新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

黃衍潔

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案工作受到了公眾和社會(huì)的高度重視，檔案作為在社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中產(chǎn)生的寶貴資源，其具有較強(qiáng)的指導(dǎo)價(jià)值、借鑒作用和參考意義，相關(guān)部門要提升對(duì)其管理創(chuàng)新的重視程度，結(jié)合時(shí)代潮流與管理需求開(kāi)展創(chuàng)新服務(wù)，挖掘檔案資源的作用和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下;檔案管理;創(chuàng)新服務(wù);分析

檔案屬于一種珍稀的寶貴資源，其具有真實(shí)性、可靠性以及指導(dǎo)性，在社會(huì)發(fā)展中不斷產(chǎn)生和積累。想要實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，需要以科學(xué)的管理工作作為支撐，但是受到固化思維和傳統(tǒng)手段的制約，檔案管理方式單一，難以體現(xiàn)檔案應(yīng)用價(jià)值，不利于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在歷史新時(shí)期下，相關(guān)部門要加強(qiáng)管理創(chuàng)新，積極引入新理念、新技術(shù)和新手段，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理服務(wù)中面臨的挑戰(zhàn)

（一）服務(wù)手段方面

在信息時(shí)代下，以多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的新型技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)信息傳遞方式的革新，信息傳播突破了空間與時(shí)間的界限，可以完成異地高度共享和傳播，并且為人們工作生活帶來(lái)了巨大便捷，電子商務(wù)、電子政務(wù)取代了以往的辦公方式，在現(xiàn)代社會(huì)中獲得廣泛應(yīng)用。在檔案服務(wù)中，受到人員素質(zhì)、硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)的制約，檔案服務(wù)信息化程度較低，無(wú)法為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如果加強(qiáng)服務(wù)手段革新，是目前管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。

（二）服務(wù)方式方面

檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)在于利用，其是檔案工作穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，在現(xiàn)代社會(huì)下，只有確保檔案服務(wù)的快速性以及準(zhǔn)確性，才能更好的滿足用戶需求，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。但是當(dāng)前，在檔案服務(wù)方式方面，管理部門主要采用被動(dòng)的服務(wù)方式，在使用者有需求后提供相關(guān)服務(wù)，沒(méi)有主動(dòng)挖掘和開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值，服務(wù)缺乏主動(dòng)性。

（三）服務(wù)內(nèi)容方面

信息在現(xiàn)代社會(huì)中占據(jù)關(guān)鍵位置，其已經(jīng)成為一種寶貴資源，企業(yè)或者個(gè)人想要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，則需要掌握更加豐富的信息資源，信息則意味著快人一步。但是當(dāng)前檔案資源在服務(wù)內(nèi)容方面存在一定不足，忽視了當(dāng)今社會(huì)和使用者對(duì)信息資源的需求，沒(méi)有根據(jù)使用需求及時(shí)調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，檔案內(nèi)容實(shí)用性以及服務(wù)性不強(qiáng)，而想要轉(zhuǎn)變這一情況，則要不斷的擴(kuò)充以及完善檔案內(nèi)容。

（四）服務(wù)觀念方面

信息化是當(dāng)前社會(huì)最為顯著的特征，尤其隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，信息技術(shù)已經(jīng)深入到工業(yè)、科技、教育、文化、經(jīng)濟(jì)以及政治等領(lǐng)域，并且成為了社會(huì)發(fā)展和居民生活的關(guān)鍵組成部分。檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中不斷積累的寶貴資源，其在現(xiàn)代社會(huì)中扮演的角色至關(guān)重要，而如何科學(xué)的利用檔案資源為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，也是管理部門需要思考的關(guān)鍵問(wèn)題。但是當(dāng)前，受到固化思維和傳統(tǒng)模式的影響，依然存在“重視保管、忽視使用”的問(wèn)題，檔案管理封閉保守，缺乏為社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和思想，服務(wù)觀念嚴(yán)重滯后，阻礙了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新服務(wù)措施

