一種基于財務共享模式下的薪酬業(yè)務處理信息化解決方案探討
——以A公司薪酬業(yè)務為例

虞富榮

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展并與財務融合趨勢的逐步加強，我國財務行業(yè)正處于重要的轉(zhuǎn)型十字路口，不同類型的企業(yè)都在逐步探索財務會計向管理會計轉(zhuǎn)型的途徑，財務共享作為信息化時代下的產(chǎn)物以及作為財務轉(zhuǎn)型的重要手段，財務共享模式在我國大型企業(yè)集團逐步被推廣和采用，在實施財務共享模式后，被納入共享的業(yè)務單位的共性的、標準的業(yè)務納入財務共享中心進行統(tǒng)一處理，本文以對A 科技公司的財務共享實施實踐中，結(jié)合其日常的薪酬業(yè)務特點，針對其特殊的薪酬業(yè)務處理需求，在綜合考慮不同信息系統(tǒng)之間的關(guān)系后提出切實可行的解決方案，為進一步完善財務共享模式下的薪酬業(yè)務處理起到拋磚引玉的作用。

一、研究對象情況介紹

1.基本情況

A 公司作為一家信息科技企業(yè)，擁有員工數(shù)百人。根據(jù)其承建項目單獨核算成本費用，在進行財務核算前，財務部門根據(jù)業(yè)務部門的項目立項申請，在該項目需要成本費用歸集時在財務系統(tǒng)項目模塊中建立新建項目，薪酬業(yè)務核算的特點：

（1）以項目為導向并對項目單獨核算。每年度的新建項目和續(xù)建項目多達數(shù)百上千，財務人員需結(jié)合不同的人員類型手工對每一個項目進行薪酬成本分攤。

（2）人員項目工時每月隨機變動。人員在具體的項目工時根據(jù)項目實際工作安排隨時變動，即在相鄰的不同月份，同一人員在一個月內(nèi)其項目總工時分攤至不同項目是各異的。

（3）以項目工時為成本分攤依據(jù)。公司員工除管理層不需要填寫項目日志外，其他人員每天需要填寫項目日志，根據(jù)員工填寫的項目日志作為薪酬分攤的依據(jù)，銷售人員在為項目所發(fā)生工時日填寫項目日志，如未為某項目產(chǎn)生工時可不填寫項目日志。

2.需求分析及難點分析

（1）會計核算工作量大，在ERP 系統(tǒng)總帳模塊中人工處理一筆薪酬憑證的會計分錄就多達數(shù)百行，耗費財務人員大量的精力。

（2）項目工時變動頻繁，人資專員進行員工項目工時分配繁瑣，且易出錯。

（3）系統(tǒng)尚未進行有效的集成，薪酬數(shù)據(jù)不能在系統(tǒng)間進行有效的流轉(zhuǎn)。

3.需要解決的主要問題

（1）構(gòu)建薪酬業(yè)務處理相關(guān)的上下游系統(tǒng)通用的數(shù)據(jù)標準，便于數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間進行順利流轉(zhuǎn)，同時實現(xiàn)了薪酬數(shù)據(jù)一點錄入全程共享，避免數(shù)據(jù)重復多次導入，解決目前市面主流財務系統(tǒng)無法進行多樣化需求的薪酬業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)、在線發(fā)票認證、工資批量發(fā)放等為一體的綜合性需求。

（2）以財務共享系統(tǒng)為核心，根據(jù)薪酬業(yè)務處理的需要，建立薪酬業(yè)務系統(tǒng)、財務共享系統(tǒng)、銀企直連系統(tǒng)等系統(tǒng)間的互聯(lián)，真正實現(xiàn)了業(yè)財稅銀一體化建設，徹底解決了各不同系統(tǒng)間的信息壁壘問題。

二、財務共享模式下薪酬業(yè)務的特點與流程再造

1.財務共享模式薪酬業(yè)務處理特點

財務共享是一個集團或一個區(qū)域內(nèi)公司通過成立專業(yè)財務共享服務中心，將成員單位共性的、標準化的業(yè)務納入共享中心進行統(tǒng)一財務核算處理，基層單位重點主要從事財務管理型工作。

