新時期檔案價值鑒定研究：背景、標準、主體

摘要：檔案工作領(lǐng)域的發(fā)展變革深刻影響著檔案價值鑒定工作實踐，為了在新形勢下做好檔案價值鑒定工作，我們應當拓展檔案價值鑒定的范圍，從以“官方記錄”為主逐漸覆蓋至其他社會組織乃至個人所形成的文件，運用多元化的鑒定標準，依靠社會多方力量共同實現(xiàn)構(gòu)建完整的“社會記憶”，以及滿足日益廣泛的社會利用需求的鑒定目標。

關(guān)鍵詞：檔案價值鑒定鑒定標準鑒定主體

檔案價值鑒定是檔案管理活動中一個十分重要的業(yè)務環(huán)節(jié)。近年來社會發(fā)展的日新月異使得檔案工作領(lǐng)域發(fā)生了很大變化，檔案價值鑒定工作也面臨很多新的挑戰(zhàn)和新的問題，如何在新形勢下做好檔案價值鑒定工作亟須我們深入探討、研究。

一、為何鑒定：變化的鑒定工作背景

進入新世紀以來，檔案工作領(lǐng)域經(jīng)歷了一系列重要的發(fā)展變革，深刻影響著檔案價值鑒定工作實踐。

（一）檔案管理價值取向的轉(zhuǎn)變

檔案管理的價值取向表明了檔案管理活動的目標指向，即“為誰而管”。[1]當前，我國的檔案管理工作正經(jīng)歷著從“為國家”向“為社會”的轉(zhuǎn)變，檔案管理的利益主體從國家擴展到以國家為主的全體社會成員，尤其是廣大公民。

在漫長的歷史時期，“為國家”是檔案管理得以安身立命的職責所在。在古代，檔案屬于統(tǒng)治者的工具，只有享有特權(quán)的人才可能利用檔案，即使是到了近現(xiàn)代，檔案利用的特權(quán)逐漸被動搖并最終成為公民的一項法定權(quán)利，但是檔案管理“為國家”的價值取向卻始終沒有改變，檔案保管機構(gòu)關(guān)注的重點仍然是“官方記錄”，服務對象主要還是政府機構(gòu)。隨著我國社會步入整體的、全面的轉(zhuǎn)型時期，政府職能和角色轉(zhuǎn)變對檔案管理提出了新的要求，同時，“社會記憶觀”“大檔案觀”等理論的出現(xiàn)也使得人們對于檔案和檔案管理有了全新的認識，正如加拿大檔案學者特里·庫克所言：“20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民，為人民服務，甚至通常由人民管理……在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益，而且更多的還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！盵2]這就要求我們在檔案價值鑒定工作中不僅要重視國家權(quán)力因素，也要關(guān)注公民權(quán)利因素，從而更好地實現(xiàn)對“社會記憶”的重構(gòu)和對社會文明的傳承。

（二）檔案資源范疇的拓展

在檔案管理價值取向從“為國家”向“為社會”轉(zhuǎn)變的過程中，檔案管理工作領(lǐng)域逐步延伸，檔案資源的范疇不斷拓展，一些原本游離于體制外的檔案資源得到了重視并開始被納入規(guī)范管理，民生檔案、信用檔案、健康檔案、家庭檔案、社區(qū)檔案、口述檔案等更貼近社會生活的檔案資源紛紛涌現(xiàn)。與此同時，信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在社會生活中的廣泛應用也給檔案管理工作帶來了巨大沖擊，新技術(shù)的應用不但催生了電子文件、社交媒體文件等新型檔案資源，而且使得檔案文件數(shù)量以幾何級數(shù)暴增?？梢哉f，如今檔案管理工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)不再是檔案資源的不足，而是如何在信息海洋中鑒別出高質(zhì)量、高價值的檔案信息，對其進行合理、高效的管理和開發(fā)利用，有效發(fā)揮其證據(jù)價值、信息價值乃至文化價值。

