深查細究破解外購件超期之謎

2018年4月，一封由質量部門發(fā)送的OA郵件“信息預警報告”引起了公司領導的關注，為什么公司2017年12月底交付的產品會因外購件超期被客戶退回？為什么2018年初公司將外購件退回供應商返修，超過三個月還未修好？還有10天就到最后交付期限，再不按時交付，公司將面臨幾十萬元的經濟損失，同時公司聲譽也將受到負面影響。想到這里，公司領導立即抓起桌上的電話撥通了審計部部長的電話，要求審計部門就此事項開展管理審計，破解該外購件超期之謎。

一、追蹤調查，初見端倪

接到審計任務后，審計部長立即組織成立了審計小組，開展了審前調查、制定了審計方案。接著，組織審計組成員學習了相關管理制度，對該事項進行了通報和分析。最后，大家對該事項進行了討論。

小孫對采購業(yè)務比較熟悉，他說：“我了解的情況是：A外購件是公司緊缺件，供應商經常不能按期供貨，需派人坐催，外購件回廠入庫后，分廠會立即領用，不應該超期啊。” “這么緊缺的外購件，怎么會在庫房儲存超過兩年呢？”小王緊接著提出了疑問?！安粫菐旆抗芾碛惺裁醇劼┌?？”“那咱們就先從庫房下手吧?！?/p>

帶著疑問，審計人員直奔庫房查看A外購件出庫、入庫記錄，看能否從賬上找到端倪。說明來意后，庫管員熟練地從厚厚的賬卡中抽出A外購件賬卡遞給小孫。當小孫從2015年A外購件出入庫記錄查看到2016年1月時，高興地說：“編號003外購件的入庫記錄在這呢?！毙⊥踮s緊記錄下來：2016年1月5日入庫2臺A外購件（編號：003、004），當天分廠領用一臺編號004外購件?！斑祝婀?，入庫2臺，怎么分廠只領用1臺呢，編號003什么時候領用的？”小孫感到不解。

接著仔細查看完2016年全年的入庫、出庫記錄，也沒發(fā)現編號003外購件出庫記錄，“難道庫管員把這臺外購件忘了，后入庫的外購件都領用了，這臺外購件卻顯示還在賬上?！薄斑@不是違反了庫房‘先入先出’的基本原則嗎？”小王先下了結論，小孫表示同意，繼續(xù)查看2017年的出入庫記錄。

“終于找到了，編號003外購件是2017年10月26日分廠領用的，就是庫管員違反了‘先進先出法’”。小孫認為找到了問題所在。不料在旁邊陪同的主管計劃員說話了：“我們沒有違反‘先進先出法’，該外購件曾經出庫返修過?！薄安豢赡?，編號003外購件沒有領用記錄怎么會去返修，怎么從庫房出去的？”小孫提出疑問。

計劃員和庫管員面露難色，遲疑了一會兒，計劃員解釋說：“2016年11月，分廠領用編號003外購件后，在調試時發(fā)現故障，需退回供應商返修。因當時生產任務急，分廠需重新領用1臺A外購件。因A外購件價值近百萬元，分廠不愿意一個月承擔2臺A外購件成本，當時分廠材料員、庫管員和我協(xié)商后，將編號003外購件退回庫房，因沒到月底結賬，庫管員撤銷了編號003外購件的領料單，由我借出該外購件退供應商返修，所以賬卡上沒有編號003外購件領用出庫記錄。”

聽完解釋，小孫半信半疑：這是計劃員編造的推托之詞呢？還是分廠真的領用了又退回？小王看小孫皺著眉頭不說話，便說：“口說無憑，我們要找到證據?！睅旃軉T說：“領料單當時就撕了，沒有別的證據?！毙O接著說：“我們去分廠看看能否找到編號003外購件的領料單吧?！?/p>