在推行財務共享模式前，人資部門將從薪酬管理系統(tǒng)中導出的工資、社保等薪酬表格提交給財務部門，財務部門人員根據(jù)薪酬的發(fā)放和薪酬的計提核算要求，在人資部門提供的表格中進行數(shù)據(jù)人工匯總分析手工編制薪酬會計分錄。

在推行財務共享模式后，對薪酬業(yè)務處理出現(xiàn)了較大的變化：

（1）薪酬數(shù)據(jù)保密性。薪酬數(shù)據(jù)作為公司的商業(yè)秘密，一般企業(yè)上傳于財務共享中心的電子影像圖片為匯總數(shù)，明細數(shù)通過數(shù)據(jù)加密的形式在后臺進行存儲，并隨著業(yè)務的處理進程最后推送至于銀企直聯(lián)系統(tǒng)進行解密后批量支付。

（2）會計憑證生成的自動化。為提升在共享模式下賬務處理效率和減輕工作負擔，一般情況下采用的辦法是與被納入共享的單位進行溝通，將其日常核算要求植入系統(tǒng)中，在共享單位人員提單后，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生會計分錄。

（3）會計核算要求的多樣性。薪酬業(yè)務涉及工資、社保、勞務派遣、勞務外包等，其核算上根據(jù)管理要求存在多樣性的核算需要，如按照產(chǎn)品、項目、人員類型等多維度核算，共享中心工作人員若采用共享模式前的人工制單其會計分錄不一定符合被納入共享單位財務核算要求。

2.財務共享模式薪酬業(yè)務流程再造

通過分析推行財務共享模式后薪酬業(yè)務所呈現(xiàn)的新的特點，在實施共享前的原有的人工薪酬業(yè)務處理方式已不能滿足財務共享模式下的核算需求。從財務共享模式薪酬業(yè)務處理所呈現(xiàn)的新特點為出發(fā)點進行薪酬業(yè)務處理流程再造，構(gòu)建全業(yè)務口徑的薪酬業(yè)務生態(tài)鏈建設。

在業(yè)務處理分工上，基礎單位和財務共享中心的職責進行重新梳理和劃分。在系統(tǒng)功能完善上，通過對相關(guān)系統(tǒng)進行改造，完善系統(tǒng)集成，構(gòu)建一站式、互聯(lián)互通的數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)系統(tǒng)間通用流轉(zhuǎn)的業(yè)務處理平臺。

圖1 薪酬業(yè)務場景處理整體流程圖

三、系統(tǒng)整體架構(gòu)及總體解決方案

鑒于A 公司特殊的薪酬核算特點和需求，要實現(xiàn)基于其財務共享模式下的薪酬業(yè)務核算，打造以薪酬管理系統(tǒng)為基礎、財務共享系統(tǒng)為核心的薪酬管理全生態(tài)價值鏈的構(gòu)建，通過規(guī)范各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)標準，使用薪酬數(shù)據(jù)能夠從最初的數(shù)據(jù)采集平臺到最終的薪酬數(shù)據(jù)支付進行順暢的流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)整體架構(gòu)如圖：

1.OA 平臺在薪酬業(yè)務鏈中的定位

OA 平臺的在薪酬業(yè)務鏈中作用主要進行員工基本信息的采集和工時、項目信息的初始采集，為薪酬的成本分配提供依據(jù)，便于準確的計算各項目的人工成本。OA平臺中主要字段及其作用如下：

圖2 薪酬業(yè)務處理架構(gòu)平臺

（1）人員類型：技術(shù)類、銷售類、生產(chǎn)類等類型，人員類型的主要作用與項目類型一起建立多維度的成本對象歸屬，如銷售類人員某月填寫一部分工作日志情況下，實現(xiàn)未填日志的天數(shù)所承擔成本和填寫具體項目的天數(shù)成本分別計入不同的成本科目。

