現(xiàn)代國有能源企業(yè)財(cái)務(wù)管理探究

大唐新能源北京唐浩電力工程技術(shù)研究有限公司 楊艷

國有能源企業(yè)財(cái)務(wù)管理方式大都沿用傳統(tǒng)管理模式，難以適應(yīng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的總體要求。財(cái)務(wù)系統(tǒng)如何在我國國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展過程中既能夠“輕車簡從”又能夠充分發(fā)揮“憑證”作用、有效規(guī)避問題，是本文的研究重點(diǎn)。

眾所周知，能源企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，是企業(yè)管理中的重要一環(huán)，在企業(yè)經(jīng)營管理決策中發(fā)揮重要作用。特別是在國有企業(yè)全面進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，財(cái)務(wù)管理更顯重要。但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)管理卻幾十年如一日地沿用傳統(tǒng)的管理模式，部門設(shè)置小而全，管理成本較高，“崗位單設(shè)”“紙質(zhì)運(yùn)作”“簽批時(shí)效不高”“憑證堆積如山”等已經(jīng)難以跟上新形勢下高質(zhì)量發(fā)展的步伐，工作效率和工作成本還有改進(jìn)的空間。

財(cái)務(wù)管理“現(xiàn)代化”的現(xiàn)狀與問題

財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中必然也要體現(xiàn)“高質(zhì)量”。這種“高質(zhì)量”，首先要體現(xiàn)在管理手段方面。但審視我們現(xiàn)有的“管理手段”：一是仍然在幾十年如一日地沿用過去的傳統(tǒng)做法，與當(dāng)前“移動(dòng)辦公”“手機(jī)銀行”“電子支付”“網(wǎng)絡(luò)審批”的新形勢沒有很好“兼容”。而這種“不兼容”，并非存在技術(shù)障礙，只需要在管理思路和管理理念上實(shí)現(xiàn)突破即可。一方面是“便捷高效”的需求，一方面是“繁雜沉重”的程序：報(bào)銷人員“等米下鍋”，財(cái)務(wù)部門則歉意地表示“最快也得兩周能報(bào)銷完畢”；上級(jí)要求改革創(chuàng)新、壓降成本，但再小的法人單位，也要設(shè)財(cái)務(wù)部、配備財(cái)務(wù)人員；財(cái)務(wù)檔案室必須單獨(dú)設(shè)立而且還得加裝空調(diào)、保持溫度濕度，財(cái)務(wù)憑證的裝訂工作量更耗費(fèi)不小的人工。二是在國有企業(yè)中，人力資源成本是管理成本中的重要組成部分，減少財(cái)務(wù)定員，或者說通過資源共享，減少不必要的財(cái)務(wù)定員，是提高管理效率和管理質(zhì)量的重要一環(huán)。目前，已經(jīng)有一些單位試點(diǎn)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，簡而言之就是一個(gè)“財(cái)務(wù)部”負(fù)責(zé)多個(gè)單位的財(cái)務(wù)管理。但從推行的效果看，只是有了共享化之名而無共享化之實(shí)。甚至有的非但無減員，反而增加了人員。

具體而言，這種傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式存在以下問題：

1.簽批效率低。因?yàn)榧堎|(zhì)簽審報(bào)銷，通常一張發(fā)票的報(bào)銷需要經(jīng)辦人、部門主管、財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)部門主任、分管領(lǐng)導(dǎo)等至少五個(gè)環(huán)節(jié)簽批，有的還要財(cái)務(wù)總監(jiān)、主要領(lǐng)導(dǎo)簽審，如此多的人員，避免不了因個(gè)別人員的出差、請假等原因影響簽審效率，一筆報(bào)銷簽審?fù)ǔＲ恢軆?nèi)難以完成。簽批效率低還會(huì)帶來另外一個(gè)問題，那就是如果是外地項(xiàng)目人員到本部的費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷人員的等待成本也很高。

2.資源浪費(fèi)大。當(dāng)前中國正在全力建設(shè)節(jié)約型社會(huì)，財(cái)務(wù)報(bào)銷紙質(zhì)化簽審、財(cái)務(wù)憑證的制作、財(cái)務(wù)檔案的裝訂等，耗費(fèi)最大的恰恰就是紙張。以100人的單位匡算，每人每年報(bào)銷10次，每次耗用10 張A4 紙，一年下來就是10000 張A4 紙。同時(shí)，人力資源、房舍和設(shè)施的成本，都需要考慮其中。而最大的資源浪費(fèi)，是人力資源。裝機(jī)規(guī)模哪怕只有10 萬千瓦、職工總數(shù)也區(qū)區(qū)百人，但也一定要有財(cái)務(wù)部，要配備至少3名以上財(cái)務(wù)人員。

3.管理成本高。現(xiàn)行的報(bào)銷管理，財(cái)務(wù)審核、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)出納3 個(gè)崗位分設(shè)，而且要求出納要單獨(dú)房間辦公。財(cái)務(wù)憑證裝訂完畢后每年要整理歸檔，即便在寸土寸金的一線城市，無論辦公場所如何緊張，也要單獨(dú)設(shè)置檔案室，而且檔案室對溫度濕度消防等還有要求，因此還要配備響應(yīng)的設(shè)備。同時(shí)，一般都要配備至少1名檔案員。而這些歸檔的憑證或資料，無非是為了審計(jì)、檢查時(shí)使用。

