定了它不能快速的實(shí)現(xiàn)流通、傳遞從而實(shí)現(xiàn)資源共享。這也決定了它的優(yōu)缺點(diǎn)并存。優(yōu)點(diǎn)是保密性與安全性更強(qiáng)，缺點(diǎn)是流通受限制，不能快速地實(shí)現(xiàn)檔案資料的知識(shí)共享[6]。這樣在信息處理方面就出現(xiàn)了其靈活性和快捷性不足，同時(shí)在信息及時(shí)共享方面不能滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案及時(shí)、快速的時(shí)代發(fā)展需求。在保證基本的紙質(zhì)檔案的前提下，逐步向電子檔案轉(zhuǎn)型，成為了當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。

醫(yī)院電子病歷檔案是指數(shù)字信息化的病案,是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域的必然產(chǎn)物,是醫(yī)院病歷檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。電子病歷檔案不僅指靜態(tài)病案信息,還包括動(dòng)態(tài)的指標(biāo)信息及所提供的相關(guān)服務(wù),它能實(shí)現(xiàn)患者信息的收集、加工、存儲(chǔ)、傳輸和檢索等服務(wù)。與過(guò)去的傳統(tǒng)式的紙質(zhì)病案相比,極大地提高了醫(yī)院的工作效率和醫(yī)療質(zhì)量。提高醫(yī)院檔案管理水平對(duì)于保證醫(yī)院正常運(yùn)行和醫(yī)療安全,促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展,具有重要的意義。

1.2 電子文件的特性

1.2.1 存儲(chǔ)方式的優(yōu)缺點(diǎn) 電子文件是指利用電腦進(jìn)行數(shù)字化管理，它對(duì)光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等存儲(chǔ)工具及網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的依賴性，這種方式在信息保存方面具有存儲(chǔ)容量大、密度高、體積小的特點(diǎn)，這樣就節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間和人力、物力的投入。鑒于它的利用電腦和網(wǎng)絡(luò)的特性，所以其在信息使用和文件查找、分類等方面具更高的開(kāi)放性和共享性[7]。同時(shí)在信息傳遞方面更快捷，更具有可操作性。但其在真實(shí)性、原始性和作為憑證方面不如紙質(zhì)文件具有保障。

1.2.2 是否有利于環(huán)保 由于電子文件是不利用紙張進(jìn)行存儲(chǔ)的，所以，這種存儲(chǔ)方式大大減少了紙張的消耗與浪費(fèi)，對(duì)于環(huán)保方面來(lái)說(shuō)是優(yōu)于紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式的，是非常有利于環(huán)保的[8]。

1.2.3 是否有利于快速實(shí)現(xiàn)資源流通與共享 電子文件的存在形態(tài)決定了它能夠快速的實(shí)現(xiàn)流通、傳遞從而實(shí)現(xiàn)資源共享。伴隨著數(shù)字化的高速發(fā)展使得文件的記錄方式發(fā)生了根本的改變。由于其存儲(chǔ)空間小，信息存儲(chǔ)量大，更能利用存儲(chǔ)磁盤(pán)存儲(chǔ)大量文件資料，還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，所以大大提高了知識(shí)信息利用與處理的速度和效率。在這點(diǎn)上是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)方式所不能比擬的[9]。但是，在信息爆炸的時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，其安全性也受到了一定的威脅。這種存儲(chǔ)方式更容易受到非法侵入、更改及病毒感染。

2 紙質(zhì)文件與電子文件共存的必要性

紙質(zhì)文件和電子文件各自存在著優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際生活中我們無(wú)法完全舍棄其中某種文件的存在形式，也不便于單獨(dú)使用某種文件形式來(lái)儲(chǔ)存、保管信息。通過(guò)實(shí)際的應(yīng)用，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)在很多情況下兩種文件存在形式的優(yōu)缺點(diǎn)可以互相彌補(bǔ)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。從此可以看出，兩者共存更有利于滿足人們對(duì)于社會(huì)信息越來(lái)越多，越來(lái)越快的需求。在實(shí)際應(yīng)用中，紙質(zhì)文件一經(jīng)完成歸檔儲(chǔ)存就不好再修改，因?yàn)橹挥羞@樣才能保證檔案的記錄原始性和真實(shí)性。當(dāng)人們需要進(jìn)行信息處理時(shí)，紙質(zhì)文件不方便被修改就變成了它的缺點(diǎn)。這時(shí)電子文件便于修改的特性則彌補(bǔ)了紙質(zhì)文件的不足[10]。當(dāng)需要存儲(chǔ)比較重要的不能更改的個(gè)人信息或機(jī)密文件時(shí)，往往需要將電子文件打印成紙質(zhì)文件后再進(jìn)行存檔。由上可以看出兩者共存有著很大的必要性。

