基于信息化的國庫會計檔案管理電子化研究

張立兵

摘要：基層人民銀行在處理國庫會計業(yè)務時，會統(tǒng)一形成國庫會計檔案，這些檔案記錄著政府收支和預算情況，是具有價值的文件資料，完善的保存對今后的政府工作及檔案管理有著重要意義。而隨著信息化技術的應用，基層人民銀行也在不斷推進信息化管理建設，讓國庫會計檔案管理全面實現現代化和信息化，從傳統(tǒng)的文件保存過渡到電子化保存，構建完善的信息電子資料庫，充分發(fā)揮出國庫檔案數據的價值，為今后國庫應用數據分析進行決策時，奠定基礎。

關鍵詞：信息化 ?國庫會計檔案 ?電子化

一、系統(tǒng)建設背景

會計記錄和史料記錄都是金融檔案的組成部分，建立全行的電子檔案管理系統(tǒng)，實現對信用卡檔案、公文檔案的搜集與整理，全面提升電子化檔案管理、利用的水平，并依據實際工作需要，解決檔案移交記錄和過程的信息化，以及檔案保管的有序化、效率化，對實物檔案進行信息系統(tǒng)化管理。明潤華創(chuàng)電子檔案管理系統(tǒng)是綜合運用內容管理平臺、影像工作流、影像采集等技術，對電子會計憑證、報表、賬本等會計檔案的收集、整理，為全面提升電子化會計檔案管理、利用提供了整體解決方案。

二、電子和紙質檔案的利弊

（一）電子存檔

1.優(yōu)點。傳輸和保存方便，電子文檔可通過云存儲文檔分享，也可通過網絡傳輸。檔案保管者對借閱檔案人員的身份進行核實，確定檔案的保密程度，在符合借閱要求的原則下進行檔案借閱。電子檔案相比傳統(tǒng)的文件檔案，在傳遞上方便快捷，不受距離、時間、地點的限制，消除了紙質文件的環(huán)保問題更加環(huán)保。電子檔案經濟實用，通過介質存儲，終端處理，讓電子檔案方便存儲，當前的信息化技術已經完全可以支持國庫會計檔案的存儲要求。國庫電子檔案更加集中，便于管理，通過軟件進行資料的查詢、錄入、存儲等，讓檔案管理工作更加簡便。

2.缺陷。電子文檔如果使用不當或者保管條件不符合要求，會造成檔案的存儲不穩(wěn)定，會受到外部干擾使文件出現損壞或數據打不開的問題，如果自身存儲介質出現損壞，會導致原始數據得不到恢復。所以，用自存方式存儲電子文件是不穩(wěn)定的，由于對電子設備的過度信任，讓計算機進行電子文檔管理，這就會出現當沒有設備時，電子檔案的管理將無法進行。電子檔案的管理離不開終端設備的運行，而設備的運用離不開電源、網絡的穩(wěn)定，而數據安全方面，當文件進行傳輸時，如果網絡安全級別不高或者在文件傳輸過程出現狀況，容易出現安全問題。例如，電子會計文件在管理過程中容易被修改，不易被發(fā)現，國庫會計文件的數據準確性直接受到威脅，除此之外，由于系統(tǒng)的漏洞，整個軟件系統(tǒng)癱瘓，會給黑客們偷竊會計文件的機會，從而泄露會計文件的信息。

3.紙型檔案。安全性能高是紙質檔案的主要優(yōu)點。大部分紙張都是獨立的，文件共享非常少，借閱也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更適合高度機密的文件，但也存在一定的缺陷，這一缺陷體現在對人力資源的浪費嚴重。財政部門的業(yè)務很多，每天都要生成、分類和綁定大量文件，如果都使用紙質文檔，那么因為會計到崗位監(jiān)督之間的程序變復雜，會使人員嚴重不足，人力浪費嚴重，并且文件會使用到大量紙張和打印機墨粉，制造這些文件需要大量的天然資源，資源浪費嚴重。另一方面，國庫會計檔案的保存期從30年到永久不等，長期處理紙質檔案需要很大的空間，所以保留紙質檔案將造成空間浪費。