由此可見，在檔案管理從“國家模式”逐漸向“社會模式”轉(zhuǎn)變的大背景下，如何更好地選擇并保存“社會記憶”，從而更好地滿足日益廣泛的社會利用需求成為我們重新審視檔案價值鑒定的重要著眼點。

二、如何鑒定：多元化的鑒定標準

簡單來說，檔案價值鑒定的目標就是通過“鑒”與“毀”來實現(xiàn)更好的“存”，依據(jù)什么標準完成這一目標至關(guān)重要。在這里，筆者從價值作用角度把檔案文件劃分為兩大類進行論述：一類是政府機構(gòu)、社會組織和個人在職務活動中形成的文件材料，是服務于社會運行的活動證據(jù)，我們可以稱之為證據(jù)型檔案文件；另一類是普通公民或者公民群體在生活、娛樂等一般社會活動中產(chǎn)生的文件材料，屬于公民的“個人記憶”或者“集體記憶”，我們可以稱之為記憶型檔案文件。[3]

（一）證據(jù)型檔案文件的鑒定標準

證據(jù)型檔案文件的價值源自其信息內(nèi)容的有用性，因此證據(jù)型檔案文件的價值鑒定主要是根據(jù)其信息內(nèi)容的重要性，結(jié)合考慮其形成背景及過程進行分析、判斷，同時對電子文件、社交媒體文件等數(shù)字型文件還要進行技術(shù)評估。

1.內(nèi)容標準，這是檔案價值鑒定最常用也是最主要的評判標準。一般來說，內(nèi)容反映形成者的主要職能、重要業(yè)務活動以及機構(gòu)人員利益的文件材料的價值較高。多年的實踐證明，運用內(nèi)容標準進行鑒定是行之有效的方法，尤其對于基層文書業(yè)務人員和檔案業(yè)務人員來說這些法規(guī)和業(yè)務標準是非常實用的操作指南。值得注意的是，如果難以從正面對文件材料的價值進行鑒定，可以反向從處置風險的角度進行評估，也就是考慮如果文件材料不被保存會出現(xiàn)哪些后果。例如，澳大利亞國家檔案館就認為在新的數(shù)據(jù)環(huán)境下預測文件的價值具有較大難度，轉(zhuǎn)而對不保存該文件所帶來的風險進行鑒定。[4]

2.職能標準，這是對宏觀鑒定理論的實際運用，即通過分析文件形成者的職能、業(yè)務活動及其對社會的影響和與社會的互動，決定“形成者的哪些職能和活動應該被記錄（而不是哪些文件應該被保存）”“哪些文件形成者或‘職能（而不是文件本身）最為重要”，從而切實鎖定那些可能最具有潛在檔案價值的文件或文件系列。[5]把文件形成者的權(quán)威性、職能及業(yè)務活動的重要性等作為評判文件價值的重要因素，可以彌補內(nèi)容標準的不足，尤其適合應用于電子文件的鑒定。由于宏觀鑒定面對的不是單份文件，而是某種職能的文件集合，表現(xiàn)為一種“批處理”方式，因此，在文件管理系統(tǒng)設(shè)計中嵌入機構(gòu)的職能分析方案，按照一定的準則將文件的鑒定工作模型化，從而可以實現(xiàn)對電子文件的自動鑒定。[6]

3.技術(shù)標準，這是針對電子文件、社交媒體文件等數(shù)字型文件的新的鑒定標準，包括對文件真實性、完整性及其存儲環(huán)境、系統(tǒng)安全性等方面進行綜合評估。因為在數(shù)字環(huán)境中原件的概念被弱化，數(shù)字設(shè)備保存的是再現(xiàn)數(shù)字型文件的能力，數(shù)字型文件的每一次呈現(xiàn)都是基于應用程序和硬件重新組合保存的數(shù)據(jù)，[7]因此需要通過對文件元數(shù)據(jù)的捕獲與維護來保證其真實性。同時由于電子文件管理系統(tǒng)、社交媒體平臺等具有高度的動態(tài)性，數(shù)字型文件所面臨的安全風險會隨著存儲載體、管理系統(tǒng)的不斷更新而增加，因此在數(shù)字型文件正式歸檔前必須進行相應的技術(shù)鑒定。