（2）員工類別：企業(yè)負責人、一般職工、內(nèi)部退養(yǎng)等，其作用在進行薪酬業(yè)務發(fā)放和結(jié)轉(zhuǎn)時，可以根據(jù)不同的需求自由組合會計科目，如生產(chǎn)費用-差旅費-一般職工、管理費用-差旅費-企業(yè)負責人。

（3）工時項目統(tǒng)計：通過考勤機統(tǒng)計某員工某月的考勤數(shù)據(jù)，并將該核定的工時根據(jù)項目日志分配到每一個具體的項目上，與財務ERP 系統(tǒng)中項目名稱和項目編號進行同步，作為統(tǒng)計每一位員工在本月內(nèi)不同項目上所承擔的確定工時，作為薪酬分配依據(jù)。

（4）銀行信息：登記每一個具體員工詳細的銀行賬號信息，如開戶行名稱、開戶行賬號等，便于通過銀企直連功能經(jīng)工資批量發(fā)放至每一位員工。

（5）部門信息：與財務ERP 系統(tǒng)中部門名稱同步，便于薪酬的部門統(tǒng)計和財務會計處理的部門結(jié)轉(zhuǎn)等。

2.薪酬系統(tǒng)在薪酬業(yè)務鏈中的作用

（1）以項目工時為依據(jù)的薪酬數(shù)據(jù)分配。根據(jù)OA 平臺推送的至于薪酬系統(tǒng)中員工個人信息，根據(jù)維護的具體員工對應的基本工資、崗位工資、工齡工資等標準、社保繳納基數(shù)和繳納比例，根據(jù)從OA 中推送過的項目工時表為依據(jù)對員工薪酬在不同的項目之間進行分攤。分攤依據(jù)如下：

某項目本月應分攤的薪酬成本=月薪酬標準額*本月某項目統(tǒng)計的工時/本月項目總工時

（2）薪酬科目與會計科目映射。薪酬科目與會計科目映射主要由于人資部門和財務部門對薪酬業(yè)務段值設置各不相同，如人資部門對工資的分類分為基本工資、績效工資、工齡工資等，在財務部門進行薪酬業(yè)務核算時無需核算到具體的科目明細，因此需要將薪酬業(yè)務表單中薪酬字段與財務的薪酬科目建立映射管理，能夠翻譯成財務可以進行直接運用的薪酬表單。

（3）項目類型及人員類型與會計科目映射。根據(jù)人員屬性不同所要求的填寫的工作日志要求不同的情況，建立項目類型與人員類型為維度的多層次會計科目映射體系，分別建立項目類型和會計科目、人員類型和會計科目的映射關(guān)系，根據(jù)人員填寫的工作日志的情況，自動配置所對應的會計科目。

表1 項目類型與會計科目映射關(guān)系

人員類型與會計科目映射關(guān)系：

①管理類人員（未填日志）對應會計科目：管理費用

②銷售類人員（未填日志）對應會計科目：銷售費用

3.財務共享系統(tǒng)在薪酬業(yè)務鏈中的作用

（1）薪酬業(yè)務模板建立。由于薪酬業(yè)務如工資和勞務派遣等在進行具體核算時其會計分錄都不盡相同，本方案在財務共享系統(tǒng)配置界面提供對應各薪酬業(yè)務活動的薪酬模板，使之在薪酬業(yè)務活動發(fā)生時，通過財務共享系統(tǒng)中與薪酬業(yè)務系統(tǒng)中的模板匹配，可以按照對應的薪酬模板生成對應的預制會計分錄。因此，需要定義統(tǒng)一的業(yè)務編碼及模板名稱等。

業(yè)務類型：總帳薪酬

薪酬模板：工資支付模板、社保繳納模板、勞務派遣模板等

薪酬模板字段設置：采用EXCEL 表的形式設置，字段主要由字符型字段+數(shù)值型字段組成，且不同模板的字符型字段都相同，字符型字段格式如下：

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數(shù)值型字段根據(jù)薪酬業(yè)務及管理的需求，可以靈活的進行設置，如工資模板：包含工資、獎金及其他、應發(fā)金額、基本養(yǎng)老保險個人部分、基本醫(yī)療保險個人部分、失業(yè)保險個人部分、補充醫(yī)療保險個人部分、補充養(yǎng)老保險個人部分、住房公積金個人部分、個人所得稅、補差、扣款、實發(fā)金額等字段，具體字段的設計可以根據(jù)用戶需要進行適當調(diào)整。

