檔案管理信息化建設(shè)中的難點及解決措施

◎沙力塔娜提·比馬西

（新疆維吾爾自治區(qū)塔城地區(qū)文化館 新疆 烏魯木齊 834700）

檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢，檔案管理的安全性問題是目前的最大難點。應(yīng)從細節(jié)入手，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提升安全管理意識，引進最新的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)格按照工作流程實施檔案的信息化管理策略，將安全風(fēng)險問題降到最低，為檔案創(chuàng)造一個安全的存放空間。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

第一，查閱檔案時更加便捷。每年存檔的文件資料眾多，經(jīng)過多年積累后，要查閱一份多年前的舊檔案就要將檔案室翻查一遍，浪費很多時間，完全不符合現(xiàn)代化快節(jié)奏的工作模式。實現(xiàn)信息化管理后，只要在電腦中輸入所要查找資料的名稱和錄入時間點，就能夠很容易地查找到資料，前后只要幾秒鐘，省時省力。

第二，節(jié)約材料和空間。通常意義的檔案室需要一個較大的空間，必須通風(fēng)良好，始終保持環(huán)境的整潔和干燥，這樣才能完整的保存檔案資料。但目前提倡無紙化辦公，這種傳統(tǒng)的檔案室顯然沒有信息化檔案管理受歡迎，只需要幾臺電腦，就能將多年的檔案資料保存起來，而且條理清晰。

第三，異地調(diào)閱檔案資料更容易。以往異地調(diào)閱資料需要發(fā)傳真或郵寄，所需時間較長，并且很容易出現(xiàn)各種意外，導(dǎo)致檔案資料中的信息缺乏準(zhǔn)確性。實現(xiàn)信息化管理后，只要進入網(wǎng)址，就能輕松查閱，工作效率更高。

第四，減少工作量，提高工作效率。以往檔案室工作十分辛苦，多年積壓的檔案資料每隔一段時間就需要重新整理、檢查，避免丟失或破損，對于損毀嚴(yán)重的檔案還需重新抄錄。如果檔案過多，還要尋找新的存儲空間。檔案資料實現(xiàn)信息化管理之后，管理人員只要在資料收錄時嚴(yán)格按照程序進行就能確保檔案資料的完整性和規(guī)范性，能避免很多簡單重復(fù)的工作，工作效率大幅度得到提高。

二、檔案管理信息化建設(shè)過程中的難點分析

信息化管理固然有很多優(yōu)勢，但是檔案信息化建設(shè)有很多重要的技術(shù)難點問題需要攻克。比如非常重要的安全性問題，如有重要檔案內(nèi)容泄露，將會造成無法預(yù)測的損失和后果。

其原因主要是：第一，傳統(tǒng)的檔案借閱需要經(jīng)過多個相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，這種操作具有很強的約束性。但是對于信息化管理程序來說，檔案管理系統(tǒng)容易被侵入，不利于對檔案內(nèi)容的保密。第二，很多檔案管理人員對專業(yè)軟件的使用和維護能力較弱，這就會在檔案存儲和保存的過程中出現(xiàn)安全漏洞，嚴(yán)重時會導(dǎo)致大量資料的丟失或損毀，后果無法想象。第三，部分工作人員安全意識不強，工作中缺乏細心和耐心，檔案輸入和保存過程沒有按照規(guī)定程序進行，這會讓很多檔案資料處于危險之中。由此可見，加強檔案管理系統(tǒng)的安全性是最大的技術(shù)難點。

三、解決難點問題的具體措施

（一）建立健全安保系統(tǒng)

