醫(yī)院檔案信息化建設(shè)實(shí)踐和思考

■ 劉 洋

①濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院，272011 山東省濟(jì)寧市健康路6號

公立醫(yī)院改革的主要目標(biāo)之一就是提高服務(wù)質(zhì)量和效率[1]，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以有效提高辦公效率，減少檔案流失，有效控制檔案成本。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和問題

1.1 對檔案工作重視程度不夠，信息化建設(shè)尚處于起步階段

相當(dāng)一部分醫(yī)院管理者對檔案工作重視程度不夠，對醫(yī)院信息化建設(shè)側(cè)重于管理和臨床一線，尚未形成醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化、信息化、智能化理念。在日常檔案管理過程中，專業(yè)性不強(qiáng)、流程過于僵化，檔案信息化管理尚未正式啟動(dòng)，仍然處于起步階段。

1.2 專業(yè)化檔案人才匱乏，無法承擔(dān)信息化建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，檔案專業(yè)人才是第一位，既要懂計(jì)算機(jī)，又要熟悉檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，要使檔案信息化有機(jī)融入醫(yī)院信息化發(fā)展大局，與醫(yī)院信息化成為有機(jī)的整體。

1.3 現(xiàn)有檔案管理規(guī)章與醫(yī)院信息化要求不對稱

在醫(yī)院信息化高速發(fā)展的同時(shí)，醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度受上級檔案管理部門有關(guān)規(guī)定限制，不能及時(shí)完善和更新。部分規(guī)章制度過于陳舊、僵化，致使醫(yī)院信息化建設(shè)的執(zhí)行在“最后一公里”達(dá)不到預(yù)期效果。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)實(shí)踐和成效

2.1 即時(shí)性和同步性

醫(yī)院從決策到管理，再到執(zhí)行、追溯，形成閉環(huán)管理。以濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院為例，醫(yī)院建立以知識(shí)庫系統(tǒng)為總覽的醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案運(yùn)行流程“一站式”自助歸檔模式。各部門系統(tǒng)管理員同時(shí)也成為檔案信息化管理員，負(fù)責(zé)知識(shí)庫系統(tǒng)文件、規(guī)章、規(guī)定、流程、檢查、持續(xù)改進(jìn)等全鏈條資料的實(shí)現(xiàn)、收集、上傳、質(zhì)控、追溯、歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的即時(shí)性和同步性，大大優(yōu)化檔案管理流程，改善檔案信息化建設(shè)水平。

2.2 信息化和自動(dòng)化

以濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院為例，自主開發(fā)的知識(shí)庫系統(tǒng)首次應(yīng)用于三級甲等醫(yī)院復(fù)審（以下簡稱“三甲復(fù)審”）過程，通過全院推廣知識(shí)庫系統(tǒng)作為三甲復(fù)審集成平臺(tái)，將檔案信息化作為流程管理的重要評審?fù)敢暳鞒坦ぞ?，改變通常的終末資料為可視化下環(huán)節(jié)追溯透視，強(qiáng)化了檔案信息化的再現(xiàn)流程功能和實(shí)時(shí)監(jiān)控，完善了醫(yī)院信息化平臺(tái)推送功能，使行政管理、醫(yī)療管理、護(hù)理管理、院感管理、后勤管理等項(xiàng)目評審與日常檔案管理通過信息化融為一體，有效提高了評審和管理效率。

2.3 流程化和智能化

醫(yī)院檔案信息化運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)操作流程（standard operation procedure，SOP）管理工具對檔案管理進(jìn)行結(jié)構(gòu)性設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，并集成為知識(shí)庫系統(tǒng)全院推廣應(yīng)用，通過三甲復(fù)審和日常管理實(shí)踐應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)流程化應(yīng)用[2]。對結(jié)構(gòu)性工具進(jìn)行人工智能識(shí)別，有效解決檢索模糊和信息不完全的問題，實(shí)現(xiàn)對檔案管理智能化的有益探索。