社保模板：基本養(yǎng)老保險單位及個人部分、基本醫(yī)療單位及個人部分、失業(yè)保險單位及個人部分、工傷保險單位部分、生育保險單位部分、補充醫(yī)療保險單位及個人部分、補充養(yǎng)老保險單位及個人部分、單位部分合計、個人部分合計、實繳金額等字段。

（2）會計規(guī)則建立。會計規(guī)則類型：根據(jù)ERP 系統(tǒng)科目段名的要求，分別建立公司、部門、科目、項目、機組、產(chǎn)品等會計規(guī)則。

通過會計規(guī)則的組合生產(chǎn)符合企業(yè)實際財務核算要求的會計分錄。

會計規(guī)則標識：會計規(guī)則通過SQL 語句自動識別讀取組織ID，部門ID 生成對應的業(yè)務實體名稱以及部門名稱等，同時，會計規(guī)則中的借貸標識通過查找集的形式進行設置，并在配置中區(qū)分借貸方向來區(qū)分對應的科目方向。

（3）薪酬業(yè)務結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)追蹤。對于工資在某會計期間進行一次支付或多次支付的，工資、社會保險等薪酬數(shù)據(jù)需要結(jié)轉(zhuǎn)的，通過薪酬業(yè)務系統(tǒng)根據(jù)工資、社保等不同的薪酬業(yè)務模板同步的數(shù)據(jù)進行加工生成結(jié)轉(zhuǎn)會計分錄，在進行薪酬模板配置時，根據(jù)同類型模板相互對應建立對應模板表。

（4）尾差公式設置。工會經(jīng)費、職工教育經(jīng)費以工資基數(shù)計提的，通過配置確定的計提基數(shù)和計提比例，同步在薪酬結(jié)轉(zhuǎn)時的借方科目、尾差修改公式確定計提的工會經(jīng)費和職工教育經(jīng)費所要對應的借方成本科目，同時通過尾差公式的誤差調(diào)整實現(xiàn)所計提的總金額一致性。

尾差調(diào)整=累計計提基數(shù)*適用比例-本期計提金額-累計已計金額

（5）薪酬項目成本的映射。對于在進行薪酬賬務處理后，需要結(jié)轉(zhuǎn)至ERP 系統(tǒng)項目模塊的自動登記項目成本的，在薪酬業(yè)務模板中根據(jù)ERP 系統(tǒng)項目模塊項目建立的薪酬層次關(guān)系，分別與工資及社保業(yè)務模板中的薪酬字段建立一對一、多對一的關(guān)系，實現(xiàn)薪酬數(shù)據(jù)的往項目模塊中的自動匯總同步。

4.ERP 系統(tǒng)在薪酬業(yè)務鏈中的作用

（1）薪酬會計憑證的生成。薪酬數(shù)據(jù)推送至財務共享系統(tǒng)生成正確的會計分錄后，在經(jīng)過共享中心人員審核無誤后導入ERP 系統(tǒng)中生成正式的會計憑證，基層單位財務人員通過會計憑證打印與原始憑證匯總形成正式的會計檔案。

（2）薪酬項目成本的歸集。在ERP 系統(tǒng)總帳模塊中生成薪酬會計分錄后，通過事前配置后的項目成本歸集與薪酬之間的業(yè)務關(guān)系自動采集薪酬項目成本分別推送至不同的項目成本中，實現(xiàn)總帳薪酬數(shù)據(jù)和項目成本數(shù)據(jù)的一致性。

5.銀企直聯(lián)系統(tǒng)在薪酬業(yè)務鏈中的作用

銀企直連系統(tǒng)通過從薪酬業(yè)務系統(tǒng)傳送的薪酬數(shù)據(jù)明細解密后，通過簽名驗證服務器進行相關(guān)的授權(quán)性檢驗后，推送至銀企直連銀行進行薪酬數(shù)據(jù)的批量發(fā)放。