4.查找調(diào)閱難。財(cái)務(wù)憑證的主要功能就是在后期的巡視、審計(jì)、檢查中被調(diào)閱，以證明過往的經(jīng)營行為合法合規(guī)。但在巡視、審計(jì)等工作過程中發(fā)現(xiàn)，工作量最大的就是財(cái)務(wù)憑證翻閱。因?yàn)闊o法電子索引，想查找某一筆費(fèi)用或某一張發(fā)票，需要整本憑證翻閱。這也不符合企業(yè)管理高質(zhì)量、高效率的要求。

財(cái)務(wù)管理“現(xiàn)代化”的方向與策略

財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，一定要按照企業(yè)管理高質(zhì)量發(fā)展的總體要求而與時(shí)俱進(jìn)。要按照法制化的管理，逐步適應(yīng)智能化的要求，建立快捷、高效、人性化的財(cái)務(wù)管理體系，減少定員，壓降成本，共享資源，提高效率，更好地為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。

1.審批管理“智能化”。這種智能化，要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷不再紙質(zhì)簽批，走網(wǎng)上簽批流程，發(fā)票和證明文件在財(cái)務(wù)審核真實(shí)性后掃描輸入；二是網(wǎng)上簽批，所有簽批人員均可通過移動(dòng)辦公系統(tǒng)通過手機(jī)隨時(shí)可簽審，甚至可以通過人臉和指紋識(shí)別等技術(shù)杜絕“他人代簽”的問題，不再受出差、請假等影響簽批效率；三是設(shè)置智能提醒與限制，每筆業(yè)務(wù)費(fèi)用的發(fā)生，如果不符合相關(guān)的規(guī)定無法發(fā)送下一個(gè)環(huán)節(jié)，保證業(yè)務(wù)的合規(guī)性，避免簽批人員因考慮不周而出現(xiàn)的操作失誤。

2.財(cái)務(wù)資源“共享化”。國有企業(yè)大都實(shí)施三級(jí)管理，即總部——省級(jí)管理公司——三級(jí)項(xiàng)目公司。財(cái)務(wù)資源“共享化”就是將三級(jí)項(xiàng)目管理公司財(cái)務(wù)部取消，在省級(jí)管理公司財(cái)務(wù)部內(nèi)設(shè)立共享中心，統(tǒng)籌管理所有三級(jí)項(xiàng)目公司的財(cái)務(wù)工作。相當(dāng)于一個(gè)“財(cái)務(wù)部”負(fù)責(zé)原來十幾個(gè)單位的財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)定員大幅減少。三級(jí)項(xiàng)目公司只保留1～2 名財(cái)務(wù)人員，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)銷、地方報(bào)稅等基礎(chǔ)管理，其余人員擇優(yōu)到省級(jí)管理公司共享中心或轉(zhuǎn)崗。這不僅極大地降低人工成本，還可以簡化工作流程，減少原來的一些重復(fù)性工作，實(shí)現(xiàn)了資源、數(shù)據(jù)、信息的共享共用，也解決了當(dāng)前項(xiàng)目公司偏遠(yuǎn)、人員少、財(cái)務(wù)工作簡單但崗位仍需設(shè)置的問題。

3.財(cái)務(wù)檔案“無紙化”。由于審批管理“智能化”和目前已經(jīng)廣泛實(shí)施的資金往來“電子化”，便可基本實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案“無紙化”，即無需紙質(zhì)審批、紙質(zhì)留存、制作紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證、實(shí)施紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理……這即可節(jié)約紙張、節(jié)約人力，還可以節(jié)約檔案室和檔案員的配備?，F(xiàn)在國有企業(yè)大都實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)分離，系統(tǒng)崩盤風(fēng)險(xiǎn)不大。如果仍擔(dān)心網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，可購置硬盤定期拷貝儲(chǔ)存后放在保險(xiǎn)柜里備查。一個(gè)保險(xiǎn)柜和幾塊硬盤，代替了一間檔案室和若干檔案柜。而最為關(guān)鍵的是，財(cái)務(wù)檔案電子化后，便于調(diào)閱查找和痕跡管理，可提高審計(jì)、巡視在憑證調(diào)閱時(shí)的工作效率。

4.審計(jì)監(jiān)督“日?；?。任何一種新的嘗試，都會(huì)伴隨著“不破不立”過程中新的問題與考驗(yàn)。如何確保財(cái)務(wù)管理“現(xiàn)代化”過程中的合法合規(guī)，審計(jì)等監(jiān)督部門的監(jiān)督要嵌入財(cái)務(wù)管理流程之中。一是通過置身其中，隨時(shí)監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)管理的合法合規(guī)性，避免以往的“秋后算賬”式的檢查，即便發(fā)現(xiàn)問題，也“木已成舟”，沒有及時(shí)解決，為問題的整改帶來了麻煩。二是通過置身其中，也把審計(jì)等部門的工作由原來的年底“扎堆”分散到了日常工作之中，合理分配了工作量，避免了集中檢查時(shí)“工作量過大難免有遺漏”的問題，有利于財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的提高。