高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用分析

房傳利

摘要：隨著現代互聯網信息技術的迅猛發(fā)展以及其在各行業(yè)中的深度應用，社會各界對其重視程度日漸提升，在互聯網時代下的高校圖書館檔案管理工作需要充分朝向信息化方向發(fā)展，用于滿足圖書館的長時間發(fā)展需求，提升信息化管理水準，提升檔案管理效果。本文主要從多角度著手分析了高校圖書檔案管理中的計算機技術的應用措施，以求能夠為相關單位提供參考作用。

關鍵詞：高校圖書;檔案管理;計算機信息技術;應用措施

分類號：G633.67

高校圖書檔案管理工作的核心存在意義是為保證圖書館滿足學生的成長需求，幫助圖書館提升對外服務質量。就目前來看，在高校圖書檔案管理工作中有意識地應用計算機信息技術可以提高圖書館管理效率，同時還能促使檔案管理工作朝向現代化方向發(fā)展?？梢悦鞔_的是計算機信息技術的深度應用使得高校圖書檔案管理模式產生巨大的變化，以計算機信息技術為基礎支撐的高校圖書館管理模式的重要性日漸增強，這對圖書檔案管理者的工作能力提出了更高要求。

1.高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用必要性

1.1提升圖書檔案管理成效

計算機信息技術在高校圖書檔案管理中的應用可以有效提升圖書館檔案管理工作的有效性，通過電子文件的方式來記錄圖書館內部的相應圖書檔案的信息內容不僅能夠切實有效地提升相應管理者的工作能力，而且還能提升圖書檔案管理的整體效率。圖書館的管理人員在應用計算機信息技術的過程中，可以完成諸多復雜工作，有效節(jié)省自己的時間和精力。在傳統(tǒng)工作中，圖書館管理者需要手工分類圖書，并且還需要將圖書歸類在不同的區(qū)域，工作量非常高，而現在，管理者可以借助于信息技術管理各種資料，數字化管理技術的應用使得整體工作壓力降低，工作效率提升。

1.2提升檔案信息服務水準

計算機信息技術在現代高校圖書檔案管理上的應用可以在相當大的程度上提高檔案信息服務水準，通過信息化管理模式可以提供多元化的信息服務，同時還能夠實現和檔案信息的應用者的相互連接，為其提供更為高效保質的服務幫助，助力其深入挖掘檔案內部信息資源，充分展現出圖書檔案所具備的經濟價值以及社會效益。圖書管理者在開展檔案管理工作的過程中，可以將檔案信息實時地共享給使用者，并且還能夠幫助其整合相應的信息資源，這使得檔案信息的利用率可以獲得顯著提升，保證使用者能夠更為充分地應用檔案信息。與此同時，圖書館中的管理人員還需要充分利用信息技術分析檔案內容，在其中尋找嶄新的服務點，以此來滿足使用者的檔案信息需要，保證使用者能夠獲得持續(xù)、高效的信息服務幫助，全面強化圖書館以及檔案信息使用者的關聯。

2.高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用方向

2.1針對圖書檔案資料的收集

圖書檔案資料收集是高校圖書檔案管理的基礎組成部分，同時也是極為重要的組成部分，將會直接影響到后續(xù)工作的正常建設。管理者需要充分提升對檔案資料完整性的重視力度，同時還需要充分關注不同檔案資料所存在的密切關聯。資料收集工作如果能夠高效保質地完成的話，那么就能夠為后續(xù)管理環(huán)節(jié)提供充足的資料支撐，資料收集工作往往需要經歷長時間的積累方可，因為資料是處于活動狀態(tài)下的，也就是說檔案資料并非一成不變，而是會伴隨時間的推移而更新的。所以管理者需要充分提升對檔案資料更新的重視，用于切實地提升資料的有效性。計算機信息技術的出現使得傳統(tǒng)高校圖書檔案資料收集模式被打破，能夠有效拓寬圖書館檔案收集渠道，幫助圖書館的工作者在短時間內迅速完成對資料內容的更新，有效推進資料收集工作的現代化建設歷程，降低工作者的工作壓力。

2.2針對圖書檔案資料的管理

圖書館檔案資料管理是高校圖書檔案管理工作的重要組成部分，同時也是難度非常高的工作，當完成圖書檔案資料的收集工作后，便需要著手管理此類資料，將檔案資料做分類編號處理。之所以會執(zhí)行此種操作，根本原因主要包含兩個：首先，能夠保證所有資料文檔都能夠被記錄。其次，為后期查詢應用提供便利。圖書館檔案資料管理能夠促使管理者更為有效地明確圖書館的實際應用情況，所以管理者有必要做好此項工作。計算機信息技術在其中的應用可以使得針對圖書檔案資料的管理的難度顯著降低，同時還能夠提高管理工作的效率。管理人員還可以充分利用電腦來記錄借閱的情況，結合具體的閱讀情況來明確需要購入的圖書的種類以及數量。