三、國庫會計檔案電子化管理的風險和困難

（一）法規(guī)風險

作為一種新的檔案管理方式，電子會計檔案的規(guī)章制度存在一定的漏洞，現有的電子檔案管理制度還處在探索階段，沒有得到完善。對電子檔案的管理缺少完善的法律法規(guī)，這樣導致了相關風險的發(fā)生，主要體現在人員在創(chuàng)建規(guī)范、正確的檔案的時候，電子檔案管理的合理性便不能保證。因此對電子會計檔案新的實施標準和管理規(guī)定，必須進行不斷地探索、學習和適應。

（二）多方面合作的困難

央行國庫窗口部門包括財政、稅務、海關、商業(yè)銀行，以及支付業(yè)務預算收入、財政支出、收入調節(jié)、庫存返還、集中支付等部門。財政部會計憑證電子化多方面合作難點主要體現在相關業(yè)務量大，種類多。中國倉儲部在相互合作的過程中，一直在調整與“財政稅庫銀”的聯(lián)系，確保收到的電子信息符合電子單據的相關標準。

四、解決辦法

（一）有效的風險防范系統(tǒng)的建立

危險防范系統(tǒng)包括系統(tǒng)危險防范和信息安全危險防范。應以現代化的文件形式保存電子會計檔案，以管理的方式完善各項規(guī)章制度，在制作電子檔案的同時，完善各項規(guī)章制度。規(guī)章制度制定的過程中，會計管理人員要積極參與進來，有助于解決自身崗位遇到的問題。安全也是電子檔案面臨的重要問題，為確保電子文件檔案的保密性和安全性，要進行防火墻設置、密碼設置等，確保硬件設備的安全。在網絡安全設置上，銀行可以采用兩組網絡進行隔離，防止電腦病毒的入侵。在文件的制作過程中進行精細的處理，把工作環(huán)節(jié)和內容都統(tǒng)一納入到流程中進行管理，做好檔案管理的保密性，對進行查閱檔案人員的身份進行認真核實，保證數據不被篡改和刪除。

（二）積極爭取多方合作

央行國庫部門窗口部門眾多，業(yè)務繁雜。財政部通過聯(lián)調測試等方式對日常工作進行檢驗，并以檢驗結果為準進行不斷改善，形成符合規(guī)定的電子會計憑證。

（三）運營環(huán)境和基礎設施的改善

國庫經濟系統(tǒng)多，軟件種類和編程語言不同，系統(tǒng)接口難以連接，給電子檔案系統(tǒng)的發(fā)展帶來了巨大的沖擊。為了解決文件系統(tǒng)界面的精確性問題，工作人員可以進入圖像模式來轉換當前的文件分類過程。

電子文件的存儲需要一個合適的外部環(huán)境，通過對原始文件的自動掃描來生成適合存儲的電子文件，解決了系統(tǒng)接口混亂的問題。依據電子檔案的特點，計算機的使用溫度要合適，調節(jié)好保濕度，做好火警預險，保證火警探測器和防水的問題，對電力、電源進行固定的檢查，提供防水和磁化處理，制作符合標準的電子檔案。此外，磁性介質極易消磁，應建立可靠的備份系統(tǒng)，以保證會計資料的安全和穩(wěn)定性。

五、健全會計檔案信息化有效對策

（一）完善相關的法律法規(guī)

在當下的信息技術背景下，會計檔案最大的變化就是反映經濟活動的原始憑證和反映經濟活動過程的會計憑證、報表的電子化，這對會計檔案管理提出了更高的要求。關于會計檔案管理的法律規(guī)定，不能僅僅停留在原來法律規(guī)定的修改、補充上，還應進行一定的創(chuàng)新、突破。隨著電子檔案管理工作的不斷發(fā)展，為了適應新形勢下電子檔案管理工作的要求，不斷補充和完善現行《檔案法》《會計法》等相關法律法規(guī)。

