事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究

徐慶輝 山東省棗莊市職工服務中心

一、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化和電子化管理的必要性

信息時代的出現(xiàn)，給很多方面的工作帶來巨大的變化。對于檔案管理來說，出現(xiàn)的變化主要是檔案資料收集途徑增加、檔案載體增多，檔案保存手段豐富，檔案利用途徑增加等。據(jù)此，事業(yè)單位作為檔案資料十分豐富復雜的單位，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和電子化管理十分必要。這有助于提升管理效率，推動檔案資料的利用和開發(fā)。在新的時代背景下，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉變，對事業(yè)單位也是如此，新時代的到來，給檔案工作提出數(shù)字化要求，需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化發(fā)展才能適應這種要求，滿足新時期的要求。利用信息技術進行事業(yè)單位的檔案管理，進行數(shù)據(jù)資料的收集、傳輸、整理和分析都十分便利，不僅可以提升信息的保存效率，還可以降低丟失可能，對檔案資料的利用和挖掘也比較有利。另外，檔案資源是事業(yè)單位運營活動開展的重要參考資料，也是衡量單位運營情況的主要指標之一。對于事業(yè)單位來說，開展的業(yè)務工作十分關鍵，而且需要各個部門之間的通力協(xié)作，各司其職，有秩序地進行工作。而科學的檔案管理工作是實現(xiàn)這個目標的關鍵和基礎。所以需要實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。

二、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端

（一）檔案管理改革機制存在問題

目前，許多事業(yè)單位都在就現(xiàn)存的檔案管理信息化管理中存在的不足進行改革，通過對問題進行分析，摸索出一套改革的檔案。但是就檔案管理機制來講，目前的檔案管理機制還存在一定的弊端。比如，沒有對檔案管理人員進行全面培訓，這導致工作效率遲遲得不到提高。

（二）管理效率不高

事業(yè)單位不斷發(fā)展，業(yè)務內容越來越廣泛，業(yè)務事項出現(xiàn)很大的變革，再加上簡政放權等政策的提出和落實，使得整體的機構組織和業(yè)務內容出現(xiàn)很大變化，這意味著單位發(fā)展需要納入檔案管理的內容也越來越多，需要進行創(chuàng)新和改變。檔案分類、檔案載體都出現(xiàn)很大變化，這些都給檔案管理增加了難度。工作缺乏嚴格的制度進行約束，導致檔案資料的保密性受到一定影響，同時電子檔案的信息安全性也受到很大的威脅，很容易造成信息的泄露問題。同時也不注意對電子檔案資料的存儲，導致一旦計算機出現(xiàn)故障問題，檔案資料沒有及時保存，就帶來檔案信息丟失的問題，嚴重影響檔案管理工作的開展。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才

專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關鍵。但是從當前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內部人員的基礎上，難以增加事業(yè)編制，無法培養(yǎng)各類信息化建設人才；其次，當前大部分事業(yè)單位以紙質檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應提出改革和創(chuàng)新的觀點，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

三、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化的有效途徑

（一）完善檔案管理信息化建設的規(guī)劃

為了使信息化檔案管理在實施過程中有明確的方向和依據(jù)，就要在事業(yè)單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設的規(guī)劃。首先要對事業(yè)單位發(fā)展的特點和實際情況進行仔細的研究和分析，然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求，之后再對檔案管理的工作進行完善。同時，檔案管理部門之間也要進行及時溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴大檔案管理工作的范圍，進一步推動檔案管理的信息化建設。

（二）加強信息化基礎設施建設

事業(yè)單位進行檔案現(xiàn)代化和電子化管理，還要有基礎設施建設的支持，需要有較高的建設水平，提供設備支撐。一方面，要加強信息化基礎設施建設，事業(yè)單位要配備計算機、網(wǎng)絡，控制好儲存環(huán)境，做好溫度、濕度、通風的控制。借助大數(shù)據(jù)技術等建立檔案信息化平臺，配備數(shù)據(jù)庫，收集全面的檔案信息，保證檔案管理的獨立性。引進專業(yè)軟件和設施，進行檔案資料的電子化轉變、錄入、保存，提高檢索效率。借助先進軟件落實檔案資料的動態(tài)更新，隨時可以查閱到最新的資料，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，事業(yè)單位要完善數(shù)據(jù)庫建設，科學進行檔案資料的錄入、分類、目錄建設、整理，建立科學的查詢系統(tǒng)。借助信息技術加強對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

（三）拓展檔案管理服務能力

服務是檔案管理工作的本質，所以在信息化建設過程中提高檔案管理服務能力是比較重要的工作內容。在引入信息化系統(tǒng)之前，檔案管理主要的服務功能是對信息進行查閱、檢索等，而在信息化系統(tǒng)引入之后檔案管理的服務功能變得更加多元化，不僅能快速地查閱、檢索相關數(shù)據(jù)或者是信息，還能對數(shù)據(jù)或者是信息進行有針對性地篩選、總結以及對比，這會讓使用者獲得更好的使用感受。以往的檔案管理服務內容大多單一與被動，而信息化檔案管理系統(tǒng)能夠改善這一局面，從被動變?yōu)橹鲃?，還可以對服務內容進行拓展，這也為使用者節(jié)省了大量的時間和精力。

（四）加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要實現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進行工作，同時也要定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關技能。此外，還要注意人文關懷，在日常的工作與學習中，要注意對檔案管理人員進行鼓勵，提高其學習的積極性，進一步提升專業(yè)素養(yǎng)。

四、結語

在新的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，所以需要對檔案管理進行創(chuàng)新，引進先進技術，實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化管理。但是在這個過程中，需要保證適應市場經濟體制下的要求，能夠更好地推動事業(yè)單位的發(fā)展。