通常情況下，檔案管理部門所使用的管理系統(tǒng)安全等級較高，需要及時補救和完善、不斷優(yōu)化升級，建設(shè)更為安全的管理系統(tǒng)；管理系統(tǒng)內(nèi)必須安裝專業(yè)的殺毒軟件，定期更新殺毒，降低網(wǎng)絡(luò)病毒引起的安全性問題。同時，管理程序的編寫也要符合檔案管理工作的實際要求，保障檔案資料的安全。日常工作當(dāng)中，檔案的存檔要按規(guī)定的流程操作，所有的檔案都要存有備份，重要的檔案資料可以用紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的方式進行存檔，這樣更有利于吸收二者的優(yōu)勢，提高檔案管理的安全系數(shù)。

（二）多種安全防范技術(shù)相結(jié)合

在檔案信息化建設(shè)中，可以使用多種技術(shù)手段，共同維護檔案資料的安全。第一，可以采取檔案加密的管理方式，完善加密技術(shù)，利用密文的形式存儲重要的檔案資料，這樣能夠有效避免黑客入侵等手段盜取檔案內(nèi)容。第二，可以使用文件簽署技術(shù)來提高檔案管理的安全性。該技術(shù)包括手寫簽名及證書簽名，在查閱檔案資料時可需要持有相應(yīng)的文件資料，如簽名真實，則表示該文件具備合法性。第三，可利用身份驗證技術(shù)限制查閱人員和管理人員的權(quán)限，身份不符或密碼不正確都沒有權(quán)利使用檔案管理系統(tǒng)；還可以設(shè)置防火墻，安裝監(jiān)控系統(tǒng)，將多種安全防控措施結(jié)合起來，共同為檔案管理工作服務(wù)。

（三）加大檔案管理崗位培訓(xùn)力度

要解決檔案安全性的難題，必須從檔案工作人員入手，提升他們的安全防范意識，自覺遵守檔案信息化管理的操作流程，使安全觀念深入人心，養(yǎng)成良好的安全操作習(xí)慣。必須制定檔案安全管理制度，實施崗位責(zé)任制，明確工作人員的責(zé)任范圍，避免出現(xiàn)責(zé)任劃分不明確等問題。制定檔案的安全保密等級制度，讓工作人員保持危機意識，了解自己所從事工作的重要性以及檔案內(nèi)容泄露的后果。目前我國逐步健全與網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)政策，也在積極研究提高信息管理安全效率的信息技術(shù)，因此必須加強對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)力度，將最新的信息管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)要求傳達給工作人員，讓他們在提高業(yè)務(wù)能力的同時產(chǎn)生安全操作的意識，這樣才能有效解決檔案的安全性問題，為建設(shè)信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）規(guī)范檔案管理信息化管理

只有規(guī)范化的檔案管理，才有實現(xiàn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的穩(wěn)步提升。檔案信息化管理規(guī)范化，應(yīng)遵循具體檔案資料信息化轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)，針對同行業(yè)及領(lǐng)域提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能對檔案資源進行深度開發(fā)和利用，助力各行各業(yè)的持續(xù)發(fā)展。除此之外，應(yīng)繼續(xù)建立健全各項管理制度，將檔案信息化管理工作加以分類，給出具體的管理要求及管理準(zhǔn)則，從而提升檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

（五）革新檔案信息化管理技術(shù)

檔案信息化技術(shù)的高效性，歸功于先進的信息技術(shù)。應(yīng)考慮吸取世界各國的先進管理經(jīng)驗，借鑒其檔案信息化管理技術(shù)來提升我國的信息化管理水平；單純的引進先進的檔案信息化管理技術(shù)不能滿足我國的發(fā)展需求，還應(yīng)鼓勵本土不斷創(chuàng)新信息化管理技術(shù)，扶持相關(guān)的科研項目，不斷推廣和應(yīng)用信息化管理技術(shù)，提升檔案管理工作效率及質(zhì)量。為達到此效果，國家公共服務(wù)職能部門應(yīng)率先落實檔案信息化管理；各企業(yè)都要推進檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用。以此為檔案信息化管理技術(shù)的研究工作提供強勁動力，提升檔案信息化管理團隊的專業(yè)素養(yǎng)，促進檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。