（二）記憶型檔案文件的鑒定標準

常見的記憶型檔案文件包括私人檔案、家庭檔案、不同社群形成的社區(qū)檔案等。此外，在目前非常熱門的社交媒體平臺上，各種機構(gòu)、社會組織及個人用戶形成的非職務性社交媒體信息也屬于此范疇。筆者認為，由于記憶型檔案文件種類繁多、數(shù)量龐大，因此記憶型檔案文件的價值鑒定應當是在尊重個性的基礎(chǔ)上依據(jù)社會總體的價值導向建立普適性的標準。[8]其中，尤其要關(guān)注文件當中隱含的社會關(guān)系因素和情感因素。

1.關(guān)系標準。記憶型檔案文件相對來說系統(tǒng)性不強，內(nèi)容比較瑣碎和私密，同時又具有廣泛的社會性和參與性，因此，其價值鑒定不能只著眼于文件信息內(nèi)容本身，更要著重考慮當中所反映的社會關(guān)系，這在社交媒體文件的鑒定中尤其突出。在社交媒體平臺上，用戶之間以信息內(nèi)容和人際關(guān)系為基礎(chǔ)展開各種互動，形成各種關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，因此社交媒體文件的價值判斷要通過文件信息內(nèi)容本身、與其他文件的關(guān)系以及文件生成者之間的關(guān)系來進行具體分析。例如，社交媒體平臺上熱門話題的互動熱度在一定程度上顯示著社會關(guān)注度，互動熱度越高，社會關(guān)注度就越高，其重要程度也越高，作為“社會記憶”予以保存的可能性和必要性也就越高。[9]

2.情感標準。與證據(jù)型檔案文件的形成具有很強的目的性不同，記憶型檔案文件主要并不是為了解決實際問題而產(chǎn)生的，當中寄托著更多的人的情感，這在私人檔案、家庭檔案中尤其突出，因此其價值鑒定應該充分尊重其背后隱含的情感價值。例如，2004年6月在廣東誕生的第一家“私人檔案館”——屈干臣檔案館收藏有各類檔案資料2萬多件，除了少數(shù)珍品，更多的是日常生活當中再平常不過的個人物件，例如證件、證書、獎章、手稿、書畫、照片、收藏品等，這些檔案資料既是屈干臣本人人生經(jīng)歷的見證，滿載著過往生活的記憶，也是一個時期社會變遷的縮影，能夠從微觀角度反映出其所處時代的社會生活狀況。

三、由誰鑒定：多層級的鑒定主體體系

目前，在實際工作中檔案價值鑒定主體主要包括文件形成機構(gòu)的文書業(yè)務人員、檔案室業(yè)務人員和檔案館業(yè)務人員，然而，面對當前復雜多變的社會發(fā)展趨勢，僅僅依靠上述人員難以達成既要構(gòu)建完整的“社會記憶”又要滿足廣泛的社會利用需求的鑒定目標。筆者認為，今后檔案價值鑒定工作需要社會多方共同參與，協(xié)作完成，考慮到當前我國檔案管理層級結(jié)構(gòu)，檔案價值鑒定主體體系可以由三個層級組成：第一層級是文件形成機構(gòu)的文書業(yè)務人員、檔案室業(yè)務人員及技術(shù)人員；第二層級是檔案館業(yè)務人員；第三層級是以檔案專家為主的各領(lǐng)域?qū)＜翌檰枺送?，還可以引入社會力量作為補充，比如商業(yè)機構(gòu)、學術(shù)機構(gòu)、社會團體、網(wǎng)絡(luò)平臺管理者、不同的社會群體以及普通的社會公眾等。