審計人員來到分廠，找到分廠材料員說明來由，不料材料員說她是今年剛調來的，對以前的事情不清楚。小孫說：“你把2016年11月份的領料單給我們找出來。”材料員說：“分廠每月都有十幾本領料單呢，我搬出來你們自己找吧?！毙O和小王終于找到10本11月的領料單，倆人翻完11月全部領料單也未發(fā)現編號003外購件領料單，分廠也沒有那張領料單，這條線索也斷了。

審計人員沒有泄氣，決定重新尋找突破口。小孫突然想到質量部門應該有故障返修記錄，應該去那兒尋找答案。經查看2015年至2018年的外購件故障返修記錄，果然找到了編號003外購件的返修記錄。原來，編號003外購件分別于2016年11月、2017年1月因故障退供應商返修過兩次，2017年7月才回廠。對數字比較敏感的小王，快速算出了兩次返修時間長達240多天。新的疑問又來了，為什么返修時間這么長？

二、順藤摸瓜，揭開謎底

為什么編號003外購件返修時間這么長？哪個部門承擔返修直接責任，是否盡到職責？是否有監(jiān)管和考核？審計人員帶著新的疑問，順著返修這根“藤”，繼續(xù)查找線索。

審計人員從眾多程序文件中找到了與外購件返修有關的《不合格品控制程序》。該程序規(guī)定：“生產現場發(fā)現外購元器件及成品件不合格，由發(fā)現單位填寫《質量信息反饋單》，根據處理意見需要退廠返修的，發(fā)現單位負責將不合格品一并退生產部庫房，由生產部交采購部辦理退廠返修?！?/p>

審計人員立即前往返修的直接責任部門——采購部。當審計人員詢問采購員編號003外購件的返修情況時，他解釋說：“我一直在關注編號003外購件的返修進度，多次通過微信、電話等方式和供應商進行溝通、督促，但這個供應商比較強勢，一直以各種理由拖著，我也沒辦法。”說著，采購員打開微信聊天記錄讓小孫看，微信里確實有采購員多次和對方溝通的聊天記錄，諸如“什么時候能修好？”“最近太忙，沒時間”“抓緊時間趕緊修”“好，盡快返修”等對話內容。小孫看完聊天記錄問采購員：“你督促沒起作用，給你們部門領導和公司領導反映了嗎？還采取別的措施了嗎？”采購員想了想說：“沒有。”可以確認采購部沒有履行好返修職責。

接著，審計人員來到生產部門，對外購件返修管理和考核情況進行核查。小孫問計劃員：“你們對外購件返修是怎么管理的？是否有臺賬？”計劃員說：“有臺賬?！苯又蜷_了電子臺賬讓小孫看，電子臺賬記載了外購件名稱、型號、數量、供應商名稱，轉交采購部的時間，但沒有返修完成時間。小孫一眼就發(fā)現了編號003外購件的返修記錄，向主管計劃員提出一連串問題：“臺賬上怎么沒有要求外購件返修回廠時間？編號003外購件兩次返修長達200多天，你督促采購部了嗎？是否按照程序文件要求進行了考核？”

計劃員解釋說：“臺賬上沒有返修回廠時間是我的工作失誤。外購件正常返修周期是一個月，一般都能按時回來，編號003外購件是特殊情況，我多次口頭或打電話督促過采購員，采購員解釋說該外購件供應商比較強勢，返修周期長，他們也很為難，所以未進行持續(xù)督促，也未進行考核?！甭犃擞媱潌T的解釋，小孫心里有底了。

終于揭開了外購件超期之謎，原來是生產部門疏于監(jiān)管、督促不力，缺乏嚴格考核；采購部門面對強勢供應商缺乏有效策略，未及時反饋部門和公司領導，使編號003外購件長期在外返修，導致庫存超期。

三、乘勝追擊，追查根源

審計人員認為謎底已解開，突然接到生產部門電話：“你們審計人員應該再查下市場部門，2016年12月客戶就提出交付產品新要求，A外購件是他們2015年預投產品的配套件，編號003外購件超期他們也有責任?！狈畔码娫?，小孫心想：市場部門2015年預投的配套件，怎么到2017年底才交付？沒有按合同執(zhí)行嗎？

