免費(fèi)開放后電子閱覽室的人員管理
——以皖北某師范大學(xué)圖書館電子閱覽室為例

鹿秀英

(淮北師范大學(xué) 圖書館，安徽 淮北 235000)

高校圖書館電子閱覽室從20世紀(jì)90年代末剛成立時的有償服務(wù)到現(xiàn)如今的免費(fèi)開放，經(jīng)歷了大約將近30年的歷程。雖然現(xiàn)如今大學(xué)生到大二時擁有私人電腦的比例有了很大提高，但仍有部分家庭困難的學(xué)生無法購買，因此高校圖書館電子閱覽室也是這部分讀者需要查資料、學(xué)習(xí)常去的地方，免費(fèi)開放也是為這批學(xué)生減輕一部分負(fù)擔(dān)。安徽省教育廳2014年8月12日下發(fā)的皖教高〔2014〕13號《關(guān)于推進(jìn)高等學(xué)校教育科研資源有序開放的意見》，要求安徽省各高等學(xué)校充分利用社區(qū)內(nèi)現(xiàn)有的各類教育、文化、科研、體育等資源，最大限度地向社區(qū)居民開放，高校的圖書館等都應(yīng)納入開放范圍[1]。有了政策的支持，皖北某師范大學(xué)圖書館也于2014年9月份對電子閱覽室實(shí)行了免費(fèi)開放。以往人流量急劇下降的現(xiàn)象在免費(fèi)開放后出現(xiàn)了大為改觀，甚至還出現(xiàn)了一機(jī)難求的局面。

如何合理、有效地管理電子閱覽室，讓其成為秩序井然、令讀者能舒心愉悅的庫室，針對皖北某師范大學(xué)圖書館的實(shí)際情況主要從讀者和工作人員的管理入手分析存在問題的原因，并且提出了解決辦法。

一、人員管理存在的問題及成因

(一)存在的主要問題

讀者人數(shù)急劇增加，常常出現(xiàn)“一機(jī)難求”的現(xiàn)象。2010年至2014年間我校圖書館電子閱覽室實(shí)行的是收費(fèi)管理，上機(jī)費(fèi)用是每小時一元錢。當(dāng)時，全館兩個電子閱覽室共350臺計算機(jī)，正常情況下每天接待讀者量不超過100人次，明顯存在著資源利用不足和浪費(fèi)的現(xiàn)象。為了避免人力、物力、財力的極大浪費(fèi)，學(xué)校關(guān)閉了一個擁有200臺計算機(jī)的第二電子閱覽室，只保留了一個環(huán)境、布局和設(shè)備比較好的第一電子閱覽室。2014年實(shí)行免費(fèi)開放后，電子閱覽室又成了全館最熱門的部門，尤其是在大學(xué)生選課、評課期間，經(jīng)常出現(xiàn)7、8個讀者圍著一臺計算機(jī)，庫外等候讀者排隊(duì)伍長度超過50米的現(xiàn)象。

無序的管理導(dǎo)致了讀者的隨意進(jìn)出，電子閱覽室?guī)缀鯗S為大學(xué)生的自習(xí)室或“免費(fèi)網(wǎng)吧”。電子閱覽室收費(fèi)管理期間，為了提高讀者查閱資料的效率，不允許讀者帶書包進(jìn)庫，這樣就有效地避免了部分讀者長時間占著電腦不查資料而是自習(xí)等情況的發(fā)生。但免費(fèi)開放后，應(yīng)廣大讀者的強(qiáng)烈要求，電子閱覽室允許讀者帶書包進(jìn)庫。讀者入庫時，只需在服務(wù)機(jī)上的匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)的流通閱覽上刷一下一卡通即可。這種入庫管理軟件(方式)僅是用于記錄讀者流量，便于館里統(tǒng)計每個庫室的工作量，而對讀者進(jìn)入電子閱覽室后究竟是占著電腦“做什么”則缺乏相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)。僅靠有限的人工來管理讀者“自習(xí)”“趴著睡覺”“占座”“聊天”“游戲”等，必然是事倍功半。無序的管理導(dǎo)致了讀者的隨意進(jìn)出，而無法控制庫室內(nèi)計算機(jī)數(shù)量和讀者數(shù)量之間的相對平衡，使電子閱覽室?guī)缀鯗S為了讀者的自習(xí)室或“免費(fèi)網(wǎng)吧”。