（一）服務(wù)手段創(chuàng)新

隨著管理網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化以及服務(wù)信息化的全面發(fā)展，檔案服務(wù)也要積極迎合用戶需求和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加速服務(wù)手段創(chuàng)新，從以往的固化模式中解放出來(lái)，加速網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)進(jìn)程，為使用者提供查詢和利用便捷。首先，建立檔案資源網(wǎng)站，以網(wǎng)站為支撐不斷完善數(shù)據(jù)資源庫(kù)，使用者可通過(guò)網(wǎng)站查詢和下載所需的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)異地、隨時(shí)查閱，同時(shí)，在網(wǎng)站建設(shè)中，還要按照檔案目錄設(shè)計(jì)檢索方式，檢索方式要便捷、靈活、簡(jiǎn)單，用戶不需要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就能夠完成查閱工作，便于檔案資源的高效利用;其次，建立完善檔案服務(wù)管理中心，加強(qiáng)管理部門與各個(gè)企事業(yè)單位的密切合作，對(duì)所有的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，對(duì)于一些機(jī)密性較強(qiáng)的檔案資源，要設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、落實(shí)安保措施，對(duì)于非機(jī)密性檔案資源，要注重提升其共享程度，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的全覆蓋;最后，提供在線服務(wù)，為了為使用者提供檔案利用便捷，相關(guān)部門可通過(guò)在線服務(wù)的方式，解決使用者在下載和查閱檔案中遇到的疑惑或者問(wèn)題，通過(guò)社會(huì)軟件或者電子郵箱的方式加強(qiáng)互動(dòng)交流，滿足使用者的服務(wù)需求。

（二）服務(wù)方式創(chuàng)新

以往的被動(dòng)式服務(wù)方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)代使用者的需求，相關(guān)部門要積極創(chuàng)新服務(wù)方式，從以往的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)需求。首先，注重服務(wù)的開(kāi)放性、針對(duì)性以及主動(dòng)性，對(duì)用戶需求進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，通過(guò)專題的方式加強(qiáng)檔案資源的分析和收集，挖掘檔案的應(yīng)用價(jià)值;其次，對(duì)檔案資源的應(yīng)用情況開(kāi)展動(dòng)態(tài)監(jiān)督，利用座談、通訊以及面談的方式，掌握用戶對(duì)檔案服務(wù)的需求和建議，并且根據(jù)用戶意見(jiàn)進(jìn)行整改;最后，各個(gè)部門之間要加速檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)資源的高度交流，提升檔案利用效率。

（三）服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

館藏資源的質(zhì)量和數(shù)量是確保服務(wù)質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，尤其對(duì)于當(dāng)代使用者而言，其對(duì)檔案信息的需求呈現(xiàn)多元化，想要滿足其實(shí)際需求，相關(guān)部門需要積極開(kāi)展服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，建立質(zhì)量?jī)?yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富以及數(shù)量充足的檔案保障體系。首先，檔案是社會(huì)在長(zhǎng)期發(fā)展中而積累的寶貴資源，但是隨著時(shí)代的變遷，一些檔案內(nèi)容也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化，現(xiàn)代人們?cè)诶脵n案中，更加重視字眼的時(shí)效性，相關(guān)部門要根據(jù)信息變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容，為用戶提供更加準(zhǔn)確的信息;其次，現(xiàn)代檔案載體呈現(xiàn)多元化， 包括視頻資源、圖片資源、音頻資源等，相關(guān)部門要注重收集不同類型的檔案資源，優(yōu)化檔案載體結(jié)構(gòu)，滿足當(dāng)代使用者的實(shí)際需求;最后，對(duì)用戶的使用需求進(jìn)行調(diào)查，以需求為導(dǎo)向不斷豐富以及填充檔案內(nèi)容，主動(dòng)收集更多的檔案資源，進(jìn)而確保服務(wù)內(nèi)容的針對(duì)性。

（四）服務(wù)觀念創(chuàng)新

觀念是行為的指導(dǎo)，在新型服務(wù)觀念的引領(lǐng)下，管理人員能夠樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。首先，管理人員要具備大局意識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)目光，將工作重心置于社會(huì)服務(wù)中，認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值;其次，相關(guān)部門要定期開(kāi)展人員教育，將服務(wù)意識(shí)作為教育核心，通過(guò)教育提升所有人員的專業(yè)能力和服務(wù)水平;最后，主動(dòng)開(kāi)發(fā)和尋找潛在用戶，形成市場(chǎng)意識(shí)和經(jīng)濟(jì)意識(shí)，體現(xiàn)檔案資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，在信息社會(huì)下，檔案服務(wù)也要積極開(kāi)展創(chuàng)新與改革，根據(jù)新形勢(shì)的使用需求，勇敢創(chuàng)新、積極進(jìn)取、更新觀念、審時(shí)度勢(shì)，加強(qiáng)檔案資源價(jià)值的開(kāi)發(fā)，滿足使用者對(duì)信息的需求。

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