3.高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用問題

3.1電子檔案以及紙質檔案的轉化和區(qū)分存在問題

在互聯網信息時代的深度影響下，計算機的應用范圍正在日漸擴大，其在高校圖書檔案管理過程中發(fā)揮著無可忽略的作用?，F階段，高校圖書檔案管理信息化面臨的首要問題便是電子檔案以及紙質檔案的轉化和區(qū)分的困難。如果想要將圖書館內部的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，往往需要花費大量的時間和精力，并且還難以保證整理完成后的內容不出差錯。許多高校圖書館的管理者并不重視轉化問題，這導致信息化發(fā)展進程受到影響。雖然電子檔案存在諸多有點，但是在高校圖書檔案管理中對計算機信息技術的深度應用卻仍舊需要長時間的建設發(fā)展，所以現階段的電子檔案仍舊沒有辦法完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案。與此同時，在高校圖書館的紙質檔案中，不可否認的是存有部分珍貴手稿，此類手稿的價值要比電子檔案高許多，如果此類存在高價值的紙質檔案被替代，顯然會給圖書館帶來非常嚴重的經濟損失。

3.2信息化建設不夠完善具體

檔案信息化管理工作往往需要完整的計算機信息機制提供支撐，用于保障檔案服務質量。從現有高校圖書館運作情況來看，諸多圖書館都存在計算機信息建設不完全的問題，其主要體現在兩個角度：首先，信息化設施不完善。針對于圖書檔案的計算機信息化管理無法脫離信息化設備的支撐，而部分高校并未專門購進高質量設備，不愿意投入大量資金在圖書檔案管理工作上，這就導致檔案管理工作者難以有效應用信息技術，圖書檔案管理工作的質量因此而顯著降低。其次，信息化制度不夠完整。高校圖書館在利用計算機信息技術的過程中，需要借助于科學合理的制度來規(guī)范工作者的各項行為，部分高校雖然已經著手信息化管理，但是并未建設完整的信息化管理制度，這就導致計算機信息技術所具備的巨大優(yōu)勢無法被充分發(fā)揮。

3.3高校圖書檔案管理工作者存在技術問題

高校圖書館內部的工作者是應用計算機信息技術的核心組成，其信息技術應用水準以及職業(yè)素養(yǎng)的高低將會和圖書檔案管理工作直接關聯。在實際生活當中，諸多圖書館管理人員都存在信息技術能力以及職業(yè)素養(yǎng)較低的問題，無法切實有效地完成圖書檔案管理工作，更無法主動應用計算機信息技術。之所以會造成上述問題，根本原因在于：首先，圖書館并沒有做好前期招聘工作，圖書館在招聘管理者的時候并沒有重視關注考核流程，僅僅注重應聘者的學歷以及其所學專業(yè)，這就導致招聘的管理者無法行之有效地滿足實際工作需求，嚴重影響圖書檔案管理工作的正常進行。其次，高校并未針對性地做好入職人員的培訓工作，圖書館對培訓工作的重視力度的不足導致培訓內容過分傳統(tǒng)，管理者工作水準難以獲得有效提升，這自然就無法完成對計算機信息技術的應用，同時也無法完成高校圖書檔案管理工作與其結合。

4.高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用措施

4.1傳統(tǒng)管理和信息管理相互融合

在全面推進計算機信息技術在圖書檔案管理中的應用的初始階段，檔案管理人員應該全面促進傳統(tǒng)管理手段和信息管理手段的融合應用，保證實現電子檔案和紙質檔案共同存在的重要目標，逐步完成對檔案的整理、分類以及轉化的工作。首先，檔案管理者需要先行完成對圖書檔案的分類工作，分類匯總紙質檔案，結合類別將其轉變?yōu)殡娮訖n案，以求能夠為后續(xù)使用帶來相應的便捷性。如果是較為珍貴的手稿的話，則需要在掃描成電子檔案的同時，將其作細心地保管處理，以此來避免高質量的檔案資源受到損傷。其次，高校圖書檔案管理工作者需要積極地更新工作模式，定期優(yōu)化更新電子檔案形態(tài)，以此來保障電子檔案的時效性以及完整性。與此同時，還需要做好傳統(tǒng)的紙質檔案的封存工作，此舉主要用于解決后續(xù)可能會出現的紙質檔案信息和電子檔案信息并不相同的情況的出現。最后，檔案管理者需要做好分析工作，尋找紙質檔案和電子檔案中的各種高價值信息，為圖書館的未來發(fā)展建設提供充實的鋪墊作用。