讀者需求呈現(xiàn)多元化，管理難度增大。收費(fèi)管理時期，據(jù)筆者觀察進(jìn)入電子閱覽室的讀者大部分是在查資料、下載文章、利用WORD寫論文、軟件學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)在線學(xué)習(xí)、選課、評教等，只有極個別讀者是在聊天或游戲等。免費(fèi)開放后，入庫讀者不再僅僅是要滿足上述需求，相當(dāng)一部分讀者入庫后沒有明確的目的，有的在瀏覽網(wǎng)頁，有的是在上網(wǎng)聊天、看電影、聽音樂或玩游戲，有的則是打開電腦占位后看自己的書本資料等等，讀者需求多元化的態(tài)勢，直接帶來了管理難度的增加。

面對入庫讀者人數(shù)的驟增、讀者需求的多樣化等情況，一方面庫室管理人員的服務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力有待于進(jìn)一步提高。另一方面電子閱覽室電腦等硬件投入的資金嚴(yán)重不足。

(二)存在問題的原因分析

電子資源購置經(jīng)費(fèi)的不斷投入，電子閱覽室在為讀者獲取資料提供便捷的同時，客觀上也造成了入庫讀者人數(shù)的激增。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館近幾年的紙質(zhì)資源和電子資源在經(jīng)費(fèi)配比方面發(fā)生了巨大改變，電子資源的購置經(jīng)費(fèi)占館藏購置經(jīng)費(fèi)的比例越來越大。如皖北某大學(xué)圖書館2015年購買的電子資源金額是137.625萬元，紙質(zhì)圖書金額是255萬元；2018年電子資源金額是260萬元，紙質(zhì)圖書金額是120萬元；2019年，電子資源金額是300萬元，紙質(zhì)圖書金額是200萬元，2019年紙質(zhì)期刊的訂閱量不足2015年的1/3。隨著電子資源投入的不斷加大，電子閱覽室能夠?yàn)樽x者提供便捷、高效的查閱資料服務(wù)，儼然成為圖書館的核心庫室。

電子閱覽室工作人員的服務(wù)意識、服務(wù)能力和服務(wù)水平直接關(guān)系到電子閱覽室功能的發(fā)揮。收費(fèi)管理時期，各校圖書館可以從收取的上機(jī)費(fèi)用中給值班人員發(fā)放少量的補(bǔ)貼或補(bǔ)助，這在一定意義上也有利于調(diào)動工作人員的積極性。免費(fèi)開放后，特別是各校規(guī)范津補(bǔ)貼發(fā)放后，原有的少量的補(bǔ)貼或補(bǔ)助不能再繼續(xù)發(fā)放，這在一定程度上影響著管理人員工作積極性的發(fā)揮。當(dāng)然，這一點(diǎn)并不是主要的。目前，就大多數(shù)高校而言還存在著庫室管理人員專業(yè)水平不高、主動服務(wù)意識有待進(jìn)一步提高的問題。究其原因，從庫室管理人員的來源來看，一是近幾年各校招聘的圖書情報專業(yè)的碩士和博士，這些人多數(shù)被分配在圖書館辦公室或者古籍文獻(xiàn)、采編、參考咨詢等專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位上；二是高校引進(jìn)人才的配偶，這部分人員以前對圖書資料少有接觸，對電子閱覽室的業(yè)務(wù)了解甚少；三是建館時從各個學(xué)院抽調(diào)來的圖書管理員和當(dāng)年教職工家屬、子女的安置。這部分人員雖然沒有高深的理論知識但有著非常豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是圖書館必不可少的中堅(jiān)力量，但這部分人員絕大部分已經(jīng)退休或者將要退休。總體來說圖書館員隊(duì)伍整體呈現(xiàn)出學(xué)歷低、老齡化趨勢[2]。也就是說，電子閱覽室配置的管理人員大都是非專業(yè)人員，不僅缺乏對入庫讀者必要的查閱資料、下載文章等方面的指導(dǎo)能力，更是少有對電腦等軟硬件維護(hù)等能力，大多是只限于“看門”。