（二）注重宏觀管理

針對當前中國會計檔案管理信息化的現狀，單位的會計檔案管理工作質量和效率不高，鑒于此種情況，應當加強績效考核，這種考核在一定程度上缺乏相關性，在一定程度上缺乏稅務部門的稅收征管工作，在目的和程序上仍存在片面之處，因此，要想全面加強公司會計檔案管理工作，首先要加強會計檔案業(yè)務的宏觀管理，即管理主體，并以此為基礎，將這些考察與公司的稅收優(yōu)惠、信用等級評定等掛鉤，不斷完善公司的會計評價機制，從而實現企業(yè)會計檔案管理業(yè)務的宏觀管理。

六、信息化大背景下的電子會計檔案的特點

（一）電子檔案對環(huán)境要求較高

傳統(tǒng)的會計記錄是指會計憑證、會計報表等各種會計資料。這些以紙上文件為基礎，獲取大量的信息，占用大量的數據和空間，很難管理和控制。不過，電子檔案并沒有這些缺點，他們依賴磁性介質來儲存信息，特別是平板和光學介質，所需儲存空間更小，更加方便。但在數據處理過程中還存在各種問題，數據易誤操作，應該加強管理，否則容易造成檔案的電子化儲存數據破壞。

（二）電子檔案所涵蓋的范圍廣

對應經濟業(yè)務的重要經濟數據包括財務報表、會計憑證、原始憑證、會計賬簿等，但信息化下的電子會計檔案不僅包含傳統(tǒng)紙質會計檔案，而且還包含許多其他領域的各種數據，包括其它磁性介質存儲的會計數據，如電腦硬盤等。

（三）電子檔案信息，在處理和共享上是高效的

將計算機技術和網絡技術應用于會計信息系統(tǒng)，可有效實現其它管理系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)的數據整合，這可以在不同的資源中共享。電子化會計檔案加快了會計信息數字化進程，提高了紙質資料的檢索和利用效率。

七、國庫會計檔案存在的問題

（一）檔案管理成本，不符合開源節(jié)流的宗旨

國庫會計檔案目前在管理成本上主要存在兩個問題：一是人力成本，在紙質檔案形成的過程中，會由各國庫柜面開始，要接收原始憑證需記賬、復合、審核等程序，然后交由接收人員進行分類，耗費人力資源比較大;二是物質成本，國庫部門需打印各類日月年報表，設置各種登記簿等，檔案人員需要按照保管期限進行分類登記，歸檔，建檔等，過程復雜，占用了大量人力、物力。而這些人力、物力支出，都是屬于不必要的支出，與節(jié)能減排的綠色環(huán)保理念相違背。

（二）檔案管理風險高，缺少安全性、完整性、保密性

國庫會計檔案屬于非常重要的檔案信息，在保存上需要具備完善的設施?？墒悄壳按嬖诘膯栴}就是檔案保管設施不達標。將檔案存放在檔案室容易發(fā)生受潮的現象。再者，檔案室的防盜系統(tǒng)不達標，安全性存在明顯缺失。一般的檔案室只購置了簡單的檔案柜，安裝了防盜門，但是這依然不夠，更甚者檔案室和雜物室?guī)缀跏枪灿靡粋€地方，造成了大量人員可以自由出入，檔案的安全性和保密性受到了威脅。

其次，物品不利于長期保存。紙張的裝訂、紙張的質量、打印、復印等都容易出現技術問題，以及油墨、碳粉等材料的穩(wěn)定性存在客觀因素的影響，在長期的保存當中容易造成檔案字跡不清晰的問題，導致檔案的閱讀存取都存在風險。

最后，頻繁調閱存在缺失風險。每年各個會議的業(yè)務檢查都需要調度大量的會計檔案，在頻繁取用過程中，容易造成紙張的缺失，損毀，導致字跡不清晰，甚至無法閱讀的現象。而進行檔案交接時，是不可能對每一頁檔案進行查看的，這樣就有可能造成缺失，讓檔案變得不完整。