4.2優(yōu)化完善圖書館檔案管理機制

高校圖書館需要全方位地優(yōu)化完善檔案管理機制，這是加強高校圖書檔案管理中計算機信息技術的應用的前提支撐。首先，在互聯網信息技術的深層次支撐下，圖書檔案管理工作者首先需要做到的就是強化在檔案管理理論上的學習，通過先進的現代化檔案管理理念來武裝自己的大腦，只有這樣才能創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理形式，充分展現出檔案信息化管理的特色、全面提升檔案管理工作的穩(wěn)定性以及準確性。建議檔案管理工作者能夠在實踐過程中創(chuàng)新優(yōu)化自己的工作理念，積極地前往各個地區(qū)的檔案館中學習借鑒先進經驗或者知識，通過優(yōu)勢互補的方式來推動自身的成長發(fā)展，探索出能夠滿足現階段高校圖書檔案服務的嶄新工作管理模式;其次，圖書檔案管理者需要將傳統(tǒng)的被動服務轉變?yōu)閸湫碌闹鲃臃盏哪Ｊ剑e極地強化和本館中的其他工作部門的交流溝通，從本館其他部門的檔案需要和反饋情況著手分析檔案管理工作中的缺陷問題，同時尋找相應的解決辦法，彌補現階段存在的各種工作漏洞，為各項工作的長遠開展奠定下堅實的支撐作用。管理者服務意識的提高能夠為圖書館服務水準的提升帶來良好的幫助，例如，部分地區(qū)的高校圖書館會采用微信公眾號的方式來開展檔案查詢服務，使得學生能夠和圖書館管理者進行直接的交流溝通，檔案管理信息化內涵在此種情況下更為豐富。

4.3提高管理者的信息技術水準和職業(yè)素養(yǎng)

高校圖書館如果想要提高管理人員的信息技術水準以及職業(yè)素養(yǎng)，為圖書檔案管理效率和質量的提升奠定基礎，就有必要從多角度著手：首先，切實有效地完成前期招聘工作。高校在招聘圖書管理者之前需要綜合分析實際人員需要，也就是管理者需要具備何等能力以及專業(yè)素養(yǎng)，制定出更為科學合理的招聘標準。在招聘的過程中，需要將招聘標準作為參考，通過技術考核、能力考核以及素質考核等多元化方式選取最佳應聘者，對存在豐富圖書館工作經驗并且具備良好技術水準的應聘者需要優(yōu)先錄取。其次，切實有效地完成培訓教育工作，圖書館在結束招聘工作后，有必要迅速開展崗前培訓教育活動，保證圖書館管理者能夠盡快熟悉工作環(huán)境，明確工作流程，保證其能夠迅速步入到工作狀態(tài)下。與此同時，圖書館需要全面增加日常培訓次數，豐富充實培訓內容，提高圖書館管理者的工作能力，保證其能夠更為高效保質地圖書檔案管理工作。

4.4強化計算機信息化建設

高校圖書館為行之有效地提升工作質量和工作效率，有必要從多角度著手增強在信息化制度建設上的投入，注重實現檔案信息化管理的重要目標。為檔案管理工作者構建開放活躍的工作情景。首先，全方位地增加在圖書館檔案管理計算機信息技術的引入上的資金投入，購入更多高質量的硬件設備，全方位地提升檔案管理人員的工作效率和工作質量。結合檔案管理工作者的需求，更新優(yōu)化設備形態(tài)，并定期維護新設備，延長設備的使用壽命，以此來保障檔案信息化管理的基本質量和水準。其次，建構更為完整的管理機制。圖書館的領導需要構建更為完整的管理機制，提升檔案管理工作者的安全意識高度，規(guī)范其存在的各種工作行為，保證其能夠切實有效地完成自己的本職工作，為圖書檔案管理的現代化發(fā)展提供支撐作用。

結束語：

總之，高校圖書館的管理者需要全方位地強化對計算機信息技術的應用，只有這樣才能提升圖書檔案管理工作的效率和質量，解決現階段圖書檔案管理過程中存在的效率低下、質量不足的問題。高校圖書館需要制定更為完整的信息化管理機制，從多角度著手提升人員的職業(yè)素養(yǎng)以及其計算機信息技術應用能力，為圖書館服務的現代化發(fā)展以及檔案管理質量提升奠定下堅實的基礎。

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