讀者檢索能力的低下也影響了庫室人員的流動。若讀者不能快速地查找自己需要的資料，就會導(dǎo)致占用機(jī)器時間過長，從而造成了資源的極大浪費(fèi)。另外，學(xué)校的自習(xí)室等資源沒有合理有效的利用起來，導(dǎo)致大量學(xué)生到電子閱覽室自習(xí)，此種情況在考試周前的一段時間變現(xiàn)尤為突出。

二、人員管理存在問題的解決方法

(一)讀者管理存在問題的解決方法

電子閱覽室一人一個機(jī)位，冬天和夏天空調(diào)開放，環(huán)境不錯。但畢竟機(jī)位資源有限，如何讓每個機(jī)位都能坐上有需要的讀者呢？可以從下面幾點(diǎn)進(jìn)行。

1.加強(qiáng)巡查，及時勸離不規(guī)范的占用者

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是電子閱覽室正常有序運(yùn)行的根本保證，只有建立一套完備的規(guī)章制度才能對廣大讀者的行為進(jìn)行規(guī)范[3]。目前，庫室里懸掛的《讀者須知》和《讀者上網(wǎng)行為規(guī)范》其內(nèi)容較為籠統(tǒng)，缺少具體明確、詳細(xì)的可操作的規(guī)章制度，已經(jīng)不能適應(yīng)免費(fèi)開放后庫室的管理需求。因此，應(yīng)該針對出現(xiàn)的問題修訂現(xiàn)有的庫室管理規(guī)定，增強(qiáng)管理規(guī)定的具體性和可操作性，以此來規(guī)范和約束入庫讀者的言行，進(jìn)而為管理人員提供有理有據(jù)、規(guī)范管理的制度支持。

2.禁止讀者自帶書包進(jìn)入庫室

禁止讀者帶書包進(jìn)入，很大程度上避免了占位自習(xí)的讀者進(jìn)庫，也給庫室的管理帶來了方便。有的讀者書包里不僅帶有學(xué)習(xí)用品，有的還帶著吃的、喝的，自身不衛(wèi)生不說，尤其是食物的殘?jiān)鸵簯B(tài)飲品極易污染桌面和鍵盤，很容易引起設(shè)備短路發(fā)生觸電危險，對庫室里的人身和財產(chǎn)安全造成了巨大威脅[4]。還有鼠標(biāo)、鍵盤、耳機(jī)這些外掛設(shè)備甚至機(jī)箱里的內(nèi)存條等也極易被偷盜。即使發(fā)現(xiàn)財產(chǎn)丟失工作人員又無權(quán)翻查讀者的書包，因此電子閱覽室禁止讀者帶書包進(jìn)庫，只允許帶筆、本子、自己的筆記本電腦或平板電腦是非常有必要的。

3.安裝適合的庫室管理軟件

電子閱覽室不同于其他的書庫和圖書閱覽室，庫室管理軟件不能簡單地只記錄入庫讀者的數(shù)量?？梢栽诜?wù)臺的工作機(jī)上安裝一個控制庫室內(nèi)所有機(jī)器的軟件，以便工作人員可以遠(yuǎn)程監(jiān)控每臺機(jī)器，并且將庫室內(nèi)所有機(jī)器設(shè)置成讀者用機(jī)必須用自己的學(xué)號和密碼開機(jī)解鎖才能上機(jī)。工作人員在服務(wù)器上遠(yuǎn)程實(shí)時監(jiān)控每臺機(jī)器的桌面動態(tài)，掌握讀者的上機(jī)狀態(tài)。對違規(guī)的讀者用機(jī)使用遠(yuǎn)程提示后上鎖，并將該機(jī)讀者勸離出庫，這樣既便于工作人員的管理也規(guī)范了讀者的上機(jī)行為[5]。目前比較成熟的“WorkWin局域網(wǎng)管理監(jiān)控軟件”等，就很適合電子閱覽室的管理，各?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況選擇安裝使用。