2.4 區(qū)域一體化信息支持

以濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院為例，醫(yī)院設(shè)有3個(gè)院區(qū)，但是管理上為“同質(zhì)化”管理模式，加強(qiáng)醫(yī)院“一院三區(qū)”區(qū)域協(xié)同成為管理者必須面對的課題。檔案信息化利用“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等手段，構(gòu)建心電、影像、檢驗(yàn)、病理“四大中心”，建立行政管理、質(zhì)量控制、績效評價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)4個(gè)集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院區(qū)域內(nèi)檔案在線互聯(lián)互通。面向各院區(qū)通過OA和檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建起聯(lián)網(wǎng)的信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)院區(qū)間、醫(yī)生間、醫(yī)護(hù)間、行政臨床間的互聯(lián)互通，為多院區(qū)現(xiàn)代醫(yī)院管理水平提升和服務(wù)模式創(chuàng)新奠定良好的工作基礎(chǔ)[3]。

3 對醫(yī)院檔案信息化的思考和建議

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，提高對檔案信息化作用的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院信息化是醫(yī)院有效配置醫(yī)療資源的重要途徑，對于檔案信息化在醫(yī)院信息化的定位和作用醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。當(dāng)把醫(yī)院檔案用活、聯(lián)通，才可以實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的內(nèi)生動(dòng)力。醫(yī)院上下必須更新觀念，提高檔案對于自身行為追溯的重要認(rèn)識(shí)，形成整體化、系統(tǒng)化的信息化建設(shè)理念，全員參與、自身抓起，才可以真正意義上用好檔案、用好信息化，體現(xiàn)公立醫(yī)院改革中“主人翁”地位。

3.2 流程優(yōu)化，提高對檔案信息化工作的效率

2018年，濟(jì)寧市第一人民醫(yī)院擁有員工5 515人，編制床位4 200張，門診量307.4萬余人次，出院病人19.5萬人次，手術(shù)量（門診、介入、住院）18.7萬臺(tái)次，各項(xiàng)數(shù)據(jù)均在山東省前列。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化必須對流程持續(xù)優(yōu)化，形成符合醫(yī)院工作實(shí)際的SOP，并將SOP模型有機(jī)嵌入醫(yī)院信息化建設(shè)，有效提高一線工作效率，讓完備的醫(yī)院檔案信息化成為管理和臨床工作的助力，有機(jī)支撐全院工作量和人均工作效率。

3.3 人才優(yōu)先，提高檔案管理專業(yè)化復(fù)合型人才水平

醫(yī)院檔案信息化管理人員是計(jì)算機(jī)技術(shù)、醫(yī)院管理和醫(yī)療管理、后勤管理的復(fù)合型人才。醫(yī)院要改革職稱、聘用、繼續(xù)教育等各項(xiàng)工作制度和管理規(guī)定，做好高水平、復(fù)合型人才的培養(yǎng)使用，形成有崗位、有級別、有薪酬、有獎(jiǎng)勵(lì)的“四有”人才發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化人才結(jié)構(gòu)梯隊(duì)化、層次化、專業(yè)化，提高醫(yī)院檔案管理人力資源的抗風(fēng)險(xiǎn)能力[4]。

3.4 效率優(yōu)先，提高醫(yī)院內(nèi)部資源整合優(yōu)化水平

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的廣泛應(yīng)用，有效促進(jìn)各院區(qū)資源內(nèi)部共享整合優(yōu)化，密切了各院區(qū)信息相通，支撐了各院區(qū)同質(zhì)化管理水平。區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，為檔案互聯(lián)互通奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，使各級檔案管理部門對區(qū)域內(nèi)單位檔案管理和檔案資源可以進(jìn)行詳盡查詢、應(yīng)用，最大限度掌握區(qū)域內(nèi)檔案信息化需求程度，為下一步檔案管理智能化、信息化提供有益探索。

3.5 制度優(yōu)先，提高現(xiàn)代醫(yī)院管理相適應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)流程

當(dāng)前檔案管理部分業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度滯后于信息化建設(shè)，也阻礙醫(yī)院信息化建設(shè)步伐[5]?！按蛲ㄗ詈笠还铩保仨毥⑵鹾厢t(yī)院信息化建設(shè)一體化的檔案信息化發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，設(shè)計(jì)科學(xué)合理優(yōu)化的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理，為現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立提供基礎(chǔ)性支撐。