四、系統(tǒng)實施的預期效果

1.建立了全業(yè)務口徑的薪酬處理業(yè)務流程

以薪酬核算和管理需求為出發(fā)點進行梳理，建立從薪酬計算依據(jù)的項目工時采集到薪酬批量代發(fā)的全業(yè)務口徑的薪酬業(yè)務生態(tài)鏈，實現(xiàn)了在財務共享模式下薪酬業(yè)務的規(guī)范處理。

2.分別減輕了財務和人資部門核算薪酬業(yè)務的繁瑣

通過對薪酬業(yè)務各系統(tǒng)的集成，解決了不同月份由于各項目工時的變動人資人工分配各項目成本，財務人員人工進行大量的分項目會計科目手工錄入的工作負擔，大大的提升了薪酬業(yè)務處理的質(zhì)量和效率。

3.通過數(shù)據(jù)標準化改造，打通了數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)間無障礙流轉(zhuǎn)

經(jīng)過薪酬業(yè)務系統(tǒng)處理完成的薪酬數(shù)據(jù)，不僅僅能夠滿足薪酬發(fā)放的會計核算要求，同時，通過對薪酬數(shù)據(jù)取數(shù)維度的系統(tǒng)調(diào)整就可以實現(xiàn)對薪酬計提的業(yè)務處理，無需薪酬數(shù)據(jù)的重復錄入，既解決了薪酬數(shù)據(jù)重復錄入時工作繁瑣，也能有效的避免薪酬數(shù)據(jù)發(fā)放和計提數(shù)據(jù)錄入不一致造成的業(yè)務處理錯誤。

4.為企業(yè)財務轉(zhuǎn)型奠定了堅實的基礎

通過在財務共享模式下的薪酬業(yè)務的全面梳理，實現(xiàn)了單據(jù)影像、信息流和業(yè)務流的協(xié)同統(tǒng)一，一是通過電子影像的上傳實現(xiàn)了基于影像為基礎的單據(jù)審批，減少了單據(jù)線下流轉(zhuǎn)的時間成本和流轉(zhuǎn)成本，二是系統(tǒng)對包含薪酬業(yè)務在內(nèi)的自動化處理水平的提升，會計憑證的生成自動程度、財務工作的效率和質(zhì)量都有大大的提升，將財務人員從繁瑣的日常事務中解放出來，為財務人員從核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型奠定了堅實的基礎。

五、經(jīng)驗總結(jié)與未來展望

1.財務信息化水平是基礎

薪酬業(yè)務作為標準化程度較高的日常業(yè)務，在財務共享建設中通常被納入共享業(yè)務中進行管理，但是由于不同單位行業(yè)特點、管理需求等的差異性，對于標準化程度較高的薪酬業(yè)務也要進行充分分析和論證，充分評估其財務信息化水平是否能滿足其需求，是否構(gòu)建了橫向集成、縱向貫通的財務信息化工作平臺。

2.系統(tǒng)集成是關(guān)鍵

薪酬業(yè)務在標準化基礎上由于行業(yè)特性及管理需求的差異，在市面上很難找到一款薪酬系統(tǒng)能夠滿足所有類型企業(yè)薪酬管理的需要，在實際推進過程中，要充分結(jié)合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)建設情況并進行合理的功能定位，選擇適當?shù)姆绞竭M行系統(tǒng)集成改造，解決系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)壁壘問題。

隨著“物聯(lián)網(wǎng)”、“云技術(shù)”等新型技術(shù)的迅猛發(fā)展，為財務與信息技術(shù)的融合提供了充分的可能性，未來如何將信息技術(shù)與財務管理要求進行有機結(jié)合提供更加智能化的信息支撐、前瞻性的洞察分析等，是財務信息化建設和優(yōu)化的關(guān)鍵所在，也是未來財務管理轉(zhuǎn)型的重點方向。