1.文件形成機構(gòu)的文書業(yè)務人員、檔案室業(yè)務人員及技術(shù)人員是檔案價值鑒定的主要力量。其中，文書業(yè)務人員、檔案室業(yè)務人員一方面負責宏觀層面上的機構(gòu)職能與業(yè)務流程分析，區(qū)分重要職能活動、一般業(yè)務活動所產(chǎn)生文件材料的不同價值，另一方面完成微觀層面上的文件價值判定，主要考慮文件材料對于本機構(gòu)的現(xiàn)行價值、機構(gòu)“記憶”留存等因素完成鑒定工作；技術(shù)人員主要負責數(shù)字型文件的技術(shù)鑒定，還負責文件管理系統(tǒng)的維護以及模塊功能的提升和開發(fā)，以更好地實現(xiàn)數(shù)字型文件的自動鑒定。

2.檔案館業(yè)務人員除了按照規(guī)定定期審查館藏檔案，根據(jù)社會發(fā)展狀況適當調(diào)整檔案的保管期限，還應當介入檔案文件的前期鑒定，指導文件形成機構(gòu)制定文件鑒定方案，根據(jù)機構(gòu)的不同特點劃定不同的歸檔范圍，而不是被動地接收文件形成機構(gòu)移交的檔案文件。

3.以檔案專家為主的各領(lǐng)域?qū)＜翌檰柣谏鐣?、歷史、文明的考量，對檔案文件的社會價值和未來潛在價值進行分析、判定，在宏觀意義上將檔案文件的價值鑒定擴展到社會價值的考慮、“社會記憶”的留存以及潛在的歷史、文化價值的預見性上，[10]避免僅從文件形成者本身及其業(yè)務活動本體出發(fā)鑒定的片面性。

4.社會力量可以作為檔案價值鑒定主體的補充，通過吸納不同社會群體的意見可以更好地了解社會的利用需求，挖掘潛在利用群體。例如，在荷蘭的PIVOT（Proj？ ect to Implement the New Transfer Period）項目的實施流程中，由相關(guān)政府機構(gòu)的專家、相關(guān)機構(gòu)的文件實踐管理者和國家檔案專家共同完成“三方咨詢”方案之后會進行民眾的網(wǎng)上評價，民眾的意見和建議會作為對“三方咨詢”方案的有效補充。[11]值得注意的是，在記憶型檔案文件的價值鑒定中，社會力量應當成為鑒定的主要力量。由于記憶型檔案文件的多樣性、海量化，檔案保管機構(gòu)無法承擔起以傳統(tǒng)模式完成數(shù)以千萬計的新形式、新內(nèi)容的文件材料的鑒定任務，因此我們應當把記憶型檔案文件的鑒定交給形成者，由他們決定哪些文件材料需要長久保存，檔案保管機構(gòu)只需在大方向上加以引導，同時對于社會價值較高的檔案文件可以以適當?shù)姆绞秸骷M館，成為國家檔案資源體系的有益補充。

綜上所述，隨著檔案管理工作逐步向社會公共事務演變，尤其是社會人權(quán)、民主、公平、正義等理念在檔案管理工作中的滲透，檔案價值鑒定不可避免地受到?jīng)_擊和挑戰(zhàn)，為此，我們應當適應社會的發(fā)展引入新的鑒定標準和鑒定主體，構(gòu)建多元化的鑒定標準體系和多層級的鑒定主體體系，以更好地實現(xiàn)構(gòu)建完整的“社會記憶”以及滿足日益廣泛的社會利用需求的鑒定目標。

注釋及參考文獻：

[1]張莉.檔案管理：價值轉(zhuǎn)向與范式轉(zhuǎn)換[J].檔案學研究，2008（4）：11-14.

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[5][加]特里·庫克，李音（譯）.宏觀鑒定與職能分析[J].中國檔案，2012（1）：51-53.

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[10][11]馬帥章.宏觀鑒定下檔案鑒定主體的組織與職能探析析——以荷蘭、加拿大、澳大利亞為例[J].檔案管理，2012（6）：18-20.

作者單位：華南師范大學檔案館