4.大力宣傳和提倡讀者自帶電腦入庫

由于資金困難，電子閱覽室硬件投入的資金嚴(yán)重不足。免費(fèi)開放后人流量的驟增導(dǎo)致了硬件的急速損耗，從而導(dǎo)致了庫內(nèi)電腦數(shù)量的減少而無法補(bǔ)充新機(jī)。為此，館里在電子閱覽室的后面開辟了一片只保留網(wǎng)絡(luò)端口和電源插口的區(qū)域，可以讓讀者使用自帶的電腦。但有好多讀者并不知道這一區(qū)域的存在，因此要加大宣傳力度，鼓勵讀者自帶設(shè)備。讀者使用自帶的筆記本電腦，可以不再局限于庫室設(shè)備的老化而導(dǎo)致的網(wǎng)速過慢、系統(tǒng)卡頓，利用自己高配置設(shè)備里的軟件編輯文件并隨時存儲，從而減少了在庫室使用U盤等移動設(shè)備存儲而導(dǎo)致交叉感染病毒的概率。

5.加大電子資源的檢索培訓(xùn)力度

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，在校大學(xué)生們基本具有基礎(chǔ)性的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作和使用能力，但他們對專業(yè)數(shù)據(jù)庫的檢索知識了解甚少，做論文、搞科研的讀者到電子閱覽室的目的主要是要盡快查找所需的文獻(xiàn)信息，來完成自己的學(xué)業(yè)。讀者只有熟悉掌握文獻(xiàn)檢索方法，才可以快速找到自己需要的文獻(xiàn)，也促進(jìn)了電子閱覽室的人員流動。除了圖書館每年的九月至十一月份新生入館教育時要重點(diǎn)介紹電子閱覽室，讓學(xué)生初步了解電子閱覽室的功能外，還應(yīng)針對大三、大四寫畢業(yè)論文的學(xué)生舉辦專題電子文獻(xiàn)檢索培訓(xùn)。俗話說：“授人以魚不如授人以漁”。無論電子資源怎么多樣化，網(wǎng)絡(luò)資源如何豐富，若讀者不懂得怎么去獲取和利用，也是毫無意義的。因此提高讀者獲取信息的能力對讀者進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)是十分必要的[6]。還可以把文獻(xiàn)檢索課作為學(xué)生的選修課，利用電子閱覽室讀者入庫數(shù)量較少的時段或者周六、周日，授課老師系統(tǒng)指導(dǎo)學(xué)生在機(jī)器上實(shí)際操作，并讓學(xué)生實(shí)例檢索幾篇文獻(xiàn)鞏固授課效果。最后以考評分，來督促學(xué)生重視文獻(xiàn)資源檢索實(shí)踐課，培養(yǎng)學(xué)生的科研檢索能力。