審計人員決定追根究底。當審計人員來到市場部門了解2015年預投及交付情況時，沒想到主管計劃員對審計人員態(tài)度生硬地說：“我不知道。”并將該事項推諉到部門其他出差人員身上。

小孫回到辦公室將此情況立即反映給審計組長。審計組長說：“我來和他們部門領導協(xié)調此事，讓他們積極配合我們審計工作、及時提供審計資料?！?/p>

第二天，審計人員就收到了市場部門業(yè)務員發(fā)來的郵件，包含自查報告和相關客戶需求來源、預投計劃下達時間、合同簽訂情況等說明資料。

市場部門是這樣解釋的：2015年6月，市場部門接到客戶電話，要求年底交付6套X產品。因時間緊、任務急，市場部門當天就進行了風險預投。2016年因市場環(huán)境和政策發(fā)生較大變化，客戶要求暫停交付，但配套產品的外購件已全部采購到位。之后市場部門就合同事宜與客戶進行過多次溝通協(xié)調，客戶只是口頭承諾有需求，但始終未簽訂合同。2017年11月，市場部門在繼續(xù)溝通未果的情況下，才進行了計劃調整，將配套產品的外購件用到同類產品上用以消耗庫存。當消耗至編號003外購件時，發(fā)現該外購件長期在外返修，超出客戶要求的庫存時限。所以，這次庫存超期和他們沒有關系。

看完市場部門提供的情況說明及佐證材料，審計人員認為：市場部門從2015年下達預投計劃，涉及幾千萬資金預投，2年多時間未簽訂合同，未意識到潛在的重大合同風險及庫存風險、未及時調整計劃、未及時采取有效措施規(guī)避風險。

但市場部門不認同審計人員意見，他們認為：該批預投產品雖然現在未交付，但客戶已多次口頭承諾要簽合同，以后一定會簽合同，所以不存在風險。為了讓他們心服口服，審計組組長和市場部門領導多次溝通、交流，擺事實、講道理，最終市場部門領導才認識到存在的市場風險問題。

四、問題定性，落實整改

審計小組對審計發(fā)現的問題和結論與被審計部門進行了充分的溝通和交流，最終形成詳實的管理審計報告，提交公司領導審閱。

針對本次審計發(fā)現的問題，公司領導組織相關部門召開了管理審計專題會議，要求相關部門以此為鑒、按照審計報告提出的管理建議，舉一反三，落實整改，不斷增強市場風險意識，完善相關流程，提高產品交付能力，提升公司管理水平。同時，為引起重視，加強警戒，對導致編號003外購件超期的相關部門領導和責任人進行了經濟處罰。

通過本次管理審計，一是破解了編號003外購件庫存超期之謎，并督促編號003外購件及時返修回廠，按時交付客戶，為公司規(guī)避了經營風險，挽回了聲譽；二是增強了各部門風險意識，規(guī)范了庫房入庫、出庫管理；三是完善了外購件返修流程，建立了外購件超期預警機制，真正發(fā)揮了管理審計的增值作用。

五、經驗與體會

回顧本次管理審計，有以下幾點經驗與體會：

一是以問題為導向，圍繞公司重點和難點開展審計項目，發(fā)揮審計的增值作用。本次審計項目是以質量部門預警為線索，始終圍繞問題開展審計工作，在審計人員的推動下，編號003外購件及時返修回廠，按時交付客戶，發(fā)揮了審計的增值作用。

二是注重現場證據收集，問題核實清楚下結論。審計人員憑著職業(yè)敏感性及推斷，即使判斷有問題，也不能輕易下結論，必須獲取充分的證據，將問題坐實，才能下結論。

三是審計溝通很重要。在審計過程中，要善于和被審計部門溝通，只有得到他們的理解和支持，才有利于審計工作的開展，尤其是審計報告出來后，必須和被審計部門反復溝通，得到他們的認可，才能使審計報告更加真實、可靠，更有利于日后的審計問題整改。