（三）檔案使用效率低，不利于發(fā)揮檔案價值

一是，紙質的檔案在查閱上不方便，在需要檢索時還要先到檔案存儲的地方進行查閱，查閱效率低，用時比較長，查閱過程繁瑣，工作量大，效率低下，浪費了大量的人力和時間，當會計數據檔案使用效率低時，在大數據時代的背景下不利于發(fā)揮檔案的優(yōu)勢，不利于信息聚合和信息深度挖掘。二是由于縣支庫會計核算實行集中監(jiān)督，會計資料全部集中到地市級中心支行，事后監(jiān)督部門實行裝訂保管。縣支行日常業(yè)務憑證轉移到市行，不利于縣支行部門對賬目進行查閱，翻看。另外，紙質檔案不利于快速搜索需要查詢的內容，只能根據線索逐頁查找，查找起來費時費力。

（四）電子化國庫會計檔案管理處于初級階段

一是管理意識存在“一重一輕”的現象。傳統(tǒng)觀念依然認為紙質化檔案有易于管理、方便操作、保管風險小的特點。所以，大部分管理者依然將大量的人力、財力投入到紙質檔案上，不重視電子化檔案的更新，結果導致電子化檔案管理更新速度緩慢，電子化國庫會計檔案管理目前還處在一個較為落后的水平，使基層國庫檔案管理電子化建設進程發(fā)展滯后。二是管理方式不夠完善。目前部分國庫已嘗試將少數日報、清單等資料用電子化方式保管，但是大量的賬目還是用紙質化的清單，而且在實際操作中，只是備份了數據資料，沒有對相應的軟硬件進行備份，檔案轉移也只是以備份介質為轉移對象，其讀取平臺未同步移交。國庫檔案管理人員大多是兼職，沒有一個系統(tǒng)性的檔案管理標準，這些都導致了檔案的管理缺少科學性，形成了檔案管理的低效率。由于電子化國庫檔案管理發(fā)展還處于滯后階段，也導致了電子化檔案的安全性存在明顯問題。

八、國庫會計檔案管理電子化路徑設計

（一）建立科學的國庫會計電子檔案管理系統(tǒng)

第一，電子數據原始的采集與管理。當建立了大數據庫，將各縣、鎮(zhèn)、市級資料全部納入一個大數據庫之后，想要進行呈遞、翻閱、查詢就變得非常容易，通過電子信息網絡實現了同步位移。

第二，電子影像系統(tǒng)的采集和管理。對外部單位提交的國庫類繳款書等紙質文件資料，可以通過掃描的方式存在網絡上進行備份，防止紙質資料由于文件檔案室出現安全性問題。對于重要的憑證要素通過人工錄入方式進行上傳，然后通過信息化采集將之與其他資料進行關聯(lián)，實現國庫內數據監(jiān)督，其原始憑證按照時間或者分類進行歸檔，方便索引。

第三，電子檔案應用管理。電子化檔案可依照授權對可以查詢的人員進行選擇性開放，在檔案調閱和使用中進行嚴格的控制和監(jiān)督，確保檔案的機密性和安全性。該措施一方面可以實現對借閱檔案的電子化登記，另一方面確保了不可否認機制，確保了追究責任。

（二）強化國庫大數據系統(tǒng)檔案建設

在現有的《中國人民銀行會計檔案管理制度》的基礎上，盡快出臺更完善的制度辦法，針對性地去解決現存的問題，在大數據時代的背景下，實現統(tǒng)一國庫檔案電子化的管理原則，確保能夠滿足國內各級電子化會計檔案管理的需求，適應現在國庫會計檔案更新速度快，保管時間延長的現象。

九、結論

在大數據時代的背景下，為了解決國庫會計檔案保存管理的諸多問題，需要盡快推行會計檔案管理的電子化，使會計檔案管理能夠更加高效地進行，并且能夠節(jié)約極大一部分人力、物力。為更好地促進國庫會計檔案管理電子化的進程，應該多培養(yǎng)這方面的管理人才，而各級銀行應該看清新形勢，立足于新的起點，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的業(yè)務能力培訓，在最短的時間內提高國庫檔案管理人員的業(yè)務水平，使國庫會計檔案電子化能夠盡快成熟化。

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作者單位：中國人民銀行濱州市中心支行