(二)管理人員管理存在問題的解決方法

1.讓館里高學(xué)歷、高技能的人員參與管理電子閱覽室

電子閱覽室管理人員的配備應(yīng)當(dāng)是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、情報與外語的復(fù)合型人才。電子閱覽室的功能發(fā)揮依靠的是電腦，懂得一定的計算機(jī)知識是開展工作的基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是外來的技術(shù)，95%的信息是通過英語傳送的，掌握這些技術(shù)需要有較好的英語基礎(chǔ)，不懂英語就不能很好的開展工作[7]。高校圖書館電子閱覽室面對的用戶基本上是在校的大學(xué)生和教職工，他們習(xí)慣于把庫室管理人員視為計算機(jī)老師。他們在利用電子閱覽室的過程中，無論遇到什么問題都會向管理人員請教。比如：他們在機(jī)上寫論文時對論文的格式編輯、頁眉頁腳的設(shè)置、表格的編輯、一些特殊符號或數(shù)學(xué)公式的編輯等；一些編程軟件的操作；在做計算機(jī)等級考試時遇到的疑難問題；怎樣下載及檢索文章等等都會向管理人員請教。如果管理人員文化素質(zhì)不高，讀者一問三不知，是無法輔導(dǎo)學(xué)生解答這些問題的。在服務(wù)于論文寫作期間需要查資料的讀者時，工作人員首先要了解本館購買的各種電子資源，熟悉掌握各種電子文獻(xiàn)的檢索入口和檢索原理，并摸清里面的應(yīng)用技巧。比如我們檢索論文常用的“中國之網(wǎng)”也就是“CNKI中國知識資源總庫”，打開頁面后里面提供了三種查詢方式，要針對具體情況知道從哪進(jìn)、什么時間進(jìn)速度更快些；進(jìn)去后如何在線閱覽、如何下載，下載后如何查看、編輯等等。

2.培養(yǎng)員工的主動意識

要提高工作人員的認(rèn)知水平，讓他們認(rèn)識到電子閱覽室是“數(shù)字圖書館”的基礎(chǔ)和雛形，是未來高校圖書館發(fā)展的基本趨勢，要讓工作人員認(rèn)識到他們不是“看門員”而是讀者服務(wù)的領(lǐng)航者。始終遵循“讀者第一，服務(wù)至上”的宗旨，主動了解讀者的需求，并以“主動服務(wù)”贏得讀者贊許和愛戴[8]。如果工作人員沒有強(qiáng)烈的事業(yè)心，對本職工作缺乏高度的責(zé)任感和飽滿的工作熱情，就不能有效地為讀者服務(wù)。

3.通過培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和能力

若想勝任電子閱覽室的工作，跟上不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)步伐，就要重視工作人員的繼續(xù)教育。學(xué)習(xí)新知識，開闊新視野，不斷提高在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下獲取、處理、分析信息的能力[9]。除了讓工作人員參加一些館外的專業(yè)培訓(xùn)以外，還可以讓工作人員利用圖書館自身的資源優(yōu)勢，結(jié)合自己的崗位工作主動學(xué)習(xí)，并將所學(xué)知識和技能運(yùn)用到實(shí)際工作中。在服務(wù)過程中時時體現(xiàn)“專業(yè)人做專業(yè)事”的強(qiáng)大優(yōu)勢，這也是增強(qiáng)電子閱覽室魅力的重要途徑。

4.舉辦專業(yè)競賽等，促使管理人員互相學(xué)習(xí)、互相交流

館內(nèi)專業(yè)競賽是由館內(nèi)專業(yè)素質(zhì)高、表達(dá)能力強(qiáng)、有一定學(xué)識水平的老師，將庫室日常工作中經(jīng)常會遇到的問題匯編出題，集中工作人員在規(guī)定的時間內(nèi)解答后再讓出題老師評分、講解。比如關(guān)于電子閱覽室方面的問題：網(wǎng)絡(luò)鏈接不上的原因都有哪些？顯示器不亮了應(yīng)該從哪方面找原因？下載的文章打不開了會是什么因素造成的等等。講題最能貼近館員的實(shí)際工作，督促工作人員不斷學(xué)習(xí)，找出不足，學(xué)習(xí)效果也最為直接、具體[10]。

三、結(jié)語

圖書館電子閱覽室免費(fèi)開放后機(jī)位緊張的情形日益明顯，在現(xiàn)有條件下如何確保有序、高效地開放，為讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從人員管理上尋找突破口，不失為一個緩解這一矛盾的有效方法。通過合理的人員管理，最大限度地發(fā)揮電子閱覽室的作用，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)。