3 紙質(zhì)文件與電子文件共存的意義

隨著社會(huì)高速發(fā)展的需要，紙質(zhì)文件和電子文件的共存模式為人們帶來(lái)了大量的信息需求。如：使各年齡階層閱讀人群的閱讀需求得到了很大的滿足。電子文本在年輕人群體中成為了主要的閱讀方式，而閱讀書(shū)本，紙質(zhì)文件的方式仍然是年長(zhǎng)群體的閱讀愛(ài)好。對(duì)于重要的電子文件，在實(shí)際應(yīng)用中我們可以將電子文件同時(shí)紙質(zhì)化存檔。這樣就解決了電子文件的不安全性。同時(shí)確保了歷史文件的真實(shí)性、原始性[11]。我們?nèi)绻龅桨鸭堎|(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔，則滿足了人們對(duì)檔案信息資源的多方位需求，最大限度實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的利用價(jià)值。

4 結(jié)合社會(huì)實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件的共存共贏

在當(dāng)今社會(huì)，紙質(zhì)文件與電子文件之間的共同存在，造就了它們之間既存有競(jìng)爭(zhēng)也同時(shí)存在著相互協(xié)調(diào)。那么如何使二者更好的融合，實(shí)現(xiàn)共贏的局面呢，這就需要有一個(gè)規(guī)范的管理辦法來(lái)解決這一問(wèn)題。具體如下。

4.1 在醫(yī)患關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜的醫(yī)院發(fā)展環(huán)境中，如何制定出符合醫(yī)院發(fā)展要求的紙質(zhì)文件與電子文件的共同操作管理系統(tǒng)

在系統(tǒng)應(yīng)用中我們可以做到醫(yī)院紙質(zhì)文件和醫(yī)院電子文件都必須同時(shí)在統(tǒng)一管理系統(tǒng)上登記、錄入和使用。對(duì)于使用率高的紙質(zhì)文件要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理。如果需要長(zhǎng)期保存的電子文件要同時(shí)形成紙質(zhì)文件來(lái)一并保存。這樣一來(lái)就發(fā)揮了紙質(zhì)文件與電子文件共存的優(yōu)勢(shì)，大大滿足了使用者和患者的需求，實(shí)現(xiàn)了兩者的共存共贏[12]。

4.2 兩者共存為電子文件的安全、保密技術(shù)提供了保障

例如，當(dāng)前擺在醫(yī)院電子文件面前最大的問(wèn)題就是如何確保文件的真實(shí)性不被改變。在使用者積極研究防偽、加密技術(shù)的同時(shí)，紙質(zhì)文件的同時(shí)存在則彌補(bǔ)了這一缺陷。從而促進(jìn)了電子文件的廣泛使用。為當(dāng)前人們及時(shí)、快速閱讀、查找、使用各類信息提供了強(qiáng)大了支持和保障。

4.3 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件的同時(shí)歸檔管理

在醫(yī)院實(shí)際工作中我們可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件的同時(shí)入檔，并制定相應(yīng)的制度實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。這樣既可以更好的保留檔案資料的歷史原貌，又可以幫助使用者實(shí)現(xiàn)多種方式檢索、查閱各種信息資料。在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，采取這種管理模式更容易滿足人們?cè)絹?lái)越多、越來(lái)越快的閱讀及查閱信息的需求。從而更好的促進(jìn)了兩種儲(chǔ)存方式的統(tǒng)一、融合。

綜上所述，在當(dāng)前的信息社會(huì)里，紙質(zhì)文件與電子文件是可以做到并實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、共存共贏的。二者的同時(shí)并存是當(dāng)前社會(huì)信息時(shí)代發(fā)展的需要，它解決了人們足不出戶知天下的追求，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、人類進(jìn)步方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。